◎王勁

金三銀四，職場禮儀你知多少

◎王勁

麥子金服薪酬績效經(jīng)理、國家高級人力資源管理師汪虹

引子

又到金三銀四的招聘季，不少學(xué)子開始走出象牙塔進入職場，開啟了新一段的人生旅程。然而，剛進入職場歷練不久之后，不少新人大概會有這樣困惑：為什么有些人走到哪里都受歡迎，而有的人卻總不受待見？為什么有些人一個電話就讓客戶不再光臨你的企業(yè)，而有的人一次簡單會面就能得到百萬訂單？這一切皆因不懂職場禮儀而惹的禍！

職業(yè)禮儀是“敲門磚”

筆者：如今不少剛開始工作的新人，可能覺得只要工作能力強就好，認為職場禮儀并不重要。您怎么看這一情況？

汪虹：想在職場之中給人留下好印象，工作能力是一方面，為人處世也同樣需要。對于你剛才說的，職場新人認為職場禮儀不重要，我個人認為新人的這種看法還是需要改變。確實，任何一家企業(yè)選人用人的第一標準肯定是工作能力和業(yè)務(wù)水平，這是毫無疑問的。但是職場新人畢竟是剛?cè)肷鐣麄儽旧聿⒉痪邆漶R上完全勝任崗位工作的能力。在面試時，我們本身就會更多考察他們的綜合素質(zhì)，以及職業(yè)潛力。因此，如果一個新人能夠懂得一些職業(yè)禮儀，至少說明他更有職業(yè)素養(yǎng)，相比同樣能力水平的應(yīng)聘者也就更有競爭力。舉個通俗的例子，這就好比大家都喜歡看俊男美女，任何人在接觸交往中剛開始都只能看到儀容儀表、言行舉止等這些“外在”。但是，如果第一眼都沒法引人注意，怎么讓別人更深入了解你呢？所以職業(yè)禮儀也可以說是一塊職場“敲門磚”。

請保持自然與自信

筆者：對于職場人來說，如何才能掌握好職場禮儀？

汪虹：我認為職場禮儀并不像大家想象的那么高深。要掌握好它，大體上要做到兩個要點：自然、自信。在職場中，要自然平和地接受對方。每個人都有不同的特質(zhì)，有的特質(zhì)會相互吸引，有的特質(zhì)會相互排斥，比如有的人雷厲風行、風風火火；有的人思慮較多，所以會顯得行動不夠迅速。我們不能夠讓所有人都適應(yīng)或者喜歡自己的風格，也不可能天生的能適應(yīng)和喜歡所有的風格特質(zhì)。所以，對于不同特質(zhì)的人，我們需要能夠接受和包容。做到嚴于律己，寬以待人。在待人接物上，做到落落大方、不卑不亢，不勉強、不局促、不呆板、不做作，保持平等謙遜的態(tài)度，就一定能很快地進入職場角色。

其次，要自信應(yīng)對。職場人不要患得患失，這樣會增加猶豫和不自信，甚至影響你的工作狀態(tài)。尤其是新人，常會因為年齡小、經(jīng)驗少、職位低，而在待人處事上顯得過于謹慎。但其實大可不必。因為大家都理解作為新人本身就有成長過程，犯錯在所難免。這時新人更需要有積極向上的態(tài)度，主動與同事打招呼，多問多學(xué)習(xí)，這反而比“遇人就躲”要禮貌得多。其實，當你大膽地表達自己觀點和想法的時候，哪怕是錯誤的，別人也能從你的身上看到你的努力和思考以及閃光點。這里要注意的是，自信不意味著自負。在表達自己觀點的時候也需要學(xué)會去聆聽別人的意見和觀點，然后從多角度進行分析和思考。這樣能夠迅速幫助自己成長。

談話中要學(xué)會聆聽

筆者：哪些基本的職場禮儀是職場人必須要了解的呢？

汪虹：職場禮儀其實種類很多，其中著裝禮儀、交談禮儀是日常工作中大家最常碰到的。先說說著裝禮儀。著裝要清潔整齊，在上班中盡量穿正裝或職業(yè)裝。當然，如今很多現(xiàn)代企業(yè)都提倡輕松的企業(yè)文化環(huán)境，提倡著裝自由。但是自由不代表隨意。例如對于職場女性，吊帶衫、超短裙、大V領(lǐng)衣服等相對比較暴露的衣服，在上班時候就不太適合穿著，可以選些質(zhì)地好的套裝、休閑裝或連衣裙等。對于男性來說，短褲、拖鞋等也不適合在辦公場所穿著，建議可以選擇POLO衫、牛仔褲、休閑長褲等。在妝容上來說，女性化淡妝即可，過于濃的妝容不太適合職場的氛圍，并且有可能會顯得不夠莊重。對于男性來說，頭發(fā)不宜過長，需要定期進行修理，胡須也需要經(jīng)常打理，以保持面部的清爽干凈。

關(guān)于交談禮儀。這里其實用“交談技巧”可能更合適。在與同事或上司談話時，你的眼睛最好要始終注視對方，但不能斜視和俯視。在談話過程中，當談話者超過3人時，應(yīng)不時同所有人都談上幾句話。談話最重要的一點是話題適宜。當選擇的話題過于專業(yè)，或別人不感興趣應(yīng)立即止住。當有人出面反駁自己時，不要惱羞成怒，而應(yīng)心平氣和地與之討論。

在懂得“說”后，職場人還要學(xué)會“聽”。談話中不可能總處在“說”的位置上，只有善于聆聽，才能真正做到有效的雙向交流。聽別人談話就要讓別人把話講完，不要在別人講得正起勁的時候，突然去打斷。還有在對方發(fā)言的時候，最好適當回應(yīng)附和一下對方說的內(nèi)容，讓對方能夠感受到自己受到了重視。

要盡量避免不必要的身體語言。當與別人談話時不要雙手交叉，身體晃動，或是摸摸頭發(fā)、耳朵等，這會給人產(chǎn)生你不耐煩的感覺。有些年輕人特別喜歡轉(zhuǎn)筆，一邊說話一邊在玩筆，這也是很不禮貌的，當然也不要拿著筆來回按。

重要事情請用郵件

筆者：如今已進入電子化辦公時代，電子郵件、手機，甚至QQ、微信等，都已成為職場人在工作中經(jīng)常用到的網(wǎng)絡(luò)工具。那么，在使用這些工具的時候，又有哪些需要注意的禮儀呢？

汪虹：確實，現(xiàn)在是信息爆炸的時代，如何用好現(xiàn)代的通信工具從而提高效率很重要。這里一般我們可以遵循一個原則：“緊急事情電話說”、“重要事情郵件說”、“次要事情微信說”。這里我具體說三種情況下需要注意的禮儀規(guī)范。

第一、“緊急事情電話說”。電話仍然是目前最便捷、最快速的溝通方式，因此工作中碰到緊急事情需要立刻完成的，如果不能直接當面溝通的話，最好用電話與對方溝通。電話溝通時的原則，其實跟我們?nèi)粘．斆鏈贤ǖ臅r候的原則一致，先說明此次電話的目的，然后在交流的過程中對對方提供的信息進行階段性的回復(fù)和確認，以保持信息的準確性和認知的統(tǒng)一性。在溝通的結(jié)尾需要就此次溝通的結(jié)果做一個總結(jié)陳述，就是總結(jié)出結(jié)論、行動方案、時間安排或者下次溝通的內(nèi)容及時間等。

第二、“重要事情郵件說”。職場上，大家稱為“商務(wù)郵件”，具有傳統(tǒng)書信表情達意以及行政公文格式規(guī)范相統(tǒng)一的特點。在某些事件、崗位或者場合郵件還會具有一定的法律效力。因此電子郵件的書寫需要尊重一定的規(guī)范、規(guī)則和禮儀，保持一定的嚴謹性。一封完整的郵件，應(yīng)該包括標題、稱呼和問候、正文、敬語和落款，以及附件5塊內(nèi)容。這里我提供幾條建議：

1、寫新郵件的最佳順序最好是“附件—正文—標題—收件人”。因為“附件”最容易漏掉?！笆占恕狈旁谧詈笫且驗闆]有收件地址，這封郵件肯定發(fā)不出去，這就給了你足夠時間來回顧內(nèi)容是否疏漏。

2、標題很重要。需要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。需要做到的是：標題不能空白，空白標題是最失禮的事情；盡量言簡意賅，濃縮表達“寫郵件的目的”；應(yīng)按內(nèi)容標注“請示”、“報告”等類別；突出要領(lǐng)，能真切反映文章的內(nèi)容和重要性，但是不要隨便使用“緊急”之類的字眼；一事一議，一封郵件盡可能只針對和表達一個主題，以便于日后整理；還有最重要的一點，就是需要表達通順與準確，主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

3、郵件的正文，必須條理清楚、言簡意賅、行文通暢?；咀裱? W 1 H”的原則——誰（Who）、什么（What）、何地（Where）、何時（When）、為什么（Why）、怎么樣（How）。這里有這樣幾點要求：

（1）若對方不認識你，首先應(yīng)說明自己的身份、姓名或你代表的企業(yè)名稱，以示對對方的尊重，不可沒頭沒腦就是正文。

（2）正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰地表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件正文，千萬不要學(xué)唐僧。

（3）善用1、2、3、4……或者“首先”、“其次”、“再次”……的排列，以使正文內(nèi)容清晰明確。

（4）郵件最好一次交代完整信息，不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

（5）盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。因此，發(fā)送之前一定要檢查一下。

（6）合理提示重要信息。除非很有必要，不要動輒就用粗體斜體、顏色字體等手段。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀，感到厭煩。

（7）不要輕易使用“：)”之類的表情字符，在商務(wù)信函里面，這樣顯得比較輕佻。

第三、“次要事情微信說”。一些不緊急和不關(guān)鍵的事情可以用微信或QQ來完成，可以讓對方先處理完手頭重要事情之后再來解決。在使用這些工具交流的時候，要注意盡量不要用語音，因為文字方便之后回顧和查閱。對于關(guān)鍵性崗位的職工，用微信與客戶交流時，還是要盡可能保證行文的嚴密性，因為如今微信的文字記錄也可能被作為法律的參考依據(jù)。

采訪隨感

“微笑”是最好的禮儀

此次采訪結(jié)束后，我打趣地問汪虹：“如果要想最短時間內(nèi)掌握全部職場禮儀，你有沒有‘秘訣’？”沒想到她很爽氣地點了點頭。正當我好奇的時候，她笑著表示：“很簡單，那就是任何時候都請保持微笑?！?/p>

無論是日常社交還是職場上，平和歡愉的微笑，都是最能傳達給人以真誠友善、樂觀積極的態(tài)度，從而展示出陽光健康的形象。在職場中善于運用微笑，有時候甚至?xí)幸庀氩坏降男Ч?。希爾頓飯店正是以“微笑”而聞名于世。

當然，真正的微笑應(yīng)當發(fā)自內(nèi)心，表里如一，毫無包裝矯飾的微笑才具有感染力。所以，對于職場新人來說，如果你覺得職場禮儀太多太煩瑣，就請保持微笑，以平常心，自信、自然地應(yīng)對就好。