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        談電子檔案管理中幾個(gè)關(guān)鍵問題及其對策建議

        2017-05-27 07:28:05屈民
        魅力中國 2016年38期
        關(guān)鍵詞:電子檔案管理建議問題

        屈民

        【摘要】我國的電子檔案在管理的過程中盡管已經(jīng)取得了一定的進(jìn)步,但是從總體的發(fā)展來看依然存在著很多的問題,這些問題主要包括原始性問題、格式問題、真實(shí)性問題、安全性問題和完整性問題,在電子檔案管理的過程中,一定要重視這幾大問題,這樣才能夠充分的保證整個(gè)電子檔案管理的科學(xué)性與合理性。

        【關(guān)鍵詞】電子檔案管理;問題;建議

        社會(huì)在不斷的發(fā)展,電子信息技術(shù)水平也在不斷的提升,檔案受到了科技發(fā)展的影響開始逐漸的向著電子化的方向發(fā)展,電子檔案的數(shù)量在逐漸的增加,在電子檔案發(fā)展的過程中,一定要重視整個(gè)電子檔案管理中存在的問題,只有將這些問題解決才能夠使得電子檔案取得進(jìn)一步的發(fā)展。

        一、電子檔案存在的問題

        (一)原始性問題

        傳統(tǒng)的電子檔案在發(fā)展的過程中,主要就是利用紙質(zhì)的載體來對相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行展現(xiàn),使用紙質(zhì)的檔案能夠有成效的對檔案的原始性進(jìn)行鑒別,但是電子檔案在鑒別原始性的過程中還存在著極大的難題,這主要是由于電子檔案使用的是虛擬的圖片來開展相應(yīng)的工作的,是無法全面的保證整個(gè)檔案工作的原始性與科學(xué)性的,而且電子文檔在錄入和傳輸?shù)倪^程中也會(huì)存在著一系列的篡改和復(fù)制的現(xiàn)象,這些現(xiàn)象對于電子檔案的安全性和保密性都有著不良的影響,因此使得原始資料的判定存在著極大的難題。

        (二)格式問題

        電子檔案在使用的過程中存在著格式問題,這主要是由于電子檔案在移交的過程中,使用的是一套的紙質(zhì)檔案和電子檔案,例如住房建設(shè)部門,相關(guān)的建設(shè)單位需要向著承建檔案館來進(jìn)行工程紙質(zhì)檔案的移交工作,其中需要移交的文件需要紙質(zhì)檔案和電子檔案,對其進(jìn)行備份。電子檔案在形成之前,作為相應(yīng)的單位需要選擇一定的格式,這些格式問題對于word格式文件、彩色圖像文件、圖紙文件和lotusl-2-3表格文件等都需要有著一定的文件格式,從CAD圖紙的制作來看,圖紙的做作就有著300多種格式,這樣也就導(dǎo)致了各種電子檔案在格式上存在著嚴(yán)重的不統(tǒng)一的現(xiàn)象,對于各種資源造成了嚴(yán)重的不便,而且有的時(shí)候?yàn)榱藢⒁恍┡f的電子文檔打開就需要專門的下載相關(guān)的軟件,而且不同的單位之間也會(huì)存在著格式的差異,這樣對于電子檔案的保存是極為不利的。目前,檔案的格式問題是極為突出的。

        (三)真實(shí)性的問題

        真實(shí)性是電子檔案管理中面臨的難題,真實(shí)性是檔案自身的基本屬性之一,作為電子檔案自身的真實(shí)性就受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn),與紙質(zhì)電子檔案存在著極大的差異,這主要是由于電子檔案的環(huán)境導(dǎo)致的,電子檔案在操作的過程中是極為容易出錯(cuò)的,也就導(dǎo)致了電子檔案極為容易出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象,在使用的過程中容易被人們篡改,當(dāng)電子檔案的內(nèi)容受到了改變的時(shí)候,那么電子檔案的真實(shí)性就無法得到保證,經(jīng)過篡改的電子文件在使用之后可能會(huì)產(chǎn)生無法預(yù)計(jì)的后果。

        (四)完整性的問題

        是電子檔案的完整性是無法得到保障的,這主要是由于電子檔案是處于一種流動(dòng)的形態(tài)的,電子檔案在使用的過程中,會(huì)導(dǎo)致相關(guān)的信息發(fā)生不及時(shí)錄入或者是丟失的現(xiàn)象,在這一狀態(tài)下,電子文檔的相關(guān)文檔信息在不斷的進(jìn)行疊加,導(dǎo)致了人們無法弄清所使用的電子文件的具體來源。

        二、防范問題的對策

        針對以上的幾個(gè)突出的電子檔案管理的問題,借鑒其他地區(qū)檔案的工作經(jīng)驗(yàn),提出了一下的幾點(diǎn)對策建議:

        1)建立電子檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn),這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)能夠推動(dòng)相關(guān)的著錄軟件能夠統(tǒng)一格式,形成電子檔案庫獨(dú)有的電子檔案模板,一種文件類型只是用一種文件格式,如此能夠規(guī)范整個(gè)電子檔案的著錄工作。

        2)技術(shù)人員的培訓(xùn)。電子檔案的管理人才應(yīng)該具備的是專業(yè)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù),他們應(yīng)該除了完成檔案的接受和管理之外,需要能夠?qū)ζ茡p的電子文檔做出修復(fù)和重組,并且能夠做檔案庫的安全系統(tǒng)維護(hù)和更新,針對黑客侵入日新月異的技術(shù)做出研究和防范。

        3)進(jìn)行元數(shù)據(jù)的背景數(shù)據(jù)采集。在形成原始電子檔案的時(shí)候,需要采集電子文件的背景內(nèi)容,形成一種有效的以元數(shù)據(jù)為依據(jù)的檢驗(yàn)管理。

        4)加入簽署技術(shù)。在電子文件上面加入簽署的技術(shù),主要有光筆的簽名技術(shù)和數(shù)字的簽名技術(shù)。在數(shù)字簽名技術(shù)是與元數(shù)據(jù)背景信息關(guān)聯(lián)的,也就是當(dāng)電子檔案的元數(shù)據(jù)收到侵入或者改動(dòng)的時(shí)候,那么這個(gè)數(shù)字簽名也會(huì)跟隨數(shù)據(jù)的改動(dòng)而被破壞掉,在電子檔案的復(fù)制過程中,簽名會(huì)核對操作環(huán)境,修改后需要重新簽署。在這個(gè)簽署技術(shù)中同時(shí)達(dá)到了檔案認(rèn)證的效果,數(shù)字簽名撇除了文件被篡改和替換的可能。

        5)強(qiáng)化身份驗(yàn)證。為了能夠確保電子檔案的安全性,必須對于進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證,管理員代碼驗(yàn)證主要是由數(shù)字、字母和特定的符號組成,但是為了防止黑客的破譯,應(yīng)該加入系統(tǒng)訪問的合法ID,也就是白名單。用戶端申請進(jìn)入請求,而檔案系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行用戶端的數(shù)據(jù)資料核對,在安全的用戶端環(huán)境下才能夠進(jìn)入檔案系統(tǒng)。

        6)建立系統(tǒng)防火墻。這是除了上面的身份驗(yàn)證之外另外一種訪問的控制技術(shù),這個(gè)技術(shù)能夠設(shè)立網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)之間的屏障,能夠防止其他系統(tǒng)的用戶對機(jī)構(gòu)信息的非法訪問,也就能夠防止信息的非法輸出和修改,通過監(jiān)測數(shù)據(jù)流,防止不符合安全規(guī)范信息的通過。

        7)加入防寫措施。電子文檔應(yīng)該是處于一種不可逆的寫入狀態(tài),也就是文檔設(shè)置為只讀狀態(tài),這樣就能夠確保電子文檔的存儲(chǔ)載體的一種防止更改狀態(tài)。

        8)存儲(chǔ)載體的辦法。目前主要的存儲(chǔ)載體為CD-ROM,但是其容量相對小,對于大的電子檔案文件難以著錄,多張CD-ROM則增加了掉失的可能。所以應(yīng)該以一種精密的硬盤式存儲(chǔ)管理,這樣能夠加長電子檔案的反復(fù)讀取的次數(shù)和存儲(chǔ)時(shí)間。但是無論是那一種的載體形式,它們都是一種磁光介質(zhì),需要確保一個(gè)安全的存放環(huán)境,應(yīng)該控制空間濕度,保持在17度至20度之間。在檔案庫房的建筑上應(yīng)該防止紫外線的直接射入,讓電子檔案避免陽光的照射。

        三、結(jié)論

        總之,電子檔案的管理主要是確保檔案的安全性和真實(shí)性的,通過電子檔案的載體保護(hù),做到電子檔案的完整性、真實(shí)性以及有效性。

        參考文獻(xiàn)

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