謝萌

摘 要：在現(xiàn)代的社會(huì)背景下，檔案管理工作也取得了較快的發(fā)展，作為信息的載體，人們對檔案的需求不斷增長。但是和現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的速度相比，我國的檔案管理方式仍然比較落后，沒有完全實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化手段。還存在一些不足之處，嚴(yán)重制約了我國檔案管理工作的發(fā)展。本文分析了檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，探究了在檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，并提出了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化；意義；發(fā)展途徑

檔案管理在我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，因此，有必要對檔案管理方式進(jìn)行完善。檔案管理的方式隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而改變，具有高科技、高技術(shù)等現(xiàn)代特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案，可以極大的提高檔案管理的效率。但是在實(shí)際操作過程中，一些工作人員并不能很好的使用現(xiàn)代化手段管理檔案，導(dǎo)致工作效率低，錯(cuò)誤率高。這些問題嚴(yán)重影響了我國檔案管理質(zhì)量的提高，并產(chǎn)生了巨大的影響。在這種情形下，我們就需要對檔案管理現(xiàn)代化的使用過程進(jìn)行科學(xué)的分析，并且將其中出現(xiàn)的問題進(jìn)行相應(yīng)的解答，給出解決的對策。

1 檔案管理現(xiàn)代化的意義

現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段對檔案管理工作產(chǎn)生了極大的影響。一方面，有利于檔案管理效率的提升。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度?？梢允箼n案管理效率提升，使檔案信息查詢更方便、快捷。為檔案信息的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面，有利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn) 。在現(xiàn)代化的社會(huì)中，可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料和數(shù)據(jù)的集中儲(chǔ)備，使重要資料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性得到保證。不僅有助于檔案信息的查詢，還可以為企業(yè)的發(fā)展提供便利。另外，加快了檔案資源共享的推進(jìn)步伐 ，節(jié)省了存儲(chǔ)空間。在現(xiàn)代化的檔案管理中，檔案信息的傳輸不在受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，只需運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。并且現(xiàn)代社會(huì)中，人們把檔案存儲(chǔ)在光盤中，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，不僅節(jié)省了很大的空間，還使得查找和管理等問題更加便利。

2 檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較低

檔案管理方式的現(xiàn)代化依賴于現(xiàn)代化的設(shè)備，而在現(xiàn)代化設(shè)備的使用過程中，必須要提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展不斷更新管理理念。檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是以檔案管理人員的技術(shù)水平為基礎(chǔ)的。然而，在很多檔案管理人員進(jìn)行檔案管理時(shí)，依舊采用傳統(tǒng)的方法，是因?yàn)樗麄儧]有掌握現(xiàn)代化的技術(shù)手段，自身的技能水平有限，不能滿足現(xiàn)代化的需求。

2.2 經(jīng)費(fèi)的投入較低

在檔案的現(xiàn)代化管理中，經(jīng)費(fèi)也是一個(gè)重要的問題，經(jīng)費(fèi)投入的多少取決于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)程度。一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化的重要性還存在認(rèn)識(shí)不足等問題，就導(dǎo)致投入的資金較少，使得購買現(xiàn)代化設(shè)備的資金不足，尤其在一些基層單位，在建設(shè)檔案室時(shí)，由于條件差，檔案室自身的安全設(shè)施建設(shè)就不達(dá)標(biāo)，更不要說建設(shè)自動(dòng)化和數(shù)字化的檔案室了。這就給檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展帶來了不良的影響。還有一些單位的檔案基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，保管條件落后，不僅面積小，并且還在檔案室存放與檔案無關(guān)的物品，這樣極其不利于檔案的管理。致使檔案管理現(xiàn)代化只是一句空話。

2.3 檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備不充分

目前，盡管一些檔案管理人員開始檔案現(xiàn)代化管理的準(zhǔn)備工作，但是仍然有很多不足之處。在檔案管理部門，雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理人員使用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，但是在這項(xiàng)工作中，需要高質(zhì)量的數(shù)據(jù)傳輸，而工作人員又不可能在很短的時(shí)間內(nèi)掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)輸入的技能。這就導(dǎo)致在實(shí)際工作中無法很好的進(jìn)行檔案管理工作。另外，在檔案的管理工作中，數(shù)據(jù)的輸入量十分巨大，基本是靠手工完成的，在準(zhǔn)備不充分的情況下，這項(xiàng)工作顯然不能很好的完成。

3 檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑

3.1 定期對基層的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

做好對基層檔案管理人員的培訓(xùn)工作對檔案的現(xiàn)代化管理有非常重要的作用，通過對工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，可以使他們掌握專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能，從而提升他們的專業(yè)技能。另外，在對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，也需要與實(shí)踐活動(dòng)相結(jié)合，通過實(shí)踐操作使他們對計(jì)算機(jī)的使用有更進(jìn)一步的了解，以便能夠在實(shí)際工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)備。經(jīng)過一次列專業(yè)的培訓(xùn)，可以提高工作人員的工作效率，了解自身在工作中容易出現(xiàn)的問題，并能夠在實(shí)際工作中主義和避免。

3.2 做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

在工作人員擁有一定的專業(yè)知識(shí)之后，需要做好檔案管理的現(xiàn)代化準(zhǔn)備工作。在這個(gè)過程中，政府應(yīng)該積極的提供一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也可以采購一些相關(guān)書籍，方便基層工作人員進(jìn)行翻閱。另外，針對工作人員無法在較短時(shí)間內(nèi)掌握高級(jí)檔案管理的技能的情況，相關(guān)部門可以聘請專業(yè)的老師對基層工作人員進(jìn)行幫教，在老師的教育過程中，工作人員不僅能夠?qū)W到實(shí)用豐富的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，還能夠把這些知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中。在這個(gè)過程中，也需要檔案部門的積極配合，對基層工作人員的考核工作要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，以免幫教工作不能達(dá)到良好的效果。

3.3 加大檔案管理現(xiàn)代化的資金投入

為了保證檔案管理現(xiàn)代化的順利進(jìn)行，政府部門必須投入大量的經(jīng)費(fèi)。為了促進(jìn)檔案工作的順利開展，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都需要意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性。加大對檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入和現(xiàn)代化設(shè)備的投入。在建設(shè)檔案室時(shí)，為了確保檔案的安全，保證檔案資料不丟失，必須使安全設(shè)備符合要求，還要做好采光、通風(fēng)等方面的措施。結(jié)合實(shí)際工作的需要，充分發(fā)揮電腦、監(jiān)控設(shè)備、空調(diào)等的作用。另外，和傳統(tǒng)的檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，為了提高檔案現(xiàn)代化管理的水平，需要為檔案管理部門配備先進(jìn)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用。為此，各級(jí)政府應(yīng)該加大投資力度，給檔案管理部門提供更多的支持，幫助他們購買先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，創(chuàng)造出更高的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

4 結(jié)語

在當(dāng)前的社會(huì)背景下，檔案管理的發(fā)展依賴于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，并且檔案的現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，也是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的同時(shí)，需要清楚認(rèn)識(shí)到其中存在的問題。另外，檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展也有利于我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的發(fā)展。其中，國家的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和領(lǐng)導(dǎo)人員的思想觀念也是影響檔案現(xiàn)代化管理的一種主要因素。隨著我國的快速發(fā)展，我國檔案管理部門的日常工作的改變是社會(huì)發(fā)展的必然要求，檔案工作人員需要引進(jìn)先進(jìn)的管理辦法，轉(zhuǎn)變理念，不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，跟上時(shí)代發(fā)展的需求，從而實(shí)現(xiàn)檔案檔案管理現(xiàn)代化這一目標(biāo)。以便提升檔案管理的工作效率，改善檔案管理的質(zhì)量。

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