程平萬　章浩　劉艷

【摘 要】 大數(shù)據、云會計等信息技術發(fā)展與應用為重慶海事局內部控制信息化建設提供了良好的技術環(huán)境。以重慶海事局為例，基于重慶海事局財務云平臺采購業(yè)務應用，在闡述重慶海事局的采購管理內部控制現(xiàn)狀及其存在的未建立供應商的信用評估機制、采購規(guī)模優(yōu)勢利用不夠、偏重事后評價、管理與決策信息質量不高等問題的基礎上，從供應商信用體系建立、供應商最優(yōu)選擇機制、采購過程持續(xù)跟蹤評價機制、深化大數(shù)據技術應用等方面提出了財務云平臺的流程優(yōu)化與改進建議，以期為行政事業(yè)單位的采購管理內部控制信息化建設提供理論參考與實務借鑒。

【關鍵詞】 重慶海事局； 財務云平臺； 采購管理； 內部控制； 大數(shù)據

【中圖分類號】 F232；C931 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2017）12-0133-04

一、引言

財政部于2014年1月1日開始實施的《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內控規(guī)范》）第十八條規(guī)定：單位應充分運用現(xiàn)代科學技術手段加強內部控制，對信息系統(tǒng)建設實施歸口管理，將經濟活動及其內部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中，減少或消除人為操縱因素，保護信息安全。近年來，隨著體制機制改革的全面深化和大數(shù)據、云計算技術的應用與普及，重慶海事局通過建立與完善財務云平臺，逐步推進了行政事業(yè)單位采購業(yè)務內部控制體系的建設和制度完善工作。通過運用大數(shù)據、云會計[1]等技術，基于財務云平臺整合與利用高質量的數(shù)據，可以實現(xiàn)重慶海事局采購業(yè)務全流程、常態(tài)化管控。

行政事業(yè)單位采購管理內部控制問題是學術界和實務界的關注焦點之一。周衛(wèi)華[2]分析了行政事業(yè)單位內部控制信息化建設面臨的主要問題，構建了信息流和控制流與部門預算系統(tǒng)、采購系統(tǒng)等核心業(yè)務系統(tǒng)集成的應用框架，并闡釋了其實施內部控制信息系統(tǒng)的建設過程。趙紅衛(wèi)[3]以內部控制理念為核心，以內部控制信息化為保障，從內部控制的觀念框架、實踐框架、信息化系統(tǒng)三個部分建構了高等學校的內部控制框架體系。唐大鵬等[4]認為在信息技術應用下的內部控制管理信息系統(tǒng)要關注經濟業(yè)務活動及其內部控制流程嵌入、歸口管理、數(shù)據備份等。尹律等[5]從信息的類別、規(guī)模和質量等角度出發(fā)，分析了大數(shù)據、云計算等技術變革下提供風險管控、過程跟蹤等適時信息和控制環(huán)境、績效評估等專有信息。

綜觀上述文獻研究，目前采購管理內部控制的研究主要集中在采購管理存在問題及改進措施、信息系統(tǒng)建設等方面的探討，而有關大數(shù)據、云會計等信息技術結合具體行政事業(yè)單位進行采購管理內部控制設計與實施的相關研究還較少。實際上，基于財務云平臺的采購管理內部控制通過充分利用云會計環(huán)境下人、數(shù)據、系統(tǒng)等因素的相互作用[6]，可以為采購管理與決策提供高質量會計信息，并能夠實現(xiàn)采購管理內部控制的全程化和動態(tài)化。鑒于此，本文分析了重慶海事局采購管理內部控制現(xiàn)狀及存在的問題，并提出了基于現(xiàn)有財務云平臺的優(yōu)化與改進建議。

二、重慶海事局的采購管理內部控制現(xiàn)狀與問題分析

（一）重慶海事局采購管理內部控制現(xiàn)狀

重慶海事局是交通運輸部設置在長江干線負責重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機關，下設永川、江津、巴南、朝天門、長壽、涪陵、豐都、忠縣、萬州、云陽、奉節(jié)、巫山12個海事處和重慶海事局通信信息中心、26個海事執(zhí)法大隊，代管長江瀘州通信管理處。采購管理作為重慶海事局的重要經濟業(yè)務活動，經過多年的探索與實踐，建立了完整的組織架構、健全的工作機制和具體的內部控制實施方案，單位層面上的采購管理內部控制建設取得了良好的效果。

重慶海事局建立的采購管理內部控制流程主要包括采購計劃、采購執(zhí)行、采購驗收、采購支付、采購評價等環(huán)節(jié)。重慶海事局按照政府集中采購和協(xié)議采購流程，組織實施采購工作，然后根據采購合同規(guī)定對采購的貨物、工程及服務進行全面檢驗，并取得驗收資料、數(shù)據及憑證。在財務會計處對采購資金的撥付申請進行審批后，最后對采購業(yè)務進行專項評價和綜合分析。重慶海事局采購管理內部控制流程如圖1所示。

為了提高采購管理內部控制的水平與效率，從2012年起，重慶海事局基于《內控規(guī)范》建立了財務云平臺，開始實現(xiàn)采購管理內部控制信息化。財務云平臺通過大數(shù)據、云會計等技術的應用，將采購管理內部控制制度、權限、流程嵌入信息系統(tǒng)中。采購業(yè)務環(huán)節(jié)涉及到的不同權限的部門可以通過財務云平臺上及時共享采購業(yè)務信息。負責法律規(guī)范、紀律監(jiān)督、財務會計和相關業(yè)務的部門，根據其職能和財務云平臺設置的相應權限對采購合同涉及到的經濟業(yè)務的供應商資質、采購方式、合法合規(guī)性、科學性、付款條款及違約責任等進行嚴格審核控制（任何一個環(huán)節(jié)審核未通過，均無法完成此項采購業(yè)務），實現(xiàn)了采購業(yè)務的事前審核控制。

財務云平臺采用表單數(shù)據采集方式，管理和使用部門可以隨時從數(shù)據庫中提取供應商、采購內容、合同金額、合同時間等采購過程數(shù)據，以實現(xiàn)對采購業(yè)務的全程透明控制。通過財務云平臺的數(shù)據采集，采購業(yè)務各個環(huán)節(jié)的審核和變動處理都會被系統(tǒng)自動記錄，相關文檔均可通過上傳歸檔備查。財務云平臺對采購業(yè)務流程的控制較大地減少了人為操作，在一定程度上規(guī)避了采購業(yè)務過程中的舞弊風險。

（二）重慶海事局采購管理內部控制現(xiàn)存問題分析

重慶海事局盡管從單位層面和業(yè)務層面加強采購管理內部控制，并運用大數(shù)據、云會計等技術將采購業(yè)務及其控制流程嵌入到財務云平臺中，但是其采購管理內部控制仍然存在協(xié)議供應商的商業(yè)信用難以評估、采購規(guī)模優(yōu)勢利用程度不高、無法實現(xiàn)采購過程持續(xù)跟蹤評價、采購管理與決策信息質量不高等問題。

1.未建立供應商的信用評估機制，無法進行最優(yōu)供應商選擇

重慶海事局的協(xié)議供貨和自行采購涉及到供應商選擇、品牌、價格等因素，具有交易次數(shù)頻繁、商品種類多等特點。協(xié)議供貨是重慶海事局根據中央政府采購中心確定的供應商并從中央政府采購網上進行選擇。其他辦公用品、電腦耗材購置、車輛、船舶維修等實行定點采購，通過邀請招標、競爭性談判、詢價等方式確定定點采購供應商或服務商。盡管重慶海事局建立了相對合理的供應商渠道，但面對供應商數(shù)量眾多、采購產品型號更新快、產品價格波動大的市場環(huán)境，傳統(tǒng)的供應商選擇模式難以實現(xiàn)對產品型號和價格進行科學合理的評審，加大了供應商的選擇難度。目前，財務云平臺基本實現(xiàn)了商品目錄及價格的自動更新，但缺乏完善的供應商商業(yè)信用評估機制，在進行供應商選擇時，財務云平臺難以及時對供應商信用進行科學合理的評價。在傳統(tǒng)的供應商選擇方式下，缺乏供應商的全面及時的信用評估，無法進行最優(yōu)供應商選擇，容易導致個別品目的產品或服務價格偏高，難以實現(xiàn)采購執(zhí)行的科學合理。

2.零星采購較多，規(guī)模優(yōu)勢利用不夠，增加了采購成本

目前，重慶海事局對辦公用品、電腦耗材，船舶配件等零星采購實行定點采購，局機關、朝天門海事處、通信信息中心統(tǒng)一執(zhí)行重慶主城區(qū)定點采購，其他單位自行確定定點采購供應商。存在單筆采購金額較小，但采購次數(shù)多，累計金額較高的零星采購項目，比如購置辦公室用品，基層海事處提出采購需求，并向重慶海事局上報采購數(shù)量和金額，然后由重慶海事局統(tǒng)一進行定點采購。目前，重慶海事局建立了較為完善的集中采購模式，但對采購規(guī)模優(yōu)勢的利用程度還不夠。相對于其他采購項目，辦公室用品采購具有單筆金額較小、購置次數(shù)多、采購需求機構分布零散等特點，分批次采購不利于采購信息的集中化管理，增加了重慶海事局對整體采購活動控制的難度。由于基層海事處的采購信息不能及時進行集中匯總處理，集中采購很難形成一定規(guī)模，導致重慶海事局采購部門難以發(fā)揮批量集中采購的規(guī)模優(yōu)勢和價格優(yōu)勢。

3.偏重事后評價，未建立采購全過程持續(xù)跟蹤評價機制

針對船舶交通管理系統(tǒng)（VTS）運行維護、海事車輛船舶飛機等監(jiān)督執(zhí)法裝備運行維護等維護費用以及其他采購業(yè)務，重慶海事局已經建立了完善的考核評價體系，并將評價指標嵌入財務云平臺中，能夠較為科學地從產出、效益和滿意度等角度進行采購業(yè)務評價，但部分指標的度量不夠準確，缺乏可操作性，如社會效益指標和滿意度指標。重慶海事局的采購評價主要是通過定期或不定期地對較大型的產品或服務進行質量及滿意度的采購專項評估，然后將考核評價表的數(shù)據上傳到財務云平臺中。這種采購評價方式注重事后評價，忽視了對具體采購過程和效果的評價，缺乏系統(tǒng)性和全面性，無法對采購信息進行及時全面的收集、反饋與評估，難以實現(xiàn)采購過程持續(xù)跟蹤評價。

4.財務云平臺大數(shù)據應用技術不成熟，無法提供高質量信息

財務云平臺通過運用大數(shù)據、云會計等技術，構建了采購管理內部控制系統(tǒng)，使得采購過程數(shù)據的獲取、傳輸、存儲和利用一體化，實現(xiàn)了采購信息的共享。但是，目前財務云平臺中采購管理內部控制主要集中在業(yè)務數(shù)據記錄和分析初級階段，對采購管理內部控制流程中產生的文本、報表、圖片、音頻等非結構化數(shù)據的數(shù)據處理技術仍存在不足，導致支撐采購管理與決策的信息質量不高。另外，財務云平臺中的數(shù)據分析、決策、可視化等商業(yè)智能實現(xiàn)內容還不夠豐富，只能通過可視化界面定期了解采購業(yè)務整體的簡單執(zhí)行情況，無法實現(xiàn)整個采購活動的動態(tài)全程監(jiān)管。

三、基于現(xiàn)有財務云平臺的采購管理內部控制優(yōu)化與改進

針對重慶海事局采購管理內部控制現(xiàn)存問題，本文基于現(xiàn)有財務云平臺和《內控規(guī)范》，主要從采購業(yè)務流程中供應商信用體系建立、規(guī)模優(yōu)勢利用、全程評價與監(jiān)控、財務云平臺大數(shù)據應用等方面來提出優(yōu)化與改進措施。通過對采購管理內部控制進行優(yōu)化和改進，將使重慶海事局采購業(yè)務的內部控制觀念及制度、流程、權限嵌入到財務云平臺中，形成業(yè)務部門、財務會計處、科技信息處、供應商等多主體充分參與采購執(zhí)行、采購驗收、采購支付和采購評價四個重要環(huán)節(jié)的控制，能夠實現(xiàn)多主體之間的信息及時傳遞和交互，以及采購業(yè)務的全程控制。

基于現(xiàn)有財務云平臺的采購管理內部控制的優(yōu)化與設計充分考慮了人員、數(shù)據與信息系統(tǒng)之間的關系，通過利用采購業(yè)務及其他重要業(yè)務活動中產生的高質量數(shù)據，實現(xiàn)了以大數(shù)據、云會計為核心的采購管理內部控制方式，能夠為采購管理與決策提供高質量的信息?；谪攧赵破脚_的重慶海事局采購管理內部控制流程優(yōu)化與改進如圖2所示。

（一）通過平臺建立供應商信用體系，提供最優(yōu)供應商選擇

針對采購管理內部控制過程中存在的供應商信用建立與評估問題，財務云平臺通過互聯(lián)網采集商品的市場價格行情數(shù)據，以及供應商的經營數(shù)據、賬務數(shù)據、稅務數(shù)據、違法合規(guī)等信息，建立供應商信用體系。通過分解采購項目指標，進行供應商信用測算并自動篩選，若測算結果出現(xiàn)異常值，財務云平臺會識別出供應商偽造的虛假資料和技術參數(shù)、偽造的虛假業(yè)績等異常信息并預警，將不合格供應商從供應商庫中篩選出來。財務云平臺通過建立供應商數(shù)據庫，存儲合格供應商的信用信息，可以為采購執(zhí)行提供信用度高的供應商。供應商提供產品和服務過程中產生的交貨、價格、質量、技術和服務等方面的信息，財務云平臺會自動存儲，并及時更新供應商的信用信息。財務云平臺通過建立采購供應商信用體系，為供應商選擇提供了科學依據，方便為各部門提供最優(yōu)供應商選擇，同時防范采購管理的后續(xù)風險。

（二）建立最優(yōu)供應商選擇機制，降低采購成本

重慶海事局確定產品或服務的采購需求之后，通過財務云平臺采集基層海事處的采購需求，將基層海事處原本分散的零星采購項目集中，對成批的同類性質或者同時采購多種零星的采購項目實行一次性與供應商簽訂采購協(xié)議。供應商通過財務云平臺獲取采購信息并進行自動報價，財務云平臺根據供應商提供的商品價格、型號、質量等信息進行對比，從供應商數(shù)據庫中選擇最優(yōu)供應商。同時重慶海事局采購部門可以通過和選定的供應商進行價格談判，充分利用規(guī)模優(yōu)勢，確定采購的最終品牌和價格?；谪攧赵破脚_的協(xié)議采購可以減少重復招標，充分利用規(guī)模效應獲得優(yōu)質的采購服務，以合理的采購價格獲得優(yōu)質的貨物或服務，節(jié)約采購成本，提高采購資金的使用效率。

（三）建立采購過程持續(xù)跟蹤評價機制，實現(xiàn)采購全程評價與監(jiān)控

通過財務云平臺，利用指標監(jiān)控、訪問控制等手段，實時傳遞采購業(yè)務數(shù)據，通過科學、全面的采購評價，有效地實現(xiàn)對采購業(yè)務的事前、事中、事后的評價與監(jiān)督。在采購業(yè)務發(fā)生之前，財務云平臺會根據采購預算編制進行事前評價，并依據歷史采購業(yè)務數(shù)據設置預警閾值，為后期跟蹤評價提供參考信息。針對采購業(yè)務，重慶海事局已經形成了完整的評價體系，財務云平臺將評價指標和標準值嵌入系統(tǒng)，根據采購評價需要選擇相應的指標，采購管理內部控制系統(tǒng)會自動分析指標特性并進行數(shù)據分類，提取關鍵信息，自動生成數(shù)據表格和圖形，為采購管理內部控制評價提供詳實的、可量化的數(shù)據支撐，實現(xiàn)采購業(yè)務的事中和事后評價，最后將評價結果運用到采購預算安排中，優(yōu)化資源配置?；谪攧赵破脚_的采購評價根據權限和管理職能設置多種智能預警模式，當采購過程中出現(xiàn)接近或超過預警閾值的現(xiàn)象時，財務云平臺可以發(fā)出不同等級的預警信息，方便管理人員及時了解采購執(zhí)行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)存在的風險并及時采取應對措施，跟蹤采購風險的解決情況。例如，針對船舶交通管理系統(tǒng)（VTS）運行維護，重慶海事局建立了故障響應及時率、故障修復率、備品備件庫存管理準確率、運維人員技能達標率等6項績效考核指標，財務云平臺可以根據需要進行評價，自動分析指標值并與合格指標值進行對比分析，以可視化的方式清晰、直觀地呈現(xiàn)，當指標值分析結果未達到設置的合格指標值時，財務云平臺會向管理人員示警，實現(xiàn)對船舶交通管理系統(tǒng)維護服務的全程評價與監(jiān)控。

（四）深化財務云平臺大數(shù)據應用，為采購管理與決策提供高質量信息

在數(shù)據處理階段，財務云平臺通過對已存儲的大規(guī)模、多種類的數(shù)據進行數(shù)據抽取、數(shù)據篩選、數(shù)據清洗等操作，獲取金蝶K3等系統(tǒng)輸出的結構化數(shù)據、半結構化數(shù)據以及文本、報表、圖片、音頻等非結構化數(shù)據并提取有效數(shù)據，同時將實時處理的數(shù)據加工集成后進行集中化存儲，并根據采購管理的業(yè)務形成供應商、采購商品、采購合同等主題及采購類型、采購時間、采購人等維度的數(shù)據倉庫，為采購管理分析和決策提供數(shù)據支持。財務云平臺通過提高利用可視化分析技術可以清晰、直觀地呈現(xiàn)將采購管理全過程的執(zhí)行情況。數(shù)據處理與分析技術的提高為采購管理與決策提供高質量信息，通過對不同的采購管理數(shù)據特征制定質量監(jiān)控規(guī)則，實時監(jiān)控數(shù)據的產出質量，保障采購管理與決策的信息質量，提高采購管理的科學性，防范采購風險。

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