曹武權(quán)

摘 要：檔案管理工作規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)的主要途徑就是信息化建設(shè)?，F(xiàn)代檔案管理不但要強(qiáng)化硬件建設(shè)，還要推動(dòng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范有序發(fā)展。數(shù)字化時(shí)代檔案管理通過(guò)信息化建設(shè)，提高自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。本文分析數(shù)字化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)途徑，希望通過(guò)本文論述為行業(yè)水平提高貢獻(xiàn)一份力量。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息化建設(shè)

數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理工作的模式與內(nèi)容發(fā)生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時(shí)代下檔案工作人員應(yīng)該樹(shù)立信息服務(wù)的全新理念，保持高度的信息來(lái)源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，充分滿足客戶不同階段的需求。

一、檔案管理信息化的必要性

新時(shí)期下各行業(yè)領(lǐng)域都發(fā)生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發(fā)展為基礎(chǔ)，改革檔案管理工作，有效改變傳統(tǒng)管理方法的局限與不足。數(shù)字化時(shí)代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措及發(fā)展?fàn)顩r等。檔案管理工作有助于協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、提高工作效率，整理、歸類、統(tǒng)計(jì)及保存原始檔案信息。目前企業(yè)改制不斷深入，面臨著新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制。接下來(lái)筆者主要分析數(shù)字化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問(wèn)題。

二、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與問(wèn)題

數(shù)字化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在一些問(wèn)題，筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)將這些問(wèn)題歸納總結(jié)如下。

（一）資金規(guī)模有限

檔案信息化建設(shè)以基礎(chǔ)設(shè)施投資與建設(shè)為基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的前提條件，可以說(shuō)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)質(zhì)量與水平直接影響到信息化建設(shè)成敗與高低。信息化建設(shè)過(guò)程中需要購(gòu)入大量基礎(chǔ)設(shè)備與設(shè)施，但這些設(shè)備與設(shè)施價(jià)值較高，檔案部門往往經(jīng)費(fèi)來(lái)源有限，造成相關(guān)配置與設(shè)置較低，不能滿足網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，阻礙檔案信息化建設(shè)。

（二）缺乏系統(tǒng)規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業(yè)務(wù)與技術(shù)缺乏通用性，對(duì)檔案信息共享產(chǎn)生阻礙。分析市場(chǎng)中存在的檔案管理軟件，可以發(fā)現(xiàn)多以單機(jī)版為主，并沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)功能，不能滿足數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統(tǒng)。

（三）安全意識(shí)缺失

檔案信息化建設(shè)需要信息技術(shù)的支持，而信息技術(shù)的使用難免會(huì)遇到各種安全性問(wèn)題，而在傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護(hù)意識(shí)，都簡(jiǎn)單的以為只要有了安全防護(hù)體系就能確保信息安全，必要的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數(shù)字化工作外包給相關(guān)信息企業(yè)進(jìn)行，沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度，不能進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，容易發(fā)生信息泄密和丟失的危險(xiǎn)。

（四）業(yè)務(wù)素質(zhì)不足

目前大多數(shù)檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態(tài)度，要求其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)以滿足工作需求。但現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員來(lái)源復(fù)雜，專業(yè)素質(zhì)存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責(zé)，造成實(shí)際工作中存在遺漏與不全面的問(wèn)題。使用計(jì)算機(jī)時(shí)，受到自身學(xué)識(shí)限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。

三、數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)途徑

數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據(jù)上文分析中存在的問(wèn)題，給出具體的應(yīng)對(duì)解決措施。分別從五個(gè)角度展開(kāi)分析：拓寬資金渠道、規(guī)范建設(shè)方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質(zhì)。

（一）拓寬資金渠道

檔案管理部門在原有資金來(lái)源的基礎(chǔ)上，不斷拓寬資金來(lái)源渠道。地方政府在地方預(yù)算中納入檔案信息化建設(shè)，可以通過(guò)擴(kuò)大電子政務(wù)建設(shè)規(guī)模增加專項(xiàng)資金的規(guī)模，保證信息化建設(shè)過(guò)程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設(shè)過(guò)程中可以引入社會(huì)組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)資源與支持等，通過(guò)各種方式獲得資金、技術(shù)及資源等因素支持。

（二）規(guī)范建設(shè)方式

需要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有效整合內(nèi)外資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)期保存。信息資源整理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等都需要得到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?，F(xiàn)階段需要不斷完善與優(yōu)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)共享、共用檔案信息，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理整體水平。

（三）保證資源安全

在信息化建設(shè)過(guò)程中由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的使用，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題經(jīng)常發(fā)生，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和操作系統(tǒng)產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p壞，面對(duì)這些問(wèn)題，檔案工作者首先要提高自身安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，處理好相關(guān)方面的安全建設(shè)工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時(shí)處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關(guān)系，做好重要數(shù)據(jù)的備份處理工作，提高系統(tǒng)安全防范。

（四）完善備份管理

對(duì)于企業(yè)檔案信息，完善檔案數(shù)據(jù)的備份機(jī)制非常重要。首先，精細(xì)化檔案數(shù)據(jù)備份流程，明確檔案人員的備份工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)當(dāng)重視日常檔案數(shù)據(jù)的正確存儲(chǔ)、及時(shí)匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規(guī)則，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來(lái)不重視檔案數(shù)據(jù)備份的重要性，缺乏完善的備份機(jī)制；最后，制定數(shù)據(jù)一致性監(jiān)控方案。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜，業(yè)務(wù)量也越來(lái)越大，檔案數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)修正等情況，或是出現(xiàn)資料類型合并增減等數(shù)據(jù)屬性變更的情況，從而備份數(shù)據(jù)和生產(chǎn)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和數(shù)值可能有所不同。

（五）提高人員素質(zhì)

控制檔案從業(yè)人員素質(zhì)，聘用具有相關(guān)從業(yè)資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經(jīng)驗(yàn)與高素質(zhì)，在內(nèi)部形成良好的工作氛圍，人人按照規(guī)則辦事，樹(shù)立正確的職業(yè)觀與道德觀，通過(guò)制度規(guī)范行為避免發(fā)生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，確認(rèn)檔案管理人員熟練掌握檔案管理實(shí)務(wù)技能，從業(yè)資格證并不能說(shuō)明相關(guān)人員具備相應(yīng)的實(shí)務(wù)能力，各類人員素質(zhì)參差不齊，企業(yè)在聘用后加強(qiáng)培養(yǎng)，提高檔案管理技能以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作方式。與此同時(shí)，企業(yè)明確各部門職責(zé)，推行崗位責(zé)任制。在檔案管理工作過(guò)程中，需要加大政策執(zhí)行工作力度，提升互聯(lián)網(wǎng)實(shí)際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與數(shù)字化時(shí)代有效結(jié)合，促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)用高科技技術(shù)，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。除此之外，提高檔案信息化安全建設(shè)、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動(dòng)檔案管信息化建設(shè)。

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