稅敏

摘 要：檔案管理工作在我國開展的時(shí)間并不久，但是在實(shí)際進(jìn)行管理的過程中發(fā)現(xiàn)，無論是哪種檔案類型，哪個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，在檔案的存儲(chǔ)收集過程中都存在積壓?jiǎn)栴}，積壓?jiǎn)栴}的存在在很大程度上增加了檔案管理工作的難度，并且不利于檔案資源的利用。本文主要對(duì)于檔案管理工作中存在的積壓?jiǎn)栴}進(jìn)行了分析，并且對(duì)其解決策略進(jìn)行了簡(jiǎn)單研究。

關(guān)鍵詞：檔案 管理工作 積壓?jiǎn)栴}

檔案管理工作中的一個(gè)難點(diǎn)就是檔案積壓?jiǎn)栴}，這些問題的存在，導(dǎo)致檔案在進(jìn)行查找以及整理的時(shí)候十分不便，而且在很大程度上影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行，并不利于檔案資料的利用。在檔案資料的管理中，積壓?jiǎn)栴}已經(jīng)成為了需要首要解決的問題，減少檔案積壓的條件，努力做好檔案資料積壓的防范工作。

1、檔案積壓?jiǎn)栴}出現(xiàn)的主觀因素分析

1.1檔案管理領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于管理工作重視度不足

檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)是整個(gè)管理工作進(jìn)行中的核心人物，如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作并不重視，就會(huì)導(dǎo)致上行下效，其他人員在進(jìn)行檔案收集與整理的時(shí)候也不會(huì)很好地進(jìn)行管理，也就導(dǎo)致了許多檔案在記性記錄的時(shí)候都是馬馬虎虎的進(jìn)行，最后影響檔案的全面性，造成檔案在整理階段就出現(xiàn)缺失，并且沒有辦法進(jìn)行彌補(bǔ)。在檔案的管理工作中，許多領(lǐng)導(dǎo)在選擇管理人員的時(shí)候，會(huì)選擇兼任的模式，也就導(dǎo)致直接管理人員對(duì)于管理工作大多都是敷衍了事，并沒有認(rèn)真的對(duì)待檔案的管理工作內(nèi)容，也就導(dǎo)致檔案出現(xiàn)了積壓?jiǎn)栴}。

1.2檔案直接管理人員對(duì)于檔案管理不重視

在檔案管理工作的進(jìn)行中，直接的檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的順利開展具有重要意義。在現(xiàn)階段的檔案管理人員選擇上，大多數(shù)是應(yīng)用兼任的模式進(jìn)行，而且很多管理人員并沒有上崗證。在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，會(huì)導(dǎo)致管理人員不能認(rèn)真的對(duì)待檔案管理工作，很可能會(huì)出現(xiàn)對(duì)于檔案的無序整理熟視無睹的情況，極其不利于檔案工作的順利開展，而且在這些無視長期存在的過程中，就導(dǎo)致了檔案積壓?jiǎn)栴}的出現(xiàn)。

1.3檔案管理制度不完善

無規(guī)矩不成方圓，但是在檔案管理工作中，并沒有形成一套完善的管理制度，也就導(dǎo)致管理人員在進(jìn)行管理的時(shí)候無據(jù)可依，也沒有準(zhǔn)確的對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行考核的方法，從而影響檔案管理人員的管理效果，導(dǎo)致其對(duì)于檔案管理工作并不存在責(zé)任感以及使命感。在現(xiàn)階段的檔案管理工作進(jìn)行過程中，許多的單位對(duì)于檔案管理模式并沒有進(jìn)行重視以及完善，所以導(dǎo)致檔案在收集的時(shí)候不完整，整理的時(shí)候雜亂排列，最后就會(huì)導(dǎo)致檔案在管理的過程中無據(jù)可依、無法可尋，嚴(yán)重影響檔案的有序管理，最后就會(huì)出現(xiàn)檔案嚴(yán)重積壓?jiǎn)栴}。

2、檔案管理問題出現(xiàn)的客觀因素分析

2.1短時(shí)間內(nèi)接收檔案資料過多

在檔案資料的收集與整理過程中，很多檔案管理部門會(huì)在進(jìn)行信息收集的時(shí)候，收集之后不會(huì)對(duì)于檔案進(jìn)行嚴(yán)格的整理，也就導(dǎo)致在檔案交接的時(shí)候，短時(shí)間內(nèi)雜亂的檔案，會(huì)影響移交的效果，進(jìn)而出現(xiàn)嚴(yán)重的積壓現(xiàn)象。在出現(xiàn)短時(shí)間內(nèi)的接收資料過多問題的時(shí)候，可以應(yīng)用適當(dāng)放寬收集時(shí)限、增派接收人員的方式進(jìn)行處理，減少移交之后造成檔案積壓的記錄，盡可能的保證對(duì)于檔案管理的預(yù)見性，減少問題的出現(xiàn)。

2.2檔案庫房空間不足

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)存檔案、資料數(shù)量較以前迅速增加，入庫檔案數(shù)量徒增。庫房面積狹小，這是亟待解決問題。首先合理使用檔案庫房現(xiàn)有空間，應(yīng)采用節(jié)約庫房空間的排架法。規(guī)范歸檔范圍，避免重復(fù)件、復(fù)印件的重復(fù)歸檔。其次，合理設(shè)置預(yù)留空間，使檔案庫房空間高效利用，不要造成浪費(fèi)。再有就是移交類別的檔案要及時(shí)按計(jì)劃向上級(jí)檔案室（館）移交，減輕空間不足的壓力。同時(shí)還應(yīng)開展檔案存毀鑒定工作，規(guī)范銷毀無利用價(jià)值的檔案。檔案庫房臨近飽和時(shí)通過申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，從有利于檔案保護(hù)的角度，對(duì)庫房建筑進(jìn)行建設(shè)與改建。

3、檔案積壓的解決措施

3.1內(nèi)部整理

（1）建立專項(xiàng)整理小組，任命組長，確定直接負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。而在選擇整理小組成員時(shí)，必須有中、高級(jí)職稱專業(yè)人員參與其中。他們的工作重點(diǎn)在組織協(xié)調(diào)、制定標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查。針對(duì)所要整理的檔案，結(jié)合實(shí)際研究制定出切實(shí)可行的整理方案，使整理工作有據(jù)可依，有章可循。其次，集中整理能在短時(shí)間內(nèi)將檔案整理完畢，人力與財(cái)力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中。

（2）相關(guān)的部門人員充分參與，共同組織進(jìn)行。依據(jù)整理工作的時(shí)間要求、整理規(guī)模，核算相應(yīng)的人力、財(cái)力支出，合理制定整理工作計(jì)劃。

（3）由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業(yè)能力參差不齊。當(dāng)專項(xiàng)整理工作計(jì)劃與方案制定后，應(yīng)對(duì)整體參與人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)。旨在通過授課或?qū)嶋H操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來源、存在問題、整理方案、操作要求，統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)與手法。

（4）全局統(tǒng)籌，合理分配。專項(xiàng)整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應(yīng)全局統(tǒng)籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請(qǐng)充沛的預(yù)算應(yīng)對(duì)必要的支出。

3.2業(yè)務(wù)外包

業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢(shì)的專業(yè)化資源，從而達(dá)到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競(jìng)爭(zhēng)力和增強(qiáng)對(duì)環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機(jī)密性、安全性特點(diǎn)，檔案業(yè)務(wù)外包的提法還非常謹(jǐn)慎。雖然說目前一些政府機(jī)關(guān)為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術(shù)含量低的輔助性業(yè)務(wù)以合約的方式委托給人力資源派遣的業(yè)務(wù)人員或外部專業(yè)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理。注意要與外包業(yè)務(wù)人員簽訂保密協(xié)議。定時(shí)開展檔案法制宣傳教育，檔案職業(yè)道德教育，提高檔案從業(yè)人員的自身修養(yǎng)、個(gè)人評(píng)價(jià)。

4、結(jié)論

在進(jìn)行檔案管理的過程中，許多檔案積壓的問題都是由于管理人員的不重視、庫房設(shè)備的空間不足以及管理人員頻繁的進(jìn)行調(diào)動(dòng)所造成的，這些因素都是可以在檔案管理工作中進(jìn)行避免的，只要可以合理的對(duì)于檔案收集整理工作進(jìn)行分配，確保在管理硬件設(shè)施上的投資，就可以減少檔案積壓?jiǎn)栴}的出現(xiàn)，保證檔案管理工作的有序高效進(jìn)行。

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