郝素杰

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的加入，信息的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中也變得越來(lái)越重要。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)重心由之前的手工、紙張存檔也開(kāi)始慢慢依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步向簡(jiǎn)約化、便捷化邁進(jìn)，這也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理加入網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，雖改變了以手工編寫(xiě)各種檢索目錄的傳統(tǒng)模式，提高了工作效率，但在網(wǎng)絡(luò)中的安全保障也存在一定安全隱患。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 信息公開(kāi) 安全保障

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）04（a）-0149-02

Introduction to Personnel File Management and Information Network Construction

Hao Sujie

（Henan Xinxiang phoenix springs area treasure west street office，Xinxiang Henan，453011，China）

Abstract： Along with the network platform， information collection， sorting and cataloguing， identification， storage， inquiry， statistics and provide in the national economy and social development have become more and more important. The file before the focus of basic business from the manual， paper archives also slowly become lazy in accordance with the network technology， gradually moving towards simplification， facilitation， this also is the inevitable developing trend of file management. Archives management to join the network application， is changed by hand writing various catalog of traditional pattern， improve the work efficiency， but also existing in the network security must be safe hidden trouble.

Key Words：Archives informatization；Information disclosure；Safety/translated into English

人事檔案是我國(guó)人才主要信息的來(lái)源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。在提倡服務(wù)型社會(huì)建設(shè)的今天，我們要充分發(fā)揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保障，促進(jìn)人力資源健康、和諧地發(fā)展。

1 檔案管理未加入互聯(lián)網(wǎng)前存在的弊端

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)上是指以照片、紙質(zhì)、錄像、錄音等作為載體對(duì)檔案進(jìn)行管理，通過(guò)手工方式對(duì)檔案進(jìn)行整理、收集以及保管等，這就使得檔案管理工作量較大，所涉及的環(huán)節(jié)以及部門(mén)也會(huì)較多，檔案管理的步驟也會(huì)過(guò)多。由于存儲(chǔ)信息較多，檔案管理機(jī)構(gòu)或部門(mén)無(wú)法或者是很難對(duì)信息做進(jìn)一步加工處理，從而使得檔案信息被浪費(fèi)或者是閑置。以個(gè)人人事檔案為例，一旦檔案遺失，要重新補(bǔ)辦，就非常困難，既浪費(fèi)了大量的時(shí)間，還需要不少資金投入。

2 檔案管理加入互聯(lián)網(wǎng)后存在的利弊

當(dāng)前很多現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)開(kāi)始逐步引入我國(guó)，尤其是光盤(pán)、計(jì)算機(jī)以及多媒體等技術(shù)的深入發(fā)展為我國(guó)檔案管理的進(jìn)一步完善提供了可能性。就目前而言，我國(guó)檔案管理工作重心應(yīng)為逐步適應(yīng)數(shù)字化管理需求，要用信息資源管理替代實(shí)體檔案管理，真正將信息作為對(duì)象加以管理，從而對(duì)多種多樣的檔案進(jìn)行加工整理，通過(guò)現(xiàn)代化的方式和手段進(jìn)行管理。通過(guò)信息化的方式，使得檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢灾貜?fù)利用并且多平臺(tái)利用的資源，也只有通過(guò)信息化才會(huì)使得這一資源自身所具有的價(jià)值得到實(shí)現(xiàn)和增值，從而為科技進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會(huì)繁榮等提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用也存在安全問(wèn)題，木馬病毒、黑客攻擊、信息泄露等問(wèn)題隨之而來(lái)，如何防止信息被盜將是此文討論的重點(diǎn)。

3 檔案管理加入網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用后，提出的管理意見(jiàn)及安全保障措施

3.1 個(gè)人檔案管理要推行“一證一檔”

以往的檔案信息管理都是內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，未能實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)“一證一檔”，想要查詢(xún)與自身相關(guān)的信息還需開(kāi)證明或持相關(guān)證件到某地排隊(duì)查詢(xún)，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也增加了成本開(kāi)支。

為此，國(guó)家檔案局也把檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)進(jìn)程，應(yīng)實(shí)現(xiàn)一證一套檔案，方便國(guó)民和政府部門(mén)調(diào)取，節(jié)約社會(huì)成本。

3.2 檔案管理的信息采集

第一，收集檔案的過(guò)程。以身份證號(hào)作為個(gè)人檔案賬戶(hù)，由法定的檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集并及時(shí)上傳個(gè)人檔案信息，同時(shí)，個(gè)人也可上傳信息，但個(gè)人上傳的信息需到有關(guān)部門(mén)進(jìn)行實(shí)名審核。

第二，管理檔案的過(guò)程。確保檔案信息的及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，提高檔案的質(zhì)量，檔案的調(diào)取應(yīng)有嚴(yán)格的流程和審批手續(xù)，防止內(nèi)部將信息泄露。國(guó)民查看自已的檔案信息，應(yīng)配有多重防盜技術(shù)，防止檔案信息被木馬病毒、黑客攻擊，造成檔案信息泄露。

第三，利用檔案的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會(huì)提供有價(jià)值的信息資源，個(gè)人檔案一但發(fā)生遺失，可通過(guò)個(gè)人檔案賬戶(hù)網(wǎng)上調(diào)取打印相關(guān)含有防偽編碼信息資料。

第四，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)。在當(dāng)前的辦公環(huán)境下，會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，要積極制定前段控制的戰(zhàn)略和檔案、文件一體化管理的相應(yīng)模型，對(duì)檔案安全保障新型系統(tǒng)加以積極構(gòu)建并逐步完善。

第五，檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)安全保障機(jī)制。檔案形成法定機(jī)構(gòu)應(yīng)與警局聯(lián)網(wǎng)，檔案存檔、調(diào)取、修改等操作均應(yīng)形成電子記錄，及時(shí)上傳警局服務(wù)器，一但信息泄露，可通過(guò)電子記錄進(jìn)行追蹤。

4 檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

（1）對(duì)于檔案互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)來(lái)說(shuō)，其主要是由科技、經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)自身的發(fā)展水平來(lái)決定，受上述因素影響較大，相關(guān)檔案管理部門(mén)在對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候一定要采取先試點(diǎn)后推廣的方式，就不能在不經(jīng)過(guò)科學(xué)論證的背景下進(jìn)行盲目推行。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員素養(yǎng)、道德，主要是對(duì)保密類(lèi)檔案而言的?，F(xiàn)如今信息是一種高效生產(chǎn)力，信息的資源價(jià)值也相對(duì)很大，必須要做好檔案保密工作。檔案管理人員都要從思想和行為上遵守職業(yè)準(zhǔn)則、合乎職業(yè)規(guī)矩，無(wú)論是在檔案的開(kāi)發(fā)、保管，還是傳遞、利用等相關(guān)工作中，都要展現(xiàn)良好的職業(yè)操守。信息時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較發(fā)達(dá)，檔案也逐漸呈現(xiàn)數(shù)字化管理發(fā)展，對(duì)檔案信息的安全環(huán)境要求更加復(fù)雜。這也就意味著，信息的保密工作和對(duì)檔案人員的信息道德要求也就隨之更加重要和更加嚴(yán)格，為此必須要盡快提升檔案管理人員的信息道德。

（3）創(chuàng)新服務(wù)模式，構(gòu)筑信息化平臺(tái)。盡管當(dāng)前很多單位在進(jìn)行人事管理的時(shí)候采取了信息化系統(tǒng)，但是這一管理系統(tǒng)不能接入公共網(wǎng)絡(luò)，只允許在人事部門(mén)內(nèi)部做相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息共享，很多人員以及部門(mén)都無(wú)法訪(fǎng)問(wèn)，從而就會(huì)使得檔案信息管理系統(tǒng)被孤立起來(lái)，在提供以及利用檔案信息的時(shí)候依舊是運(yùn)用單一化的服務(wù)方式。為了進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作能夠走向建設(shè)型、服務(wù)型以及開(kāi)發(fā)利用型，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，構(gòu)筑相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及相關(guān)的管理體系，逐步建設(shè)相關(guān)的索引目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，從而使得檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)海量存儲(chǔ)、有效更新以及長(zhǎng)期累積，使得檔案動(dòng)態(tài)性得到有效實(shí)現(xiàn)。另外，對(duì)服務(wù)方式加以創(chuàng)新，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)推動(dòng)檔案信息的交換以及共享，使得所有部門(mén)能夠定期上傳相關(guān)的檔案信息，使用這一信息化方式使得人事檔案信息的提供與利用變得更為便捷，使得信息資源共享成為可能，從而更好地為人力資源管理工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（4）切實(shí)重視人才培養(yǎng)。加大對(duì)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)，逐步提升單位檔案管理工作者的素質(zhì)，同時(shí)要不斷引進(jìn)一些有責(zé)任心以及有豐富經(jīng)驗(yàn)的人才加入到檔案管理隊(duì)伍中來(lái)，尤其是一些懂得檔案信息化管理技術(shù)的人才，從而使得檔案管理工作能夠真正實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)化。另外，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作者的培訓(xùn)，逐步提升這些工作人員的專(zhuān)業(yè)技能與知識(shí)，有條件的可以聘請(qǐng)一些專(zhuān)家進(jìn)行知識(shí)講座，建立并完善相關(guān)的幫扶制度，讓有經(jīng)驗(yàn)的員工指導(dǎo)新員工，從而為檔案信息化管理提供足夠的、優(yōu)質(zhì)的人才儲(chǔ)備。

（5）充分利用新科技術(shù)云或研發(fā)應(yīng)用量子防盜加密技術(shù)，充分利用云超強(qiáng)的計(jì)算能力以及量子加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的安全檢測(cè)和防護(hù)。在這種安全防護(hù)模式中，要求掛在云端的海量用戶(hù)在本地端具備對(duì)未知安全威脅或是可疑安全威脅的檢測(cè)能力。這樣，任何一個(gè)用戶(hù)端對(duì)于本地不能識(shí)別的可疑流量都要第一時(shí)間送到后臺(tái)的云檢測(cè)中心，利用云端超強(qiáng)的檢測(cè)計(jì)算能力快速定位解析安全威脅，并將安全威脅的協(xié)議特征推送到全部用戶(hù)端或安全網(wǎng)關(guān)，從而使得整個(gè)云中的用戶(hù)端和安全網(wǎng)關(guān)都具備對(duì)這種未知威脅的檢測(cè)能力，從而保證云檔案信息資源安全。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展非?？欤瑱n案信息化管理也面臨著許多的安全問(wèn)題，只有解決好了安全問(wèn)題，才可以保證檔案信息化管理工作發(fā)展得更好。但是安全問(wèn)題不只是需要檔案部門(mén)采取措施，還需要社會(huì)公眾加強(qiáng)思想道德修養(yǎng)，更新觀念，另外國(guó)家要加強(qiáng)立法。只有這樣才能使檔案信息化管理工作更好地為社會(huì)各界服務(wù)。

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