楊秀艷 李臨

【摘 要】文章以國網(wǎng)天津市電力公司智慧檔案館建設(shè)實踐為例，從智慧檔案館頂層規(guī)劃、“五大平臺”內(nèi)涵、“五大平臺”建設(shè)內(nèi)容與取得成效3個部分進行論述，探討電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)內(nèi)容和路徑，以期推動電網(wǎng)企業(yè)檔案館建設(shè)與運用更高效、更完整、更安全，邁向智慧檔案館管理。

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)企業(yè)；智慧檔案館；頂層規(guī)劃；“五大平臺”

【中圖分類號】F426.61；F270.7【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1674-0688（2017）12-0206-03

2008年，IBM公司相繼提出“智慧地鐵”理念和“智慧城市”愿景，全世界迅速掀起互聯(lián)互通的浪潮。智慧檔案館是檔案信息化發(fā)展的高級階段，是檔案發(fā)展的必然趨勢，是社會化服務(wù)達到一定階段的必然產(chǎn)物，也是智慧城市建設(shè)的必然要求[1]，蘊含著巨大的社會價值和經(jīng)濟價值[2-3]。智慧檔案管理是利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等高新技術(shù)對檔案資源進行智能化、多元化管理。智慧檔案館需要具備信息感知和處置能力，為檔案使用者提供泛在化檔案信息服務(wù)的智慧型管理模式[4]。電力行業(yè)是掌握國家基礎(chǔ)建設(shè)的重要領(lǐng)域，擁有大量地理信息、電路布線和項目建設(shè)信息檔案。隨著國網(wǎng)業(yè)務(wù)和輸配電項目的拓展，檔案數(shù)量和門類也呈現(xiàn)跨越式增長趨勢，智慧檔案館不但可提高檔案信息收集與整理的效益，對文檔信息利用和企業(yè)信息決策也具有十分重要意義。國網(wǎng)天津市電力公司（簡稱公司）肩負著京津冀地區(qū)電力建設(shè)和運營的艱巨使命，近年來不斷深入研究檔案資源管理與信息挖掘工作，隨著數(shù)字化檔案建設(shè)的不斷深入，公司檔案館亟須探索檔案信息高效、智能、安全的管理新模式，提升檔案管理效率、挖掘檔案信息價值、便捷檔案利用服務(wù)。

1 智慧檔案館建設(shè)頂層規(guī)劃

隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)難以滿足公司對檔案實體資源的收集和利用需求。檔案管理部門基于“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則，立足檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實基礎(chǔ)，建立以公司檔案館為核心的集中收集管理平臺，覆蓋總部、分部、省公司、直屬單位，涵蓋公司“三集五大”業(yè)務(wù)領(lǐng)域，運用多元化數(shù)據(jù)搜集技術(shù)，實現(xiàn)公文、表單、流媒體等多種形式海量信息資源的智能收集和智能化征集移交，進行智慧檔案館資源體系建設(shè)。

2 智慧檔案館“五大平臺”內(nèi)涵

公司立足于智慧檔案館建設(shè)目標(biāo)，對接電子檔案和實體檔案建設(shè)實況，在充分考慮檔案的收、管、存、用、備份、展示、修復(fù)等核心業(yè)務(wù)操作流程的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)未來發(fā)展和功能實現(xiàn)，將智慧檔案館建設(shè)的具體內(nèi)容定為“五大智慧平臺”，即智慧收集平臺、智慧管理平臺、智慧服務(wù)平臺、智慧保護平臺和智慧監(jiān)督平臺。運用“五大平臺”的協(xié)同運作，實現(xiàn)智慧多元化檔案資源管理，提升信息感知與處置能力并提供檔案信息綜合性服務(wù)。智慧檔案館“五大平臺”如圖1所示。

2.1 智慧收集平臺

智慧檔案館收集平臺是智慧檔案體系建設(shè)的基礎(chǔ)。這個平臺充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過定義一系列的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則，使用自動化數(shù)據(jù)信息采集，數(shù)據(jù)源自動著錄，收集的檔案自動統(tǒng)計分析等一系列智慧化程序，實現(xiàn)保存期限、檔案分類、密級確認等功能的智能化運行。智慧收集平臺運行模式如圖2所示。平臺的建設(shè)可實現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)鑒定工作的自動、在線完成，并能夠自動地調(diào)整策略來保障后續(xù)工作。

2.2 智慧管理平臺

智慧管理平臺是實現(xiàn)智慧檔案管理的重要組成部分。該平臺以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，采用電子標(biāo)識、電子標(biāo)簽（RFID）等技術(shù)實現(xiàn)檔案信息定位追蹤管理。運用檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)、檔案庫房智能環(huán)境監(jiān)測控制云、電子檔案管理軟件等信息系統(tǒng)集成實現(xiàn)內(nèi)部及外部信息交換，構(gòu)成一個通信智能系統(tǒng)的智慧管理體系。

2.3 智慧服務(wù)平臺

智慧服務(wù)功能是智慧檔案館最為重要的功能模塊。智慧服務(wù)平臺通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案結(jié)構(gòu)化目錄庫與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫的信息利用[6]。通過構(gòu)建搜索引擎、數(shù)據(jù)分析、行為分析等檔案數(shù)據(jù)分析模型，建立智能檔案檢索、智能編研、專業(yè)化檔案應(yīng)用、主動推送服務(wù)、移動式檔案應(yīng)用、智能檔案決策等功能模塊，幫助用戶進行信息交換和資源共享，是一個具有分析事物、處理事務(wù)、管理和決策能力的智慧服務(wù)系統(tǒng)。

2.4 智慧監(jiān)督平臺

智慧監(jiān)督平臺利用電子標(biāo)簽智能管控技術(shù)，對檔案的收集、整理、入庫、借閱等活動進行監(jiān)督，利用電子監(jiān)控設(shè)備對庫房情況保持實時監(jiān)控，實行集中的運營指標(biāo)在線監(jiān)控，提升公司檔案業(yè)務(wù)流程集約化管理水平。

2.5 智慧保護平臺

從檔案館硬件設(shè)施出發(fā)，對檔案館內(nèi)部的各種設(shè)備實行智慧化管理，包括自動調(diào)節(jié)消防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能監(jiān)控系統(tǒng)等，實現(xiàn)環(huán)保、安全、綠色、智能的智慧檔案館發(fā)展目標(biāo)。

3 “五大平臺”建設(shè)及成效

3.1 智能收集助力檔案資源層級化管理

在智慧收集平臺建設(shè)中，公司實施檔案工作的前端控制，通過制度文件材料建設(shè)，對各部門歸檔文件、記錄及其他數(shù)據(jù)材料進行標(biāo)準(zhǔn)化管理，采用邏輯歸檔處理技術(shù)，對辦公、工程、合同、采購、財務(wù)等業(yè)務(wù)進行信息化接口開發(fā)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)平臺與檔案信息系統(tǒng)的無縫對接，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的智能收集和層級化管理。

3.2 引入人工智能創(chuàng)新檔案實體管理

在智慧管理平臺建設(shè)中，廣泛應(yīng)用手持終端能夠通過掃描庫位中檔案盒的RFID電子標(biāo)簽和盒內(nèi)文件的RFID電子標(biāo)簽進行盤點。實現(xiàn)盤點記錄與服務(wù)端口數(shù)據(jù)的實時同步，利用智能密集架實現(xiàn)檔案快速查找的精準(zhǔn)定位功能，使庫房管理工作更加高效、簡單、便捷。

3.3 充分展現(xiàn)“以人為本”的檔案服務(wù)價值

在智慧服務(wù)平臺建設(shè)中，公司通過開發(fā)智能編研系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)倉儲、數(shù)據(jù)挖掘、聯(lián)機分析、輿情分析等技術(shù)，充分挖掘可用編研素材，提高編研質(zhì)量和效率；開發(fā)智慧知識服務(wù)系統(tǒng)，將檔案信息知識學(xué)習(xí)由“被動”查閱轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃油扑汀?；從加強自然語言輸入、內(nèi)容關(guān)聯(lián)性等方面入手，提高檢索系統(tǒng)的易用性和準(zhǔn)確性及檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率。

3.4 智慧監(jiān)督規(guī)范檔案工作層級化作業(yè)

在智慧監(jiān)督平臺建設(shè)中，公司結(jié)合本部及各基層單位檔案大數(shù)據(jù)的運營情況，對檔案的收集、整理、入庫情況進行統(tǒng)一的運營指標(biāo)集中在線監(jiān)控，并建立異常報警及預(yù)警機制，提升公司檔案業(yè)務(wù)管控和集約化管理水平；應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點等工作過程的信息化監(jiān)督管理；建設(shè)信息化溝通平臺和教育平臺，對檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)宣導(dǎo)，推動智慧檔案館成果效益化提升。

3.5 智慧保護顯著提升檔案資源的安全性和保密性

在智慧保護平臺建設(shè)中，公司應(yīng)用庫房溫、濕度遠程監(jiān)控裝置獲取實時數(shù)據(jù)，實現(xiàn)庫房內(nèi)的溫度、濕度、PM2.5、PM10、CO2等環(huán)境指標(biāo)的遠程監(jiān)控與調(diào)節(jié)；安裝制動消毒設(shè)備，通過移動端或PC端控制，即可實現(xiàn)庫房的定時凈化與制動凈化，不僅為檔案資源創(chuàng)造了有利的保存環(huán)境，更保障了檔案從業(yè)人員的身體健康和安全，將檔案保護提升到了人性化的高度；安裝智能監(jiān)控系統(tǒng)和預(yù)警機制，實現(xiàn)人員出入檔案館、檔案庫房、檔案室等重要場所的人臉抓拍和陌生人員在重要場所逗留、非法入侵、物品盜移、物品滯留等異常行為預(yù)警，顯著地提升了檔案館的智能化安全防護水平，確保檔案資源的安全性和保密性。

4 小結(jié)

本文分析了電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)需求現(xiàn)狀，以“五大平臺”建設(shè)理念為基礎(chǔ)，探討了電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)路徑和模式。智慧檔案館的建設(shè)和管理應(yīng)立足現(xiàn)實，敢于創(chuàng)新，與時俱進，不斷更新服務(wù)理念，提高服務(wù)水平。一方面大力推廣無紙化模式，充分挖掘和體現(xiàn)檔案資源的價值，另一方面要加深檔案資源與檔案服務(wù)對象的類型和層次的多樣性，革新傳統(tǒng)檔案館較低層次、低效能的服務(wù)，滿足用戶對信息的多元化需求，只有這樣，才能更好地推動我國電網(wǎng)企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展。

參 考 文 獻

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[3]高旭，趙豪邁.我國智慧檔案館研究現(xiàn)狀與熱點的可視化分析[J].檔案管理，2017（2）：34-36.

[4]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）：68-70.

[5]葉鳳云，張弘.基于價值鏈過程的大數(shù)據(jù)研究綜述[J].情報理論與實踐，2016（12）：124-129.

[6]李月娥，周曉林，賈玲，等.物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理與服務(wù)模式研究[J].北京檔案，2017（1）：20-23.

[責(zé)任編輯：高海明]