董雪

摘要：Access有7個(gè)基本對(duì)象：表、查詢、窗體、報(bào)表、數(shù)據(jù)訪問頁(yè)，宏和模塊。表用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；查詢用于檢索、維護(hù)數(shù)據(jù)；窗體用于輸出數(shù)據(jù)，提供各種顯示界面；報(bào)表用于分析和打印數(shù)據(jù)；頁(yè)（又稱數(shù)據(jù)訪問頁(yè)）是一種特殊類型的WEB頁(yè)，可與Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行連接；宏是一系列特定操作的集合；模塊式一種應(yīng)用程序開發(fā)環(huán)境。在這些對(duì)象中，表、查詢、窗體和報(bào)表需要設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)視圖下設(shè)計(jì)完成，本文針對(duì)上述幾個(gè)對(duì)象在實(shí)際設(shè)計(jì)過程中需要注意的要點(diǎn)進(jìn)行分析和總結(jié)。

關(guān)鍵字：access；表；查詢；窗體和報(bào)表；設(shè)計(jì)視圖

表的設(shè)計(jì)要點(diǎn)

在建立表格的過程中，通常采用表格的設(shè)計(jì)視圖。需要注意的事項(xiàng)如下：首先編號(hào)、ID、電話號(hào)、郵政編碼全應(yīng)設(shè)置為文本型。單價(jià)、數(shù)量、工資、年齡全是數(shù)字型，其中如果有小數(shù)點(diǎn)的用單精度型。如果要求小數(shù)點(diǎn)位數(shù)，選擇固定及位數(shù)。主鍵根據(jù)題目要求設(shè)置，一般為編號(hào)、ID。多個(gè)字段作主鍵，按住ctrl，選擇字段設(shè)置主鍵。日期時(shí)間型數(shù)據(jù)，在輸入時(shí)只考慮值，不考慮格式，一般為“1997/3/5”。如果在設(shè)計(jì)中報(bào)錯(cuò)，可以點(diǎn)擊右上角的“×”關(guān)閉，打開重做。做的時(shí)候注意及時(shí)保存。

可以在常規(guī)選項(xiàng)卡下設(shè)置字段的格式、掩碼和有效性規(guī)則。其中格式主要用于日期為文本型數(shù)據(jù)。日期的格式如果為1999年01月01日，則在格式中輸入“yyyy年mm月dd日”，如果是”1999/01”則輸入“”yyyy/ mm“。掩碼輸入時(shí)，盡量用向?qū)?，但是注意日期時(shí)間的掩碼如果為“0000/99/99；0；_”，刪除后面的“；0；_”。如果有效性規(guī)則的表達(dá)式中包含字段本身，如設(shè)置某職工的聘用時(shí)間必須是9月，則應(yīng)在表屬性對(duì)話框的有效性規(guī)則中輸入“Month （[聘用時(shí)間]） =9”。

除了使用設(shè)計(jì)視圖，也可以從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)進(jìn)入access生成表格。導(dǎo)入注意文件類型，常用的包括Microsoft Excel（ *.xls） 、text file （*.txt）；注意第一行是否包含列標(biāo)題。其次在access中表、查詢、窗體、報(bào)表、控件、所用名稱均區(qū)分大小寫。

查詢的操作要點(diǎn)

查詢默認(rèn)均在設(shè)計(jì)視圖下創(chuàng)建。創(chuàng)建查詢之前一定要查看相關(guān)表的內(nèi)容。建立查詢時(shí)用最少的表格完成要求。如果是多個(gè)表，表格之間要求有關(guān)系，關(guān)系最好用主鍵對(duì)應(yīng)的字段建立。選擇字段時(shí)，如果兩個(gè)表中有相同字段，一般選擇是主鍵的那個(gè)。

字段的別名一律在字段行用“字段名：”表示。字段可以參與運(yùn)算，采用如下格式“[字段名]”。按照單一字段分組統(tǒng)計(jì)時(shí)，才打開總計(jì)行。其他字段都是統(tǒng)計(jì)的值或者條件。不用“總計(jì)”時(shí)不要打開。知道“出生日期”計(jì)算年齡 用“year（date（））-year（[出生日期]）”，取“學(xué)號(hào)”的前4位，用“l(fā)eft（[學(xué)號(hào)]，4）“。這些都是寫在字段行。

在設(shè)計(jì)查詢條件時(shí)應(yīng)注意：數(shù)據(jù)類型要與對(duì)應(yīng)字段定義的類型一致，否則會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)類型不匹配的錯(cuò)誤。Access的操作運(yùn)算符分為算術(shù)操作符、賦值和關(guān)系操作符、邏輯操作符、連接操作符、標(biāo)識(shí)符操作符、特殊操作符。

可以設(shè)置查詢屬性中的唯一值為“是”，去掉重復(fù)記錄。另外可以設(shè)置字段的屬性，設(shè)置查詢字段的顯示格式。查詢建立完成之后，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖查看結(jié)果。保存查詢。

窗體和報(bào)表的操作要點(diǎn)

窗體的所有信息都包含在控件中?？丶且环N可視化對(duì)象，通常用于顯示數(shù)據(jù)，完成某些操作，或者僅起到裝飾的作用。報(bào)表則是主要用于打印輸出的，在設(shè)計(jì)視圖下，窗體和報(bào)表的設(shè)計(jì)方法有很多類似的地方。本文以報(bào)表的設(shè)計(jì)為例，進(jìn)行要點(diǎn)的介紹。

報(bào)表由報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、分組面眉、主體、分組頁(yè)腳、頁(yè)面頁(yè)腳、報(bào)表頁(yè)腳7個(gè)部分（節(jié)）組成。查看報(bào)表的屬性。在報(bào)表的“設(shè)計(jì)視圖”下，雙擊報(bào)表左上角的“報(bào)表選擇器”；或者單擊工具欄上的“屬性”按鈕。

添加時(shí)間和日期。在報(bào)表中選擇一個(gè)未綁定的文本框，輸入表達(dá)式“= Now（）”或“=date（）”即可為報(bào)表添加當(dāng)前時(shí)間和日期。Now（）函數(shù)返回系統(tǒng)當(dāng)前的日期和時(shí)間，Date（）函數(shù)返回系統(tǒng)當(dāng)前的日期?；蛘邌螕?插入"日期和時(shí)間"命令，在彈出的"時(shí)期和時(shí)間"對(duì)話框中選擇日期和時(shí)間的格式，單擊"確定"按鈕。

添加頁(yè)碼。在報(bào)表中。選定一個(gè)未綁定的文本框，輸入"=[page]"即可。若要顯示"第×頁(yè)"，可輸入“="第"&[page]&"頁(yè)"”，還可以使用pages函數(shù)來(lái)顯示報(bào)表的總頁(yè)數(shù)，例如在文本框中輸入表達(dá)式“="共"&[pages]&"頁(yè)"”。或者單擊"插人"→"頁(yè)碼"命令，在彈出的"頁(yè)碼"對(duì)話框中設(shè)置頁(yè)碼的格式、位置對(duì)齊方式等，單擊"確定"按鈕。

報(bào)表排序和分組。在報(bào)表中對(duì)記錄進(jìn)行排序需要首先打開一個(gè)報(bào)表并切換到設(shè)計(jì)視圖；然后單擊工具欄上的〝排序與分組〝按鈕，打開"排序與分組"對(duì)話框，單擊"字段/表達(dá)式"列的第一行，單擊右側(cè)的下拉按鈕，從列表中選擇一個(gè)用于排序的字段名稱或輸入一個(gè)表達(dá)式；最后單擊"排序次序"列的第一行，單擊右側(cè)的下拉按鈕，在下拉列表中選擇"升序"或"降序"，關(guān)閉"排序與分組"對(duì)話框。

組是由相關(guān)幾條記錄組成的集合報(bào)表分組后，相關(guān)的記錄將會(huì)顯示在一起，用戶還可以為每個(gè)組設(shè)置子標(biāo)題和匯總信息。組屬性包括組頁(yè)眉、組頁(yè)腳、分組形式、組間距、保持同頁(yè)等。分組和排序的操作步驟類似，但是需要在排序的基礎(chǔ)上，在“排序與分組"對(duì)話框下面的“組屬性"框中，設(shè)置組屬性，包括組頁(yè)眉、組頁(yè)腳的顯示與否、分組形式等，關(guān)閉“排序與分組”對(duì)話框?？蛇M(jìn)一步設(shè)置組頁(yè)眉、組頁(yè)腳等，單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕。

結(jié)論：

在access數(shù)據(jù)庫(kù)中，表的設(shè)計(jì)師數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。因此本文首先針對(duì)表格設(shè)計(jì)中可能出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行描述。表格設(shè)計(jì)好之后，查詢也是數(shù)據(jù)庫(kù)的常用對(duì)象，本文中對(duì)查詢中的一些小技巧也進(jìn)行了描述。窗體和報(bào)表是用戶可以直觀看到的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。尤其是報(bào)表是用來(lái)打印輸出的，擁有強(qiáng)大的分組統(tǒng)計(jì)功能。因此本文重點(diǎn)從報(bào)表的排序和分組操作要點(diǎn)進(jìn)行描述。以上的要點(diǎn)都是作者結(jié)合實(shí)際學(xué)習(xí)和工作中的應(yīng)用總結(jié)而來(lái)，難免有所疏漏，歡迎讀者批評(píng)指正。

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（作者單位：濟(jì)南大學(xué)）