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        提高行政機關(guān)文件管理效率的研究

        2017-06-07 00:54:30姚媛
        辦公室業(yè)務(wù) 2017年3期
        關(guān)鍵詞:提高效率

        姚媛

        【摘要】隨著我國經(jīng)濟的進步和社會的發(fā)展,人們的生活水平逐漸提高,節(jié)奏也逐漸加快。再加上高新技術(shù)以及計算機技術(shù)在人們生活與工作中的普及,未來的發(fā)展趨勢要求文件管理的效率必須提高。但是從整體來看,我國由于地域遼闊,百姓較為分散,很多地區(qū)受到地理位置和客觀條件的約束,在機械化的過程中遇到了很多難以想象的問題,甚至有些落后地區(qū)不能進行文件管理的電子化改革,這些傳統(tǒng)落后的局面嚴重降低了我國行政機關(guān)文件管理的整體效率。

        【關(guān)鍵詞】行政機關(guān);文件管理;提高效率

        文件管理早在100多年前就已經(jīng)受到了美國相關(guān)工作人員的重視,當時主要探討的相關(guān)話題是文件生命周期理論,在那個年代,人們認為文件管理的實質(zhì)是為了讓文件中的信息得到充分利用,直到其中的利用價值消耗殆盡而被損壞,或者是有一些具有永久價值的文件會被一直保存下去的整體過程。計算機技術(shù)的普及讓無紙化辦公具有更深層次的內(nèi)涵。當代進行無紙化辦公的意義主要是將知識作為管理主體,高新計算機技術(shù)只是管理的手段,目的也是為了提高管理的效率?,F(xiàn)在我們就需要對當代的文件管理進行深刻的思索,力圖通過優(yōu)化管理流程、加大客觀條件的投資、提高行政機關(guān)工作人員的素質(zhì)來提高文件管理效率。

        一、行政機關(guān)中文件管理的實際特征

        (一)科學性。行政機關(guān)一般來說是企業(yè)或者事業(yè)單位中文件聚集的地方,是為整個企業(yè)或者事業(yè)單位提供信息服務(wù)的場所,所以一般在行政機關(guān)中的文件管理都是科學規(guī)范、可靠有效的。

        (二)完整性。文件管理工作一般來說是對整個文件進行管理,不能因為特殊情況就只針對文件其中的一部分進行管理。尤其在行政機關(guān)中文件管理被視為尤為重要的事情,工作人員必須嚴格按照要求將整個機構(gòu)的所有文件進行科學有效的處理,才能達到文件管理的最終目的。

        (三)系統(tǒng)性。行政機關(guān)本身就是一個嚴格有序的機構(gòu),因此文件管理工作的流程也必須具有系統(tǒng)的規(guī)劃和管理。文件管理也是為了滿足行政機關(guān)各部門的要求才進行實施的,所以文件管理工作必須迎合各部門的需求,遵守各部門的規(guī)章制度,以此滿足行政機關(guān)對于文件管理的期待。

        (四)政治性和權(quán)威性。行政機關(guān)一般來說在某地都具有管理色彩和指揮色彩,各層行政機關(guān)的任務(wù)也是為了對地方的事件進行公平公正的決策管理和控制,只要在文件管理過程中保證文件傳遞的順暢性和文件本體的權(quán)威性,才能讓政府部門為百姓提供更好的服務(wù),受到更深的尊敬。

        二、提高行政機關(guān)文件管理效率的有效措施

        在當代計算機技術(shù)橫行的時代,任何工作是很難脫離計算機技術(shù)的。所以我們在學會利用計算機技術(shù)提高辦公效率的同時,不能僅僅停留在當前的狀態(tài),而應(yīng)該進一步思考,深入學習相關(guān)的文件管理理論知識,力圖通過優(yōu)化文件管理工作流程,改進文件管理工作相關(guān)細節(jié)來提高文件管理效率。

        (一)重視行政機關(guān)中文件管理理論知識的傳播,提升工作人員的整體素質(zhì)。行政機關(guān)應(yīng)該定期組織專業(yè)培訓課程,加強工作人員之間的交流與學習,建立完善的管理制度,強制工作人員參與理論課程,讓這些工作人員可以在工作之余體會到學習的快樂,掌握更完善更新潮的知識,自身的文化修養(yǎng)提高了,自身的工作能力與控制能力也就會隨之上升,最終實現(xiàn)高效的文件管理工作。如果每一個行政機關(guān)中的文件管理工作人員沒有充分認識自己的工作崗位和工作性質(zhì),在工作過程中只會考慮自己的工作細節(jié),反而忽視了與其他部門之間的合作與協(xié)調(diào),這樣只會適得其反,降低文件管理的效率。

        (二)完善行政機關(guān)文件管理工作的規(guī)章制度。一般來說,任何機構(gòu)在工作過程中都有自己的一套規(guī)章制度,是每一位工作人員都要履行的,因為只有對工作人員的工作進行嚴格的管理,工作流程才會具有嚴謹性,但是不可避免的很多工作人員為了追求嚴苛的工作制度,會在工作時缺失本應(yīng)該要有的靈活性。所以行政機關(guān)在設(shè)置文件管理規(guī)章制度時一定要考慮到實際工作中可能會遇到的各種問題,結(jié)合實際情況的方方面面,設(shè)置相應(yīng)的靈活區(qū)間,避免將簡單的工作變得復(fù)雜化,從而進一步提高文件管理工作的效率。

        (三)及時更新健全行政機關(guān)文件管理的工作環(huán)境。要想提高行政機關(guān)中文件管理的效率,一定要學會充分利用現(xiàn)有的先進科學技術(shù),全面實現(xiàn)文件的電子化管理。只有行政機關(guān)和文件管理部門不斷地加強基礎(chǔ)設(shè)施的投資,重視文件管理的工作環(huán)境,優(yōu)化工作內(nèi)部管理工具,努力建立一個合理的、高效的網(wǎng)絡(luò)互連體系、性能優(yōu)越的服務(wù)器、海量的存儲系統(tǒng)和信息共享平臺,購買一些質(zhì)量較好的資源數(shù)據(jù)庫,利用信息共享平臺,實現(xiàn)行政機關(guān)內(nèi)部文件管理的規(guī)范化和效率化。

        【參考文獻】

        [1]黃偉麗.提高行政機關(guān)文件管理效率的研究——以衡陽市交通運輸局為例[D].湖南師范大學,2013(11).

        [2]詹道潤.當前機關(guān)文件及管理工作中的問題與對策[J].檔案學通訊,1995(03).

        [3]楊霞.機關(guān)文件管理法制化建設(shè)的新成果——解讀《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》[J].北京檔案,2007(05).

        [4]王毅;陳智兵.日本文件中心的建設(shè)模式及其作用探析——基于日本公文書中間書庫管理制度研究[J].檔案學通訊,2016(01).

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