張鵬

摘要：采購(gòu)環(huán)節(jié)對(duì)于各個(gè)企業(yè)事業(yè)單位都存在一定的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)，科研院所作為一個(gè)主要以科學(xué)研究為主的科研機(jī)構(gòu)，其采購(gòu)工作會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目的頻繁而頻繁。科研項(xiàng)目不管在何種領(lǐng)域都離不開科研設(shè)備和材料的支持，而在科研設(shè)備采購(gòu)過程中往往會(huì)出現(xiàn)因?yàn)榭蒲许?xiàng)目的需求變動(dòng)而導(dǎo)致采購(gòu)物資的變動(dòng)，也會(huì)出現(xiàn)合同簽訂過程不嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)，還會(huì)出現(xiàn)因?yàn)楣芾砹鞒滩煌该鞯葘?dǎo)致費(fèi)用使用風(fēng)險(xiǎn)等，各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)都可能給科研院所的財(cái)務(wù)管理帶來資金損失。因此，針對(duì)科研院所中對(duì)科研設(shè)備的采辦經(jīng)費(fèi)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了研究，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決措施，以期研究結(jié)論能為科研院所的采辦經(jīng)費(fèi)管理工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

關(guān)鍵詞：科研院所；科研設(shè)備；采辦經(jīng)費(fèi)；風(fēng)險(xiǎn)

中圖分類號(hào)：F23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.12.053

1科研設(shè)備采辦經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)分析

1.1采購(gòu)計(jì)劃不合理，資金利用率較低

科研設(shè)備的采購(gòu)存在多而散的特性，部分科研設(shè)備根據(jù)研究項(xiàng)目而計(jì)劃性采購(gòu)，部分常用的科研設(shè)備，比如試管、燒杯、計(jì)算機(jī)等則會(huì)根據(jù)計(jì)劃適量進(jìn)行儲(chǔ)存?？蒲袉挝坏脑O(shè)備采購(gòu)?fù)ǔＳ刹少?gòu)部門的人員負(fù)責(zé)，對(duì)于采購(gòu)需求則主要由科研項(xiàng)目人員根據(jù)科研計(jì)劃提出。這種情況下，一方面，采購(gòu)人員缺乏科研設(shè)備方面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)科研設(shè)備的采購(gòu)情況主要依據(jù)科研人員的需求而定，采購(gòu)計(jì)劃設(shè)定較為被動(dòng)；另一方面，科研計(jì)劃可能會(huì)因?yàn)橐恍┩庠诨騼?nèi)在的原因發(fā)生需求變動(dòng)，在項(xiàng)目招標(biāo)、采購(gòu)到完成的過程中存在著因需求變動(dòng)給采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)，使得采購(gòu)物資要么不滿足科研需要，要么物資采購(gòu)與項(xiàng)目進(jìn)度不匹配，造成科研費(fèi)用使用的不合理現(xiàn)象。

1.2經(jīng)費(fèi)管理不透明，費(fèi)用去向難掌握

采購(gòu)費(fèi)用的設(shè)定會(huì)根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境的變化而變化。盡管現(xiàn)在部分科研單位的物資采購(gòu)采取網(wǎng)上公開招標(biāo)的模式，使采購(gòu)供應(yīng)商范圍擴(kuò)展到全國(guó)，不再局限在本地區(qū)采購(gòu)供應(yīng)商范圍內(nèi)。從招標(biāo)模式上分析，采購(gòu)確實(shí)做到了一定程度的公開化，但是采購(gòu)的物資仍存在質(zhì)量劣質(zhì)、不符合用物標(biāo)準(zhǔn)的情況，僅憑投標(biāo)標(biāo)書難以準(zhǔn)確地判定物資的質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)人員對(duì)競(jìng)標(biāo)對(duì)象的實(shí)地考察，同樣存在著責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)和道德風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的高效管理需要一個(gè)龐大的體系，將采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、科研部門等緊密聯(lián)系起來?？蒲袡C(jī)構(gòu)獨(dú)立的、缺乏透明性的經(jīng)費(fèi)管理模式，使得部分經(jīng)費(fèi)存在違規(guī)使用或低效使用的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3流程管理不完善，采購(gòu)合同存風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)合同涉及諸多采購(gòu)細(xì)節(jié)和法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于采購(gòu)合同的管理，科研機(jī)構(gòu)一方面在人力資源方面缺乏專業(yè)性的合同管理人員，從而難以識(shí)別合同條款中存在的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任條款；另一方面合同管理的水平較低，且未形成合同閉環(huán)式管理模式，使得合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)難以被及時(shí)識(shí)別和規(guī)避。當(dāng)前，在科研設(shè)備采辦過程中，合同風(fēng)險(xiǎn)主要為欺詐風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)，比如：乙方以虛假合同主體身份與甲方簽訂合同，最后出現(xiàn)采購(gòu)設(shè)備無法及時(shí)準(zhǔn)確地供貨，或者后續(xù)的服務(wù)問題難以保障等；合同條款中存在難以察覺的細(xì)微法律漏洞，給購(gòu)買方造成資金損失等?？蒲袡C(jī)構(gòu)在對(duì)合同管理不完善，審核不嚴(yán)格的情況下，在采購(gòu)過程中必然存在對(duì)合同簽訂中的風(fēng)險(xiǎn)難以及時(shí)識(shí)別和規(guī)避問題，進(jìn)而給采購(gòu)經(jīng)費(fèi)管理帶來較大的資金損失。

2優(yōu)化科研院所科研設(shè)備采辦經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)管理途徑

2.1設(shè)立項(xiàng)目采購(gòu)人員，最大化控制資金效率

要全面控制科研設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃制定過程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，需要將采辦部門與項(xiàng)目組緊密聯(lián)系起來，讓采購(gòu)人員融入科研項(xiàng)目需求制定及實(shí)施的全過程，保障兩個(gè)部門之間的信息能夠及時(shí)有效地溝通。對(duì)此，一方面采購(gòu)人員相對(duì)科研設(shè)備的專業(yè)知識(shí)還存在一定的欠缺，因此，需要科研項(xiàng)目人員對(duì)采購(gòu)人員針對(duì)具體項(xiàng)目進(jìn)行科研設(shè)備知識(shí)的培訓(xùn)與講解，讓采購(gòu)人員能夠準(zhǔn)確判別所需采購(gòu)的科研設(shè)備的質(zhì)量；另一方面采購(gòu)部門可以靈活地根據(jù)科研項(xiàng)目安排項(xiàng)目采購(gòu)人員全程跟蹤項(xiàng)目起始過程，對(duì)科研項(xiàng)目所需要采購(gòu)的物品和存在的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)給予專業(yè)化意見，同時(shí)及時(shí)保持與采購(gòu)項(xiàng)目組的有效溝通，對(duì)科研項(xiàng)目中出現(xiàn)的因項(xiàng)目需求變動(dòng)而導(dǎo)致的采購(gòu)計(jì)劃變動(dòng)，及時(shí)予以反饋和終止相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，將因變動(dòng)造成的損失降低到最小化，保障閑置資金不被積壓，確保能最大化利用采購(gòu)經(jīng)費(fèi)。

2.2建立部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制，準(zhǔn)確管理經(jīng)費(fèi)去向

采購(gòu)招標(biāo)方式無論是采取線上公開招標(biāo)，還是線下邀請(qǐng)招標(biāo)，均需要建立公開透明并與其他部門緊密相連的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，并利用信息技術(shù)建立聯(lián)合各相關(guān)部門的管理工作的信息系統(tǒng)。線上招標(biāo)在電子商務(wù)平臺(tái)上的整體操作過程可以由相應(yīng)的平臺(tái)提供相應(yīng)的采購(gòu)依據(jù)，采購(gòu)人員必須將相關(guān)依據(jù)、發(fā)票、合同等上傳至信息系統(tǒng)中，按公司管理制度，待相關(guān)負(fù)責(zé)人審核通過后，財(cái)務(wù)部門才可支付相關(guān)采購(gòu)費(fèi)用。同時(shí)，對(duì)招標(biāo)中的技術(shù)文件編制、開標(biāo)評(píng)標(biāo)、定標(biāo)和合同簽訂等環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格按照公開公平公正透明的要求，來對(duì)供應(yīng)商進(jìn)

行選擇。并將各個(gè)環(huán)節(jié)中必要的信息在相關(guān)平臺(tái)中進(jìn)

行公開、保存，便于后期查看和審核，以及及時(shí)對(duì)不符合要求的信息予以駁回，確保采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的合法合規(guī)使用。

2.3完善合同管理流程，規(guī)避合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)

采辦部門對(duì)于在采購(gòu)環(huán)節(jié)中頻繁出現(xiàn)的合同簽訂工作，往往由于頻繁性和暫時(shí)沒有體現(xiàn)出的風(fēng)險(xiǎn)，而忽視了合同內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性和風(fēng)險(xiǎn)性。在合同簽訂過程中，對(duì)內(nèi)容規(guī)定不細(xì)致，對(duì)合同組成部分中的費(fèi)用明細(xì)、稅務(wù)責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)分配、提交成果等缺乏明確具體的規(guī)定，導(dǎo)致后期在合同執(zhí)行過程中易出現(xiàn)相關(guān)糾紛。同時(shí)，在各種糾紛產(chǎn)生之后，采購(gòu)部門為了和部分存在長(zhǎng)期合作關(guān)系的供應(yīng)商（或者強(qiáng)勢(shì)供應(yīng)商）繼續(xù)保持合作的狀態(tài)，而采取掩蓋問題、犧牲單位利益的方式來化解矛盾。因此，對(duì)于合同的簽訂過程，需要專業(yè)人士對(duì)其進(jìn)行審核，最大化規(guī)避合同中存在的矛盾和風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)明確合同風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任追究制度，以責(zé)任倒逼合同簽訂及審核人員嚴(yán)格制定及審核合同內(nèi)容。對(duì)于后期合同中產(chǎn)生的糾紛等，需建立完善的閉環(huán)機(jī)制，將糾紛和問題合理解決，避免糾紛和問題給采辦經(jīng)費(fèi)帶來進(jìn)一步的損失。

3結(jié)束語

在非電子商務(wù)或互聯(lián)網(wǎng)還未普及的時(shí)代，采購(gòu)環(huán)節(jié)中的經(jīng)費(fèi)時(shí)長(zhǎng)存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、道德風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等都時(shí)時(shí)圍繞著采購(gòu)工作，其中道德風(fēng)險(xiǎn)在部分單位內(nèi)部成了一種潛在的規(guī)則。信息技術(shù)和電子商務(wù)普及之后，科研單位可以建立公開透明的信息平臺(tái)，讓采購(gòu)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都曬在陽光下，經(jīng)費(fèi)的使用去向可以較好地被系統(tǒng)記錄、合同內(nèi)容能實(shí)時(shí)地被查詢、采購(gòu)價(jià)格能夠在市場(chǎng)價(jià)格的指導(dǎo)下進(jìn)行對(duì)比分析、供應(yīng)商不再局限于本地區(qū)范圍內(nèi)等，這些都使得科研單位能夠更好地規(guī)避科研設(shè)備在采辦過程中出現(xiàn)的經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)問題，使得財(cái)務(wù)部門能夠更加有效地控制預(yù)算經(jīng)費(fèi)的使用情況。

參考文獻(xiàn)

[1]張志軍，項(xiàng)目管理視角下科研經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控措施研究[J].科技進(jìn)步與對(duì)策.2016，（4）：18.

[2]王金妹，王愛華，朱霖昊，高校科研經(jīng)費(fèi)管理風(fēng)險(xiǎn)分析及評(píng)估[J].財(cái)務(wù)與金融.2016，（5）：40.

[3]李舸.國(guó)家科研經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理探討[J].管理觀察，2016，（33）：85.

[4]周尊麗，高顯揚(yáng).基于風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向的財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)管方法研究[J].財(cái)政監(jiān)督，2016，（20）：37.

[5]李國(guó)榮，王斌華.科研單位試劑耗材采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2016，（33）：130.