摘 要:民辦高職院校的教師,大數(shù)都是教學(xué)與學(xué)生管理兩肩挑,班主任還時常會碰到一些要求緊急上交數(shù)據(jù)材料的通知等,如何提高日常管理的工作效率,最大程度地保證工作的準(zhǔn)確性就成為大家討論的話題。利用Excel軟件可以從身份證號中快速實現(xiàn)年齡計算、提取出生年月、統(tǒng)計各類學(xué)生人數(shù)、排名次、統(tǒng)計不及格門次、統(tǒng)計各分?jǐn)?shù)段人數(shù)等信息。本文將通過學(xué)生信息管理工作中應(yīng)用Excel函數(shù)完成數(shù)據(jù)處理的例子,望能有一定的啟示。
關(guān)鍵詞:Excel函數(shù);學(xué)生管理;教學(xué)管理
Excel作為辦公常用軟件,在學(xué)生成績管理、信息管理等數(shù)據(jù)處理方面有著獨特的作用。在學(xué)生信息表中,通常涉及學(xué)號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、民族、家庭地址、身份證號、專業(yè)班級、聯(lián)系電話、QQ號、微信號等項目。其中,政治面貌、民族、專業(yè)班級可利用數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行限定,以便選擇;性別、出生日期等可從身份證號碼中獲取。下面就以A列為學(xué)號、B列為姓名、C列為性別、D列為出生年月、E列為民族、F列為政治面貌、G列為家庭地址、H列為身份證號碼等,以下從相關(guān)基本操作、數(shù)據(jù)有效性、獲取身份證相關(guān)信息等方面進(jìn)行介紹。
一、完善學(xué)生信息
新生入學(xué)后,我們從招生辦取得學(xué)生的相應(yīng)信息,有些需要自己根據(jù)學(xué)院的工作內(nèi)容與各部門的數(shù)據(jù)提交要求重新完善相關(guān)的信息,以便了解學(xué)生更多的基本情況,從這個表上我們通??梢越y(tǒng)計以下信息:學(xué)生姓名、身份證號(關(guān)鍵信息,一定要準(zhǔn)確)、民族、宗教信仰、學(xué)生電話、父、母親姓名、電話、家庭地址、畢業(yè)學(xué)校、生源地、曾任職務(wù)等,我們可以將原始表中的其整理到“學(xué)生信息”工作簿中的“XX班學(xué)生情況統(tǒng)計表.xls”表中。有了準(zhǔn)確的這些基礎(chǔ)信息之后,大多數(shù)情況下,利用EXCEL強大的數(shù)據(jù)處理功能,各部門需要提交的信息都可以很快地分析處理出來。
二、設(shè)置單元格數(shù)據(jù)有效性,進(jìn)行選擇輸入
學(xué)生信息中的“民族”、“政治面貌”等內(nèi)容相對固定,我們可通過設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性來進(jìn)行選擇輸入,減少工作量和錯誤。如要輸入“政治面貌”項內(nèi)容,可以用下面的方法進(jìn)行:
1.新建工作表,并在A列的連續(xù)的單元格內(nèi)分別輸入如“黨員”、“團員”、“群眾”等數(shù)據(jù)。選中這幾個單元格,單擊“公式”,再單擊“定義的名稱”中的“公式管理器”,新建如“政治面貌”類似的名稱后回車對序列進(jìn)行命名。
2.選中“政治面貌”所在列,依次選擇“數(shù)據(jù)”、“數(shù)據(jù)有效性”,在彈出的對話框中設(shè)置有效性條件。在“設(shè)置”選項卡“允許”的內(nèi)容選擇為“序列”,在“來源”里輸入“=政治面貌”。
3.設(shè)置數(shù)據(jù)有效性后,在相應(yīng)的單元格右側(cè)將出現(xiàn)下拉箭頭,可點擊箭頭選取。
三、Excel在學(xué)生基本信息管理中的應(yīng)用
新生錄取名單中肯定有一項是身份證號,我們用Excel函數(shù)可以從身份證號碼中取得相關(guān)信息,省去了輸入的麻煩。根據(jù)18位身份證號碼的意義,第1-2位數(shù)字代表省、自治區(qū)或直轄市,第3-4位數(shù)字代表城市,第5-6位數(shù)字代表縣區(qū),第7-14位數(shù)字代表出生年、月、日,第17位數(shù)字表示性別,奇數(shù)為男,偶數(shù)為女。第18位,也就是最后一位數(shù)字是校驗碼。我們可以通過有關(guān)函數(shù),進(jìn)行身份證號碼有關(guān)信息的查詢,不僅快速簡便,而且不容易出錯,核對時只需要對身份證號碼進(jìn)行檢查,可以大大提高工作效率。
1.提取出生年月
如要得到像“XXXX—XX—XX”格式的數(shù)據(jù),必須使用與TEXT()與MID()函數(shù)完成,在“D2”中輸入=TEXT(MID(H2,7,4)&"-"&MID(H2,11,2)&"-"&MID(H2,13,2),"YYYY-MM-DD"),取出出生日期。鼠標(biāo)移動到右下角填充柄處,下拉完成其他出生日期的提取。
2.計算學(xué)生年齡
在相應(yīng)單元格中輸入公式=YEAR(NOW())-MID(H2,7,4),下拉完成其他學(xué)生年齡的計算。
3.用COUNTIF()統(tǒng)計各類學(xué)生人數(shù)
函數(shù)的語法格式為:COUNTIF(range,criteria),range是學(xué)生的人數(shù)范圍,criteria是統(tǒng)計的相關(guān)條件。
⑴統(tǒng)計男、女生人數(shù)。男生人數(shù)統(tǒng)計:在相應(yīng)單元格中輸入公式:=COUNTIF(C2:C47,"=男”),統(tǒng)計女生人數(shù)——在單元格中輸入公式:=COUNTIF(C2:C47,”=女”)。
⑵統(tǒng)計黨、團員學(xué)生人數(shù)。統(tǒng)計團員人數(shù),在單元格中輸入公式:=COUNTIF(F2:F47,"=團員”)。統(tǒng)計中共黨員人數(shù),在單元格中輸入公式:=COUNTIF(E2:E47,"=中共黨員”)。
⑶統(tǒng)計少數(shù)民族學(xué)生人數(shù)。統(tǒng)計少數(shù)民族人數(shù),在單元格D13中輸入公式:=COUNTIF(E2:F7,"<>漢族”)。
⑷統(tǒng)計各年齡段的人數(shù)。統(tǒng)計大于19歲的人數(shù):=COUNTIF(N2:N47,">19”),統(tǒng)計小于18歲的人數(shù):=COUNTIF(N2:N47,"<18”)。
4.利用IF()函數(shù)自動填充性別
在E2 單元格,直接輸入=IF(MOD(RIGHT(LEFT(H2,17)),2),"男","女"),輸完后按回車,用鼠標(biāo)拖動E2單元格右下角的自動充填句柄向下拖動完成其他單元格的計算。
四、Excel在學(xué)生班級成績管理中的應(yīng)用
在日常的學(xué)生信息管理中,如評定各項獎學(xué)金,文明班長的評比,優(yōu)秀班主任的考核,入黨推優(yōu)等工作,常常要對學(xué)生成績進(jìn)行排序、統(tǒng)計各分?jǐn)?shù)段人數(shù)、統(tǒng)計不合格學(xué)生的人數(shù)等。
1.應(yīng)用RANK()函數(shù),按成績排名次
使用RANK()函數(shù)可以在不改變輸入順序的前提快速地進(jìn)行排名,RANK(number,ref,order),其中number是要排位的學(xué)生成績,ref是要排名的所有學(xué)生的數(shù)據(jù)區(qū)域,order是排名的方式,order:排位方式,0 或忽略,為降序;非零值,為升序。操作方法:假定K列為總成績,L列為排名內(nèi)容,在L1中輸入“名次”,在單元格L2 中輸入=RANK(K2,K$2:K$47,0),拖動填充控制柄,完成其他學(xué)生的排名(得出的名次為數(shù)字格式,如想要顯示“第X名”的形式,則修改函數(shù)為:="第"&RANK(K2,K$2:K$47,0)&"名”)。
2.應(yīng)用IF 函數(shù),按成績列出等級
考查課的成績可以按優(yōu)秀、良好、合格、不合格進(jìn)行評定的,成績等級:90 分及以上優(yōu)秀,80 分及以上,良好,60 分及以上合格,60 分以下不合格。利用IF()函數(shù)可快速地完成評定。假定G列的成績作為考查課,評定它的“等級”一欄在M列,M2中輸入:=IF(G2>=90,"優(yōu)秀",IF(G2>=80,"良好",IF(G2>=60,"及格","不及格"))),拖動填充控制柄,完成其他學(xué)生的成績等級。
3.統(tǒng)計學(xué)生不及格門次
與前面使用過COUNTIF()函數(shù)一樣,在學(xué)生的相應(yīng)單元格中輸入=COUNTIF(B2:J2,”<60”),再用填充柄下拉完成所有同學(xué)的統(tǒng)計(假定課程成績在B—G列)。
Excel函數(shù)的在學(xué)生管理中的應(yīng)用還有很多,如利用VLOOKUP函數(shù)在學(xué)生的工作表中查找內(nèi)容,在這里不作一一說明。作為一名計算機教學(xué)與學(xué)生管理雙重身份的老師,把教學(xué)工作與學(xué)生管理工作結(jié)合起來,用Excel強大的函數(shù)等功能,利用所長,實現(xiàn)個性化管理,減少繁雜的事務(wù)性工作,提高工作效率,無疑是件愉悅的事。
參考文獻(xiàn)
[1]胡維華.計算機基礎(chǔ)與應(yīng)用案例教程[M].北京:科學(xué)出版社,2013.2
作者簡介
王章生,男,漢族,1966年4月出生,講師、工程師、職業(yè)指導(dǎo)師,浙江東陽人,浙江橫店影視職業(yè)學(xué)院影視制作學(xué)院黨總支副書記,研究方向為計算機基礎(chǔ)教學(xué)、學(xué)生管理與黨建。
(作者單位:浙江橫店影視職業(yè)學(xué)院)