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        高校檔案管理中電子檔案管理探析

        2017-06-06 16:38:36林晨
        卷宗 2017年5期
        關鍵詞:應用措施

        林晨

        摘 要:在高校檔案管理過程中,電子檔案管理技術的應用,可以有效提升高校檔案管理工作效率與質量。然而,目前部分高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的時候,還存在較多難以解決的問題。因此,高校檔案管理部門必須要制定完善的電子檔案管理制度,逐漸創(chuàng)新電子檔案管理方式,為其后續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎。

        關鍵詞:高校檔案管理;電子檔案管理;應用措施

        基金項目:2016年度廣西壯族自治區(qū)中青年教師基礎能力提升項目,項目編號:KY2016LX248

        高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術的應用,保證可以提升電子檔案管理工作效率與質量,逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題,少其中存在的各類問題,逐漸提升其發(fā)展效率,增強高校檔案管理工作效果。

        1 高校電子檔案分析

        當今時代,科學技術迅猛發(fā)展,在信息化、現(xiàn)代化建設步伐加快的今天,辦公自動化和電子政務已應用到各個行業(yè)領域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高?;疽哑占斑\用辦公自動化系統(tǒng),電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務信息的主體,也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統(tǒng)紙質文件的大量取代,給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應用現(xiàn)代的科學技術,做好電子檔案的管理,成為我們面臨的新課題,亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結,本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關規(guī)范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能,利用電子形式對其進行處理,生成電子文件。電子檔案與電子文件不同,電子文件在實際儲存的額過程中,可以完全代替紙質的檔案,并且與電子檔案共存。

        2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析

        目前,高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中,還存在較多難以解決的問題,無法提升電子檔案管理效率與質量,難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點:

        第一,工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定,只保留有價值的文件進行保存,在實際工作期間,會耗費大量時間和精力;二是因缺乏相應的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫、服務器等設備,大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲方式,保管方式落后,整理強度大,不利于檢索利用。

        第二,電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關工作,經(jīng)常會出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象,無法利用高效便捷的方式開展相關工作,導致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。

        第三,電子檔案標準程度不足。目前,部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中,還沒有制定完善的標準化管理制度,不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度,難以增強高校電子檔案管理效果,甚至會出現(xiàn)一些難以解決的問題。同時,在高校電子檔案管理期間,相關工作人員不重視電子檔案管理技術的應用,無法提升其工作效率與質量。

        第四,電子檔案遠程傳輸頻繁,存在安全隱患。目前,高校大學生的入學量較大,并且信息量較多,在實際工作過程中,需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學等檔案管理工作,這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢?,在遠程傳輸頻繁的情況下,高校檔案信息的流動率逐漸提升,導致出現(xiàn)安全問題。

        3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施

        在高校電子檔案管理過程中,必須要制定完善的管理制度,保證可以提升高校電子檔案管理工作效率,增強其管理效果。

        3.1 制定安全性管理制度

        高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中,必須要制定完善的安全管理制度,保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如:定期對電子檔案進行維護與檢查,無論是硬件設施還是軟件設備,都需要建設完善的網(wǎng)絡安全管理體系,保證可以增強其安全性。同時,還要建設網(wǎng)絡安全管理人才隊伍,使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次,各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設工作,階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作,讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。

        3.2 樹立正確的管理觀念

        高校檔案管理人員必須與時俱進,要樹立正確的電子檔案管理觀念,保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng),要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷,在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術建立電子檔案庫,利用網(wǎng)絡管理等方式和途徑,為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。,逐漸提升其發(fā)展效率。首先,檔案管理人員利用電子檔案技術,保證可以提升電子檔案技術的應用效率,增強其發(fā)展效果。其次,檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設工作,階段性的開展安全培訓工作,利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識,使其可以在一定程度上,熟練掌握操作技巧,進而達到預期的管理目的。

        3.3 創(chuàng)新電子檔案服務手段

        首先,通過各種學習培訓,使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務知識,掌握電子檔案管理技術,進一步提升電子檔案的應用效率。其次,高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中,必須要創(chuàng)新電子檔案服務手段,保證可以提升其工作效率與質量。一方面,需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作,對于不合格的電子檔案,需要予以重新加工處理。另一方面,檔案管理人員需要重視電子檔案應用質量,構建媒體與信息整合的服務體系,進而提升其工作效率與工作質量[3]。

        3.4 加大電子檔案的投入力度

        高校電子檔案管理工作要實現(xiàn)高效率的信息化管理,就必須加大檔案管理資金的投入力度,配備先進的檔案管理軟件與硬件設施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代辦公設備;軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺,切實滿足電子檔案管理工作的相關要求,實現(xiàn)檔案存儲介質的多元化發(fā)展,有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

        高校檔案管理人員在應用電子檔案技術的過程中,必須要加大投入力度,逐漸提升檔案管理工作質量與工作效率。在此期間,高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度,逐漸創(chuàng)新其管理方式,進而提升高校檔案管理工作效率與質量,加大資金的投入力度,為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎。

        4 結語

        在高校檔案管理電子檔案技術實際應用的過程中,相關管理人員必須要重視網(wǎng)絡信息技術的應用,保證可以制定完善的管理制度,根據(jù)高校電子檔案管理需求,逐步優(yōu)化電子檔案管理體系。

        參考文獻

        [1]閉線林.新時期高校檔案信息化建設探析[J].山西檔案,2014(5):69-71.

        [2]蔡雪,韓瑩.數(shù)字環(huán)境下高校檔案管理工作探析[J].蘭臺世界,2013(35):66-67.

        [3]黃凡玨,閉線林.電子政務環(huán)境下高校檔案管理及利用實踐探析[J].蘭臺世界,2014(8):59-60.endprint

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