周躍龍

[摘 要] 民辦高校辦公室工作面臨六大現(xiàn)實(shí)困惑，必須植入精細(xì)化管理理念，實(shí)施六大策略，實(shí)現(xiàn)管理效能的提升。

[關(guān) 鍵 詞] 精細(xì)化管理；民辦高校；辦公室；困惑；策略

[中圖分類號(hào)] G642 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）30-0166-02

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是源于日本20世紀(jì)50年代的一種企業(yè)管理理念。它是社會(huì)分工精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求。它是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。

相對(duì)公辦高校而言，民辦高校辦公室在崗位設(shè)置、人員配備等方面更精簡(jiǎn)、更靈活。經(jīng)過(guò)近些年的發(fā)展，民辦高校辦公室工作逐步走上了規(guī)范化、正規(guī)化，但還存在不少問(wèn)題。民辦高校辦公室必須植入精細(xì)化管理理念，在管理上尋求突破，實(shí)現(xiàn)管理效能的提升。

一、民辦高校辦公室工作現(xiàn)實(shí)困惑

（一）對(duì)辦公室職能的重要性認(rèn)識(shí)不足

民辦高校辦公室作為學(xué)校的綜合性行政管理部門(mén)，發(fā)揮著承上啟下、溝通內(nèi)外、督查督辦、綜合協(xié)調(diào)等作用，其重要性毋庸置疑。但在實(shí)際工作中，對(duì)辦公室工作職能界定不清，很多人將辦公室工作簡(jiǎn)單地定性為“打雜”，認(rèn)為辦公室工作無(wú)非就是收發(fā)文件、端茶遞水、接打電話等低層次的事務(wù)性工作，辦公室工作被邊緣化；辦公室工作沒(méi)有任何技術(shù)含量可言，誰(shuí)都可以做；辦公室人員地位低下，工作積極性大打折扣，專業(yè)特長(zhǎng)難以得到發(fā)揮，很難樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)。辦公室工作整體處在低水平狀態(tài)。

（二）職能多元化，一人多崗，任務(wù)繁重

民辦高校在崗位設(shè)置、人員配備上講究精簡(jiǎn)、高效。很多職能部門(mén)如組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀(jì)檢、工會(huì)、信訪等部門(mén)沒(méi)有單獨(dú)設(shè)置，學(xué)院辦公室基本上包攬了這些部門(mén)的所有工作職責(zé)。此外，還要承擔(dān)學(xué)校的辦文辦會(huì)辦事等行政管理事務(wù)。其往往要求一人多崗、一專多能，很多學(xué)校存在“一個(gè)人就是一個(gè)部門(mén)甚至幾個(gè)部門(mén)”的現(xiàn)象，工作效能可想而知。

（三）人員素質(zhì)整體偏低，變動(dòng)頻繁，穩(wěn)定性差

民辦高校辦公室事務(wù)繁雜，人員配置少，整體素質(zhì)偏低。因工作環(huán)境、薪酬待遇、人才引進(jìn)的隨意性等因素，專業(yè)人才很難引進(jìn)，很多學(xué)校辦公室人員都是半路出家，如有些是從企業(yè)轉(zhuǎn)到學(xué)校，或是從教師、教輔等其他隊(duì)伍中調(diào)整到行政崗位，專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)水平參差不齊。

辦公室人員崗位變動(dòng)頻繁，有些關(guān)鍵崗位被稱為“高危崗位”，經(jīng)常換人，人員流動(dòng)性比較大，穩(wěn)定性差。同時(shí)，很多學(xué)校辦公室人員薪酬待遇低，學(xué)歷進(jìn)修、課題項(xiàng)目申報(bào)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等職業(yè)提升的機(jī)會(huì)少，職位晉升的希望渺茫。很多職員無(wú)法安心工作，工作效率自然難以提升。

（四）服務(wù)意識(shí)偏低，管理難度大

民辦高校辦公室服務(wù)意識(shí)偏低、管理難度大。主要體現(xiàn)為“職業(yè)倦怠”情緒明顯、辦事敷衍推脫、不主動(dòng)作為、不超前謀劃、不愿意協(xié)調(diào)協(xié)作、待人接物不周到等方面。究其原因，主要是：辦公室人員的自我價(jià)值難以體現(xiàn)，職能站位不夠高，個(gè)人工作業(yè)績(jī)不顯露，認(rèn)同感普遍偏低；民辦高校人事待遇人為操作性強(qiáng)，工資待遇差別大，導(dǎo)致人員容易思想散漫，工作缺乏積極性；民辦高校辦公室人員晉升渠道少，發(fā)展空間小，缺乏激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致人員喪失工作動(dòng)力和服務(wù)熱情。

（五）缺乏系統(tǒng)的規(guī)章制度和規(guī)范管理

很多民辦高校還處在規(guī)模發(fā)展階段，在健全制度、規(guī)范管理等方面的建設(shè)上仍有較大距離。一些民辦高校辦公室常常處于不同程度的無(wú)章可循或有章不循的狀態(tài)，加之很多規(guī)章制度間缺少銜接性，面對(duì)公文收發(fā)、印簽管理、檢查督辦、協(xié)調(diào)溝通、外事服務(wù)、來(lái)賓接待等一系列事務(wù)雜、強(qiáng)度大、任務(wù)重的工作無(wú)章可依，導(dǎo)致出現(xiàn)管理混亂、職責(zé)模糊、分工不明等系列問(wèn)題，建立一套系統(tǒng)、科學(xué)的管理規(guī)章制度成為提升辦公室管理效能、促進(jìn)學(xué)校的內(nèi)涵發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

（六）信息化建設(shè)滯后，難以高效管理

受辦公經(jīng)費(fèi)的制約，大部分民辦高校存在辦公室信息化建設(shè)不足、硬件設(shè)施不齊全、資金投入少、辦公條件差等問(wèn)題。同時(shí)，由于民辦高校退休返聘人員較多，辦公室人員計(jì)算機(jī)操作能力普遍不強(qiáng)，即便配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，往往缺乏專業(yè)的信息處理，導(dǎo)致辦公室的運(yùn)作速度緩慢，效率降低，進(jìn)一步影響學(xué)校整體管理的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

二、民辦高校辦公室精細(xì)化管理的必要性及要求

老子曰，“天下大事必作于細(xì)，天下難事必成于易?！薄凹?xì)”即為“精細(xì)”，如農(nóng)業(yè)強(qiáng)調(diào)“精耕細(xì)作”，企業(yè)管理講究“精益求精”?？梢?jiàn)，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)是“精”，“細(xì)”，指向的是高效率、高質(zhì)量。

精細(xì)化管理是民辦高校轉(zhuǎn)型升級(jí)的必然要求。學(xué)校無(wú)小事，事事皆教育。在新的《民辦教育促進(jìn)法》開(kāi)始實(shí)施的今天，民辦高校面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，能否在激烈競(jìng)爭(zhēng)中轉(zhuǎn)型升級(jí)，關(guān)鍵看民辦高校能否真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵發(fā)展、特色發(fā)展。這就對(duì)民辦高校辦公室的管理提出了更高更嚴(yán)的要求。在學(xué)校的改革與發(fā)展中，民辦高校辦公室必須高效管理，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這就要求民辦高校辦公室實(shí)施精細(xì)化管理。

精細(xì)化管理要求民辦高校辦公室科學(xué)定位，科學(xué)設(shè)置崗位；樹(shù)立全局意識(shí)、細(xì)節(jié)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、規(guī)則意識(shí)、系統(tǒng)意識(shí)；落實(shí)管理責(zé)任，明確分工，細(xì)化任務(wù)，擬定標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)量化，科學(xué)績(jī)效考核；充分挖掘人力資源，調(diào)動(dòng)員工的積極性、創(chuàng)造性；建立科學(xué)的制度體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。

三、民辦高校辦公室工作效能提升的策略

（一）科學(xué)定位，細(xì)化內(nèi)部機(jī)構(gòu)，合理設(shè)置崗位

必須科學(xué)界定民辦高校辦公室的性質(zhì)和地位，功能和作用，這是民辦高校辦公室工作效能提升的前提。隨著民辦高校近年來(lái)管理的不斷探索和完善，民辦高校辦公室就其性質(zhì)和地位而言，它不僅是內(nèi)部管理的中樞核心部門(mén)，同時(shí)也是對(duì)外的窗口形象部門(mén)；就其功能和作用而言，它要發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)、溝通上下、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外、督查督辦、品牌宣傳等作用，確保管理規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)有序、協(xié)調(diào)有力、督促有效、服務(wù)到位。

細(xì)化內(nèi)部機(jī)構(gòu)，合理設(shè)置崗位。這是民辦高校辦公室工作效能提升的基礎(chǔ)。根據(jù)辦公室業(yè)務(wù)工作需要，可以在學(xué)院辦公室內(nèi)部設(shè)置文秘科、綜合科、信息科、宣傳科、檔案科等科室。根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要逐漸豐富其職能，改變以往大雜燴的亂象。在崗位設(shè)置和人員配置上，綜合考慮業(yè)務(wù)工作需求、員工的崗位工作能力及崗位適應(yīng)性、個(gè)人職業(yè)生涯的規(guī)劃、晉升的渠道和空間等要素，不設(shè)虛崗，不養(yǎng)閑人。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化辦事流程

建立科學(xué)的制度體系和精簡(jiǎn)的辦事流程，是提升民辦高校辦公室工作的重要保障。第一，建立健全辦公室的規(guī)章制度，形成辦公室管理制度體系。同時(shí)，促成學(xué)院各項(xiàng)管理制度修訂完善，促使學(xué)院形成科學(xué)的、系統(tǒng)的制度體系。第二，要確立規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作辦事流程，使各項(xiàng)工作按照規(guī)范化的流程進(jìn)行，減少工作中的主觀隨意性和各種人為因素的干擾，做到精簡(jiǎn)、快捷、高效，提高辦事效率，提升管理效能。第三，要堅(jiān)決執(zhí)行規(guī)章制度，遵守辦事流程，加強(qiáng)制度的監(jiān)督檢查和貫徹落實(shí)，建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，從而能夠更好地提高員工的工作積極性，真正做到“制度管人，流程管事”。

（三）建設(shè)高素質(zhì)、專業(yè)化的辦公室工作隊(duì)伍

21世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)。打造“精干、團(tuán)結(jié)、和諧、高效、有凝聚力”的專業(yè)化辦公室工作隊(duì)伍，是提升民辦高校辦公室工作效能的關(guān)鍵。要多渠道提升辦公室人員的素質(zhì)。第一，合理設(shè)置工作崗位，公開(kāi)公平選人用人，合理調(diào)配薪資獎(jiǎng)勵(lì)，通過(guò)多種激勵(lì)政策激發(fā)辦公室人員工作熱情和積極性。第二，要優(yōu)化團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通，落實(shí)崗位責(zé)任制，做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。第三，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督檢查，堅(jiān)持工作日志制度，堅(jiān)持主要業(yè)務(wù)工作定期檢查制度，堅(jiān)持部門(mén)會(huì)議及案例分析會(huì)議制度。第四，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，定期組織辦公室人員參加管理課程培訓(xùn)，拓寬晉升渠道和空間。

（四）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做優(yōu)做強(qiáng)服務(wù)

增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做優(yōu)做強(qiáng)服務(wù)，是提升民辦高校辦公室工作效能的核心。要努力構(gòu)建“服務(wù)型”辦公室。第一，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，熱心服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、師生、黨群等；第二，要主動(dòng)、高效、規(guī)范、微笑、熱情、貼心服務(wù)；第三，增強(qiáng)專業(yè)服務(wù)的能力，如調(diào)研、公文處理、會(huì)務(wù)接待等，技術(shù)含量都很高，需要較強(qiáng)的能力；第四，做好細(xì)節(jié)管理，提升服務(wù)品質(zhì)。

（五）增強(qiáng)協(xié)作意識(shí)，促進(jìn)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展

有效提升協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用是提升民辦高校辦公室工作效能的重要手段。第一，通過(guò)精確行文、及時(shí)會(huì)議進(jìn)行全程系統(tǒng)協(xié)調(diào)，落實(shí)責(zé)任、分解任務(wù)、明確分工；第二，事前預(yù)判預(yù)案，要對(duì)工作本身、對(duì)相關(guān)部門(mén)的辦事風(fēng)格及辦事能力、對(duì)工作推進(jìn)過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行預(yù)判，提前做好預(yù)案；第三，保持信息暢通，在動(dòng)態(tài)中主動(dòng)協(xié)調(diào)。工作中的誤會(huì)和矛盾，很多時(shí)候是信息不暢通、不對(duì)稱引起的。在工作推進(jìn)中，必須隨時(shí)保持信息通暢、準(zhǔn)確；第四，要建立和諧的工作關(guān)系，工作協(xié)調(diào)很大程度上是協(xié)調(diào)關(guān)系，良好的人際關(guān)系有利于工作協(xié)調(diào)。

（六）推進(jìn)信息化建設(shè)，提高管理效率和質(zhì)量

推進(jìn)信息化建設(shè)，是提升民辦高校辦公室工作效能的重要條件。推行網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化建設(shè)，建立數(shù)字化、信息化管理平臺(tái)，能夠有效擺脫紙質(zhì)辦公形式的制約，如通過(guò)電子郵件、QQ群、微信群、OA辦公系統(tǒng)、視頻會(huì)議等信息化渠道，安排會(huì)議發(fā)布通知、傳閱文件、上報(bào)信息資料等，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的新模式。

民辦高校辦公室的管理水平，直接關(guān)系到民辦高校各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。民辦高校辦公室必須實(shí)施精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新，提升管理水平與效率，促進(jìn)學(xué)院可持續(xù)發(fā)展。

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