李輝

摘要：伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提出了嚴(yán)格要求。尤其是檔案管理工作的進(jìn)行，要求引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、創(chuàng)新管理方法繼而實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)模式，滿(mǎn)足事業(yè)單位工作要求。對(duì)此，筆者結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；方法研究

現(xiàn)階段，怎樣提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成為重要研究課題，對(duì)單位檔案管理工作效率的提高與檔案利用率的提升具有重要作用。另一方面，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理工作要求，信息化管理模式已成必然，成為當(dāng)務(wù)之急。

一、提升事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)發(fā)展中，事業(yè)單位檔案管理工作信息化模式可以根據(jù)數(shù)據(jù)信息展開(kāi)檔案資料保存，相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理形式節(jié)省較多儲(chǔ)存面積。另一方面，信息化管理形式也便于信息搜集與查找，人們可以及時(shí)搜集到所需資料；并且，盡可能的降低檔案保存與統(tǒng)計(jì)偏差錯(cuò)誤。由此可見(jiàn)，檔案信息化建設(shè)能夠從根本上提高管理效率。此外，伴隨著事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)時(shí)間的延長(zhǎng)與業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，檔案資料信息也會(huì)不斷的增加，如果一直沿用人工整理形式將耗費(fèi)較多人力物力。而通過(guò)信息化建設(shè)能夠有效解決這一問(wèn)題，提高管理效果。但是，檔案信息化的建設(shè)還需要提升管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，熟練操作計(jì)算機(jī)展開(kāi)檔案管理，提高工作效率。同時(shí)，經(jīng)過(guò)規(guī)范的操作也能夠提高工作質(zhì)量與工作時(shí)間。這樣一來(lái)，新經(jīng)濟(jì)社會(huì)條件下，事業(yè)單位展開(kāi)檔案信息化管理對(duì)長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重要意義。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化不足

（1）硬件設(shè)施問(wèn)題

事業(yè)檔案檔案信息化管理硬件設(shè)施指的是數(shù)字化的硬件設(shè)備保障，例如：數(shù)據(jù)化管理裝置等，對(duì)檔案管理工作具有作用。但是，現(xiàn)階段各單位檔案信息化管理，因?yàn)橘Y金投入不足使得硬件設(shè)施建設(shè)存在諸多問(wèn)題。例如：設(shè)備老化，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理需求。信息化管理設(shè)備也是檔案工作開(kāi)展的前提條件與數(shù)據(jù)化管理的組成部分；不過(guò)，當(dāng)前在該方面有待進(jìn)一步提升與完善。

（2）管理人員信息化認(rèn)識(shí)不到位

管理人員作為檔案管理信息化建設(shè)的根本與核心，管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與信息化操作水平直接影響檔案管理信息化建設(shè)效果。只有管理人員全面了解檔案管理工作內(nèi)容與規(guī)范的操作，才能夠在檔案管理中達(dá)到信息化標(biāo)準(zhǔn)，提高管理水平。不過(guò)，根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理效果看，多數(shù)管理人員管理理念落后、對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知處于初級(jí)階段，這與其工作性質(zhì)有著直接影響。因?yàn)槎鄶?shù)單位檔案管理工作較為輕松、工作要求不高，使得管理人員對(duì)信息化認(rèn)知不到位。另一方面，管理人員對(duì)于新型管理方法了解不夠深入，存在諸多問(wèn)題。

（3）缺少檔案管理培訓(xùn)

怎樣進(jìn)行檔案信息化管理能夠從根本上折射出單位內(nèi)部檔案信息化管理工作是否到位，集中體現(xiàn)在兩方面：首先，基于軟件設(shè)施培養(yǎng)上分析，單位檔案信息化建設(shè)培養(yǎng)水平如何?，F(xiàn)階段，70%的單位對(duì)于信息化建設(shè)管理工作缺少認(rèn)可性，管理層缺少信息化關(guān)注而制約工作效率的提升。所以，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題無(wú)法及時(shí)化解。其次，基于檔案管理贊同程度上分析，目前各單位缺少信息化技術(shù)教育培訓(xùn)，不管是職工思想意識(shí)還是信息技術(shù)上，成為單位信息化建設(shè)中的缺點(diǎn)?；谂嘤?xùn)方面而言，單位進(jìn)行信息化管理培訓(xùn)是提高信息化管理的主要途徑。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（1）注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理信息化第一要素即是提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先預(yù)留一定資金投入在硬件設(shè)施優(yōu)化與引進(jìn)中。將信息化建設(shè)列入財(cái)務(wù)預(yù)算，綜合分析單位經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，做好設(shè)施需求統(tǒng)計(jì)。這樣一來(lái)，使得檔案信息化管理工作有目的性的引進(jìn)檔案管理設(shè)施。事業(yè)單位根據(jù)經(jīng)營(yíng)發(fā)展特征，引進(jìn)先進(jìn)掃描技術(shù)、光盤(pán)刻錄、計(jì)算機(jī)等設(shè)施，并引導(dǎo)管理人員規(guī)范利用電子設(shè)備，延長(zhǎng)設(shè)備使用時(shí)間，節(jié)省經(jīng)濟(jì)投入。另一方面，檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)統(tǒng)一計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，全面掌握系統(tǒng)兼容性，為后續(xù)系統(tǒng)維護(hù)創(chuàng)造條件。同時(shí)，充分利用計(jì)算機(jī)資源，共同推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

（2）檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)化

事業(yè)單位想要做好信息化建設(shè)也要注重內(nèi)部工作審核，加強(qiáng)檔案管理人員工作考核，結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作狀態(tài)制定審核標(biāo)準(zhǔn)。工作審核標(biāo)準(zhǔn)制定中，應(yīng)把信息化檔案管理列入審核標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性、加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知與重要性認(rèn)識(shí)。只有從思想意識(shí)上提升，才能做好檔案管理信息化建設(shè)。例如：在錄入資料信息時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家制度要求，規(guī)范格式、文字等，使用統(tǒng)一模式展開(kāi)檔案錄入。

（3）注重檔案管理培訓(xùn)

加強(qiáng)管理人員檔案管理信息化培訓(xùn)，也是事業(yè)單位提升檔案管理效率的有效途徑。因?yàn)楝F(xiàn)階段事業(yè)單位缺少專(zhuān)業(yè)技能與思想意識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題重重。因此，事業(yè)單位還應(yīng)做好培訓(xùn)工作，從技術(shù)與思想上提升，確保檔案管理效率的提升。只有管理人員能夠熟練、規(guī)范操作計(jì)算機(jī)并且積累豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，才能逐一解決信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題。而提高管理人員思想意識(shí)是引導(dǎo)管理人員認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性與急迫性，能夠主動(dòng)投入到檔案管理信息化建設(shè)中，從根本上提高檔案工作質(zhì)量與效率。

總而言之，信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展必然，各單位想要提高綜合水平與管理效率，跟上現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展變化就應(yīng)積極投入到信息化建設(shè)中，特別是檔案管理工作。只有這樣，才能確保檔案管理水平，推動(dòng)單位發(fā)展，

（作者單位：吉林省白城市通榆縣三家子種牛繁育場(chǎng)）