田澤東

摘 要：隨著信息技術(shù)和科技的發(fā)展，檔案管理也面臨新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式已不適應(yīng)新時代的要求，檔案管理信息化成為檔案管理發(fā)展的趨勢，文章探討了檔案管理信息化的作用與意義，其發(fā)展的必然性以及實現(xiàn)的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

當今社會，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理是各單位平穩(wěn)發(fā)展的必要條件，通過檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績效?？茖W標準的檔案管理，能夠?qū)v史工作情況系統(tǒng)全面的存檔與展現(xiàn)，及時了解工作狀況，為下一步工作計劃提供理論依據(jù)，讓職工在實際工作中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會認定單位的工作效果，為單位的長遠發(fā)展奠定根基。

一、檔案管理信息化的作用與意義

1.檔案管理信息化是實現(xiàn)資源共享的重要途徑。在經(jīng)濟社會全球一體化發(fā)展形勢下，檔案資源的信息化建設(shè)應(yīng)當提上日程，這是實現(xiàn)檔案資源共享的現(xiàn)實需要。檔案管理信息化建設(shè)能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實現(xiàn)資源共享。

2.檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的新起點。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)當今飛速發(fā)展的形勢，檔案工作的內(nèi)部需求和外部條件都在發(fā)生改變，打破“收檔案，管檔案”的傳統(tǒng)觀念已是勢在必行。檔案管理人員要在具體工作中，積極消除影響檔案信息化發(fā)展的弊端，運用適合于檔案管理信息化的工作結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作與社會整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。

3.檔案管理信息化是改革進步的新要求。過去的檔案管理工作，主要是運用人力對檔案進行收集、整理、保管和應(yīng)用，人力資源投入很大，效率卻不高，而檔案管理信息化的優(yōu)勢在于不僅提高了檔案的儲存數(shù)量，而且還解放了人力、提高了效率、節(jié)約了資源，這一革新適用于信息化快速發(fā)展的現(xiàn)代社會。

二、檔案管理信息化發(fā)展的必然性

1.檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)。當前，我國各單位檔案管理部門基本上都配備了各式各樣的打印機、復(fù)印機、掃描儀，數(shù)碼相機等，管理人員也達到了人手一臺計算機的配置，這樣就為實現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件設(shè)備基礎(chǔ)，此外軟件建設(shè)方面，各單位幾乎都配有檔案管理軟件，為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎(chǔ)上，檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的、完善的條件。

2.完善的法律法規(guī)，規(guī)范的管理機制，統(tǒng)一的管理標準是檔案管理信息化的保證。標準規(guī)范化也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立：如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

3.檔案管理信息化是保管保護傳統(tǒng)檔案的必然要求。首先。檔案部門正在或者即將面臨檔案的自然老化和人為損害的難題，檔案信息資源的數(shù)字化可以保護檔案原件，延長檔案原件保管壽命，降低檔案原件丟失或損壞的風險，受到損傷的檔案原件，可通過數(shù)字化過程恢復(fù)丟失的信息，其數(shù)宇拷貝也有補償原件的作用，還可以解決因紙張老化、脆裂等原因造成的查詢利用不便的問題。其次，檔案信息資源數(shù)字化可以優(yōu)化館藏，進一步改變館藏檔案結(jié)構(gòu)，節(jié)省存儲空間。館藏檔案信息量得以不斷增長。隨著各單位檔案的不斷增加，沉重的庫房壓力使傳統(tǒng)的檔案管理模式亟需變革，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。檔案管理也應(yīng)適應(yīng)這一趨勢，選用規(guī)范化、通用化及穩(wěn)定性和安全性有保證的檔案管理系統(tǒng)。以實現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。

三、推動檔案管理信息化的措施

1.增強檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力建設(shè)。這里的素質(zhì)建設(shè)是思想素質(zhì)和心理素質(zhì)，檔案管理人員要有高度的責任感，嚴肅認真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。以貢獻求支持，以效率求發(fā)展，努力在默默無聞的平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績。能力建設(shè)是指檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保管理活動記錄的完整性與信息的安全性。所以，檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。檔案部門也要積極加強各項業(yè)務(wù)培訓。還可創(chuàng)造條件邀請檔案學專家學者來本地講解新的或重點檔案業(yè)務(wù)知識。安排專職檔案干部定期或不定期上門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在具體的工作中要注重收集、整理、保管等方面的分類指導(dǎo)，同時接受檔案員的業(yè)務(wù)咨詢。積極組織與其他單位的檔案員相互交流工作方法和經(jīng)驗，取長補短，共同提高。

2.配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備。各單位各部門各自為政，信息化手段、設(shè)備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過程設(shè)置了障礙，所以，我們應(yīng)配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設(shè)備可實現(xiàn)字符識別，自動轉(zhuǎn)化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷。檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此。只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號，統(tǒng)一規(guī)格的計算機軟硬件設(shè)備。才能為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供保障。

3.進一步規(guī)范管理機制，統(tǒng)一管理標準。在各大檔案管理機構(gòu)中。各種檔案信息資源都存在著一致的邏輯關(guān)系，其在錄入計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)以后就會成為數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段與運行程序之間相互依存的邏輯關(guān)系，從而共同組成計算機檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的依據(jù)，其關(guān)系到整個檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整性與安全性，因此。規(guī)范的管理機制和統(tǒng)一的管理標準就成為必不可少的要求。這樣檔案信息化管理為利用服務(wù)提供了方便。否則，如果各單位檔案部門沒有規(guī)范的制度，不按統(tǒng)一的標準去處理，各搞一套。白成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也難以實現(xiàn)。

參考文獻：

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