余璐

【摘 要】長期以來，云南高職院校檔案工作未得到重視，資源配備不足，檔案管理水平落后，一定程度上滯緩了云南檔案事業(yè)的整體發(fā)展。筆者試從云南高職院校檔案工作水平達(dá)標(biāo)分析入手，以期為提升云南高職院校檔案工作水平，助推云南檔案事業(yè)發(fā)展提供一些思路。

【關(guān)鍵詞】云南；高職院校；檔案工作；達(dá)標(biāo)

2016年1月1日，云南省教育廳實(shí)施《云南省高等學(xué)校檔案工作水平評(píng)定辦法（試行）》，要求檔案工作未取得任何等級(jí)的高校，在5年內(nèi)達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)。云南高職院校作為云南高校重要組成部分，也成為云南高校檔案工作水平達(dá)標(biāo)的對(duì)象。

1 云南高職院校檔案工作水平達(dá)標(biāo)的重要意義

1.1 云南高職院校檔案工作的重要性

云南高職院校檔案是云南高職院校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是云南高職院校寶貴的精神財(cái)富，珍貴的歷史文化遺產(chǎn)，真實(shí)記載著云南高職院校各個(gè)歷史階段的活動(dòng)面貌，對(duì)高職院校追溯歷史、審視當(dāng)下、展望未來奠定最為堅(jiān)實(shí)的文化基礎(chǔ)，提供最為充實(shí)可靠的信息庫。云南高職院校檔案工作是云南高職院校檔案的動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)，它將高職院校檔案的信息資源進(jìn)行收集、整合，為高職院校開展各項(xiàng)工作提供依據(jù)憑證，發(fā)揮參考咨詢作用，更是保護(hù)和繼承高職院校歷史文化的重要途徑。

1.2 云南高職院校檔案工作水平達(dá)標(biāo)的重要性

云南高職院校檔案工作是云南高職院校重要的基礎(chǔ)性工作，而高職院校檔案功能的實(shí)現(xiàn)，依賴于高職院校檔案工作水平的高低?！对颇鲜「叩葘W(xué)校檔案工作水平評(píng)定辦法（試行）》的出臺(tái)，正好為云南高職院校改善與提升檔案工作水平提供了標(biāo)準(zhǔn)，通過自評(píng)與專家評(píng)審，能夠促使高職院校意識(shí)到檔案及檔案工作的重要性和緊迫性，全面知曉學(xué)校檔案及檔案工作現(xiàn)狀，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，自覺、主動(dòng)地查找檔案工作中機(jī)構(gòu)建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息化建設(shè)等存在的不足，逐條、逐項(xiàng)整改，改善檔案工作條件，加大檔案實(shí)體與信息保護(hù)力度，提高檔案管理和服務(wù)水平，留存高職院校文化記憶，推動(dòng)云南省高校檔案事業(yè)的發(fā)展與內(nèi)涵建設(shè)。

2 云南高職院校檔案工作水平達(dá)標(biāo)的現(xiàn)狀

2.1 云南高職院校檔案工作水平達(dá)標(biāo)研究現(xiàn)狀

在中國知網(wǎng)，選擇“高校 檔案 達(dá)標(biāo)”為檢索詞，共找出9條記錄；選擇“學(xué)校 檔案 達(dá)標(biāo)”共找出5條記錄，選擇“高職 檔案 達(dá)標(biāo)”共找出2條記錄。其中2011-2014年共9篇，2001-2010年共3篇，1993年共1篇。從數(shù)量上看，目前研究學(xué)校檔案工作水平達(dá)標(biāo)文獻(xiàn)量的很少。從內(nèi)容上看，主要有綜合研究高校檔案工作水平達(dá)標(biāo)，高校人事檔案工作水平達(dá)標(biāo)，中等學(xué)校檔案工作水平達(dá)標(biāo)。高職院校檔案達(dá)標(biāo)2014年發(fā)表的《高職院校檔案達(dá)標(biāo)工作思考——以四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例》。此外，四川省早在2010年出臺(tái)了《關(guān)于四川省高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定工作有關(guān)事項(xiàng)的通知》，要求三年內(nèi)，四川省高校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定基本完成。2015年廣東省出臺(tái)《廣東省高等學(xué)校檔案工作水平評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》，而云南省在2016年才出臺(tái)了《云南省高等學(xué)校檔案工作水平評(píng)定辦法（試行）》。由此可見，云南高職院校檔案工作水平達(dá)標(biāo)仍處于滯后階段，相關(guān)研究文獻(xiàn)年代跨度大，數(shù)量少，內(nèi)容關(guān)聯(lián)度低。

2.2 云南高職院校檔案工作水平達(dá)標(biāo)的現(xiàn)狀

目前檔案及檔案工作的重要性并沒有引起云南高職院校的高度重視，檔案工作現(xiàn)狀并不樂觀。云南許多高職院校設(shè)有綜合檔案室，作為保存和提供利用學(xué)院檔案的專門機(jī)構(gòu)，但實(shí)際并沒有非常有效地開展檔案工作，檔案工作缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性、穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)為檔案收集不齊全、不完整，許多檔案沒有辦理移交手續(xù)或沒有規(guī)范整理就入庫保存；閱覽室、辦公室以及檔案庫房未做到三室分開，檔案庫房“八防”工作不到位，存在安全隱患，檔案實(shí)體與信息安全缺乏有力保障；沒有建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索，檢索費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、費(fèi)人，檔案查找效率非常低；檔案制度不健全，不結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，存在制度照抄照搬現(xiàn)象；工作流程不規(guī)范，隨意性、變動(dòng)性大，導(dǎo)致檔案亂借或忘記歸還后無法查找檔案下落的現(xiàn)象；檔案工作人員缺乏檔案意識(shí)，流動(dòng)性強(qiáng)，缺少專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平不高；文檔一體化、檔案數(shù)字化程度不高，檔案開放利用效率低，檔案利用效果也不盡人意。云南高職院校檔案工作無論是在機(jī)構(gòu)設(shè)置、資源配置還是制度建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)上，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于發(fā)達(dá)地區(qū)高職院校，與云南本科高校相比，也存在一定程度的差距。因此，云南高職院校要在五年內(nèi)按照《云南省高等學(xué)校檔案工作水平評(píng)定辦法（試行）》達(dá)到二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，還需要一段漫長而艱辛的路要走。

3 云南高職院校檔案工作水平達(dá)標(biāo)的思考

同時(shí)還加入了“特色與創(chuàng)新”項(xiàng)目，可以引導(dǎo)、鼓勵(lì)云南高職院校在檔案工作中主動(dòng)創(chuàng)新，突出特色。

3.1 對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，完成達(dá)標(biāo)任務(wù)

《云南省高等學(xué)校檔案工作水平評(píng)定辦法（試行）》要求，高等學(xué)校檔案工作未取得任何等級(jí)的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)整改，在5年內(nèi)達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)。因此，云南高職院校首先應(yīng)該做的就是對(duì)照《云南省高等學(xué)校檔案工作水平評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》中的考核內(nèi)容，進(jìn)行自評(píng)評(píng)分，摸清學(xué)校當(dāng)前檔案工作是否已經(jīng)達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，還是離省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)還有很大的差距。尤其是離省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)還存在很大差距的云南高職院校，要仔細(xì)對(duì)照評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)指標(biāo)，列出需要整改的指標(biāo)，確定整改目標(biāo)，制定整改計(jì)劃，在五年時(shí)間內(nèi)，達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 立足長遠(yuǎn)，著手未來升級(jí)

云南高職院校開展檔案工作的目的不光光是為了達(dá)標(biāo)，更重要的目的是為了留存高職院校珍貴的文化記憶，為高職院校未來發(fā)展提供寶貴的信息資源。因此，云南高職院校在達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)之后，應(yīng)該主動(dòng)思考學(xué)校未來檔案工作的發(fā)展，真正地將檔案工作納入學(xué)校的整體規(guī)劃，重點(diǎn)做到：增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，辦好檔案展覽，做好檔案宣傳教育工作；加大檔案信息資源開發(fā)力度，提高檔案匯編成果質(zhì)量，為云南高職院校文化建設(shè)提供可靠資料；加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)，優(yōu)化辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，提高檔案移交效率；繼續(xù)做好檔案數(shù)字化建設(shè)，充分利用信息化技術(shù)，增強(qiáng)檔案保存和利用的安全系數(shù)等。檔案工作的開展不是為了完成任務(wù)，而是為了服務(wù)社會(huì)，云南高職院校要立足長遠(yuǎn)，讓檔案工作能夠真正地可持續(xù)發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新思路，突出本校特色

《云南省高等學(xué)校檔案工作水平評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》中，除了工作條件、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)三個(gè)硬性評(píng)定項(xiàng)目外，特別加入了“特色與創(chuàng)新”項(xiàng)目，由引導(dǎo)、鼓勵(lì)云南高校在檔案工作中主動(dòng)創(chuàng)新，突出特色。云南高職院校以職業(yè)教育為主，每一個(gè)高職院校在辦學(xué)模式、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)形式以及科研方向都有屬于本校自己的特色之處，帶有鮮明的職業(yè)特點(diǎn)。因此，云南高職院校在特色與創(chuàng)新方面，有很大的發(fā)展空間，具體可在管理、服務(wù)、開發(fā)、共享方面創(chuàng)新思路，突出特色：要具有前瞻性，創(chuàng)新管理思路，更新管理方法，提高檔案管理效率；結(jié)合學(xué)校辦學(xué)特色、重點(diǎn)專業(yè)、服務(wù)對(duì)象，開發(fā)檔案信息資源，編研檔案成果，研發(fā)能夠體現(xiàn)學(xué)校特色的文化產(chǎn)品，弘揚(yáng)云南高職院校特色文化；利用信息化手段，在處理好公開與保密關(guān)系的基礎(chǔ)上，開放與共享檔案資源，推動(dòng)云南高職院校社會(huì)服務(wù)能力的提升。

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[責(zé)任編輯：朱麗娜]