張桂英

摘 要：隨著現(xiàn)代計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，數(shù)據(jù)逐漸成為人們生產(chǎn)生活中的重要名詞，尤其是引起了信息科技相關(guān)行業(yè)的高度重視。檔案管理工作主要是對社會檔案起到保管保存的作用，并為相應(yīng)群體和部門提供服務(wù)。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，人們生產(chǎn)生活中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)越來越多，逐漸形成龐大的數(shù)據(jù)信息，繼而給檔案管理工作帶來較大的難度，但同時也是促進(jìn)檔案管理提高效率和實現(xiàn)多樣化管理的重要機遇，即檔案管理人員需要針對大數(shù)據(jù)對檔案管理模式的變化采取相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 檔案管理模式 檔案資源

檔案管理部門承擔(dān)著對社會中存在的各種事件進(jìn)行收集、整理、保存和檢索運用的任務(wù)。隨著社會的發(fā)展，信息的數(shù)量和種類不斷增加。在大數(shù)據(jù)時代，相關(guān)的管理工作者面臨著艱巨的數(shù)據(jù)管理任務(wù)。而對海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理成為其工作的難點和重點。因此，研究者引入數(shù)字化、云服務(wù)等先進(jìn)理念與技術(shù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，取得了一定的效果。研究者對其進(jìn)行總結(jié)，為更好地進(jìn)行大數(shù)據(jù)的檔案管理提供依據(jù)。

一、檔案數(shù)據(jù)信息化管理的優(yōu)勢及面臨的問題

1.1提高檔案信息資源的檢索速度和檢索準(zhǔn)確性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案信息資源檢索均需管理工作人員以手動方式在數(shù)量龐大的案卷目錄中進(jìn)行查找。該種檢索方式需要耗費較大的人力物力，且工作時間長，工作效率低，且檢索準(zhǔn)確性也低。對檔案信息實施數(shù)據(jù)化管理和信息化管理之后，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)實施檔案資料檢索，大大加快了檢索的速度，同時提高檢索的準(zhǔn)確性，減低工作差錯的發(fā)生率。

1.2提高檔案資源利用的便捷性

信息、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息化管理體系得到不斷完善，檔案管理內(nèi)容得到不斷豐富，管理理念及模式也在不斷更新。傳統(tǒng)檔案管理所應(yīng)用的模式均較為麻煩和復(fù)雜，對工作效率和工作質(zhì)量的提高存在嚴(yán)重阻礙作用，同時也嚴(yán)重制約了檔案數(shù)據(jù)信息利用功能的發(fā)揮。對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化、信息化管理之后，檔案資源的使用者可直接通過互聯(lián)網(wǎng)，利用電子通信和計算機技術(shù)來實現(xiàn)對檔案資料進(jìn)行檢索、查閱、遠(yuǎn)程傳輸，促進(jìn)檔案資料得到更加全面、快速地使用。

1.3增加檔案管理的安全風(fēng)險

對檔案資料實施數(shù)據(jù)信息化管理存在諸多優(yōu)點的同時也存在一定的缺陷。在管理過程中面臨的最大挑戰(zhàn)為檔案數(shù)據(jù)信息的安全問題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，技術(shù)問題、人為因素均會對檔案資料的安全存在一定威脅。同時，檔案管理對管理工作人員提出更高的要求。因此，加強安全保護(hù)措施和管理人才隊伍建設(shè)成為檔案數(shù)據(jù)管理與信息分析管理中急需解決的首要問題。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化

2.1大數(shù)據(jù)時代檔案管理理論體系的變化

隨著大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)的影響，給人們的工作帶來了巨大的改變，尤其是在檔案管理方面，由于大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，會產(chǎn)生全新的管理理論和管理方式。在當(dāng)前社會環(huán)境中，人們的工作、生活、娛樂等均可以形成數(shù)據(jù)，即檔案數(shù)據(jù)量非常龐雜，檔案管理工作人員不能夠在依據(jù)傳統(tǒng)檔案管理理論的基礎(chǔ)上開展管理工作。大數(shù)據(jù)還具有數(shù)據(jù)量龐大的特征，該數(shù)據(jù)量無法采用常規(guī)的計算方法和技術(shù)進(jìn)行分析和計算。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代的影響下，逐漸向著社會化、多元化方向發(fā)展，且如今檔案管理工作逐漸向服務(wù)模式傾斜。

2.2大數(shù)據(jù)時代檔案管理資源體系的變化

檔案管理部門的主要優(yōu)勢是擁有大量的資源，且保管的資源越多，該檔案管理部門的價值越明顯，因此各領(lǐng)域檔案管理部門想要提高服務(wù)質(zhì)量和館藏價值，必須做好豐富資源的工作。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時代下，幾乎任何資源都可以形成數(shù)據(jù)，即信息資源增長速度非常迅猛，檔案管理部門數(shù)據(jù)資源的來源更加廣泛。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，各領(lǐng)域信息資源的來源主要是以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)為主，且中國作為全球網(wǎng)民數(shù)量做多的國家，我國網(wǎng)上信息增長數(shù)量較快。信息資源作為檔案管理部門工作主體，如今檔案管理內(nèi)容更加豐富，因而相關(guān)管理部門加強了存量數(shù)字化、增量電子化的改造，管理內(nèi)容已經(jīng)逐漸實現(xiàn)海量規(guī)模。傳統(tǒng)檔案管理主要是針對紙質(zhì)、實物等保管，而隨著信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域的滲透，幾乎用戶的任何信息都需要保存，換言之、檔案數(shù)據(jù)類型不斷增多。而且同樣的數(shù)據(jù)也可以表達(dá)出不同的內(nèi)容和價值。很多檔案在進(jìn)入檔案管理部門保存后，便長期處于休眠狀態(tài)，即檔案的實際利用率非常低，所起到的作用也較低。而檔案作為真實記錄的數(shù)據(jù)和信息，應(yīng)當(dāng)具有非常高的價值，然而事實卻截然相反。另外在大數(shù)據(jù)時代下，檔案數(shù)據(jù)不斷縱向增加，致使檔案的整體利用率不斷下降。如今檔案管理部門加強了檔案信息管理的建設(shè)，有效提高了檔案管理工作的效率。

2.3大數(shù)據(jù)時代檔案管理服務(wù)體系的變化

檔案管理部門針對檔案開展管理工作，主要是提取歷史記錄的價值，為國家、人民提供服務(wù)。如今檔案管理工作受到大數(shù)據(jù)時代的影響，其服務(wù)體系逐漸向著社會化和多元化方向發(fā)展，即大數(shù)據(jù)時代檔案管理服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式等均出現(xiàn)了較大的變化。與傳統(tǒng)檔案管理工作向政府部門和企事業(yè)單位服務(wù)不同，如今檔案管理更加傾向于為人們?nèi)罕姺?wù)，為用戶服務(wù)。而且如今檔案管理工作用戶服務(wù)也逐漸實現(xiàn)從線下服務(wù)延伸到線上服務(wù)，服務(wù)效率明顯提升，可以為用戶提供更多的服務(wù)，同時還能夠挖掘出一些潛在客戶。傳統(tǒng)檔案服務(wù)主要采用被動式服務(wù)模式，而當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理資源延伸到館外，因此檔案管理可以延伸至館外，繼而實現(xiàn)主動服務(wù)模式，即傳統(tǒng)的根據(jù)用戶需求提供服務(wù)的模式逐漸被淘汰，而通過開展身份登記、查閱記錄和數(shù)據(jù)分析等，可以了解到用戶需求和習(xí)慣，繼而為用戶提供主動服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量。另外大數(shù)據(jù)時代還促進(jìn)了檔案管理工作開啟個性化和智能化服務(wù)模式，通過數(shù)據(jù)分析了解用戶需求趨勢，智能推送用戶所需和感興趣的服務(wù)。檔案服務(wù)的主要目的是為人們提供信息需求，檔案管理部門需要以用戶需求為出發(fā)點，實現(xiàn)檔案信息資源管理和服務(wù)雙贏的局面。

2.4大數(shù)據(jù)時代檔案安全保障體系的變化

檔案管理工作除了需要做好檔案歸檔外，還需要保障檔案的安全，尤其是大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)數(shù)量大、種類形式多、處理速度快等，均對檔案管理工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理主要指針對紙質(zhì)檔案、音像檔案等進(jìn)行管理，而如今采用電子管理和數(shù)碼管理管理方式，管理人員需要確保檔案遠(yuǎn)離磁場，尤其是硬盤需要做好防震措施。另外檔案管理部門還需要做好應(yīng)急管理措施，因為檔案本身具有較高的價值，但在面對自然重大事故和社會重大突發(fā)事件時，依然會給周密的檔案防護(hù)造成漏洞，繼而造成檔案丟失和損毀。檔案管理部門需要針對各類事件制定精細(xì)化管理模式和應(yīng)急方案，減少檔案出現(xiàn)的不可預(yù)知損失。另外檔案管理人員還需要利用技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，加強身份認(rèn)證，避免操作控制和數(shù)據(jù)泄密等情況，保證檔案的安全。

綜上所述，為了實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案數(shù)據(jù)的有效管理，技術(shù)人員應(yīng)該充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，利用先進(jìn)的科技進(jìn)行管理上的改革創(chuàng)新，提高數(shù)據(jù)和利用效率，更好地為社會建設(shè)和人民生活服務(wù)。

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