董彩霞

青海鹽湖工業(yè)股份有限公司

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)過程中各種社會活動直接形成的各種原始記錄資料。主要記錄企業(yè)內(nèi)部一些經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)活動和人事關(guān)系。近年來隨著時代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理方面出現(xiàn)了相應(yīng)的變化，部分企業(yè)檔案管理方面相對制度化、完善化，但不容忽視的是仍有部分企業(yè)在這反面仍存在嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和弊端。本文將著重對此問題進(jìn)行探析和研究。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 管理 研究

企業(yè)檔案是企業(yè)各種活動的歷史記錄，從內(nèi)容上來講主要分為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動檔案和企業(yè)員工人事檔案。就檔案的載體來而言，形式多種多樣，一般企業(yè)檔案的載體多數(shù)為紙質(zhì)檔案和圖像檔案，其中圖像檔案以照片的形式展現(xiàn)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，因?yàn)?，企業(yè)檔案有利于在經(jīng)濟(jì)活動中維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中的重要性，也體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作在企業(yè)活動中的重要性。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案意識和檔案管理薄弱

目前，企業(yè)很多領(lǐng)導(dǎo)干部對企業(yè)檔案管理方面重視程度不夠，過于重視企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)上的建設(shè)，而忽視企業(yè)自身檔案管理工作的建設(shè)。很多企業(yè)至今沒有正規(guī)的檔案室和檔案管理員，對于企業(yè)自身的一些檔案資料管理出現(xiàn)了所謂“各自為政”的情況，即各個科室和部門把檔案放在本部門的情況，甚至有些檔案沒有進(jìn)行分門別類。而一些有正規(guī)檔案室的企業(yè)，情況也不容樂觀，有的檔案沒有相應(yīng)的設(shè)施與設(shè)備，檔案隨意丟棄，甚至有很多檔案除了沒有進(jìn)行分類外，有些企業(yè)檔案甚至連專門的卷宗都沒有。而部分企業(yè)專門的檔案管理人員很多是非專業(yè)人員出身，有的雖然從事這項(xiàng)工作很長時間，但是由于知識陳舊和文化水平較低的關(guān)系，很多檔案管理人員不懂電腦等新科技，導(dǎo)致對企業(yè)檔案的信息化產(chǎn)生了消極影響，嚴(yán)重制約了相關(guān)企業(yè)的檔案信息化進(jìn)程。而在一些老企業(yè)，特別是建國后改革開放前創(chuàng)立的企業(yè)，很多企業(yè)的檔案由于時間的因素，過去的一些紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)潮和損害的情況，個別情況出現(xiàn)了原始檔案丟失的情況，這些從另一面給企業(yè)的發(fā)展帶來了無形的損失。

（二）檔案棄而不用的現(xiàn)象嚴(yán)重

目前，有些企業(yè)自身建立檔案管理室，也有相關(guān)的管理制度。但是很多還是走向形式。很多檔案放在檔案室里束之高閣，而在管理層面，出現(xiàn)對企業(yè)檔案管理采取不聞不問的態(tài)度。而很多方面對檔案的管理上，信息化程度不高，這也制約了企業(yè)檔案管理工作上的效率。有些企業(yè)沒有專門的檔案管理卷宗，最后只是將相關(guān)檔案放進(jìn)麻袋處理。曾經(jīng)有新聞報道，有位老太太十幾年前去銀行存款，銀行居然查找不到記錄，最后引發(fā)官司，而銀行最后花費(fèi)九牛二虎之力才從過去的檔案中查找到這筆存款記錄，而那些檔案全部裝進(jìn)麻袋里面。這件事對相關(guān)企業(yè)也要有很大的教訓(xùn)：檔案管理的缺乏規(guī)范化的管理，除了給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失外，一定程度上也會給企業(yè)增加不必要的社會成本和人力成本。

二、企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉(zhuǎn)變

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，過去的一些企業(yè)重要檔案例如批示、會議記錄、公告、人事任免等，逐漸由過去的手寫的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)向了打印的紙質(zhì)載體，而這些也可以通過相應(yīng)技術(shù)進(jìn)行了數(shù)字化的處理。此外，傳統(tǒng)的檔案借閱仍然需要人工手工的方式進(jìn)行，這樣的弊端是不光費(fèi)時費(fèi)力，而且很容易引發(fā)檔案的丟失和錯漏，此外紙質(zhì)檔案因其本身的物質(zhì)屬性，需要很大的空間進(jìn)行管理儲藏。多元化載體技術(shù)的發(fā)展，可以解決上述的弊端，電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的發(fā)展，是檔案管理發(fā)展的新趨向。這一組合模式，可以提高檔案的使用效率，無論過去的傳統(tǒng)檔案還是現(xiàn)在的電子檔案，只要通過信息資源的搜索，就可以查到企業(yè)需要尋找的相關(guān)資料。同時，這樣也使企業(yè)減少檔案管理成本，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源合理利用。

（二）強(qiáng)化人員管理和提高管理效率

在時代發(fā)展的大背景下，知識更新速度不斷加快的前提下，企業(yè)要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理專業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，企業(yè)檔案管理工作人員本身也要參與企業(yè)的檔案管理當(dāng)中。企業(yè)檔案人員管理自身的職業(yè)素養(yǎng)將決定著企業(yè)檔案管理的成敗。各企業(yè)應(yīng)該重視企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，以強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識和管理意識。同時企業(yè)本身內(nèi)部應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容就是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的技能培訓(xùn)上，能讓企業(yè)檔案管理人員在檔案管理中工作水平得以有效提高。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，特別是在檔案管理工作上，能更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以提高工作效率和質(zhì)量。此外，在舊檔案的管理上，也要培養(yǎng)檔案修補(bǔ)人才。目前很多紙質(zhì)檔案由于歷史時間原因遭到很嚴(yán)重的損壞，并且這些過去的老檔案走向數(shù)字化已經(jīng)刻不容緩。但是這方面仍有大量的人才缺口，企業(yè)在這方面的培養(yǎng)仍然有很大的發(fā)展空間。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，我國企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營模式不斷發(fā)生變化，而企業(yè)檔案管理的模式也正在發(fā)展中探索。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理正面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)檔案的管理應(yīng)隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會轉(zhuǎn)型期的變化，根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況來進(jìn)行檔案管理體制的改革。企業(yè)檔案管理體制的完善，有助于企業(yè)在未來的市場經(jīng)濟(jì)條件下有效的提高競爭力，并且使企業(yè)在穩(wěn)定中得到可持續(xù)、長足發(fā)展。

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