郭向欣

【摘 要】眾所周知，檔案是極其重要的信息資源，并且也是單位發(fā)展中不容或缺的組成部分與內(nèi)容，尤其是檔案收集工作。其中在基層單位檔案收集中存在非常多的缺陷與不足，無(wú)法真正保證檔案信息資源的完善性與有效性，并且也無(wú)法保證檔案的真實(shí)性，這對(duì)基層單位的發(fā)展而言具有一定的阻礙。故此，在新時(shí)期下需要加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案收集的分析與了解，探其原因，提出措施，真正實(shí)現(xiàn)基層檔案收集工作的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】基層單位；檔案收集；問(wèn)題；對(duì)策

從屬性分析，檔案是一項(xiàng)歷史記錄載體，也是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的主要反映，是極其重要的信息資源，在基層單位的發(fā)展中，檔案收集工作具有重大的現(xiàn)實(shí)意義，這不僅關(guān)系到基層單位的發(fā)展，甚至也關(guān)系到基層單位歷史記錄的完整性。目前，積極分析基層檔案收集工作意義重大，還需要采取有效的對(duì)策進(jìn)行改善，充分發(fā)揮出基層檔案的有效性，將其難點(diǎn)加以改善，推動(dòng)我國(guó)基層單位的發(fā)展。

一、目前基層單位檔案收集存在的問(wèn)題

1.檔案收集門類不齊全

根據(jù)筆者的調(diào)查與分析，在近幾年檔案門類不齊全現(xiàn)象層出不窮，且這一現(xiàn)象在基層單位表現(xiàn)的最為明顯，比如鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的檔案主要分為四種類型，分別是文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案，這四類檔案資料缺一不可，但是很多基層單位檔案收集中僅僅對(duì)文書檔案與會(huì)計(jì)檔案資料加以收集，導(dǎo)致其它檔案資料有所遺失。或者對(duì)于基層機(jī)關(guān)單位，依據(jù)職能其檔案類型眾多，包括了文書檔案，信訪檔案、新聞檔案，但是在檔案收集的過(guò)程中并不重視新聞檔案（即各類會(huì)議報(bào)告、演講稿、照片資料等），無(wú)法真正保證檔案收集資料的全面性。

2.檔案收集內(nèi)容不完善

只有真正保證檔案收集資料的完善性、真實(shí)性才能真正發(fā)揮出檔案資料收集的意義，目前，在基層單位檔案收集中，因收到收集資料的限制或者檔案收集人員自身的影響，導(dǎo)致大多數(shù)檔案資料收集不完善，有的材料有上文無(wú)下文，有的資料有附件沒(méi)有正文，有的有批復(fù)但是沒(méi)有請(qǐng)示，如此一來(lái)，則無(wú)法真正將某一項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程加以展現(xiàn)，無(wú)法發(fā)揮出檔案的重要作用與價(jià)值。

3.檔案數(shù)量出現(xiàn)懸殊

根據(jù)分析與研究，有諸多基層單位所收集的檔案資料均為上級(jí)部門所下發(fā)的文件，但是對(duì)于某些會(huì)議中領(lǐng)導(dǎo)人員的講話、會(huì)議記錄、會(huì)議照片等資料卻沒(méi)有進(jìn)行收集，還有一種情況便是在基層單位檔案管理中，會(huì)出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象的發(fā)生，無(wú)法保證檔案資料的完善性，甚至同一門類檔案數(shù)量存在一定的差距，無(wú)法體現(xiàn)出檔案收集資料的有效性。

二、基層單位檔案收集出現(xiàn)問(wèn)題的原因

1.缺乏對(duì)檔案收集的認(rèn)識(shí)與了解

在諸多基層單位，其領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有清楚的認(rèn)識(shí)到檔案收集的重要性，并且沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案收集所帶來(lái)的現(xiàn)實(shí)意義，導(dǎo)致檔案收集工作出現(xiàn)問(wèn)題未及時(shí)解決。甚至還有部分領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為只要將重要的檔案資料進(jìn)行收集即可，無(wú)關(guān)痛癢的資料不需要進(jìn)行收集，如此一來(lái)則在一定程度上喪失檔案收集的現(xiàn)實(shí)意義。

2.未制定完善的檔案收集制度

因?yàn)槭艿阶陨硪蛩匾约捌渌蛩氐挠绊?，所以在大多?shù)基層單位檔案收集中沒(méi)有制定切實(shí)有效的規(guī)章制度，并沒(méi)有沒(méi)有對(duì)哪一類檔案收集與歸納進(jìn)行明確設(shè)置，在檔案人員收集的時(shí)候無(wú)法可依，檔案收集工作受到影響。與此同時(shí)，雖然部分基層單位設(shè)置了檔案收集制度，但是卻不符合實(shí)際的發(fā)展情況，或從其它單位照搬而來(lái)，或從其它企業(yè)挪用而言，沒(méi)有與自身性質(zhì)相互聯(lián)系，導(dǎo)致制度管理趨于形式化。

3.檔案管理人員素養(yǎng)過(guò)低

在檔案收集過(guò)程中，其檔案管理人員的素養(yǎng)與技能關(guān)系到了其收集的質(zhì)量與重要性，但是在基層單位中，因缺乏對(duì)檔案收集的重視，很多情況下沒(méi)有給予檔案人員正確的培訓(xùn)與教育，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，甚至部分基層單位的檔案人員身兼數(shù)職，在檔案收集中缺乏精力與時(shí)間，收集過(guò)程中態(tài)度散漫，敷衍了事，嚴(yán)重影響檔案資料收集的有效性。

三、新時(shí)期基層檔案收集工作的改善對(duì)策

1.提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案收集意識(shí)

只有保證基層單位領(lǐng)導(dǎo)者樹(shù)立正確的檔案收集意識(shí)與觀念，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案收集的完善性、規(guī)范性與全面性?；鶎訂挝坏念I(lǐng)導(dǎo)者需從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，認(rèn)識(shí)單位發(fā)展與檔案管理之間的關(guān)系，并且檔案部門要采取多種渠道與方法，為領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案收集工作的重要性，使其明白檔案收集的重要性與完善性，在日后工作中給予檔案收集工作肯定與支持，為檔案收集奠定理論基礎(chǔ)與保障。

2.制定有效的檔案歸檔制度

在基層單位檔案收集中需要依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度才能推動(dòng)檔案收集的完善性，所以積極制定基層單位檔案收集制度與歸納制度至關(guān)重要，這樣一來(lái)能夠真正保證檔案資料的完善性、檔案資料收集的即時(shí)性。檔案管理部門需要結(jié)合現(xiàn)階段的發(fā)展情況，針對(duì)性的制定有效的檔案歸檔與收集制度，并且還需要經(jīng)過(guò)審核通過(guò)，將其作為檔案人員考核的主要內(nèi)容，進(jìn)而提高檔案收集人員的積極性。

3.提高檔案管理人員的基本素養(yǎng)

誠(chéng)如上文所言，檔案管理人員的素養(yǎng)關(guān)系到了檔案收集工作的好壞，尤其在新形勢(shì)下，基層單位需要清楚的認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并積極提高檔案管理人員的素養(yǎng)，基層單位檔案部門需針對(duì)性的開(kāi)展培訓(xùn)與教育模式，以提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)能力為主，或者將培訓(xùn)與教育的成果與績(jī)效考核相互聯(lián)系，提高檔案人員的學(xué)習(xí)積極性?；鶎訂挝坏臋n案部門還需要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，杜絕各類兼職人員的現(xiàn)象，可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)外招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案收集工作補(bǔ)充新鮮血液。

4.提高檔案收集途徑的多樣化

在基層單位中其檔案資料類型比較多，且具備專業(yè)性，因?yàn)槊恳环輽n案材料的性質(zhì)不同，所以很多情況下需要具備專業(yè)知識(shí)的檔案人員進(jìn)行收集。其中假如將部門中的檔案材料均上交到單位的檔案室之中，那樣不僅會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，還會(huì)提高檔案收集者的工作量，無(wú)法真正保證檔案收集質(zhì)量。因此筆者認(rèn)為，在基層檔案收集過(guò)程之中，需要嚴(yán)格遵循檔案收集的規(guī)律，要對(duì)檔案文件材料進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)檔案收集各個(gè)環(huán)節(jié)的完善性，不論是收集、積累還是歸檔，均要保持有效性。這樣一來(lái)，基層單位檔案資料收集具有多元化，并且可以真正提升其收集效率。

四、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期積極做好檔案管理與收集工作是基層單位發(fā)展的基礎(chǔ)，其中需清楚的認(rèn)識(shí)到檔案收集中存在的缺陷與不足，并探其原因，加以解決，真正從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，另外還需要保證基層單位檔案收集工作的延伸性，基層單位工作到哪一地步，那么檔案工作需要延伸到哪一底部，只有真正做到這一點(diǎn)，才可以為基層單位的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。在本文中，筆者主要從四個(gè)部分展開(kāi)論述，分別是提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案收集意識(shí)、制定有效的檔案歸檔制度、提高檔案管理人員的基本素養(yǎng)、提高檔案收集途徑的多樣化，如此才能完善基層單位檔案收集工作。

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