孫朝霞

摘 要：當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)逐步邁入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，作為知識(shí)管理、利用的主流體制，現(xiàn)行的檔案管理體制已經(jīng)難以滿足高速發(fā)展的社會(huì)需要，亟需順應(yīng)時(shí)代的變遷規(guī)律進(jìn)行改革，構(gòu)建切實(shí)可行的檔案管理體制。本文就此展開(kāi)論述，分析檔案管理體制改革的重點(diǎn)和難點(diǎn)所在，旨在理順改革思路，推進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；體制改革；重點(diǎn)；難點(diǎn)

檔案管理工作是對(duì)社會(huì)發(fā)展的重視記錄，是寶貴的文化財(cái)富，對(duì)于人類(lèi)文明的進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有至關(guān)重要的作用。特別進(jìn)入21世紀(jì)后，國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展驅(qū)動(dòng)由資源轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)，作為對(duì)知識(shí)進(jìn)行科學(xué)管理的檔案管理工作，其地位和作用與日俱增，受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，對(duì)檔案管理的內(nèi)容、方法和模式都提出極高的要求，這給予現(xiàn)行的檔案管理體制極大的壓力，成為我國(guó)檔案管理體制改革的主要?jiǎng)恿Α?/p>

1 檔案管理概念綜述

1.1 檔案管理

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案管理就是選取帶有標(biāo)注性的資料進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而借助資料進(jìn)行某項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的歷史再現(xiàn)，是對(duì)事物發(fā)展歷程和階段的忠實(shí)記錄，具有極高的借鑒和參考價(jià)值。其管理的對(duì)象是與社會(huì)活動(dòng)相關(guān)的信息，包括文字、圖片、影像等。

1.2 檔案管理體制

從檔案管理的概念來(lái)看，檔案管理工作具有寬泛性特征，該特征表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是檔案管理的工作內(nèi)容極為寬泛，涉及到社會(huì)各領(lǐng)域，是對(duì)社會(huì)活動(dòng)的微觀濃縮；二是檔案管理的時(shí)間跨度極為寬泛，檔案的形成和利用時(shí)間往往間隔數(shù)年，乃至數(shù)十上百年。這種內(nèi)容和時(shí)間上的寬泛性要求檔案管理工作必須建立完善的體制，對(duì)其檔案的搜集、管理和利用進(jìn)行嚴(yán)格的限定，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，從而便于檔案管理。

2 國(guó)內(nèi)現(xiàn)行的檔案管理體制類(lèi)型分析

從管理架構(gòu)分析，國(guó)內(nèi)現(xiàn)行的檔案管理體制分為兩類(lèi)，一是分散式檔案管理體制，二是集中式檔案管理體制。

2.1 分散式檔案管理體制

所謂分散式檔案管理體制是指對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理。具體來(lái)說(shuō)，首先，對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行整體匯總，形成基本大類(lèi)；其次，按照大類(lèi)進(jìn)行檔案管理工作的區(qū)域分配，實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理。當(dāng)然，分級(jí)管理并不等同于各自為政，其管理?xiàng)l例和管理規(guī)范都是統(tǒng)一的，僅僅管理的空間區(qū)域存在差異。

2.2 集中式管理體制

顧名思義，集中式管理體制就是對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)一匯總和統(tǒng)一管理，以此實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，能夠提高管理的集中化程度，發(fā)揮知識(shí)的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展有較為積極的促進(jìn)作用。

3 我國(guó)檔案管理體制改革的難點(diǎn)問(wèn)題分析

3.1 檔案信息總量龐大

檔案信息的數(shù)量與國(guó)土面積，社會(huì)活動(dòng)活躍程度和檔案存在歷史呈正相關(guān)。中國(guó)作為歷史悠久、國(guó)土面積幅員遼闊，社會(huì)高速發(fā)展的國(guó)家，檔案信息長(zhǎng)期保持高速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，導(dǎo)致檔案信息總量極為龐大，這對(duì)檔案管理工作提出極高的要求，一旦管理機(jī)制出現(xiàn)問(wèn)題將導(dǎo)致龐大的檔案信息陷入混亂狀態(tài)，造成整理和利用的難度，其后果是不堪設(shè)想的。

3.2 檔案類(lèi)別復(fù)雜

縱觀中國(guó)的近現(xiàn)代史，社會(huì)經(jīng)歷巨大變革，各種意識(shí)形態(tài)和思維方式層出不窮，導(dǎo)致社會(huì)活動(dòng)呈現(xiàn)復(fù)雜化、多元化態(tài)勢(shì)，而且大多存在時(shí)間較短，更迭迅速，這造成中國(guó)的檔案資料類(lèi)別復(fù)雜，如果沒(méi)有科學(xué)的管理體制作為支撐，極易出現(xiàn)檔案的無(wú)序管理，造成資料丟失、顛倒等，無(wú)法發(fā)揮檔案真實(shí)記錄歷史的作用。

3.3 檔案區(qū)分不明確

長(zhǎng)期以來(lái)，受到檔案管理人員的能力限制和檔案管理體制的缺失影響，檔案資料的分類(lèi)和歸檔工作存在一定程度的缺失，許多檔案資料被錯(cuò)誤的劃歸入其他類(lèi)別當(dāng)中，當(dāng)中檔案的錯(cuò)誤歸檔，影響檔案信息的明了性。

4 我國(guó)檔案管理體制改革的重點(diǎn)工作分析

4.1 檔案管理的認(rèn)識(shí)提升工作

當(dāng)前，許多單位和個(gè)人對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，將檔案管理工作局限于信息的收集工作，忽略了檔案的管理和利用服務(wù)工作，導(dǎo)致檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，缺乏強(qiáng)有力的支撐，造成檔案管理缺乏開(kāi)展基礎(chǔ)。針對(duì)此問(wèn)題，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，采取宣傳普及、政策推廣和標(biāo)準(zhǔn)限定等方式對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行明確，將其視為管理工作的重要構(gòu)成，以此提升檔案管理工作的地位，提高單位和人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

4.2 檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新工作

近些年，檔案管理的環(huán)境發(fā)生巨大的變化，這是社會(huì)發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步的結(jié)果，導(dǎo)致檔案管理的機(jī)制與社會(huì)現(xiàn)狀出現(xiàn)一定的脫節(jié)，影響檔案管理工作的順利開(kāi)展和功用發(fā)揮。所以，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的機(jī)制建設(shè)工作，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行制度、組織架構(gòu)和管理流程的創(chuàng)新，構(gòu)建高效的檔案管理機(jī)制，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供科學(xué)的組織、制度和流程基礎(chǔ)。

4.3 檔案管理的信息化建設(shè)工作

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域引發(fā)深刻的變革，作為對(duì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)行記錄的檔案管理工作，更應(yīng)該進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，借助先進(jìn)的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理效率和質(zhì)量的提升。此外，進(jìn)行信息化建設(shè)也是檔案管理工作的發(fā)展需要，信息化社會(huì)的發(fā)展導(dǎo)致檔案的總量更為龐大，類(lèi)型日趨豐富，要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理就必須進(jìn)行信息化建設(shè)，以信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化時(shí)代的信息管理。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理體制是檔案管理工作順利進(jìn)行的保障，其體制的革新應(yīng)該以順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展變遷為目標(biāo)，分析檔案管理體制改革中存在的難點(diǎn)問(wèn)題，確立檔案管理體制的重點(diǎn)工作，進(jìn)行針對(duì)性改革，推動(dòng)檔案管理體制的快速革新。

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