田紅霞

摘要：文章首先對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)行概述，重點(diǎn)探討如何健全檔案管理信息化的管理體系及建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展方向；信息化建設(shè)

一、醫(yī)院檔案管理信息化概述

現(xiàn)如今檔案管理已進(jìn)入科技信息化管理階段，信息資源的開(kāi)發(fā)就是通過(guò)內(nèi)吸外取實(shí)行全球網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化資源共享。在檔案信息化管理處于新舊管理變革的過(guò)渡時(shí)期，通過(guò)信息化的管理完成基本的檔案編目、歸檔、保存和利用等工作，且實(shí)現(xiàn)了信息傳遞的無(wú)紙流程化管理，對(duì)提升檔案管理的思路及理念的改變起很大的推動(dòng)作用。在相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域里，檔案工作者面臨的早已不是信息收集、文件歸檔、檔案整理等基礎(chǔ)性工作，而是如何將信息化管理更深入地運(yùn)用到單位的管理發(fā)展及決策中去，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)及圖片信息資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用能夠顯著提升醫(yī)院檔案管理的工作成效。

二、如何健全檔案信息管理體系

檔案管理工作一般包括收集、整理、歸檔以及保存等環(huán)節(jié)，不同環(huán)節(jié)的工作均是更好地為檔案資源開(kāi)發(fā)和利用而服務(wù)的。醫(yī)院檔案信息現(xiàn)代化管理即是指將不同環(huán)節(jié)融合成為一個(gè)完整的產(chǎn)業(yè)體系的過(guò)程，信息技術(shù)處于快速發(fā)展應(yīng)用的新階段，在這個(gè)新舊交替、遷移變革的過(guò)渡時(shí)期，單位信息的管理從基礎(chǔ)人員信息、部門(mén)智能分類(lèi)、崗位分級(jí)管理、發(fā)展規(guī)劃到制度決策等，每一個(gè)節(jié)點(diǎn)無(wú)不被信息所滲透，檔案管理紛繁復(fù)雜，其變化無(wú)非在于從使用帶編號(hào)的檔案柜到一個(gè)個(gè)的數(shù)據(jù)庫(kù)。即便如此，仍有將檔案管理觀念停留在傳統(tǒng)的檔案接收、整理、保存、歸檔、利用階段，意識(shí)不到檔案信息管理的重要性和檔案資源所創(chuàng)造的價(jià)值和效益，仍存在諸多問(wèn)題，如檔案數(shù)量冗多、查找利用率低、保管條件較差等，難以充分利用醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。因此充分利用檔案信息資源，必須建立并完善醫(yī)院檔案信息資源體系。同時(shí)還要強(qiáng)化檔案管理人員的更新意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)化角色，改變管理舊的模式，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使檔案管理工作能更好更快更便利的服務(wù)于人。由于檔案管理方面的制度體系還不健全，對(duì)檔案管理的開(kāi)展造成了一些影響。醫(yī)院檔案管理工作需要伴隨著現(xiàn)代化技術(shù)的進(jìn)步和科技的發(fā)展而與時(shí)俱進(jìn)，在日常工作中不斷加強(qiáng)和完善信息建設(shè)，才能真正發(fā)揮出檔案信息化體系的作用和優(yōu)勢(shì)。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

（一）解放思想，更新觀念，提高管理水平，充分體現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化

檔案管理者更應(yīng)從思想觀念上與時(shí)俱進(jìn)，更新理念，不斷強(qiáng)化檔案信息化管理意識(shí)，盡快使檔案工作實(shí)行信息化管理。反之，如果仍墨守陳規(guī)，把檔案管理僅僅停留在原始的收集、整理、保存等重管輕用狀態(tài)，忽略如何利用開(kāi)發(fā)檔案信息資源，如何更好、更便捷、更完善、更安全的保存檔案等問(wèn)題。這樣不僅很大程度的增加了檔案管理者日常工作的負(fù)擔(dān)、壓力，同時(shí)也過(guò)多的消耗了醫(yī)院的物力財(cái)力，使檔案管理工作停滯不前，無(wú)法體現(xiàn)檔案管理的重要性，何談檔案管理工作為醫(yī)院的發(fā)展所起到的推動(dòng)作用。在當(dāng)今不斷發(fā)展的信息時(shí)代，檔案管理工作如果不能在信息化建設(shè)中占領(lǐng)一席之地，仍經(jīng)過(guò)傳統(tǒng)的收集、整理、歸檔、保存等，那么在形形色色檔案面前不僅困難重重而且束手無(wú)策。為使檔案更具有系統(tǒng)性、價(jià)值性和可利用性，充分展示檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及功能性，并且強(qiáng)化管理，才真正有可能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供的一體化管理，是我國(guó)目前面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

（二）堅(jiān)持規(guī)范性原則，實(shí)現(xiàn)檔案的保管利用等工作的標(biāo)準(zhǔn)化、有序化

就醫(yī)院來(lái)說(shuō)，有些雖然已經(jīng)實(shí)施醫(yī)療改革，但對(duì)檔案信息化工作重視不夠，并且仍然沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化管理的重要作用，對(duì)于現(xiàn)代化信息建設(shè)不夠重視并且投入的人力及物力有限，使得檔案信息化管理的效用并沒(méi)有得到有效發(fā)揮。當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中常見(jiàn)的問(wèn)題有，資金投入不足，缺乏基礎(chǔ)設(shè)施，使得檔案管理員無(wú)法準(zhǔn)確、高效地完成本職工作，進(jìn)而對(duì)檔案信息化管理的開(kāi)展產(chǎn)生嚴(yán)重的影響；相關(guān)制度體系不完善，醫(yī)院檔案信息化管理體系不全很可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性，因而對(duì)該項(xiàng)工作的實(shí)際效率也產(chǎn)生一定影響；檔案管理人員自身能力和業(yè)務(wù)水平有待提高。

（三）檔案信息的利用

做好醫(yī)院檔案信息化管理不僅需要做好檔案信息的收集、整理與保存工作，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)信息化建設(shè)的意識(shí)，充分利用檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，不斷總結(jié)既往的工作經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)院科研和臨床實(shí)踐均提供可信性較高的參考，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有良好的推動(dòng)作用。此外，管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)加以重視，提高自我專(zhuān)業(yè)水平自身素質(zhì)，在進(jìn)行資料收集和整理時(shí)，充分利用多種信息資源的保管和開(kāi)發(fā)，逐步改變既往紙質(zhì)檔案的利用和傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，結(jié)合醫(yī)院的工作，從而更好的利用檔案資料，為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)。

（四）硬件設(shè)施配備

1. 加強(qiáng)檔案硬件設(shè)施的投入。在加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中需要對(duì)計(jì)算機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)以及掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備及時(shí)進(jìn)行更新，指導(dǎo)管理員充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備完成檔案信息化建設(shè)，并且利用通用和實(shí)用的軟件滿足檔案利用的需要，將各類(lèi)檔案的潛在價(jià)值充分挖掘并利用，以期能夠獲得更好的經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)單位發(fā)展的戰(zhàn)略預(yù)測(cè)也是檔案管理工作核心思想，更是一個(gè)逐漸市場(chǎng)化的傳統(tǒng)跨越的最根本標(biāo)志。

2. 進(jìn)一步推進(jìn)信息化流程管理建設(shè)。首先需要明確不同檔案管理人員的具體責(zé)任，然后根據(jù)實(shí)際情況建立規(guī)范的管理制度，統(tǒng)一信息儲(chǔ)存、流動(dòng)、運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的可持續(xù)建設(shè)及其應(yīng)用。尤其需要我們將核心管理制度、檔案使用規(guī)則深刻印在開(kāi)發(fā)的初始階段，這一點(diǎn)經(jīng)常被傳統(tǒng)的檔案資料乃至于管理者忽略，待系統(tǒng)投入實(shí)施后，問(wèn)題百出，甚至不切實(shí)際，無(wú)法順利開(kāi)展工作。

3. 提高現(xiàn)代化檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。一切競(jìng)爭(zhēng)，最終都反映在人才的競(jìng)爭(zhēng)上。檔案工作者應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的檔案信息資源，結(jié)合自己所學(xué)業(yè)務(wù)知識(shí)，更大限度的利用和發(fā)揮信息的作用，為醫(yī)院更好的發(fā)展抓住時(shí)機(jī)創(chuàng)造條件?？傊?，作為檔案管理信息化成功的根本，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)對(duì)信息化建設(shè)的發(fā)展速度具有決定性作用。檔案管理人員在信息化建設(shè)進(jìn)程中必須具有良好的職業(yè)道德，踏踏實(shí)實(shí)，任勞任怨，虛心學(xué)習(xí)，大膽創(chuàng)新。不斷創(chuàng)造學(xué)習(xí)，以提升自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，不斷借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用和掌握現(xiàn)代化技術(shù)，尤其應(yīng)當(dāng)重視計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的掌握及靈活運(yùn)用。

四、加強(qiáng)檔案信息化管理

在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院檔案信息化管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有重要作用，同時(shí)還可提供更加便捷、安全、實(shí)惠的醫(yī)療服務(wù)。醫(yī)院需要從管理上不斷進(jìn)行改革，提升管理水平和效能，以此保證在對(duì)患者進(jìn)行診斷時(shí)醫(yī)生能夠快速獲取既往治療的信息，對(duì)病情發(fā)展有一個(gè)動(dòng)態(tài)的把握，還可詳細(xì)了解醫(yī)療花費(fèi)情況，對(duì)愈后也有良好的評(píng)估作用，最終能夠充分利用檔案信息化管理為病人提供更好地服務(wù)，使為病人著想更加便捷。

隨著醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院檔案信息化管理對(duì)體制改革的影響越來(lái)越大，只有對(duì)醫(yī)院檔案管理不斷重視和完善才能真正的利用其作用及優(yōu)勢(shì)為醫(yī)療工作服務(wù)。但是由于醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、繁瑣，只能通過(guò)對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷的改進(jìn)才能顯著提高檔案管理水平及工作效率。

（作者單位：河南省洛陽(yáng)市第一人民醫(yī)院）