趙曉波

（吉林大學(xué) 商學(xué)院，長(zhǎng)春 130012）

[摘 要]學(xué)院辦公室是學(xué)院的管理中樞，學(xué)院辦公室信息管理如何更加富有效率，是信息社會(huì)背景下學(xué)院快速發(fā)展不得不面對(duì)的問題。本文從學(xué)院辦公室信息管理的需要出發(fā)，探討如何巧妙利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，創(chuàng)新學(xué)院辦公室信息管理模式，以期提升學(xué)院辦公室管理工作的水平，更好地服務(wù)于教學(xué)與科研。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；學(xué)院辦公室；信息管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.042

[中圖分類號(hào)]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-00-01

1 學(xué)院辦公室信息管理工作的特點(diǎn)

1.1 指導(dǎo)性

指導(dǎo)性是將學(xué)校主管機(jī)關(guān)的通知、任務(wù)、指示等信息，及時(shí)以不同的載體轉(zhuǎn)達(dá)、下發(fā)、傳遞到學(xué)院的各個(gè)部門，保證學(xué)院各部門及時(shí)了解、領(lǐng)會(huì)有關(guān)政策、精神，做好各自的工作，從而使教學(xué)和科研工作能夠正常開展。

1.2 服務(wù)性

一是為學(xué)校主管部門服務(wù)，通過報(bào)送信息，使上級(jí)機(jī)關(guān)掌握學(xué)院的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)；二是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，通過信息的收集、整理和反饋工作，提供有價(jià)值的信息，供學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)進(jìn)行參考；三是為學(xué)院各部門服務(wù)，通過向各部門下發(fā)信息，指導(dǎo)各部門工作。

1.3 時(shí)效性

要發(fā)揮信息的使用價(jià)值，就必須保證信息的時(shí)效性，特別是那些動(dòng)態(tài)性、趨向性的信息。辦公室人員快速將各類信息歸納整理，并及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)和教工，讓他們了解所需信息，方便有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)把控局面，指導(dǎo)工作，也方便教工開展相關(guān)工作。

1.4 綜合性

學(xué)院作為教學(xué)和科研單位，各類信息在學(xué)院內(nèi)外集散。大量信息都是極具前沿性的知識(shí)成果，信息管理工作就是要將這些原始信息進(jìn)行分類整理，深入發(fā)掘，篩選歸納，形成綜合信息，為學(xué)院管理提供有價(jià)值的、可供領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。

1.5 新穎性

學(xué)院是教學(xué)與科研基地，教師為了傳授行業(yè)領(lǐng)先的知識(shí)、解決專業(yè)難題，需要廣泛收集最新的信息，不斷利用嶄新的知識(shí)來激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，拓寬學(xué)生的學(xué)術(shù)視野。同時(shí)，通過海量信息的萃取，提煉有益于科研進(jìn)展的最新知識(shí)成果。這些新穎的信息也推動(dòng)著學(xué)院管理信息不斷跟進(jìn)、更新。

2 學(xué)院辦公室信息管理架構(gòu)的建設(shè)

2.1 構(gòu)建學(xué)院信息網(wǎng)絡(luò)，動(dòng)態(tài)掌握學(xué)院內(nèi)部信息

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有交互性和多媒體性的特點(diǎn)，因而在信息管理過程中，信息管理者和師生之間均可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行雙向交流，包括QQ群、微信群、電子郵件、公告板、討論組和網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等。尤其是智能手機(jī)的普及，可以以學(xué)院、系、班為單位，建立不同功能的微信群，在學(xué)院內(nèi)部形成一個(gè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，提高信息收集和傳遞的效率。另外，學(xué)院辦公室在信息管理工作中還要完善信息管理制度，確保信息本身的準(zhǔn)確度以及傳遞的時(shí)效性。

2.2 拓寬信息交流渠道，促進(jìn)學(xué)院內(nèi)外信息溝通

學(xué)院辦公室的信息管理工作不僅僅要統(tǒng)籌學(xué)院內(nèi)部的各種信息，還要與學(xué)校內(nèi)外的信息進(jìn)行交流。作為人才培養(yǎng)的基地，學(xué)院必須密切關(guān)注社會(huì)所需人才的需求信息，及時(shí)發(fā)布社會(huì)用人單位的人才招聘信息，增加畢業(yè)生的就業(yè)機(jī)會(huì)；同時(shí)，還可以按照社會(huì)需求，發(fā)布招生信息，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展培養(yǎng)急需的專業(yè)人才。

2.3 采集整理海量信息，提供有價(jià)值的信息服務(wù)

學(xué)院教學(xué)科研信息量大、面廣、內(nèi)容繁雜、但并非每種信息都是有價(jià)值的，學(xué)院辦公室在進(jìn)行信息管理工作時(shí)，還要對(duì)各類信息進(jìn)行篩選、整理、歸納、分析、研究，為教師和學(xué)生提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

3 基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)環(huán)境下學(xué)院辦公室信息管理工作的成效

3.1 轉(zhuǎn)變了管理模式

利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了管理信息的雙向溝通，通過信息的交流和分享，實(shí)現(xiàn)了學(xué)院辦公室信息管理模式由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。

3.2 提高了辦公效率

基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了辦公手段從有紙化的方式向無紙化的方式轉(zhuǎn)變，如課程安排、會(huì)議安排、考試安排、招生招聘通知、校內(nèi)文件、非密級(jí)的文件傳閱以及校內(nèi)各部門的信息資料上報(bào)等，都可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迅速而準(zhǔn)確地傳送到各個(gè)辦公室和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的手中，既方便、快捷、高效，同時(shí)又為學(xué)院節(jié)省了人力、物力和財(cái)力，大大提高了辦公室工作的質(zhì)量和效率。

3.3 促進(jìn)了管理民主化

利用學(xué)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，學(xué)院提供了一個(gè)參與學(xué)院管理的虛擬空間，實(shí)現(xiàn)了人人參與、民主管理和民主監(jiān)督的目標(biāo)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，既消弭了管理者與被管理者的距離，方便教職員工了解全院的基本情況，積極參與學(xué)院管理，增強(qiáng)責(zé)任感，便于落實(shí)學(xué)院管理措施。同時(shí)，還實(shí)現(xiàn)了廣大教職員工對(duì)管理者的民主監(jiān)督，有利于學(xué)院各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。

3.4 實(shí)現(xiàn)了決策科學(xué)化

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為教職員工提供了一個(gè)參政議政、建言獻(xiàn)策的溝通渠道，可以讓教職員工對(duì)關(guān)系學(xué)院建設(shè)和發(fā)展的問題進(jìn)行思考、發(fā)表意見，為學(xué)院的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，讓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)從教職員工的意見中吸取有益于決策的建議；網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)也為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供了一個(gè)集思廣益、廣開言路的信息通道。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)可以通過網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)了解和掌握全院的教學(xué)科研動(dòng)態(tài)、師生員工的思想狀態(tài)，并獲得真實(shí)、可靠、新穎的信息，從而實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化。

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是高校學(xué)院辦公室信息管理可利用的重要抓手，也是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代必須合理利用的現(xiàn)代管理手段。學(xué)院的信息管理應(yīng)更快適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的潮流，構(gòu)建更加高效的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)，不斷提升網(wǎng)絡(luò)使用效能，創(chuàng)新學(xué)院信息管理模式。

主要參考文獻(xiàn)

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