馬春霞

摘 要：針對廣電系統(tǒng)檔案管的現(xiàn)狀，結(jié)合計算機與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展狀況，分析認為要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)有效促進廣電系統(tǒng)檔案管理的必要性，探究從管理手段、內(nèi)容、理念、檔案應(yīng)用方法及信息獲取方式等方面作為切入點，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。

關(guān)鍵詞：檔案；信息技術(shù)；計算機；內(nèi)容

隨著廣電事業(yè)的進一步發(fā)展，廣電事業(yè)的重要性愈加顯現(xiàn)。作為廣電事業(yè)的重要組成部分，廣電系統(tǒng)檔案也要適應(yīng)廣電事業(yè)的發(fā)展需要，與時俱進，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實現(xiàn)管理質(zhì)的飛躍。

1 廣電檔案管理的重要性

毋庸諱言，廣電檔案作為廣電系統(tǒng)一個不可少的組成部分，對于廣電事業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的作用。需要說明的是，隨時計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速普及和廣泛利用，廣電系統(tǒng)邁入了一個快速發(fā)展的軌道?？梢哉f，傳統(tǒng)意義上的廣電系統(tǒng)檔案管理方式，效率低、保密性差，這對于隨時產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)的檔案部門，對于檔案需要隨時查找、更新和維護帶來了不少的困難，遠遠不能滿足廣電事業(yè)發(fā)展的需求。作為計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的一部分，使用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對廣電檔案信息進行管理，具有著傳統(tǒng)管理所無法比擬的優(yōu)點----檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。

眾所周知，廣電系統(tǒng)不同于其他行業(yè)，檔案產(chǎn)生量大，形式多樣化，不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件，載體存在壽命低、操作復雜。在此情形下，這就需要廣電系統(tǒng)檔案部門要采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實現(xiàn)存儲技術(shù)與檢索手段的多樣化，實現(xiàn)有效保存和充分利用，最大限度發(fā)揮檔案信息的傳承與查閱功能。

2 檔案管理方式變革的必要性

現(xiàn)代信息技術(shù)的普及和運用，為廣電系統(tǒng)檔案部門摒棄原有的管理方式、實現(xiàn)信息技術(shù)提供了可行性：

1、原有方式效率低下 傳統(tǒng)管理模式依賴管理人員的經(jīng)驗，大量檔案信息零散，系統(tǒng)化程度低；手工操作導致檔案整理、歸檔中產(chǎn)生一定差錯，修正困難，造成檔案管理低效率。

2、易損毀、遺失 需要說明的是，傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)形式存在，而紙質(zhì)文本存在缺陷，對保存溫度、溫度、空間大小要求高，一旦環(huán)境發(fā)生變化如自然災(zāi)害或者人為疏忽，有可能造成原始材料的損毀或遺失，損失無法挽回。

3、利用率不高 基于人工管理的傳統(tǒng)檔案管理即使是借助于計算機管理，也只是基于單機管理模式。用戶即使想要查詢使用信息，也必須通過檔案管理人員手工查閱，需要動用大量的人力、物力，效率極低，檔案的循環(huán)利用低顯而易見。

3 信息化視角下的廣電檔案管理

基于以上所述，廣電系統(tǒng)檔案部門要充分認識信息技術(shù)在檔案管理中的重要性，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化管理模式，提升檔案循環(huán)使用價值，助力廣電事業(yè)快速發(fā)展。

1、管理理念變化 實現(xiàn)廣電系統(tǒng)檔案信息管理的變革，不單單是管理手段、內(nèi)容的信息革命，更重要的在于是檔案管理人員的管理理念的變革。傳統(tǒng)管理觀念認為，檔案只是作為一種記錄手段，很難發(fā)揮其應(yīng)有的效益功能，不少檔案產(chǎn)生部門對檔案中的內(nèi)容知之甚少，甚至是一無所知，因此，檔案對檔案所涉及部門人員的發(fā)展和促進作用也就發(fā)揮有限。網(wǎng)絡(luò)時代，可以讓廣電系統(tǒng)各個部門自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當守門人的角色，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發(fā)揮了其他部門的參與積極性，使得他們在管理自己檔案的過程中，不斷的進行反思，不斷的提高自己；而廣電系統(tǒng)檔案管理人員在實施守門人角色時，也擔負著非常重要的職責，要對檔案信息的真實性進行把關(guān)、建立檔案的索引機制，因此，需要檔案管理人員精通檔案管理專業(yè)知識，熟悉計算機、數(shù)字信息技術(shù)。

2、管理內(nèi)容變革 原有的檔案管理方式下的檔案管理內(nèi)容形式單一，對真實性驗證存在一定困難，甚至可能存在造假行為，管理人員必須具備相當?shù)呢熑涡呐c專業(yè)能力，能夠鑒別與剔除虛假信息；信息技術(shù)的運用，使檔案管理采用數(shù)字化處理，數(shù)字存儲技術(shù)，由紙質(zhì)媒體為主向多媒體方向發(fā)展，促進了檔案信息管理內(nèi)容的豐富與完善，使檔案內(nèi)容更加能夠全面的反映與展示被管理人員的信息，使得檔案信息不光是被管理人工作過程的記錄，也成為他們事業(yè)發(fā)展的有效的添加劑，使他們在閱讀信息時不斷促進自身的反思，更加全面的發(fā)展。

3、應(yīng)用方式變革 原有的檔案管理下的檔案應(yīng)用率低，這主要是由人工管理的特點決定的。人工管理下的檔案查閱，用戶需要直接接觸有關(guān)的原始文件，一旦原始文件被惡意篡改，其損失無法挽回，為了保證檔案文件的原始性，檔案部門只能對檔案信息的查閱進行嚴格的限制，使得普通用戶無法接觸，檔案的經(jīng)濟效益和社會價值大打折扣。 應(yīng)用計算機信息技術(shù)管理后，由于檔案信息中存在的只是原始信息的數(shù)字化形式，對于計算機數(shù)據(jù)可通過多種方式進行保護，確保了信息的完整性、原始性與真實性；而信息技術(shù)可以根據(jù)各類不同人群設(shè)置不同的查詢權(quán)限，使得用戶只能在自己規(guī)定的權(quán)限內(nèi)查閱到相關(guān)檔案信息，從而保護了檔案信息的機密性。

4、獲取方式變革 運用計算機信息技術(shù)進行數(shù)字化處理，使得檔案信息的獲取方式發(fā)生了變化，由紙質(zhì)信息向各種媒體信息發(fā)展。紙質(zhì)信息可以通過掃描、拍照等形式進行數(shù)字化處理；接收檔案時可以要求檔案提供者直接提供電子版信息，并與原始的紙質(zhì)版信息進行比對，確保真實性；為防止電子信息被惡意篡改，通過諸如數(shù)字水印、數(shù)字加密等方式對多媒體信息進行數(shù)據(jù)加密。

廣電事業(yè)的發(fā)展對廣電檔案管理提出了更高要求，檔案管理部門要積極適應(yīng)新形勢，與時俱進，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提升信息管理理念，革新檔案管理內(nèi)容，變革管理形勢，真正實現(xiàn)管理質(zhì)的飛躍。

參考文獻

[1] 靖江市市長趙葉調(diào)研史志檔案工作. 夏藝萍[J]；檔案與建設(shè)；2011年06期