楊明+王培珍

【摘要】本文從推動(dòng)國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案從紙質(zhì)管理為主向電子化管理為主入手，對(duì)解決當(dāng)前國(guó)庫會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題提出了相關(guān)意見及建議。

【關(guān)鍵詞】國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案 電子化

一、當(dāng)前國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異，整理、分類、歸檔難度較大

國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案因不同時(shí)期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫設(shè)立時(shí)的各類檔案，國(guó)債實(shí)物兌付期的各類憑證、報(bào)表，各個(gè)時(shí)期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國(guó)庫經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響，給國(guó)庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。

（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高

根據(jù)中國(guó)人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照新辦法，新的保管期限，完善會(huì)計(jì)檔案管理流程，組織開展會(huì)計(jì)檔案清理工作，銀發(fā)（2005）309號(hào)文件印發(fā)的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》同時(shí)廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告、登記簿及其他會(huì)計(jì)資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進(jìn)行銷毀，致使現(xiàn)有國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案的持續(xù)性、完整性不高。

（三）部分紙質(zhì)檔案時(shí)間久遠(yuǎn)，字跡模糊，修復(fù)難度大，不易長(zhǎng)期保管

國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案從人民銀行履行經(jīng)理國(guó)庫職能時(shí)就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時(shí)間久遠(yuǎn)，受當(dāng)時(shí)手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認(rèn)難度大，不易長(zhǎng)期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項(xiàng)目的實(shí)施，國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級(jí)分支機(jī)構(gòu)及時(shí)修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會(huì)計(jì)檔案，但部分檔案破損嚴(yán)重，修復(fù)、保管難度大。

（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念

國(guó)庫會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案收集了每個(gè)工作日及決算時(shí)打印的預(yù)算收支日?qǐng)?bào)、月報(bào)，原始憑證、機(jī)打憑證、余額表、集中支付報(bào)表、庫存日?qǐng)?bào)、年終決算報(bào)表、分析、報(bào)告等會(huì)計(jì)資料，耗費(fèi)了大量紙張、打印機(jī)及耗材，國(guó)庫工作人員在打印時(shí)已投入了諸多工作時(shí)間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費(fèi)大量精力，國(guó)庫會(huì)計(jì)人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費(fèi)模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。

二、國(guó)庫會(huì)計(jì)電子檔案管理的可行性和適用性

（一）新檔案管理辦法對(duì)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案提出了明確要求

新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)中電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)際情況制定補(bǔ)充規(guī)定，對(duì)符合僅采取電子形式保管要求的會(huì)計(jì)檔案，可不打印相應(yīng)的會(huì)計(jì)資料。這為國(guó)庫會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。

（二）國(guó)庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)

2000年《國(guó)家金庫會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)》（TBS）在全國(guó)推廣上線，開啟了國(guó)庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程，2006年國(guó)庫信息處理系統(tǒng)（TIPS）試點(diǎn)成功，揭開了人民銀行國(guó)庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國(guó)庫會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)（TCBS）、國(guó)庫信息管理系統(tǒng)（TIMS）相繼在全國(guó)上線運(yùn)行，各級(jí)國(guó)庫的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國(guó)數(shù)據(jù)處理中心集中存儲(chǔ)，國(guó)庫會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少，國(guó)庫核算逐漸向無紙化邁進(jìn)，為會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。

（三）國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案電子化管理勢(shì)在必行

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案向電子化管理模式過渡，電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳遞、利用等優(yōu)勢(shì)使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。

三、推動(dòng)紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議

（一）建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)

國(guó)庫核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類國(guó)庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲(chǔ)提供了有利條件，國(guó)庫部門應(yīng)根據(jù)新辦法要求，積極開發(fā)和建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系，使各級(jí)國(guó)庫能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，高效利用電子會(huì)計(jì)檔案。

（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理

電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國(guó)庫電子會(huì)計(jì)檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，分別保存制度，有效防范存儲(chǔ)介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（三）建立檔案電子化管理制度

電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應(yīng)按照制度規(guī)定刻錄光盤、備份，分類進(jìn)行存放，管理人員應(yīng)根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復(fù)制、維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴(yán)格的管理制度，如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)國(guó)庫核算部門、檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核并報(bào)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度，規(guī)范管理電子檔案。

（四）實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)歷史檔案與電子信息并存

國(guó)庫頂層管理部門應(yīng)盡快依據(jù)新辦法，出臺(tái)國(guó)庫會(huì)計(jì)檔案管理補(bǔ)充規(guī)定，完善新辦法中沒有涉及的檔案內(nèi)容和管理期限，以便于基層國(guó)庫及時(shí)清理銷毀到期紙質(zhì)檔案，減少國(guó)庫紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存量，及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)的長(zhǎng)期檔案，以圖片、掃描件等形式復(fù)制和修復(fù)處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)歷史長(zhǎng)期檔案與電子圖片并存保管。