于品端
摘要:現(xiàn)代管理理論認(rèn)為,采購(gòu)是以最有效的方式在合適的時(shí)間,以合適的質(zhì)量、合適的數(shù)量與合適的價(jià)格提供所要求的供應(yīng),并負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理,從而對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略作出貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞:石油開采企業(yè);采購(gòu);價(jià)值鏈增值
一、采購(gòu)在價(jià)值鏈中的職能
傳統(tǒng)的采購(gòu)(Purchasing)定義一般指“指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取服務(wù)或產(chǎn)品作為企業(yè)資源,以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)”。采購(gòu)的過程包括收到材料請(qǐng)購(gòu)單、與供應(yīng)商的談判、下訂單、接收所訂購(gòu)貨物、付款等。
現(xiàn)代管理擴(kuò)充了采購(gòu)的定義,更多的用“Procurement”一詞代替“Purchasing”;即由組織的某單元執(zhí)行的過程,該單元可以是獨(dú)立的職能部門,也可以是供應(yīng)鏈中的一部分負(fù)責(zé)采購(gòu)或協(xié)助用戶采購(gòu);要求以最有效的方式在合適的時(shí)間,以合適的質(zhì)量、數(shù)量與價(jià)格提供所要求的供應(yīng),并負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理,從而對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略作出貢獻(xiàn)。
一般石油開采企業(yè),主要從事原油及天然氣的勘探、開發(fā)和開采活動(dòng),最終的產(chǎn)品是開采出來的原油,將原油賣給下游企業(yè),從而獲得利潤(rùn)。價(jià)值鏈中支持性活動(dòng)部門包括企業(yè)基礎(chǔ)實(shí)施的財(cái)務(wù)部門、行政部門,人力資源部門,采購(gòu)部門等;基本活動(dòng)部門也是油企的核心部門包括地質(zhì)勘探部門、鉆井部門、生產(chǎn)部門。
二、采購(gòu)過程
采購(gòu)從需求部門的請(qǐng)購(gòu)單開始來“識(shí)別需求”并“定義需求”,這就要求請(qǐng)購(gòu)單上的需求信息準(zhǔn)確明了,如果是貨物需求,詳細(xì)定義需求的數(shù)量,產(chǎn)品規(guī)格型號(hào),必要時(shí)隨附圖紙及數(shù)據(jù)表等技術(shù)資料;如果是服務(wù)需求,則需要詳細(xì)定義工作范圍,以及服務(wù)完成后需要提交的報(bào)告及其他材料的要求。除此之外,還需要注明產(chǎn)品及服務(wù)需要的時(shí)間,交付時(shí)間對(duì)于采購(gòu)也是一個(gè)重要因素。
當(dāng)采購(gòu)收到需求之后,以自己的專業(yè)技能“識(shí)別需求”,對(duì)需要加以分析。
采購(gòu)“識(shí)別需求”之后,將在市場(chǎng)上搜尋識(shí)別潛在的供應(yīng)商,并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估即“評(píng)估供應(yīng)商”,對(duì)其相關(guān)資質(zhì)及業(yè)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)業(yè)績(jī)進(jìn)行考察。如果通過考察則可以進(jìn)入詢價(jià)或招標(biāo)清單。當(dāng)采購(gòu)收到所有報(bào)價(jià)之后進(jìn)行評(píng)定和比較,并進(jìn)行澄清和商務(wù)談判,以獲得更多的權(quán)利。根據(jù)談判結(jié)果進(jìn)入到“制定合同條款”的階段。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部審批流程批準(zhǔn)之后,合同被授予供應(yīng)商,確保供應(yīng)商簽署合同,使之生效。接下來進(jìn)行的是合同的具體執(zhí)行階段以及后續(xù)的供應(yīng)商管理階段。
三、采購(gòu)的作用
石油開采企業(yè)由于其專業(yè)性強(qiáng),運(yùn)營(yíng)成本高,作業(yè)風(fēng)險(xiǎn)高,同時(shí)所需求的產(chǎn)品和設(shè)備具有非標(biāo)性(經(jīng)常會(huì)有專門為某一項(xiàng)目針對(duì)某一區(qū)塊的特點(diǎn)甚至某一口井特別定制的設(shè)備或工具及材料),采購(gòu)單價(jià)高,技術(shù)復(fù)雜。從而使采購(gòu)的作用更為特殊,對(duì)采購(gòu)的要求尤其高。
從運(yùn)營(yíng)層面上來說,采購(gòu)的任務(wù)包含如下幾方面:
(一)對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)控、通過市場(chǎng)調(diào)研,識(shí)別潛在的供應(yīng)源。采購(gòu)部門除了采購(gòu)的職能,還兼具有尋源的職能。日常采購(gòu)中,石油開采企業(yè)都是歡迎更多的有資質(zhì)的能以合理的價(jià)格提供質(zhì)量滿足要求的貨物和服務(wù)的供應(yīng)商??傊?,采購(gòu)會(huì)夠通過多途徑識(shí)別供應(yīng)源,為企業(yè)的物資及服務(wù)購(gòu)買提供更多的選擇。
(二)通過招投標(biāo)、詢比價(jià)等方式選擇并確定合適的供應(yīng)商。在進(jìn)行供應(yīng)商確定時(shí)價(jià)格不一定是唯一的因素,有時(shí)評(píng)標(biāo)策略會(huì)綜合從技術(shù)、商務(wù)、以及安全方面進(jìn)行綜合考慮,最終確定合適的供應(yīng)商;對(duì)于簡(jiǎn)單的貨物及服務(wù)可以單純考慮價(jià)格因素。
(三)在日常采購(gòu)中,與供應(yīng)商談判,并制定買賣雙方交易合同的條款和條件。采購(gòu)與供應(yīng)商的就某單一采購(gòu)事項(xiàng)的談判不只是就價(jià)格的高低談判,同時(shí)還包含質(zhì)保期、交貨期,檢驗(yàn)條款,以及免費(fèi)儲(chǔ)存時(shí)間,運(yùn)輸條款以及適合產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)陌b問題,付款條款,稅務(wù)問題,缺陷責(zé)任,合同的終止及保險(xiǎn)條款等。
(四)進(jìn)行訂單跟催及合同管理,確保貨物、服務(wù)的及時(shí)交付。保證石油開采企業(yè)生產(chǎn)作業(yè)、鉆機(jī)作業(yè)、工程建設(shè)等各部門工作的順利進(jìn)行。
(五)處理日常行政事務(wù),對(duì)于整個(gè)采購(gòu)流程進(jìn)行記錄并留存文檔,除了紙質(zhì)版的文件存檔,還需要對(duì)各種電子文件如郵件往來進(jìn)行保存。以備將來審計(jì)公司的查詢和調(diào)取。
(六)對(duì)供應(yīng)商績(jī)效考核。在評(píng)估供應(yīng)商的時(shí)候,應(yīng)該聯(lián)合使用部門、財(cái)務(wù)部門以及安全部門等對(duì)供應(yīng)商所提供貨物或者服務(wù)的質(zhì)量、配合度、交付的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和發(fā)票的準(zhǔn)確率,安全管理等方面進(jìn)行記錄并分析。供應(yīng)商績(jī)效考核可以是季度也可以是半年的,或者年度考核。供應(yīng)商考核的結(jié)果可以為企業(yè)今后的采購(gòu)決策做參考和依據(jù)。
四、結(jié)論
在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和管理理論下,采購(gòu)不僅是“買東西,談價(jià)格”,而是企業(yè)整體運(yùn)作的一個(gè)環(huán)節(jié),是整個(gè)價(jià)值鏈的不可分割的組成部分,并起到為整個(gè)企業(yè)增值的作用。隨著國(guó)有企業(yè)改革在石油行業(yè)的不斷深入,行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也更加激烈。在這個(gè)背景下,能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來增值的采購(gòu)工作也必然更受關(guān)注,采購(gòu)的重要性也將為企業(yè)管理者所重視。
參考文獻(xiàn):
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