楊明+王培珍
【摘要】本文從推動(dòng)國庫會(huì)計(jì)檔案從紙質(zhì)管理為主向電子化管理為主入手,對(duì)解決當(dāng)前國庫會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題提出了相關(guān)意見及建議。
【關(guān)鍵詞】國庫會(huì)計(jì)檔案 電子化
一、當(dāng)前國庫會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀
(一)紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異,整理、分類、歸檔難度較大
國庫會(huì)計(jì)檔案因不同時(shí)期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類不一,如鄉(xiāng)(鎮(zhèn))金庫設(shè)立時(shí)的各類檔案,國債實(shí)物兌付期的各類憑證、報(bào)表,各個(gè)時(shí)期收集、整理、歸檔的檔案名目各異,規(guī)格各異,數(shù)量龐大,加之國庫經(jīng)辦人員的新老更替,現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響,給國庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
(二)檔案管理辦法幾經(jīng)更替,持續(xù)性、完整性不高
根據(jù)中國人民銀行新的檔案管理辦法要求,各極分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照新辦法,新的保管期限,完善會(huì)計(jì)檔案管理流程,組織開展會(huì)計(jì)檔案清理工作,銀發(fā)(2005)309號(hào)文件印發(fā)的《中國人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》同時(shí)廢止。至此,人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替,會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告、登記簿及其他會(huì)計(jì)資料的保管期限數(shù)次變更,部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進(jìn)行銷毀,致使現(xiàn)有國庫會(huì)計(jì)檔案的持續(xù)性、完整性不高。
(三)部分紙質(zhì)檔案時(shí)間久遠(yuǎn),字跡模糊,修復(fù)難度大,不易長期保管
國庫會(huì)計(jì)檔案從人民銀行履行經(jīng)理國庫職能時(shí)就已產(chǎn)生,至今已有二三十年,時(shí)間久遠(yuǎn),受當(dāng)時(shí)手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響,部分檔案字跡模糊,辨認(rèn)難度大,不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項(xiàng)目的實(shí)施,國庫會(huì)計(jì)檔案多次搬移,紙質(zhì)檔案破損比較大,新的檔案管理辦法要求,各級(jí)分支機(jī)構(gòu)及時(shí)修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會(huì)計(jì)檔案,但部分檔案破損嚴(yán)重,修復(fù)、保管難度大。
(四)紙質(zhì)檔案成本高,不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念
國庫會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案收集了每個(gè)工作日及決算時(shí)打印的預(yù)算收支日?qǐng)?bào)、月報(bào),原始憑證、機(jī)打憑證、余額表、集中支付報(bào)表、庫存日?qǐng)?bào)、年終決算報(bào)表、分析、報(bào)告等會(huì)計(jì)資料,耗費(fèi)了大量紙張、打印機(jī)及耗材,國庫工作人員在打印時(shí)已投入了諸多工作時(shí)間,收集、整理、裝訂、歸檔又需花費(fèi)大量精力,國庫會(huì)計(jì)人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理,上年度檔案移交工作,紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本,不符合國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費(fèi)模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。
二、國庫會(huì)計(jì)電子檔案管理的可行性和適用性
(一)新檔案管理辦法對(duì)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)中電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)際情況制定補(bǔ)充規(guī)定,對(duì)符合僅采取電子形式保管要求的會(huì)計(jì)檔案,可不打印相應(yīng)的會(huì)計(jì)資料。這為國庫會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。
(二)國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)
2000年《國家金庫會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)》(TBS)在全國推廣上線,開啟了國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程,2006年國庫信息處理系統(tǒng)(TIPS)試點(diǎn)成功,揭開了人民銀行國庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕,隨后國庫會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)(TCBS)、國庫信息管理系統(tǒng)(TIMS)相繼在全國上線運(yùn)行,各級(jí)國庫的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國數(shù)據(jù)處理中心集中存儲(chǔ),國庫會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少,國庫核算逐漸向無紙化邁進(jìn),為會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。
(三)國庫會(huì)計(jì)檔案電子化管理勢在必行
隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展,電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國庫會(huì)計(jì)檔案向電子化管理模式過渡,電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳遞、利用等優(yōu)勢使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。
三、推動(dòng)紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議
(一)建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)
國庫核算數(shù)據(jù)的高度集中,為各類國庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲(chǔ)提供了有利條件,國庫部門應(yīng)根據(jù)新辦法要求,積極開發(fā)和建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng),建立電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系,使各級(jí)國庫能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,高效利用電子會(huì)計(jì)檔案。
(二)設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題,環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度,因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此,國庫電子會(huì)計(jì)檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序;另一方面建立電子檔案備份制度,分別保存制度,有效防范存儲(chǔ)介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。
(三)建立檔案電子化管理制度
電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應(yīng)按照制度規(guī)定刻錄光盤、備份,分類進(jìn)行存放,管理人員應(yīng)根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復(fù)制、維護(hù),確保檔案的完整性和安全性;另一方面制定嚴(yán)格的管理制度,如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國庫會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有效證件和文件,經(jīng)國庫核算部門、檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核并報(bào)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后,在專人陪同下查閱,管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度,規(guī)范管理電子檔案。
(四)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)歷史檔案與電子信息并存
國庫頂層管理部門應(yīng)盡快依據(jù)新辦法,出臺(tái)國庫會(huì)計(jì)檔案管理補(bǔ)充規(guī)定,完善新辦法中沒有涉及的檔案內(nèi)容和管理期限,以便于基層國庫及時(shí)清理銷毀到期紙質(zhì)檔案,減少國庫紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存量,及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)的長期檔案,以圖片、掃描件等形式復(fù)制和修復(fù)處理,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)歷史長期檔案與電子圖片并存保管。