楊一

摘要：在檔案管理工作中，社保檔案管理屬于必要組成部分，并且在保證人們合法權(quán)益全面發(fā)揮著十分重要的作用。在現(xiàn)代社保檔案管理過(guò)程中，電子檔案及條形碼技術(shù)有著十分廣泛的應(yīng)用，使社保檔案管理水平及質(zhì)量得以較大程度提升，因而在實(shí)際工作中合理應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)也就十分必要，也是當(dāng)前必然要求。本文就電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：社保檔案管理；電子檔案；條形碼技術(shù)；應(yīng)用

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)不斷發(fā)展，社會(huì)上各個(gè)領(lǐng)域及行業(yè)的信息化發(fā)展水平也得以不斷提升，很多管理工作均實(shí)現(xiàn)電子化及智能化。在當(dāng)前社保檔案管理工作過(guò)程中，電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì)，并且得到較理想效果，可在很大程度上提升社保檔案管理質(zhì)量。因此，社保檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案及條形碼技術(shù)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，并且應(yīng)當(dāng)對(duì)其合理應(yīng)用，從而保證社保檔案管理工作能夠得以更好開(kāi)展。

1.電子檔案及條形碼技術(shù)概述

在當(dāng)前信息技術(shù)及電子技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，很多信息資源管理均已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子化及信息化，檔案資源管理同樣如此，因而電子檔案得以出現(xiàn)，并且得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。對(duì)于電子檔案而言，其所指的主要就是在檔案管理工作中，通過(guò)積極構(gòu)建獨(dú)立、公共管理平臺(tái)，在此基礎(chǔ)上對(duì)所收集相關(guān)資料信息實(shí)行分類歸檔，并且在電子信息系統(tǒng)中進(jìn)行儲(chǔ)存，從而可對(duì)電子檔案相關(guān)資料信息實(shí)行科學(xué)有效管理。對(duì)于條形碼技術(shù)而言，其所指的就是利用條形碼方式對(duì)檔案資料信息進(jìn)行表示，而這種條形碼可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別，在需要對(duì)檔案資料信息進(jìn)行歸檔處理情況下，通過(guò)對(duì)條形碼進(jìn)行掃描，便可使條形碼匹配相對(duì)應(yīng)資料，從而在電子檔案庫(kù)中共同進(jìn)行存儲(chǔ)，在需要對(duì)檔案資料信息進(jìn)行調(diào)用情況下，只需掃描相關(guān)條形碼，便可將相對(duì)應(yīng)檔案資料調(diào)出。

2.在社保檔案管理中應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)的重要作用及意義

首先，應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)可使檔案安全得到更好保證。在傳統(tǒng)社保檔案管理中，對(duì)于檔案信息通常選擇手工記錄方式，這種方式很容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且也可能會(huì)由于檔案保管失當(dāng)而造成檔案丟失情況出現(xiàn)。在應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)的基礎(chǔ)上，可使電子社保檔案得以形成，可使檔案管理人員對(duì)檔案信息隨時(shí)掌握，并且對(duì)于外借檔案也能夠?qū)崿F(xiàn)有效監(jiān)督，從而可使檔案管理安全l生得以有效提升。另外，對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，其在管理過(guò)程中所占據(jù)存儲(chǔ)空間比較大，并且在查找檔案信息時(shí)也需要耗費(fèi)較多時(shí)間，有些紙張由于年代比較久遠(yuǎn)而有變質(zhì)情況出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)破損，最終造成檔案信息安全l生很難得到較好保證，而通過(guò)應(yīng)用電子檔案及條形碼可使這一隋況得以有效避免。

其次，應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)可使社保檔案管理工作效率得以有效提升。在當(dāng)前社保檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用，可使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，在此基礎(chǔ)上可使檔案管理工作效率得以較大程度提升。在檔案管理過(guò)程中，通過(guò)對(duì)條形碼進(jìn)行應(yīng)用，可使電子社保檔案得以形成，從而可使檔案信息查詢及使用更加便利，通過(guò)對(duì)條形碼進(jìn)行掃描，可將社保檔案存儲(chǔ)位置準(zhǔn)確確定，可使檔案信息查找時(shí)間得以較大程度節(jié)約。另外，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作而言，利用條形碼實(shí)施社保檔案管理，可在很大程度上使檔案管理成本得以有效降低，同時(shí)可使全國(guó)聯(lián)網(wǎng)得以實(shí)現(xiàn)，從而在任何地區(qū)均能夠?qū)λ枭绫n案進(jìn)行查詢，可使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享，在查詢及使用方面均能夠更加方便。

第三，應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)可使社保檔案管理工作流程更加規(guī)范。在社保檔案實(shí)際管理工作過(guò)程中，通過(guò)對(duì)電子檔案及條形碼技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，可使社保檔案管理工作開(kāi)展更加有序，使管理工作更加規(guī)范。另外，利用條形碼對(duì)社保檔案實(shí)行管理過(guò)程中，其具備較簡(jiǎn)便的一套保管及查詢流程，可使檔案管理工作流程更加科學(xué)，可有效避免由于工作混亂而導(dǎo)致出現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間情況，可使社保檔案管理工作的科學(xué)性及合理性得以提升。

3.在社保檔案管理工作中電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用

3.1應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)定位及管理社保檔案

在社保檔案實(shí)際管理工作過(guò)程中，檔案管理單位及相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定采集、管理社保檔案信息，并且應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行合理分類及歸檔。在辦理各項(xiàng)社保業(yè)務(wù)過(guò)程中，其往往會(huì)涉及很多方面相關(guān)業(yè)務(wù)資料，主要包括變更客戶個(gè)人資料、審核社保數(shù)額、補(bǔ)交社保以及停繳社保等內(nèi)容，對(duì)于所涉及這些資料而言，其所包括相關(guān)內(nèi)容主要為業(yè)務(wù)大致流程、業(yè)務(wù)辦理類型以及業(yè)務(wù)辦理時(shí)間等。在實(shí)際管理工作過(guò)程中，所涉及這些信息均需對(duì)其進(jìn)行記錄歸檔，若利用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案記錄，則在整理檔案資料方面往往會(huì)比較繁瑣，并且后期查閱及調(diào)用也十分不利，因而可對(duì)電子檔案及條形碼技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，可將業(yè)務(wù)編號(hào)轉(zhuǎn)變成為條形碼方式，并且利用專門設(shè)備將條形碼打印，將其制作成為標(biāo)簽樣式，將該標(biāo)簽在相應(yīng)紙質(zhì)檔案中粘貼，并且對(duì)條形碼信息進(jìn)行掃描，從而將條形碼信息及相關(guān)電子檔案信息共同在電子檔案庫(kù)中進(jìn)行儲(chǔ)存，并且使相關(guān)搜索索引得以形成，在需要進(jìn)行調(diào)用情況下，可利用索引將相關(guān)電子檔案快速找出。另外，對(duì)于每個(gè)條形碼而言，其具有唯一性特點(diǎn)，因而不會(huì)有重復(fù)情況存在，因此每個(gè)電子檔案均具有獨(dú)立性特點(diǎn)，可有效避免由于編號(hào)問(wèn)題而有混亂或者重復(fù)情況出現(xiàn)。

3.2應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)復(fù)制及備份社保檔案

就當(dāng)前實(shí)際情況而言，在社保檔案管理方面計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)十分普及，而社保業(yè)務(wù)相關(guān)部門在對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理過(guò)程中，所選擇方式均為流水號(hào)方式，因而對(duì)于每一份業(yè)務(wù)信息而言，其均具備相對(duì)應(yīng)流水號(hào)。在實(shí)際管理工作過(guò)程中，可利用條形碼技術(shù)將流水號(hào)轉(zhuǎn)變成為條形碼方式，對(duì)于每個(gè)社保業(yè)務(wù)辦理憑證單，其上面均附帶條形碼，可有效防止出現(xiàn)遺失業(yè)務(wù)信息情況，利用這些條形碼可將業(yè)務(wù)信息在電子檔案庫(kù)中進(jìn)行備份，使條形碼及業(yè)務(wù)信息能夠牢固綁定，從而可使條形碼技術(shù)應(yīng)用提升可靠性，使其應(yīng)用效果得以有效提升。另外，在社保檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用，可對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)制，這樣一來(lái)，即便紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損及遺失，也能夠使檔案信息得以保存，避免出現(xiàn)信息丟失情況，提升其安全性。

4.在社保檔案管理中應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)注意的問(wèn)題

就當(dāng)前社保檔案管理實(shí)際情況而言，電子檔案及條形碼技術(shù)已經(jīng)有著越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，并且得到比較理想的效果，在保證社保檔案管理工作良好開(kāi)展方面發(fā)揮著較重要作用。然而，在電子檔案及條形碼技術(shù)實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，為能夠取得更加理想的效果，還應(yīng)當(dāng)注意一些問(wèn)題，具體而言，主要包括以下幾個(gè)方面。

第一，在社保檔案管理工作過(guò)程中，為能夠較好應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善相關(guān)法律法規(guī)。在社保檔案管理工作過(guò)程中，相關(guān)法律法規(guī)是保證管理工作得以較好開(kāi)展的理論依據(jù)，同時(shí)也是基礎(chǔ)支持及保證。因此，國(guó)家政府應(yīng)當(dāng)對(duì)社保檔案管理工作加強(qiáng)重視，制定相關(guān)法律法規(guī)，從而保證社保檔案管理中電子檔案及條形碼技術(shù)能夠得以較好應(yīng)用，為更好開(kāi)展社保檔案管理工作提供法律依據(jù)及支持，保證其能夠良好有序開(kāi)展。

第二，進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)防盜措施，這一點(diǎn)在合理有效應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)方面也是必要內(nèi)容。對(duì)于每個(gè)人而言，檔案信息均具有十分重要的作用，若有檔案被盜情況出現(xiàn)，則會(huì)產(chǎn)生十分嚴(yán)重的后果。在社保檔案管理工作中，條形碼技術(shù)的應(yīng)用雖然能夠使檔案安全性得以有效提升，然而，由于在該過(guò)程中需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行利用，因而可能會(huì)有些不法分子利用一些非法手段將計(jì)算機(jī)內(nèi)所儲(chǔ)存檔案信息盜取，從而造成嚴(yán)重不良影響。所以，在實(shí)際管理工作過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化防盜措施，從而使電子檔案安全性能夠得以有效提升，避免出現(xiàn)社保檔案信息被盜及遺失情況。

第三，積極提升管理人員素質(zhì)。就當(dāng)前社保檔案管理實(shí)際情況而言，利用電子檔案及條形碼技術(shù)實(shí)施管理的時(shí)間仍舊比較短，很多工作人員仍不熟悉相關(guān)工作流程。在當(dāng)前社保檔案實(shí)際管理工作過(guò)程中，很多工作人員仍習(xí)慣于傳統(tǒng)管理模式及方法，對(duì)于條形碼技術(shù)缺乏了解，因而很難對(duì)其進(jìn)行較好應(yīng)用。所以，在實(shí)際工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)對(duì)管理工作人員加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)以及崗位培訓(xùn)，使相關(guān)工作人員能夠熟悉并掌握利用條形碼技術(shù)進(jìn)行社保檔案管理的相關(guān)流程，進(jìn)而保證其能夠在實(shí)際工作過(guò)程中較好應(yīng)用條形碼技術(shù)實(shí)施檔案管理。在提升檔案管理工作人員素質(zhì)基礎(chǔ)上，才能夠使檔案管理工作效率得以有效提升，才能夠保證檔案管理質(zhì)量得以有效提升。

5.結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)代社保檔案管理工作過(guò)程中，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)及手段的應(yīng)用已經(jīng)成成為必然趨勢(shì)及要求，并且在促進(jìn)社保檔案管理良好發(fā)展方面發(fā)揮著不可替代的作用，電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用就是比較重要的方面。因此，在社保檔案管理實(shí)際工作過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案及條形碼技術(shù)加強(qiáng)了解，認(rèn)識(shí)到其優(yōu)勢(shì)，并且合理應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)實(shí)施社保檔案管理，在此基礎(chǔ)上使檔案管理水平及質(zhì)量得以有效提升，保證社保檔案管理取得更加理想的效果，使檔案信息安全性得到較好保證。