王維祥

（云南省紅河州財經(jīng)學(xué)校，云南 個舊 661000）

摘要：學(xué)校檔案管理是中等職業(yè)學(xué)校管理工作中的一個重要部分，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展與學(xué)校深入化改革的推進，中職學(xué)校也逐漸面臨著新式教育體系的改變，與此同時，學(xué)校的檔案管理也隨此面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我國很大一部分中職學(xué)校在檔案管理方面還存在著諸多問題。

關(guān)鍵詞：新時期；中職學(xué)校；檔案管理

前言：隨著新時期學(xué)校的發(fā)展，中職學(xué)校不斷深化改革，學(xué)校檔案工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的同時也迎來了新機遇。當(dāng)前在中職學(xué)校存在較多的問題。因此，應(yīng)對學(xué)校的檔案管理制度進行修訂并給予完善，及時建立學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理，跟上新時代的腳步，將學(xué)校的檔案管理工作落實到位。

一、中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及分析

（一）學(xué)院管理階層不夠重視

從我國目前的中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來說，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案管理的認(rèn)知還僅僅停留在粗淺的表面上，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，沒有認(rèn)識到學(xué)校檔案管理對學(xué)校未來發(fā)展的積極作用，主觀的認(rèn)為學(xué)校只是用來授課以及管理學(xué)生的地方，并不屬于行政管理部門，對檔案管理不重視，更談不上檔案管理的要求。

（二）缺乏檔案管理人員，素質(zhì)普遍偏低

中職學(xué)校中，專業(yè)的檔案管理人員數(shù)量明顯不足。目前僅存的檔案管理人員普遍素質(zhì)低下，這是在中職學(xué)校大部分存在的問題。甚至有的中職學(xué)校檔案管理部門僅有一個“光桿司令”，甚至有的是臨時外借來處理一些緊急檔案事務(wù)的。有些中職學(xué)校品聘用的檔案管理人員并不是對口專業(yè)畢業(yè)，對于檔案管理并沒有相關(guān)的專業(yè)知識與操作技巧，對檔案管理工作很難進行掌握。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠，有沒有經(jīng)受專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案管理工作沒有一個明確的認(rèn)識，很難將學(xué)校檔案工作帶上一個新高度[1]。

（三）檔案信息載體單一化

目前中職學(xué)校檔案管理方式較為落后，有的學(xué)校甚至還沿用著十幾年前的手工操作模式，文件在整合分類后，管理人員還要對其進行手工標(biāo)記以及編目，使用傳統(tǒng)的手工抄寫，不僅加重了檔案管理的工作量，還增加了不必要的處理時間，這種低效率的管理方式急需改革更新，陳舊的手工管理方式不僅不能對檔案資料進行科學(xué)合理的利用與開發(fā)，在需要查閱相關(guān)檔案時，也變得極其困難。

（四）硬件設(shè)施不達標(biāo)

我國中職學(xué)校在硬件配置上普遍不達標(biāo)，甚至缺乏最基本的安全設(shè)施，檔案室最基本的通風(fēng)、防火、防盜等基本條件都未達到標(biāo)準(zhǔn)，檔案材料隨意擺放造成了極大的安全隱患，放置檔案資料的設(shè)備陳舊，有的甚至還在使用上個世紀(jì)末使用的木質(zhì)儲物箱，這對檔案的安全管理是極為不利的。

二、加強中職學(xué)校檔案管理工作的對策

（一）加強對檔案管理的認(rèn)識，建立科學(xué)合理的檔案管理制度

積極提升中職學(xué)校師生對檔案管理工作的關(guān)注程度，這是做好檔案管理管理工作必備的前提條件，檔案管理人員與此同時也應(yīng)加強檔案法律的普及，通過宣傳檔案管理的重要性讓學(xué)校師生與領(lǐng)導(dǎo)充分提高對檔案的管理意識，拒絕形式主義的發(fā)生。

檔案管理者若想做好檔案管理工作，第一步應(yīng)建立一個科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，按照相關(guān)規(guī)定對檔案進行整合分類，在需要查閱檔案時，可以快捷方便的查找相關(guān)檔案。此外，還應(yīng)加強對檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)親自進行檔案工作的管理，不僅可以使檔案中出現(xiàn)的問題及時得到解決，還可以提升學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層的發(fā)展性戰(zhàn)略目標(biāo)，緊跟中職教育的最新改革形勢，建立信息化的中職學(xué)校檔案管理部門，將學(xué)校的檔案統(tǒng)一進行管理，對于檔案管理人員要將責(zé)任落實到位，細(xì)分到每一環(huán)節(jié)上，充分保證學(xué)校檔案管理的安全有效的進行[2]。

（二）完善檔案管理者的配套設(shè)施。加強檔案室硬件建設(shè)

為了保證學(xué)校某些唯一性的重要資料避免遺失，檔案管理要對此進行科學(xué)有效的管理工作，完善檔案室檔位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，建立管理制度，并要求對其嚴(yán)格執(zhí)行。此外，檔案室的必備硬件設(shè)施是保證檔案管理順利進行的基礎(chǔ)，也是提升檔案管理水準(zhǔn)的必備條件。另外，學(xué)校應(yīng)針對一些特殊資料設(shè)立專門檔案室，對此類資料專門進行存放管理，保證特殊性與獨立性。

（三）實行現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，走數(shù)字信息化道路

檔案管理實行數(shù)字信息化管理是在迎合當(dāng)今時代發(fā)展的必經(jīng)之路，也是在新時期檔案管理的堅實基礎(chǔ)。檔案管理工作朝現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展，首要要將檔案管理者的思想進行更新，管理理念與時俱進。清晰認(rèn)識到學(xué)校檔案是重要的信息資源，在這一基礎(chǔ)上，對學(xué)校檔案管理工作進行優(yōu)化更新，建立科學(xué)合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的信息化離不開現(xiàn)代電子設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)，檔案管理人員應(yīng)積極使用計算機、互聯(lián)網(wǎng)和信息檢索工具等現(xiàn)代化辦公工具，收集、整合、分類檔案信息，切實提升中職學(xué)校檔案管理的效率。

（四）強化中職學(xué)校的檔案管理與收集工作

在檔案管理上，中職學(xué)校要針對與自身相關(guān)資料收集工作進行加強，學(xué)校內(nèi)的決策意見，會議報告等一些重要材料在進行收集整合后，根據(jù)不同內(nèi)容以及日期進行分類保存[3]。

結(jié)語：總而言之，中職學(xué)校管理工作中，檔案管理所占分量極重，是重要的組成部分。構(gòu)建完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強檔案的硬件設(shè)施，對中職學(xué)校的檔案管理工作來說是極其有利的，檔案方便快捷的查詢，對教學(xué)資料也有著明顯的提升效果。因此，學(xué)校相關(guān)人員要積極對學(xué)校的檔案管理制度優(yōu)化更新，緊隨時代腳步，加強中職學(xué)校檔案管理數(shù)字化現(xiàn)代建設(shè)，檔案管理工作今天邁出的一小步，將是未來中職學(xué)校發(fā)展的一大步。

參考文獻

[1]王冬英.淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2013，07：47-48.

[2]楊雪梅.淺析做好新時期中職學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].職業(yè)技術(shù)，2014，08：52.

[3]葉志平.淺談中職學(xué)校檔案管理的依法治檔工作[J].科技視界，2016，11：226+264.