劉仁江

摘 要：時代不斷的進步，中國作為人口眾多的國家，涉及到的檔案信息管理復(fù)雜多變，大量的檔案管理工作，使得國家在進行信息化管理的過程中存在一定的挑戰(zhàn)，再加上長久以來國家對于檔案信息管理的重視程度不夠高，并且現(xiàn)有的各項信息管理系統(tǒng)存在一定的誤區(qū)和漏洞，造成檔案管理的安全保密存在漏洞，信息化管理受到威脅，因此需要在今后的發(fā)展中，對于檔案安全管理的信息化管理進行改進，提升檔案信息管理的安全性，規(guī)范化進行信息化管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化管理

檔案管理的最終目的是為了將各項檔案管理信息進行科學的歸類整理，將整體檔案信息化系統(tǒng)建立起來。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，可以將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息管理中，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的存儲和傳播，在使用網(wǎng)絡(luò)的過程中重視網(wǎng)絡(luò)安全，在提升工作效率的條件下保證檔案信息的加密，不能僅僅關(guān)注工作的效率。

一、加強檔案管理的安全保密及信息化管理的重要性

檔案管理主要是利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將一些重要的檔案信息資源進行歸納，然后通過相應(yīng)的檢索程序，實現(xiàn)資料的查找，對工作進行有效化處理。檔案信息管理系統(tǒng)采用檔案管理、檔案采集和檔案處理為一體的處理方式，實現(xiàn)檔案的信息化、標準化處理。隨著辦公系統(tǒng)自動化的普及，檔案管理的信息化是時代發(fā)展的必然趨勢。[1]但是，現(xiàn)階段的我國在檔案信息系統(tǒng)管理中還存在一些問題，例如，合肥某公司為了適應(yīng)整體辦公自動化的需要，引進檔案管理信息系統(tǒng)，在初期這項系統(tǒng)取得較好的效果，提升了檔案收集和調(diào)取的速度，但是隨著時間的推移，該系統(tǒng)使用中出現(xiàn)檔案信息泄露的情況，一些不該被篩選出來的員工信息出現(xiàn)在公共篩選領(lǐng)域，同時出現(xiàn)了不同程度的外泄，為了解決這一問題，信息技術(shù)部的人員對于整個公司的計算機進行限網(wǎng)處理，造成公司員工其他系統(tǒng)在使用中存在問題。將一些情況反映給公司信息技術(shù)人員，他們并沒有提供更好的解決措施，造成員工使用電腦的不便。因此，在進行檔案管理的過程中應(yīng)該加強對檔案安全的控制，提升信息化管理水平。

二、加強檔案管理安全保密和信息化管理的有效措施

（一）提升檔案管理的保密制度

制度是進行管理的基礎(chǔ)，也是進行檔案管理的重要依據(jù)，檔案管理需要制定相應(yīng)的管理制度，并將制度進行認真的貫徹執(zhí)行，國家的檔案管理制度不健全，存在一定的漏洞，使得不法分子趁機進入檔案管理系統(tǒng)中，竊取國家和單位的檔案信息，造成國家和單位的損失[2]。針對這種情況，國家應(yīng)該不斷完善檔案信息管理法律制度，創(chuàng)建更加科學完善的檔案信息管理制度，通過法律法規(guī)強制力的引導(dǎo)，規(guī)范檔案信息管理。這樣，規(guī)范化的檔案管理制度建立起來更加快速。

（二）提升檔案傳遞中的信息安全

檔案信息傳遞中，較容易出現(xiàn)信息的泄漏，因為這個過程不是獨立完成的，需要多個部門之間的合作，因此在進行檔案管理中必須做好安全保密工作。例如，武漢市為了加強檔案信息傳輸中的安全管理，進行武漢市文件檔案管理安全加密傳輸系統(tǒng)建設(shè)項目公開招標，采用企業(yè)和公司合作的形式，聯(lián)合公司開發(fā)適合企業(yè)各個部門的傳輸加密方式，在試行過程中設(shè)置相應(yīng)的管理員權(quán)限、文件保險箱、聯(lián)系人管理等加密措施，提升文件傳輸?shù)陌踩浴Ｈ缭摬块T人員張強，他在部門中擔任的是文件加密的職能，對文件加密進行授權(quán)，文件傳輸中指定人員接收，如果其余人員則需要輸入密碼，這樣針對性的進行文件的傳輸可以增加文件的安全性。

（三）加強安全管理的技術(shù)手段

技術(shù)的提升是進行檔案信息管理的基礎(chǔ)，這些技術(shù)包括防寫技術(shù)和加密技術(shù)，對于防寫技術(shù)來講，主要是為了在檔案資料調(diào)取的過程中僅僅是可以對資料進行查閱，無法進行下載和修改，采用不可逆的技術(shù)對檔案進行管理，防寫技術(shù)是典型的單項操作，只可以對資料進行讀取，而不可以進行復(fù)制，但是這項技術(shù)雖然不能對資源進行復(fù)制，但是可以進行多次讀取。[3]而加密措施可以對檔案信息的核心思想進行加密處理，需要讀取的材料收入密碼，保證機密資料處于安全和保密狀態(tài)，資料不公開，如果強行進行讀取就會產(chǎn)生檔案的亂碼，即使賬號被盜了也不能對加密內(nèi)容進行破解[4]。例如文章中提出的合肥某公司，可以通過對檔案資料的加密，實現(xiàn)不同檔案源的篩選。因此，他們的技術(shù)人員使用公鑰密碼算法對檔案資源進行了加密，解除了網(wǎng)絡(luò)限制，緩解了網(wǎng)絡(luò)使用者和管理者之間的沖突。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案管理的安全問題一直是需要解決的問題，也是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的條件下需要關(guān)注的問題。如何保證檔案的安全，需要社會各個方面的共同努力，各個部門應(yīng)該都充分的認識到檔案信息管理的重要性，加強法律法規(guī)方面的引導(dǎo)，并在技術(shù)上進行提升，加強檔案信息的管理，解決檔案在調(diào)取和傳輸過程中的信息泄露的問題，已達到檔案安全、保密管理的最終目標。

參考文獻：

[1]王蕾.淺談促進城建檔案信息化管理與檔案保密工作協(xié)調(diào)發(fā)展的措施辦法[J].城建檔案，2016，02：41-42.

[2]畢竟，吳言.檔案管理的安全保密及信息化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，12：100.

[3]李玲.檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，09：28-29.

[4]劉瑞馨.淺析加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理[J].黑龍江史志，2015，11：173.