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        電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

        2017-06-06 12:20:02楊一
        電腦知識(shí)與技術(shù) 2017年9期
        關(guān)鍵詞:電子檔案應(yīng)用

        楊一

        摘要:在檔案管理工作中,社保檔案管理屬于必要組成部分,并且在保證人們合法權(quán)益全面發(fā)揮著十分重要的作用。在現(xiàn)代社保檔案管理過(guò)程中,電子檔案及條形碼技術(shù)有著十分廣泛的應(yīng)用,使社保檔案管理水平及質(zhì)量得以較大程度提升,因而在實(shí)際工作中合理應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)也就十分必要,也是當(dāng)前必然要求。本文就電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

        關(guān)鍵詞:社保檔案管理;電子檔案;條形碼技術(shù);應(yīng)用

        隨著現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)不斷發(fā)展,社會(huì)上各個(gè)領(lǐng)域及行業(yè)的信息化發(fā)展水平也得以不斷提升,很多管理工作均實(shí)現(xiàn)電子化及智能化。在當(dāng)前社保檔案管理工作過(guò)程中,電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì),并且得到較理想效果,可在很大程度上提升社保檔案管理質(zhì)量。因此,社保檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案及條形碼技術(shù)加強(qiáng)認(rèn)識(shí),并且應(yīng)當(dāng)對(duì)其合理應(yīng)用,從而保證社保檔案管理工作能夠得以更好開(kāi)展。

        1.電子檔案及條形碼技術(shù)概述

        在當(dāng)前信息技術(shù)及電子技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上,很多信息資源管理均已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子化及信息化,檔案資源管理同樣如此,因而電子檔案得以出現(xiàn),并且得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。對(duì)于電子檔案而言,其所指的主要就是在檔案管理工作中,通過(guò)積極構(gòu)建獨(dú)立、公共管理平臺(tái),在此基礎(chǔ)上對(duì)所收集相關(guān)資料信息實(shí)行分類歸檔,并且在電子信息系統(tǒng)中進(jìn)行儲(chǔ)存,從而可對(duì)電子檔案相關(guān)資料信息實(shí)行科學(xué)有效管理。對(duì)于條形碼技術(shù)而言,其所指的就是利用條形碼方式對(duì)檔案資料信息進(jìn)行表示,而這種條形碼可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別,在需要對(duì)檔案資料信息進(jìn)行歸檔處理情況下,通過(guò)對(duì)條形碼進(jìn)行掃描,便可使條形碼匹配相對(duì)應(yīng)資料,從而在電子檔案庫(kù)中共同進(jìn)行存儲(chǔ),在需要對(duì)檔案資料信息進(jìn)行調(diào)用情況下,只需掃描相關(guān)條形碼,便可將相對(duì)應(yīng)檔案資料調(diào)出。

        2.在社保檔案管理中應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)的重要作用及意義

        首先,應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)可使檔案安全得到更好保證。在傳統(tǒng)社保檔案管理中,對(duì)于檔案信息通常選擇手工記錄方式,這種方式很容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤,并且也可能會(huì)由于檔案保管失當(dāng)而造成檔案丟失情況出現(xiàn)。在應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)的基礎(chǔ)上,可使電子社保檔案得以形成,可使檔案管理人員對(duì)檔案信息隨時(shí)掌握,并且對(duì)于外借檔案也能夠?qū)崿F(xiàn)有效監(jiān)督,從而可使檔案管理安全l生得以有效提升。另外,對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言,其在管理過(guò)程中所占據(jù)存儲(chǔ)空間比較大,并且在查找檔案信息時(shí)也需要耗費(fèi)較多時(shí)間,有些紙張由于年代比較久遠(yuǎn)而有變質(zhì)情況出現(xiàn),導(dǎo)致檔案出現(xiàn)破損,最終造成檔案信息安全l生很難得到較好保證,而通過(guò)應(yīng)用電子檔案及條形碼可使這一隋況得以有效避免。

        其次,應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)可使社保檔案管理工作效率得以有效提升。在當(dāng)前社保檔案管理工作過(guò)程中,通過(guò)電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用,可使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案,在此基礎(chǔ)上可使檔案管理工作效率得以較大程度提升。在檔案管理過(guò)程中,通過(guò)對(duì)條形碼進(jìn)行應(yīng)用,可使電子社保檔案得以形成,從而可使檔案信息查詢及使用更加便利,通過(guò)對(duì)條形碼進(jìn)行掃描,可將社保檔案存儲(chǔ)位置準(zhǔn)確確定,可使檔案信息查找時(shí)間得以較大程度節(jié)約。另外,相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作而言,利用條形碼實(shí)施社保檔案管理,可在很大程度上使檔案管理成本得以有效降低,同時(shí)可使全國(guó)聯(lián)網(wǎng)得以實(shí)現(xiàn),從而在任何地區(qū)均能夠?qū)λ枭绫n案進(jìn)行查詢,可使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享,在查詢及使用方面均能夠更加方便。

        第三,應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)可使社保檔案管理工作流程更加規(guī)范。在社保檔案實(shí)際管理工作過(guò)程中,通過(guò)對(duì)電子檔案及條形碼技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用,可使社保檔案管理工作開(kāi)展更加有序,使管理工作更加規(guī)范。另外,利用條形碼對(duì)社保檔案實(shí)行管理過(guò)程中,其具備較簡(jiǎn)便的一套保管及查詢流程,可使檔案管理工作流程更加科學(xué),可有效避免由于工作混亂而導(dǎo)致出現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間情況,可使社保檔案管理工作的科學(xué)性及合理性得以提升。

        3.在社保檔案管理工作中電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用

        3.1應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)定位及管理社保檔案

        在社保檔案實(shí)際管理工作過(guò)程中,檔案管理單位及相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定采集、管理社保檔案信息,并且應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行合理分類及歸檔。在辦理各項(xiàng)社保業(yè)務(wù)過(guò)程中,其往往會(huì)涉及很多方面相關(guān)業(yè)務(wù)資料,主要包括變更客戶個(gè)人資料、審核社保數(shù)額、補(bǔ)交社保以及停繳社保等內(nèi)容,對(duì)于所涉及這些資料而言,其所包括相關(guān)內(nèi)容主要為業(yè)務(wù)大致流程、業(yè)務(wù)辦理類型以及業(yè)務(wù)辦理時(shí)間等。在實(shí)際管理工作過(guò)程中,所涉及這些信息均需對(duì)其進(jìn)行記錄歸檔,若利用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案記錄,則在整理檔案資料方面往往會(huì)比較繁瑣,并且后期查閱及調(diào)用也十分不利,因而可對(duì)電子檔案及條形碼技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用,可將業(yè)務(wù)編號(hào)轉(zhuǎn)變成為條形碼方式,并且利用專門設(shè)備將條形碼打印,將其制作成為標(biāo)簽樣式,將該標(biāo)簽在相應(yīng)紙質(zhì)檔案中粘貼,并且對(duì)條形碼信息進(jìn)行掃描,從而將條形碼信息及相關(guān)電子檔案信息共同在電子檔案庫(kù)中進(jìn)行儲(chǔ)存,并且使相關(guān)搜索索引得以形成,在需要進(jìn)行調(diào)用情況下,可利用索引將相關(guān)電子檔案快速找出。另外,對(duì)于每個(gè)條形碼而言,其具有唯一性特點(diǎn),因而不會(huì)有重復(fù)情況存在,因此每個(gè)電子檔案均具有獨(dú)立性特點(diǎn),可有效避免由于編號(hào)問(wèn)題而有混亂或者重復(fù)情況出現(xiàn)。

        3.2應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)復(fù)制及備份社保檔案

        就當(dāng)前實(shí)際情況而言,在社保檔案管理方面計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)十分普及,而社保業(yè)務(wù)相關(guān)部門在對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理過(guò)程中,所選擇方式均為流水號(hào)方式,因而對(duì)于每一份業(yè)務(wù)信息而言,其均具備相對(duì)應(yīng)流水號(hào)。在實(shí)際管理工作過(guò)程中,可利用條形碼技術(shù)將流水號(hào)轉(zhuǎn)變成為條形碼方式,對(duì)于每個(gè)社保業(yè)務(wù)辦理憑證單,其上面均附帶條形碼,可有效防止出現(xiàn)遺失業(yè)務(wù)信息情況,利用這些條形碼可將業(yè)務(wù)信息在電子檔案庫(kù)中進(jìn)行備份,使條形碼及業(yè)務(wù)信息能夠牢固綁定,從而可使條形碼技術(shù)應(yīng)用提升可靠性,使其應(yīng)用效果得以有效提升。另外,在社保檔案管理工作過(guò)程中,通過(guò)電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用,可對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)制,這樣一來(lái),即便紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損及遺失,也能夠使檔案信息得以保存,避免出現(xiàn)信息丟失情況,提升其安全性。

        4.在社保檔案管理中應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)注意的問(wèn)題

        就當(dāng)前社保檔案管理實(shí)際情況而言,電子檔案及條形碼技術(shù)已經(jīng)有著越來(lái)越廣泛的應(yīng)用,并且得到比較理想的效果,在保證社保檔案管理工作良好開(kāi)展方面發(fā)揮著較重要作用。然而,在電子檔案及條形碼技術(shù)實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中,為能夠取得更加理想的效果,還應(yīng)當(dāng)注意一些問(wèn)題,具體而言,主要包括以下幾個(gè)方面。

        第一,在社保檔案管理工作過(guò)程中,為能夠較好應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù),應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善相關(guān)法律法規(guī)。在社保檔案管理工作過(guò)程中,相關(guān)法律法規(guī)是保證管理工作得以較好開(kāi)展的理論依據(jù),同時(shí)也是基礎(chǔ)支持及保證。因此,國(guó)家政府應(yīng)當(dāng)對(duì)社保檔案管理工作加強(qiáng)重視,制定相關(guān)法律法規(guī),從而保證社保檔案管理中電子檔案及條形碼技術(shù)能夠得以較好應(yīng)用,為更好開(kāi)展社保檔案管理工作提供法律依據(jù)及支持,保證其能夠良好有序開(kāi)展。

        第二,進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)防盜措施,這一點(diǎn)在合理有效應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)方面也是必要內(nèi)容。對(duì)于每個(gè)人而言,檔案信息均具有十分重要的作用,若有檔案被盜情況出現(xiàn),則會(huì)產(chǎn)生十分嚴(yán)重的后果。在社保檔案管理工作中,條形碼技術(shù)的應(yīng)用雖然能夠使檔案安全性得以有效提升,然而,由于在該過(guò)程中需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行利用,因而可能會(huì)有些不法分子利用一些非法手段將計(jì)算機(jī)內(nèi)所儲(chǔ)存檔案信息盜取,從而造成嚴(yán)重不良影響。所以,在實(shí)際管理工作過(guò)程中,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化防盜措施,從而使電子檔案安全性能夠得以有效提升,避免出現(xiàn)社保檔案信息被盜及遺失情況。

        第三,積極提升管理人員素質(zhì)。就當(dāng)前社保檔案管理實(shí)際情況而言,利用電子檔案及條形碼技術(shù)實(shí)施管理的時(shí)間仍舊比較短,很多工作人員仍不熟悉相關(guān)工作流程。在當(dāng)前社保檔案實(shí)際管理工作過(guò)程中,很多工作人員仍習(xí)慣于傳統(tǒng)管理模式及方法,對(duì)于條形碼技術(shù)缺乏了解,因而很難對(duì)其進(jìn)行較好應(yīng)用。所以,在實(shí)際工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)對(duì)管理工作人員加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)以及崗位培訓(xùn),使相關(guān)工作人員能夠熟悉并掌握利用條形碼技術(shù)進(jìn)行社保檔案管理的相關(guān)流程,進(jìn)而保證其能夠在實(shí)際工作過(guò)程中較好應(yīng)用條形碼技術(shù)實(shí)施檔案管理。在提升檔案管理工作人員素質(zhì)基礎(chǔ)上,才能夠使檔案管理工作效率得以有效提升,才能夠保證檔案管理質(zhì)量得以有效提升。

        5.結(jié)束語(yǔ)

        在現(xiàn)代社保檔案管理工作過(guò)程中,現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)及手段的應(yīng)用已經(jīng)成成為必然趨勢(shì)及要求,并且在促進(jìn)社保檔案管理良好發(fā)展方面發(fā)揮著不可替代的作用,電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用就是比較重要的方面。因此,在社保檔案管理實(shí)際工作過(guò)程中,相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案及條形碼技術(shù)加強(qiáng)了解,認(rèn)識(shí)到其優(yōu)勢(shì),并且合理應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)實(shí)施社保檔案管理,在此基礎(chǔ)上使檔案管理水平及質(zhì)量得以有效提升,保證社保檔案管理取得更加理想的效果,使檔案信息安全性得到較好保證。

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