李燕

摘 要： 高校教學秘書在高校教學管理中占有很重要的地位，是高校教務系統(tǒng)與二級學院之間、教師與學生之間的樞紐。教學秘書的素質與能力直接影響教學管理水平，對于穩(wěn)定教學秩序、提高教學質量起著重要的作用。

關鍵詞： 教學秘書 教學管理 工作職責

作為高等院校負責日常教學管理的基層執(zhí)行者，教學秘書是不可缺少的。高校教學秘書的基本職能是協(xié)助院教務處及系主任處理日常的教學活動，做好參謀、服務、協(xié)調、監(jiān)督和管理等工作。教學秘書是聯(lián)系教務處、系部領導、教師和學生之間的橋梁與紐帶，對保證高校教學的正常運行起著至關重要的作用。

一、教學秘書的崗位職責及工作性質

“教學是立校之本，科研是強校之路”，教學工作是高校重中之重的工作。教學管理水平和質量直接影響教學工作效果，進而影響高校的根本任務——人才培養(yǎng)的完成。教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執(zhí)行者，教學秘書高效細致的工作，是保證教學正常運行的基礎，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用，它是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調左右、溝通信息和改善關系的作用。因此，教學秘書工作政策性強、業(yè)務性強、服務性強、時間性強，工作繁雜，責任重大。教學秘書的工作職責如下：

（一）協(xié)助相關領導做好教學管理相關工作。

教學秘書作為教學管理工作各環(huán)節(jié)的實際操作者，負責傳達學校的教學工作相關通知及信息給各教研室或學生，并協(xié)助主管教學領導完成學校教學安排。協(xié)助領導完成相關教學管理文件、計劃、通知、總結等文字材料的起草；對于教師或學生提出的各種意見或建議，及時匯總向主管教學領導匯報，確保及時解決問題并反饋給相關教師或學生。

（二）日常教學管理相關工作。

教學秘書負責各學期授課計劃、各專業(yè)教學實施計劃、教師授課進度的匯總和上報工作及任課通知單的制作及發(fā)放；負責教學行政歷及學期課表編排、發(fā)放，協(xié)調安排教師的調課、停課及任課教師的更換；收集、反映教師關于課程安排等方面的意見；負責教學管理系統(tǒng)中本系各相關數(shù)據(jù)信息的登統(tǒng)、上傳工作；負責協(xié)助教研室落實教材、講義和教學參考資料等工作；協(xié)助輔導員做好教材的發(fā)放；負責核算并上報本系教師工作量、教師業(yè)績工資計算工作；協(xié)助系領導做好畢業(yè)實習、畢業(yè)論文的布置、檢查、評價等工作；協(xié)助領導及各教研室主任對任課教師的教案進行檢查，并收集整理教案檢查表；負責信息采集平臺資料的上報；負責匯集和保管學生評教調查表和教師評教調查表，并認真做好匯總；日常教學值班及檢查等工作。

（三）考務學籍管理相關工作。

負責學生各種考試的考務工作及學生成績的統(tǒng)計、制表和上報；負責學生學籍相關工作，負責學生信息的收集、畢業(yè)證發(fā)放等工作。

（四）教學相關文件資料的歸檔保存工作。

負責匯集和保管學院（系）各專業(yè)教學計劃、各課程教學大綱；負責各專業(yè)實驗計劃的匯總、上報工作及實驗教學日志、實驗安全記錄表和實驗安全措施執(zhí)行記錄表、實驗（訓）室實驗（訓）記錄表、實驗實訓報告等表格的收集整理歸檔；負責本系專、兼職教師的檔案資料整理工作；負責教學過程中其他一切相關資料的整理和歸檔。

二、教學秘書應具備的工作素養(yǎng)

教學秘書在教學管理中具有不可忽視的作用，教學秘書工作完成狀況，直接關系到整個學校的教學管理工作效率。如果教學秘書沒有對自己的工作職責與人物形成正確的認識，那么必然會影響管理工作的有效開展，從而影響學校的教學質量。所以，要保證教學管理工作的順利進行，教學秘書就要在清楚認識工作職責與作用的基礎上，不斷提高自身的綜合素質，這樣才能滿足社會的發(fā)展需求。在教學管理工作中，教學秘書占有很重要的位置，是高校教務系統(tǒng)與二級學院之間、教師與學生之間的樞紐。教學秘書的素質與能力，直接影響教學管理水平，對于穩(wěn)定教學秩序、提高教學質量起著重要的作用。

（一）愛崗敬業(yè)，認真做好教學管理工作。

教學秘書工作是全校教學管理工作的基層，其工作的完成效果直接影響著院系教學活動的質量，因此，教學秘書要充分認識到這份工作的重要性，以為學校教學提供優(yōu)質的服務作為立足點，以飽滿的熱情投入工作，將此項工作作為自己的事業(yè)打拼，兢兢業(yè)業(yè)，積極努力，愛崗敬業(yè)地做好每一項工作，樹立良好的職業(yè)觀、人生觀和價值觀。

（二）加強教學管理相關專業(yè)知識的學習。

高校的教學管理是有序的、不間斷的一個過程，具有鮮明的周期性和較強的時間性，對于其中的每一個環(huán)節(jié)所對應的每一道程序，教學秘書都必須結合學校相關教學管理文件要求深入鉆研，掌握教學管理活動的流程，增強業(yè)務能力，對突發(fā)事件能夠做出及時的反應并將問題加以解決；必須有較強的社交表達能力和專業(yè)基礎能力，對課程之間的聯(lián)系做到心中有數(shù)，還要熟練掌握各種管理辦法，抓重點，分輕重，有計劃、有步驟地開展工作，做到忙中有序，不急不躁地解決各種問題。所以，勤于學習和善于學習是教學秘書做好本職工作的必備條件。

（三）增強服務意識，不斷提高教學管理水平。

教務工作是學校教學管理工作的基石，同時是一項服務性的工作，這就要求教學秘書必須堅持以學生為本，圍繞教師的教學和學生的學習開展各項工作，把真心服務師生作為工作的出發(fā)點，做好各項行政服務工作。在實際工作中，或多或少都會遇到些困難，這就需要教學秘書在日常工作中深入了解不同群體的需求，對存在的問題及時解決，要牢固樹立教務無小事的理念，虛心聽取意見，對存在的問題耐心地解釋，增強服務意識，力求做到為院系領導服務，為教學科研服務，為師生服務。

（四）高度的工作責任心和強烈的事業(yè)心。

教學秘書是在教學最前線的人員，其工作有著范圍廣、事情雜、任務重的特點，同時還需要協(xié)調好教與學、學與管之間的關系，這些煩瑣的工作在整個教學管理過程中起著十分重要的作用，這就需要教學秘書有樂于奉獻的精神、強烈的責任意識，保持高度的工作熱情和樂觀的態(tài)度，勇于吃苦，全身心地投入工作，事無巨細，每一項工作都要一絲不茍地完成。比如教學計劃的調整、教材的征訂工作、期末學生考試安排等，教學秘書要抱以嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從而更好地履行管理育人的職責。

（五）需要一定的檔案管理知識和現(xiàn)代信息化知識。

教學秘書在日常工作中需要對學生的成績檔案、畢業(yè)設計報告、教學計劃、教師科研材料和其他各種與教學有關的文件進行存檔，這就需要教學秘書具備一定的檔案管理知識，這樣才能對各種檔案進行分類、編號后加以管理，以便后期需要相關材料時不會出現(xiàn)無從下手的情況?，F(xiàn)在社會科技飛速發(fā)展，教學管理水平隨之不斷提高，教學秘書的很多工作則慢慢向信息化處理靠攏，因此，教學秘書還要熟悉與教學管理相關的各種軟件，掌握基本的信息化辦公軟件使用方法，從而更好地適應當今社會發(fā)展需求，同時對自身的教學管理工作加以改善。

綜上所述，隨著我國教育體制改革的不斷深入，教學管理工作變得日益復雜。要不斷提高教學秘書的綜合素質與能力，發(fā)揮其在教學管理中的作用，這樣不僅可以有效提高學校的工作效率，還可以促進學校教學質量的提高。社會不斷進步，要求高校輸送更多的優(yōu)秀人才。高校教學秘書在高校教學管理中占有很重要的地位，要求教學秘書認清職責，加強學習，勇于創(chuàng)新，不斷提高自身素質，為高等院校的發(fā)展做出更大的貢獻。

三、高校教學秘書在教學管理中的作用

當前高校教學秘書作為高等學校教育教學中一個不可或缺的角色，在學校日常工作中起著承上啟下的作用。教學秘書的主要工作職責是協(xié)助學院辦公室主任做好學院的各項行政工作，其工作內(nèi)容涉及文件、信息、資產(chǎn)管理；組織大型行政工作會議的記錄，起草或下達學院通知；督促檢查行政工作計劃、辦公會決議事項的落實情況并將情況及時反饋給領導；接待來學院咨詢、訪問或調研的學生家長、教職工家屬或其他外單位人員；處理各種突發(fā)事件等學院行政工作的方方面面。高校教學秘書在教學管理中處于最基層，在日常工作中需要經(jīng)常與教師和學生接觸，因此成了連接教師、學生和教務三者之間的橋梁，具有溝通和協(xié)調的重要作用。教學秘書在教學管理中的作用如下：

（一）服務的作用。

教學秘書是教學過程中各個環(huán)節(jié)順利展開的重要保障。教學秘書的工作貫穿于教學過程的各個環(huán)節(jié)，從教學處生成教學任務、下達到各院系等教學單位，到教學單位對教學任務進行安排實施，以及教學任務結束后對教學成果的考核驗收，都離不開教學秘書的安排、督促、檢查與總結。

（二）主管領導的助手和參謀的作用。

教學秘書是主管教學領導的重要助手與參謀。教學秘書作為教學管理一線的基層管理者，不但要為廣大師生提供服務，而且是學校和院系之間的聯(lián)絡員，教學秘書的崗位職責決定了教學秘書參謀和助手的身份。這就要求教學秘書明確定位崗位職責，做好領導的助手與參謀，做好本部門的日常教學管理工作。在日常教學管理工作中，教學秘書不應該成為單純的干活機器，而要主動思考、主動解決問題。比如，教學秘書對教師教學情況，教學計劃在實施過程中出現(xiàn)的問題，學生對教學工作的意見與建議及通過教務處反饋得來的各類教學信息，要及時地加以收集、綜合、整理，并將結果提交給領導以供教學管理之需。

（三）橋梁與樞紐的作用。

教學秘書是學校與院系、院系與各職能處室、教師與學生、教師與輔導員之間的橋梁。教學秘書在教學管理中發(fā)揮著承上啟下、上傳下達的重要作用。學校的重要通知文件通過教學秘書轉達給院系相關領導，同時院系通過教學秘書與各個職能處室進行聯(lián)系，上交各種請示總結等材料。教師與學生、教師與輔導員的聯(lián)系大部分也是通過教學秘書完成的，如某位教師因故需要調課，向教研室及院系領導提出申請后，通過教學秘書通知給輔導員和學生，學生對教師的意見和建議也是通過教學秘書傳達給任課教師的。

（四）研究和監(jiān)控作用。

教學秘書作為基層管理者，還要協(xié)助院系領導對教師的教學過程、教學質量進行監(jiān)控。這就要求教學秘書對各專業(yè)的教學計劃了解熟悉，在教學過程中協(xié)助院系領導對各專業(yè)教學計劃的執(zhí)行情況、教師的教學質量和教學效果進行檢查，同時還要對學生的學習效果進行評估，針對自己所了解到的具體情況進行總結、分析和研究，積累好的經(jīng)驗教訓，研究分析出現(xiàn)的問題，一方面能夠促使自我在教學管理工作中形成意見，取得進步，另一方面能夠對院系的教學管理、教學手段和教學方法提出建議，匯報給院系領導作為其具體解決措施的一個參考值。充分地發(fā)揮這一方面的作用，需要教學秘書在平時養(yǎng)成多看多學多思的習慣，通過參與實際，將理論與實踐相結合，不斷地累積經(jīng)驗，思考具體問題后得出自己的見解，借以提高自身業(yè)務水平，同時保證教學秩序正常進行，進一步提高院系的教育教學質量。

（五）組織協(xié)調作用。

在教務管理工作中，教學秘書負責組織、落實各項教學工作，教學主管領導的工作一般是決策性、全局性、兼顧性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學秘書直接管理和落實。如排課、調課、征訂教材、落實教學計劃、安排各類考試、學生成績管理、畢業(yè)生結業(yè)資歷審查、結業(yè)證書和學位證書管理、核計教師工作量及教學津貼等，都要由教學秘書組織完成。同時，教學秘書也是教師、學生和教學職能部門之間的紐帶和橋梁，具有上傳下達、協(xié)調左右、溝通訊息、改善關系、互通環(huán)境、合理兼顧的作用，其協(xié)調職能闡揚得如何將對院的教學活動產(chǎn)生直接的影響。

（六）檔案建設作用。

教學秘書的工作是瑣碎、復雜的，從教學活動的不同角度和各個環(huán)節(jié)出發(fā)，每天除要收集大量的教學文件、各類教學文本外，還要收集和裝訂學生的試卷、畢業(yè)論文。很多教學資料信息都具有很強的時效性，這些教學資料不僅對過去具有收藏價值，對現(xiàn)在具有指導意義，而且對未來具有參考價值，對各環(huán)節(jié)教學工作具有良好的指導和借鑒意義，更是本科教學評估的原始素材。教學秘書必須及時、準確、高效地收集和匯總各類原始的教學信息和資料，建立教學檔案。

四、結語

高校教學秘書工作是一項綜合性很強的工作，在教學管理中的作用不可低估。學校應認識到教學秘書在教學管理中的工作職能和重要性，提高教學秘書的素質和能力，加強建設秘書隊伍，充分發(fā)揮其在穩(wěn)定教學秩序、深化教學改革、服務學校和師生方面的作用，全面推進教學管理的現(xiàn)代化規(guī)范化。

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