金梅

摘 要：學(xué)籍管理是高校教學(xué)運(yùn)行環(huán)節(jié)不可或缺的組成部分。它是對(duì)高校學(xué)生的入學(xué)情況、在校情況以及畢業(yè)情況的真實(shí)記錄；它對(duì)學(xué)校招生工作、日常學(xué)生管理工作、學(xué)生獎(jiǎng)懲工作、留學(xué)升學(xué)就業(yè)工作等等有著不可替代的意義。然而，隨著各項(xiàng)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校學(xué)籍檔案管理在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的弊端逐漸顯露出來(lái)，尤其對(duì)于中外合作辦學(xué)這種新型的辦學(xué)模式帶來(lái)了極大的困擾。因此，對(duì)于高校而言，學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化與改革工作迫在眉睫。基于此背景，文章從我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及其存在問(wèn)題入手，對(duì)我國(guó)高校學(xué)籍管理數(shù)字化軟件使用情況以及高校學(xué)籍檔案管理方法對(duì)策進(jìn)行探討與分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案管理；高校學(xué)籍檔案；數(shù)字化校園；中外合作辦學(xué)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2096-000X（2017）18-0145-04

Abstract： Student status management is an indispensable part of academic plans and executions at colleges. As a record from enrollment to student performance to graduation， it is of vital significance to college enrollment， daily student management， reward and punishment system， and student's overseas study， further study， and job obtainment. However， as technologies continuously develop， colleges have suffered from disadvantages of the student status and archive management in the digital network educational environment， especially for those Sino-foreign joint education colleges. Therefore， it is urgent for colleges to optimize and reform the student status and archive management. Based on this， this paper aims to explore the current situation and problem， analyze the use of digitalized software， and discuss the strategy and solution of the college student status and archive management in China.

Keywords： student status management； college student status； digital campus； sino-foreign joint education

引言

檔案管理工作自身由于具有一定的復(fù)雜性與繁瑣性，因此它對(duì)人力、物力以及財(cái)力等消耗較大。與此同時(shí)，檔案管理工作對(duì)檔案管理制度與檔案管理系統(tǒng)有著較高的要求，而如果檔案管理系統(tǒng)與檔案管理工作中出現(xiàn)了問(wèn)題，那么必然使得檔案管理工作發(fā)生混亂，從而使得檔案管理工作的效率大大降低。而檔案管理也是高校日常工作中非常重要的一部分。學(xué)生學(xué)籍檔案管理則是高校檔案工作的重中之重，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍檔案管理不僅關(guān)系著學(xué)生入校、在校以及畢業(yè)等全過(guò)程記錄的完備真實(shí)與否，還關(guān)系著學(xué)校能否運(yùn)用相關(guān)信息更好的開展各項(xiàng)工作。然而目前我國(guó)各高校中學(xué)生學(xué)籍檔案管理的狀況令人擔(dān)憂，并且高校學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變迫在眉睫。

一、目前我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

目前我國(guó)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理已經(jīng)發(fā)生了極大的變化，其主要表現(xiàn)于學(xué)生學(xué)籍檔案管理內(nèi)容的變化以及學(xué)籍檔案管理方式的變化。傳統(tǒng)時(shí)期學(xué)生學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容一般是學(xué)生的考試成績(jī)以及日常學(xué)習(xí)與生活中獎(jiǎng)懲狀況這兩個(gè)基本部分。然而，信息化和數(shù)字化浪潮改變了這兩大功能的記錄與運(yùn)轉(zhuǎn)形態(tài)，另外，隨著高校中學(xué)生活動(dòng)形式和數(shù)量的不斷增加，我國(guó)學(xué)生學(xué)籍檔案管理內(nèi)容也逐漸豐富起來(lái)?？傮w說(shuō)來(lái)，我國(guó)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理內(nèi)容基本上記錄了學(xué)生在校期間的所有重要事件（如獲獎(jiǎng)情況、交換情況、重要活動(dòng)參與情況等等），并且已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了對(duì)學(xué)生入學(xué)至畢業(yè)全過(guò)程的管理[1]。在學(xué)籍檔案管理方式上，我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理基本上全部實(shí)現(xiàn)了由單一紙質(zhì)檔案管理到“紙質(zhì)+數(shù)字”組合管理的轉(zhuǎn)變。由單一紙質(zhì)檔案管理到“紙質(zhì)+數(shù)字”組合管理的轉(zhuǎn)變不僅可以使得學(xué)生學(xué)籍檔案的保存、記錄與查詢工作效率大大提升，還可以在極大程度上降低高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理成本與維護(hù)成本。當(dāng)然，我國(guó)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理上的進(jìn)步與轉(zhuǎn)變從整體上來(lái)看是非常積極且能夠切實(shí)給學(xué)生工作帶來(lái)益處的，但從細(xì)節(jié)上來(lái)看，我國(guó)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中同樣存在著許多問(wèn)題，而這些問(wèn)題不僅會(huì)給我國(guó)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變的過(guò)程帶來(lái)極大的阻礙，甚至還會(huì)給高校的發(fā)展造成一定的威脅。同時(shí)，4月29日中共中央辦公廳，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于做好新時(shí)期教育對(duì)外開放工作的若干意見(jiàn)》，意見(jiàn)指出，大力拓展對(duì)外交流，形成我國(guó)對(duì)外留學(xué)的體系，以及構(gòu)建來(lái)華留學(xué)的社會(huì)化、專業(yè)化服務(wù)體系。隨著我國(guó)高校工作國(guó)際化對(duì)接程度的不斷加深，目前我國(guó)高校中有大量的國(guó)內(nèi)交換生政策、國(guó)內(nèi)外短期留學(xué)生政策以及暑假學(xué)校學(xué)分互認(rèn)政策等新型政策，而這些政策必將對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出新的要求，也為新時(shí)期學(xué)籍檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。

二、目前我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）高校學(xué)籍檔案管理中數(shù)字化的程度較低

雖然目前我國(guó)高校中普遍實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的引進(jìn)與使用，但相比于國(guó)外高校而言，我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化程度依舊較低，并且甚至在我國(guó)部分高校中，數(shù)字化學(xué)籍檔案僅僅基本實(shí)現(xiàn)了將紙質(zhì)檔案信息記錄在信息系統(tǒng)中的功能，而這種基本的功能并不能將數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的作用發(fā)揮到極致。當(dāng)然，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中數(shù)字化程度較低的原因主要有以下兩個(gè)方面：

首先，部分高校在引進(jìn)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中僅僅引進(jìn)了數(shù)字化的管理系統(tǒng)，而設(shè)有將其管理理念同樣引入，這樣就極容易使得所引進(jìn)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能較好地在高校環(huán)境中運(yùn)用開來(lái)。其次，高校在引進(jìn)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)時(shí)，忽略了對(duì)自身實(shí)際管理情況的考量，換句話來(lái)說(shuō)，許多高校的數(shù)字化學(xué)籍管理系統(tǒng)并不能和日常學(xué)籍檔案管理工作相匹配。這是因?yàn)槟壳拔覈?guó)高校數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)主要來(lái)源于兩個(gè)方面，一是和系統(tǒng)開發(fā)公司合作，引進(jìn)已有的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，一是利用校內(nèi)已有資源對(duì)數(shù)學(xué)化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行自主開發(fā)。對(duì)于引進(jìn)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，由于系統(tǒng)不是“私人訂制”，所以很可能出現(xiàn)有部分日常管理工作在系統(tǒng)中不能具體實(shí)現(xiàn)的問(wèn)題，還會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)中需要記錄的內(nèi)容在學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中不存在的狀況[2]。與此同時(shí)，由于學(xué)校學(xué)籍信息管理系統(tǒng)是完全引進(jìn)，所以當(dāng)系統(tǒng)需要更新或是出現(xiàn)問(wèn)題需要解決時(shí)，解決問(wèn)題的時(shí)間需要由學(xué)校與軟件公司共同商議，這樣就會(huì)出現(xiàn)學(xué)校與公司聯(lián)絡(luò)不及時(shí)，導(dǎo)致這些特殊的問(wèn)題無(wú)法及時(shí)處理。而對(duì)于學(xué)校自主開發(fā)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，部分學(xué)校在開發(fā)系統(tǒng)的過(guò)程中只重視了對(duì)相關(guān)硬件設(shè)施的引入，而忽略了對(duì)管理軟件的更新與維護(hù)，這樣就極容易使得學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中很可能因?yàn)閿?shù)據(jù)量過(guò)大等問(wèn)題出現(xiàn)崩潰，而以上這些問(wèn)題都是高校學(xué)籍檔案管理中數(shù)字化程度較低的主要因素。

（二）高校學(xué)籍檔案管理中管理人員的現(xiàn)代化操作水

平與管理理念水平較低

對(duì)于一個(gè)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行使用，需要具有一定現(xiàn)代化系統(tǒng)操作水平的管理人員進(jìn)行操作，并且需要具有較好的現(xiàn)代化管理理念。目前我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理中都設(shè)置了專門的部門對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，然而，學(xué)校在建立相關(guān)管理系統(tǒng)的同時(shí)卻忽視了對(duì)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)工作[3]。在我國(guó)許多高校中，學(xué)籍檔案管理人員一般都具有較長(zhǎng)的學(xué)籍檔案管理時(shí)間，這也就意味著高校學(xué)籍檔案管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)一般都較為豐富，但這同時(shí)也極容易使得管理人員的思想在長(zhǎng)時(shí)間的管理過(guò)程中出現(xiàn)僵化。與此同時(shí)，在未引進(jìn)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)之前，由于這些管理人員長(zhǎng)時(shí)間使用的都是傳統(tǒng)的管理方法與管理理念，所以極容易使得他們?cè)诮邮墁F(xiàn)代化管理系統(tǒng)與管理理念的時(shí)候出現(xiàn)不適應(yīng)甚至抵觸的問(wèn)題，而這些問(wèn)題都會(huì)給數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用帶來(lái)阻礙。

（三）高校學(xué)籍檔案管理中學(xué)籍概念與內(nèi)容有待商榷

在高校學(xué)籍檔案管理工作中，普遍存在的問(wèn)題之一就是如何確定學(xué)籍的概念及其內(nèi)容。這是因?yàn)?，隨著高校的不斷發(fā)展，高校的辦學(xué)形式在不斷的增加，學(xué)生的種類也在不斷的增多，如在一所綜合性高校里，有專科類學(xué)生、本科類學(xué)生、研究生等等，在這些學(xué)生里又分了普通學(xué)生、“3+1”學(xué)生等等，在“3+1”學(xué)生里，又涉及到了國(guó)內(nèi)學(xué)籍與國(guó)外學(xué)籍的記錄與互認(rèn)。而針對(duì)不同種類的學(xué)生和不同性質(zhì)的辦學(xué)，在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中都需要有所區(qū)別[4]。然而，由于學(xué)籍檔案管理制度和內(nèi)容的不成熟，在我國(guó)許多學(xué)校中并沒(méi)有根據(jù)辦學(xué)的不同對(duì)學(xué)籍信息的記錄做出相應(yīng)的調(diào)整，這樣就極容易導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案管理中出現(xiàn)“該記錄的信息未記錄”、“無(wú)用信息過(guò)多”等問(wèn)題，從而給高校學(xué)籍檔案管理帶來(lái)一定的困難。與此同時(shí)，在國(guó)內(nèi)外學(xué)籍信息的管理中，由于學(xué)籍概念與內(nèi)容尚未明確，所以管理系統(tǒng)里經(jīng)常出現(xiàn)不兼容的問(wèn)題，如學(xué)分互認(rèn)不兼容、編輯管理不兼容、選課管理不兼容、課程替代環(huán)節(jié)不兼容、成績(jī)單管理不兼容等等。

（四）高校學(xué)籍檔案管理中各部分內(nèi)容之間存在多頭

管理與交叉管理的現(xiàn)象

目前我國(guó)高校的辦學(xué)形式多樣化，學(xué)生的種類較多，因此，在我國(guó)高校里，不同形式中不同種類的學(xué)生一般都有不同的部分進(jìn)行管理，并且這些部分需要負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍信息的采集、更新等工作。但是，這樣的管理形式同樣也存在一定的問(wèn)題，因?yàn)樵诟咝Ｖ胁糠謱W(xué)生的身份可能涉及到一個(gè)或是幾個(gè)種類。然而，在某些高校中不同種類之間學(xué)籍信息的管理是相互獨(dú)立且分散的，這樣就很容易導(dǎo)致學(xué)生的信息在多個(gè)部門中出現(xiàn)并且呈現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象，而當(dāng)該學(xué)生的信息出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，由于各部分之間的分散與獨(dú)立，就會(huì)導(dǎo)致信息的更新出現(xiàn)延遲甚至是錯(cuò)誤，這樣就很可能導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍信息成為“孤島”。

除此之外，對(duì)于中外合辦的專業(yè)來(lái)說(shuō)，學(xué)生學(xué)籍信息涉及到國(guó)內(nèi)和國(guó)外兩個(gè)部分，因此，他們學(xué)籍的管理方式一般是交叉管理，即雙方共同對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理。然而在大多數(shù)情況下，我國(guó)國(guó)內(nèi)學(xué)籍的記錄與國(guó)外學(xué)籍記錄存在很大的區(qū)別，并且在學(xué)生成績(jī)記錄方面也存在一定的差異，如，國(guó)外成績(jī)一般是按等級(jí)（A、B、C、D）記錄，而國(guó)內(nèi)成績(jī)一般是百分制。所以，這種交叉管理的形式就存在一定的問(wèn)題[5]。例如，如何做好國(guó)外成績(jī)的等級(jí)制與國(guó)內(nèi)成績(jī)的百分制的對(duì)接工作、如何做好國(guó)內(nèi)與國(guó)外學(xué)生的互認(rèn)工作、如何做好國(guó)內(nèi)國(guó)外學(xué)生信息的同步更新工作等等。

（五）高校學(xué)籍檔案管理中數(shù)字與紙質(zhì)檔案之間存在

落差

雖然目前我國(guó)高校普遍引進(jìn)了數(shù)字化的學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，但實(shí)際上所采用的學(xué)籍檔案管理形式是“數(shù)字+紙質(zhì)”的管理模式，并且在多數(shù)高校中，紙質(zhì)學(xué)籍檔案管理工作的重視程度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于對(duì)數(shù)字檔案的重視程度，這樣就極容易導(dǎo)致數(shù)字與紙質(zhì)檔案之間存在落差，而出現(xiàn)這一問(wèn)題的主要原因有以下幾點(diǎn)：

首先，紙質(zhì)檔案管理時(shí)間悠久，管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案管理工作較為熟悉，所以相關(guān)人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般不需要不斷的提高自身的管理水平。但是，如果采用數(shù)字檔案，那么相關(guān)人員不僅需要對(duì)數(shù)字檔案管理的操作防范較為熟練，并且因?yàn)閿?shù)字檔案管理系統(tǒng)更新較快，所以管理人員需要不斷的學(xué)習(xí)來(lái)提升自己的管理水平。

其次，學(xué)生學(xué)籍檔案的初始狀態(tài)大多是紙質(zhì)狀態(tài)，從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化需要大量的信息輸入工作，從而給管理人員的日常工作帶來(lái)了更大的壓力，與此同時(shí)，當(dāng)學(xué)生的相關(guān)信息需要更新時(shí)，那么意味著紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案都需要做出相應(yīng)的變化，而這個(gè)反應(yīng)周期大多是較長(zhǎng)的[6]。

最后，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案都需要進(jìn)行歸檔的工作，但是不同辦學(xué)形式中不同學(xué)生的學(xué)籍檔案可能會(huì)分散在多個(gè)部分甚至多個(gè)國(guó)家之中，而一般情況下，普通學(xué)生紙質(zhì)檔案的歸檔效率較高，中外合作專業(yè)學(xué)生的數(shù)字檔案歸檔較快，因此，在學(xué)生檔案管理過(guò)程中，紙質(zhì)與數(shù)字檔案的歸檔工作落差較為明顯。

當(dāng)然，在中外合作辦學(xué)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理中，信息歸檔最終都要經(jīng)歷數(shù)字-紙質(zhì)-數(shù)字的過(guò)程，這是因?yàn)橹型夂献鬓k學(xué)的信息歸檔涉及到學(xué)籍信息的國(guó)內(nèi)外傳遞問(wèn)題，如果數(shù)字-紙質(zhì)-數(shù)字的過(guò)程不能較好的完成，那么很可能使得學(xué)生的信息在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)遺漏或丟失，甚至還導(dǎo)致學(xué)生信息的查閱工作出現(xiàn)延遲。

三、數(shù)字化校園環(huán)境下我國(guó)高校學(xué)籍管理數(shù)字化軟件的使用情況

近幾年來(lái)，我國(guó)各高校普遍完成了學(xué)籍檔案數(shù)字化軟件的引進(jìn)與建立工作，并且數(shù)字化的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的使用已經(jīng)在高校學(xué)籍檔案管理工作中初見(jiàn)成效，給學(xué)籍檔案管理工作效率的提升帶來(lái)了較大的助力。但是，在數(shù)字化學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的使用過(guò)程中，可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的使用存在以下幾個(gè)問(wèn)題：

首先，數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)靈活化的信息采集與信息處理工作。根據(jù)上文的分析可以得知，目前我國(guó)高校學(xué)生數(shù)字學(xué)籍的產(chǎn)生一般來(lái)源于紙質(zhì)學(xué)籍的導(dǎo)入，而這樣的導(dǎo)入工作需要龐大的人力、物力與財(cái)力，還需要耗費(fèi)非常長(zhǎng)的時(shí)間，并且在紙質(zhì)學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)數(shù)字檔案的過(guò)程中很可能會(huì)出現(xiàn)學(xué)生信息輸入錯(cuò)誤等問(wèn)題，由此可見(jiàn)目前數(shù)字學(xué)籍檔案的建立效率是較低的。除此之外，在學(xué)生信息處理過(guò)程中，涉及到不同生源地、不同招生類型、不同專業(yè)、不同省份的各類學(xué)生信息的更新、儲(chǔ)存、判斷與分析，這些工作都依賴于學(xué)籍檔案數(shù)字化軟件的支撐，但是由于軟件自身的原因（如自信息采集相同字段設(shè)置問(wèn)題等），這些工作在完成過(guò)程中仍舊出現(xiàn)靈活度較低、對(duì)人工依賴較大的問(wèn)題，換句話來(lái)說(shuō)，目前學(xué)籍檔案管理軟件的智能化水平較差[7]。

其次，數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的功能較不完備。在近幾年的數(shù)字學(xué)籍檔案系統(tǒng)的使用過(guò)程中，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)功能上的缺陷逐漸被暴露出來(lái)。如中外合作辦學(xué)等學(xué)分互認(rèn)項(xiàng)目學(xué)籍信息處理模塊缺失、中外交流項(xiàng)目學(xué)生獲獎(jiǎng)情況確認(rèn)板塊設(shè)計(jì)不合理等等[8]。特別是在中外合作辦學(xué)等學(xué)分互認(rèn)項(xiàng)目學(xué)籍信息處理方面，智能處理模塊的缺失導(dǎo)致相關(guān)人員在處理學(xué)分互認(rèn)的工作上，只能通過(guò)最為原始的人工方法進(jìn)行確認(rèn)，而這個(gè)過(guò)程涉及到了較為漫長(zhǎng)的等待時(shí)間與確認(rèn)時(shí)間，從而會(huì)給學(xué)分互認(rèn)工作效率的提升帶來(lái)極大的困難。

四、高校學(xué)籍檔案管理方法與對(duì)策

想要更好的做好高校學(xué)籍檔案管理工作，那么可以從管理的內(nèi)部環(huán)境與外部條件這兩個(gè)方面入手，而只有這兩個(gè)方面都做出了相應(yīng)的改善，才可能使得高校學(xué)籍檔案管理工作能夠有質(zhì)的提升。

（一）高校學(xué)籍檔案管理方法與對(duì)策之內(nèi)部環(huán)境的改

善

相比于學(xué)籍檔案管理工作的外部條件而言，內(nèi)部環(huán)境一般指的是學(xué)籍檔案管理人員的管理水平、學(xué)籍檔案的管理制度與管理內(nèi)容。

在學(xué)籍檔案管理人員水平方面，為了使得管理人員能夠熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理，為了使得管理人員能夠更好的將現(xiàn)代化的管理理念運(yùn)用到日常的管理工作中來(lái)，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的管理情況，積極的組織培訓(xùn)與交流活動(dòng)，使得目前學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍能夠接受更好的管理理念與數(shù)理操作技術(shù)的培訓(xùn)，從而使得其管理水平能夠有更好的提升[9]。當(dāng)然，為了保證學(xué)生學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的工作活力與創(chuàng)新能力，建議學(xué)校能夠適當(dāng)?shù)慕o管理隊(duì)伍注入一些新鮮的、高質(zhì)量的，專業(yè)水平高的“血液”，從而使得整個(gè)管理隊(duì)伍能夠積極向上。

在學(xué)籍檔案管理制度與管理內(nèi)容方面，學(xué)?？梢詮囊韵聨讉€(gè)角度入手：首先，科學(xué)調(diào)整學(xué)籍概念與內(nèi)容。不論是對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作而言還是對(duì)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)而言，學(xué)籍概念與內(nèi)容都是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)與依據(jù)，因此，學(xué)校應(yīng)該盡快根據(jù)實(shí)際的辦學(xué)情況，對(duì)目前的學(xué)籍概念與學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整，如高考檢錄表錄入與否、畢業(yè)離校信息記錄與否、生源地變化記錄方式與內(nèi)容等等。其次，學(xué)校應(yīng)該通過(guò)相關(guān)措施盡量減少學(xué)籍檔案各部分內(nèi)容之間存在的多頭管理與交叉管理[10]。在上文的分析中可以得知，多頭管理與交叉管理會(huì)極大地影響學(xué)籍檔案管理的效率，影響學(xué)籍精確度。因此，學(xué)校應(yīng)該盡早對(duì)學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行完善，明確不同專業(yè)、不同類型學(xué)生學(xué)籍管理的歸屬，確定不同部門學(xué)籍檔案的管理工作內(nèi)容，以減少多頭管理與交叉管理現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（二）高校學(xué)籍檔案管理方法與對(duì)策之外部條件的改

善

在高校學(xué)籍檔案外部管理?xiàng)l件的改善過(guò)程中，主要面對(duì)的內(nèi)容是對(duì)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的完善與調(diào)整。其主要涉及到以下幾個(gè)方面：

首先，提高學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化程度。根據(jù)上文的分析可以得知，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化程度的低下是限制學(xué)籍檔案管理效率提升的主要原因之一。因此，建議學(xué)校能夠通過(guò)多方面努力來(lái)提高學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化水平。對(duì)于從外部引進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校來(lái)說(shuō)，學(xué)校中相關(guān)人員應(yīng)該增加與軟件開發(fā)公司之間的交流，并且在交流里將軟件使用過(guò)程中的弊端表達(dá)出來(lái)，從而使得軟件公司能夠根據(jù)高校實(shí)際情況對(duì)學(xué)籍檔案管理軟件提供升級(jí)與維護(hù)[11]，同時(shí)努力做到實(shí)時(shí)更新升級(jí)。對(duì)于自我開發(fā)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校來(lái)說(shuō)，相關(guān)人員應(yīng)該在日常工作中增加對(duì)軟件的測(cè)試與維護(hù)次數(shù)，并根據(jù)相關(guān)結(jié)果對(duì)軟件進(jìn)行調(diào)整與開發(fā)，從而使得軟件的適應(yīng)性更強(qiáng)。

其次，完善紙質(zhì)學(xué)籍向數(shù)字學(xué)籍的轉(zhuǎn)變。紙質(zhì)學(xué)籍向數(shù)字學(xué)籍的轉(zhuǎn)變是學(xué)籍檔案管理工作中的重點(diǎn)與難點(diǎn)，因此，為了提高這部分的工作效率，在數(shù)字學(xué)籍系統(tǒng)中應(yīng)該增加外部數(shù)據(jù)的導(dǎo)入方式[12]。目前我國(guó)所使用的外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式大多是人工輸入，然而，在目前技術(shù)的支持之下，外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式可以由掃描軟件自動(dòng)生成等等。當(dāng)然，在利用自動(dòng)化技術(shù)導(dǎo)入數(shù)字的過(guò)程中還涉及到了信息的校驗(yàn)，在這一點(diǎn)上，建議學(xué)校能夠引進(jìn)數(shù)字簽名或是技術(shù)校驗(yàn)等方式對(duì)所引進(jìn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。

最后，增加智能化的信息處理模塊。對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理工作而言，不僅要處理學(xué)籍信息的錄入，最為重要的是對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行處理，其中包括對(duì)不同類型學(xué)生各方面的學(xué)籍信息的處理等等。因此，為了更好的發(fā)揮數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的作用，學(xué)校應(yīng)該積極增加智能化的信息處理模塊，如對(duì)于中外合作辦學(xué)等學(xué)分互認(rèn)項(xiàng)目的學(xué)籍信息的處理來(lái)說(shuō)，相關(guān)人員可以設(shè)計(jì)相應(yīng)的模塊將學(xué)分互認(rèn)的處理轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，一般滿足計(jì)算機(jī)中的條件，就可以按照所設(shè)計(jì)的條件自動(dòng)完成學(xué)分互認(rèn)的工作。如此一來(lái)，各種需要處理個(gè)性化學(xué)籍信息的高校便可以更加快捷的使用自己相應(yīng)的模塊，使得學(xué)籍管理系統(tǒng)的兼容性更強(qiáng)，工作更高效。

五、結(jié)束語(yǔ)

智能化高校學(xué)籍檔案管理方法在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的運(yùn)用是高校日常管理的一大進(jìn)步，雖然目前該管理方法與管理系統(tǒng)中仍舊存在一定的問(wèn)題，但這些問(wèn)題不應(yīng)該成為高校放棄或放緩使用智能化學(xué)籍管理系統(tǒng)的原因，而應(yīng)該成為促進(jìn)該系統(tǒng)不斷完善升級(jí)的動(dòng)力。因此，高校應(yīng)該根據(jù)實(shí)際工作情況，針對(duì)目前高校工作中新政策（如教育對(duì)外合作政策、國(guó)內(nèi)本科生交換政策、國(guó)內(nèi)外短期留學(xué)生政策、暑假學(xué)校學(xué)分互認(rèn)政策等等）的實(shí)施狀況，通過(guò)增強(qiáng)與學(xué)籍系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)的交流合作，對(duì)學(xué)籍檔案管理方法進(jìn)行不斷的完善與補(bǔ)充，從而使得高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)能夠給高校學(xué)籍檔案管理帶來(lái)更大的益處。

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