鄭艷昆 中國現(xiàn)代文學館

檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制措施

鄭艷昆 中國現(xiàn)代文學館

信息技術的廣泛應用，加速了傳統(tǒng)行業(yè)工作模式的變革，為提高工作效率和降低管理成本起到了重要作用。以往的檔案管理主要由人工完成，不僅管理效率低下，而且檔案容易出現(xiàn)損害、丟失等問題。通過推行檔案數(shù)字化，可以借助于計算機信息系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案的管理，在減輕管理壓力的同時，也有利于充分挖掘檔案的利用價值?，F(xiàn)階段檔案數(shù)字化發(fā)展面臨的突出問題是如何保證數(shù)字檔案的安全性和保密性，在這一背景下探究檔案數(shù)字化質(zhì)量管理和安全控制措施具有重要的實際應用價值。

檔案數(shù)字化 特點分析 質(zhì)量問題 安全保密措施

檔案數(shù)字化是檔案管理和信息技術融合發(fā)展形成的一種新模式，經(jīng)過掃描將紙質(zhì)檔案上的信息轉化為計算機可識別的二進制數(shù)據(jù)，然后保存在數(shù)據(jù)庫中，便于計算機進行檢索、管理和更新。我國早在20世紀80年代開始推行檔案數(shù)字化技術，隨著信息技術的不斷成熟，現(xiàn)階段已經(jīng)逐步形成了智能化化和規(guī)范化的檔案數(shù)字管理體系。文章首先對檔案數(shù)字化的基本特點進行了概述，隨后在分析數(shù)字檔案面臨突出問題的基礎上，分別從優(yōu)化質(zhì)量和安全保密兩方面提出了強化數(shù)字檔案管理的可行性措施。

一、檔案數(shù)字化的特點分析

（一）經(jīng)濟效益好

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，在經(jīng)濟效益上也具有一定的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在兩方面：其一是縮減了管理人員的編制，節(jié)省了人員成本支出。引入數(shù)字化管理系統(tǒng)后，許多基礎性的工作都可以由計算機來完成，代替了以往的人工作業(yè)；其二是減小了占地面積。一些大型的檔案館往往需要單獨占用一棟建筑，即便是小型檔案室也會占用不低于100平米的建筑面積。如果推行檔案數(shù)字化管理技術，只需要幾臺計算機和一些必要的信息設備即可，節(jié)省了大量的空間。

（二）檔案利用率高

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖然進行編號存儲，但是使用者在借閱和查找檔案時，仍然需要耗費一定的時間。尤其是在一些年代比較久遠的檔案資料，由于管理不當或儲存條件不好等因素的影響，紙質(zhì)檔案資料容易出現(xiàn)破損、受潮、丟失等問題，這些檔案資料的利用價值也會受到嚴重影響。在推行檔案數(shù)字化之后，這些檔案資料會分門別類的進行單獨存儲，管理人員可以根據(jù)使用者的需求，在搜索欄中輸入關鍵字進行搜索，在不到1s的時間內(nèi)就可以快速檢索出檔案信息。同時，數(shù)字化檔案可以被無限次的備份、復制，不會出現(xiàn)檔案丟失等問題，提高了檔案資料的利用效率。

二、檔案數(shù)字化面臨的突出問題

（一）對軟硬件系統(tǒng)要求較高

檔案數(shù)字化管理對于硬件設備和軟件系統(tǒng)都提出了較高的要求。硬件方面，為了能夠快速完成信息檢索，不至于出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓或系統(tǒng)崩潰等問題，需要終端計算機的CPU性能優(yōu)越。同時，計算機硬盤存儲容量必須足夠大，從而容納更多的檔案數(shù)據(jù)。除此之外，像通信系統(tǒng)、文字（圖像）掃描設備等，也都有著嚴格的要求。軟件方面，部分管理軟件需要購買后才能獲取使用權限，而且后期需要定期進行軟件更新。如果更新不及時，容易出現(xiàn)版本不兼容等問題，也會影響檔案數(shù)字化的使用效果。

（二）數(shù)字檔案的保密性不強

數(shù)字檔案雖然能夠在管理上提供諸多方便，但是一些珍貴的檔案資料的安全性和保密性往往很難得到解決，不法分子或黑客往往通過植入病毒或破壞計算機安全防御系統(tǒng)等方式，竊取或損毀數(shù)字檔案，從而達到打擊競爭對手或獲取個人利益的目的。例如，近年來一些大型企業(yè)的經(jīng)常會出現(xiàn)商業(yè)機密泄露、檔案資料遭到破壞等問題，凸顯了數(shù)字檔案在安全保密等方面存在的一些缺陷。因此，在檔案數(shù)字化快速發(fā)展的今天，如何做好數(shù)字檔案的安全保密工作成為檔案管理人員需要重點考慮的問題之一。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)參差不齊

檔案管理引入數(shù)字化系統(tǒng)后，原有的工作模式發(fā)生了巨大的改變，對管理人員的計算機操作能力提出了較高的要求。對于一些年輕員工來說，由于基礎計算機時間較長，因此對于一些辦公軟件的學習較快，很夠很快適應工作模式的變化。而對于一些工作年限較長的管理人員，對新事物的學習能力較差，往往很難在短時間內(nèi)掌握這些信息設備和管理軟件的操作方法。因此，現(xiàn)階段檔案管理隊伍的整體素質(zhì)參差不齊，成為導致數(shù)字檔案管理工作難以高質(zhì)量開展的重要因素。

三、檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

（一）建立健全檔案管理制度

檔案數(shù)字化是在檔案信息化建設這一大背景下進行的一項基礎性工作，必須遵循統(tǒng)一的標準規(guī)范，建立健全一系列相關的規(guī)章制度，確保數(shù)字檔案信息資源的互連和共享。例如，根據(jù)《中華人民共和國紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中要制定《紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量標準》、《檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程》等規(guī)章制度，使檔案數(shù)字化工作有章可循。當然，建立了這些數(shù)字檔案管理制度后，最重要的還是要確保這些制度能夠得到貫徹和落實。檔案管理部門可以安排專門的監(jiān)督人員，一方面是負責這些新制度的宣傳推廣，使檔案管理人對這些新制度有一個基本了解；另一方面也監(jiān)督這些制度的具體執(zhí)行情況，對于違法管理制度的要提出指正批評。

（二）做好數(shù)字檔案的檢查驗收

檢查、監(jiān)督、驗收及評估是整個質(zhì)量控制的最后一關。檢查的對象包括設備、人員和工作流程三個方面。監(jiān)督就是要不斷發(fā)現(xiàn)問題并針對所發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報上級主管部門。驗收分為粗驗和細驗：粗驗主要由自動驗收軟件完成，細驗就是在自動驗收軟件驗收的基礎上，分別對每個畫幅進的完整性、清晰度、重頁、拼頁等進行檢查。評估就是對整個數(shù)字化過程中，檔案的掃描質(zhì)量、檔案信息的真實完整性、檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡利用效果等進行綜合測試和評價。

（三）實施激勵性質(zhì)量控制措施

檢查和驗收是保證工作質(zhì)量的基本方法。檔案數(shù)字化工作是將檔案信息數(shù)字化的過程，它是后續(xù)檔案工作的基礎，其工作質(zhì)量會直接影響其它檔案工作的進行，檢查和驗收既能保障檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，又能為檔案利用、查詢等工作的開展打下堅實的基礎。檔案數(shù)字化是一項基礎性、實踐性很強的工作，同時也是一項全新的檔案工作，沒有成功的經(jīng)驗可以借鑒，需要在實際工作中積極探索。要保證檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，就必須進行階段性講評，它能幫助工作人員了解前一階段工作的優(yōu)點與不足，及時改進工作方法，提高工作效率，為下一階段的工作打下基礎。

四、檔案數(shù)字化的安全保密控制

（一）重視檔案管理人員素質(zhì)的提升

人的不規(guī)范操作行為是導致數(shù)字檔案安全隱患的重要因素，例如部分檔案管理人員不熟悉數(shù)字化設備的操作技巧，沒有定期檢查安全系統(tǒng)，導致病毒入侵等。因此，必須要重視檔案管理人員的專業(yè)培訓，尤其是對信息設備操作能力。例如，可以定期組織檔案管理人員參加信息技術講座，對當前的檔案數(shù)字化發(fā)展形式、數(shù)字檔案的管理形式和安全保密技術措施等進行講解，以全面提升數(shù)字化檔案管理的安全性。另外，也要安排專門的監(jiān)督人員，定期對檔案管理工作展開檢查，如果發(fā)現(xiàn)安全隱患要及時指出，并對相關負責人進行批評教育。

（二）重視安全保密系統(tǒng)的建設

自檔案管理引進數(shù)字化系統(tǒng)以來，針對數(shù)字檔案的安全保密系統(tǒng)工作就從未間斷。近年來，數(shù)字檔案的安全保密形勢日益嚴峻，采用新技術、新理念，加快安全保密系統(tǒng)建設刻不容緩?？偨Y以往工作經(jīng)驗，安全保密系統(tǒng)的建設工作可以分別從以下幾方面來開展：首先，重視數(shù)字化設備的安全檢查和定期檢修工作。對于一些投入使用年限較長的數(shù)字檔案館，其中部分數(shù)字化管理設備長期沒有得到更新，無論是實用性還是安全性都大打折扣。通過定期的檢修工作，可以及時發(fā)現(xiàn)此類問題，從而通過設備革新或直接更換，提高數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性能。其次，要重視安全軟件的配置和兼容性。部分數(shù)字化軟件的版本更新速度較快，通過定期進行軟件更新，以提高軟件的適用性和兼容性。

（三）定期進行檔案數(shù)據(jù)的備份

存儲在計算機數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字檔案，除了會受到不法分子或黑客的蓄意攻擊外，因外力導致的物理受損也是造成數(shù)字檔案丟失或損毀的重要原因。例如，一些大型機房由于通風散熱條件不好，或是線路老化，導致發(fā)生火災，造成存儲在機房設備中的信息永久性丟失。針對這種問題，需要檔案管理人員定期進行檔案數(shù)據(jù)的備份，一來可以實現(xiàn)既有檔案的定期更新，以提高數(shù)字檔案的利用價值；二來也能夠將備份檔案和原檔案進行分別存儲，不至于出現(xiàn)檔案永久性丟失的問題。

（四）采取嚴格的門禁制度

數(shù)字化檔案管理室要實行嚴格的門禁制度，所有檔案管理人員配發(fā)工作證，未佩戴工作證的人員不得進入數(shù)字化檔案管理室。同時，各檔案管理計算機采取二級登錄密碼，開機后要求輸入計算機登錄口令；運行數(shù)字檔案管理軟件時需要輸入員工個人的工號及密碼。只有通過驗證后方可進入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。通過采取這種措施，一方面是最大程度上杜絕了無關人員或不法分子操作計算機設備的可能性，另一方面即便是出現(xiàn)了檔案信息泄露，也能夠通過計算機操作記錄追究相關管理人員的責任，確保了數(shù)字檔案的安全保密性。

五、結語

推行檔案數(shù)字化管理及時行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，同時也是提高管理效率、保障檔案資料安全的客觀要求?，F(xiàn)階段國內(nèi)許多檔案管理機構都引進了數(shù)字化管理系統(tǒng)，在為檔案管理人員提供工作方便的同時，也出現(xiàn)了檔案安全性不高、保密性不強等問題。因此，有必要通過重視人員技能培訓、建立安全管理制度和引進先進信息系統(tǒng)等途徑，為保證數(shù)字檔案安全營造良好環(huán)境，為充分挖掘檔案利用價值和推動檔案管理工作發(fā)展奠定基礎。

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鄭艷昆，女，中國現(xiàn)代文學館征集編目部助理館員，研究方向：檔案資源建設。