郝文君

【摘要】本文對人事檔案信息和人力資源管理關(guān)系進(jìn)行了分析，對人事檔案信息在人力資源管理中的作用作了簡要闡述，并就如何提升人事檔案信息在人力資源管理中發(fā)揮作用提出幾點(diǎn)策略，切實(shí)希望改善人事檔案信息在人力資源管理中的職能作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案信息；人力資源管理；作用分析

人事檔案信息在單位中起著人力資源管理整合的重要作用，是招聘人才和員工管理的主要途徑。人事檔案信息可以幫助公司便捷有效地挑選出符合公司崗位需求的人才，也能夠準(zhǔn)確掌握公司員工變動的實(shí)時情況，在人力資源管理中有著不可或缺的作用。但是人事檔案信息在實(shí)際中往往不能發(fā)揮效用，滿足不了人力資源管理的要求。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息化模式，對人力資源管理提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。在當(dāng)代公司員工管理中，人事檔案信息仍是提高人力資源管理效率的最主要方式，因此，如何提升人事檔案信息在人力資源管理中發(fā)揮的職能效用是目前急需研究的重點(diǎn)。

一、人事檔案信息在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案信息能夠?yàn)槿瞬耪衅阜桨柑峁﹨⒖家罁?jù)。根據(jù)人事檔案信息對應(yīng)聘人員進(jìn)行信息篩選和錄入，對單位人力資源管理部門制定人才招聘方案的重要參考依據(jù)。通過對人事檔案信息進(jìn)行分析，可以不斷更新招聘的標(biāo)準(zhǔn)和崗位的職能內(nèi)容，確保人才招聘的合理性與單位員工崗位適配性，最大限度地將人事資源效率利用起來。

（二）利用人事檔案信息合理配置人力資源。人事檔案信息包括員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能綜合素質(zhì)評價和工作績效等全方面反映員工整體情況，是人力資源管理部門配置崗位的重要依據(jù)。在進(jìn)行人力資源選拔和組織安排工作中，按照每個員工的個人能力和綜合素養(yǎng)合理調(diào)配分工，真正體現(xiàn)人力資源管理的職能效用。對于剛進(jìn)入公司的新員工，按照人事檔案信息所反映出的員工特點(diǎn)，合理制定符合員工發(fā)展的培訓(xùn)方案，能夠讓員工快速發(fā)揮出自身優(yōu)勢，確保人才的有序流動，推進(jìn)提高人力資源管理的水平。

（三）人事檔案信息可以為單位重要決策提供參考信息。人事檔案信息中員工績效考核等信息的記錄，是考察和對比不同員工工作效果的重要參考依據(jù)，與公司內(nèi)部的薪資待遇、福利保障和績效考核有密切的聯(lián)系。人事檔案信息對于員工的職位調(diào)整、薪資調(diào)整和福利獎懲等重要決策都是主要的參考信息，人力資源管理部門做好人事檔案信息的記錄工作能夠確保這些參考信息的公平公正性，對凝聚公司員工凝聚力和團(tuán)結(jié)性有直接作用。

二、提升人事檔案信息在人力資源管理中發(fā)揮作用的策略

（一）建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理模式，構(gòu)建電子信息化服務(wù)平臺。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息化手段在工作中的應(yīng)用日益增多。人事檔案信息管理工作的趨勢應(yīng)該向網(wǎng)絡(luò)自動化和電子信息化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)整個人力資源部門一體化管理，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將封閉的人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，形成動態(tài)式的人力資源管理系統(tǒng)。企業(yè)人力資源管理部門在發(fā)布招聘信息時，需要對應(yīng)聘人員的學(xué)歷和專業(yè)資格證書等資料進(jìn)行考察核對，通過建立相應(yīng)的電子信息查詢系統(tǒng)能夠有效提高人力資源管理的辦公效率。

（二）確保人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和實(shí)時性。人事檔案信息是企業(yè)單位反映員工個人信息、工作狀況的最直接體現(xiàn)，具有一定的權(quán)威性，因此，必須保證人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和實(shí)時性。具備真實(shí)性反映在人才招聘重要環(huán)節(jié)，許多應(yīng)聘人員通過偽造證據(jù)、杜撰工作經(jīng)歷的方式欺騙企業(yè)單位，如果不對人事檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行考證，那么勢必會影響人才招聘的效果。具備完整性才能充分體現(xiàn)出人才的工作能力、特長技能等優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案信息管理審核，對人力資源部門優(yōu)化企業(yè)員工配置有重要作用。具備實(shí)時性可以及時反映出單位員工的工資薪酬、職位變動等信息的變化，發(fā)揮人事檔案信息效用。

（三）加強(qiáng)溝通和信息傳達(dá)，發(fā)揮人事檔案信息的作用。提升人事檔案信息管理效用的一項(xiàng)重要手段就是加強(qiáng)各部門人員之間的溝通與聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息中存在的管理問題，不斷更新和完善人事檔案信息。比如，企業(yè)員工的職稱與信息填寫資料不符，人力資源管理部門須立刻核實(shí)情況，確保信息的準(zhǔn)確后，再進(jìn)行該員工的職稱評定。企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案信息管理人員的研究成果，充分發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的作用，確保企業(yè)單位工作的順利開展。

三、結(jié)語

在人力資源管理工作中，人事檔案信息是其中非常重要的一項(xiàng)環(huán)節(jié)，在招聘人才、管理企業(yè)單位員工過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著人事檔案信息管理模式的改革變化，人事檔案信息在人力資源管理工作中的作用愈發(fā)重要。為了提升人事檔案信息在人力資源管理中的作用，應(yīng)努力建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理模式，構(gòu)建電子信息化服務(wù)平臺，同時確保人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和實(shí)時性，加強(qiáng)溝通和信息傳達(dá)，充分發(fā)揮出人事檔案信息的作用。

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