敖永紅

中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 隨著當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善和發(fā)展，如何利用網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行高效的檔案管理工作已經(jīng)成為檔案管理（從業(yè)）人員必須面臨的重要課題。本文主要分析了檔案管理工作中如何融入現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的成分才能進(jìn)行更好的創(chuàng)新，以及網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的安全隱患問(wèn)題進(jìn)行研究，并提出一些合理化的建議和觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 檔案管理 創(chuàng)新 安全防護(hù)

檔案管理是社會(huì)工作的重要組成部分，是用以記錄社會(huì)變遷、發(fā)展和革新的一種工作過(guò)程和內(nèi)容，其管理水平的高低直接影響著社會(huì)資料保管的質(zhì)量。在當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案的管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源來(lái)提高檔案管理水平，在保護(hù)好紙質(zhì)資料的同時(shí)，也要對(duì)其進(jìn)行電子信息存檔，將管理方法由單一的紙質(zhì)保管逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)與電子技術(shù)的結(jié)合，并在管理的過(guò)程中不斷改進(jìn)方法，努力創(chuàng)造出更完善、更實(shí)用、經(jīng)濟(jì)效益更高的管理辦法。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案管理工作的新要求

（一）提供滿足人們需求的檔案信息

當(dāng)前人們對(duì)信息的需求量不斷增大，社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求已經(jīng)不再滿足于傳統(tǒng)的信息提高方式，而是向著更寬廣、更深入的領(lǐng)域發(fā)展。基于這種現(xiàn)狀下，檔案管理部門(mén)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)造和改進(jìn)，不斷提高檔案的管理水平，提高檔案信息的共享程度，以便更好地滿足人民群眾的需求。檔案管理部門(mén)應(yīng)該研究我國(guó)人民使用和查閱檔案信息的類(lèi)型和特征，對(duì)檔案利用的原因和信息共享情況進(jìn)行分析，從而真正弄清人民所需要的檔案信息類(lèi)型，以便對(duì)癥下藥，提供更多的符合人們需要的信息。同時(shí)還要對(duì)檔案進(jìn)行宣傳，為檔案管理工作創(chuàng)造有利的外部條件。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案的信息服務(wù)體系

檔案管理工作要根據(jù)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展形勢(shì)，建立全方位信息管理系統(tǒng)，對(duì)行業(yè)內(nèi)的相關(guān)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的整理和分類(lèi)，在對(duì)信息處理完成之后，在進(jìn)行整體性的利用和開(kāi)發(fā)，努力創(chuàng)造資源共享的條件，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人們獲取信息服務(wù)。此外，還應(yīng)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，建立國(guó)家層次的檔案管理體制，開(kāi)創(chuàng)全國(guó)范圍的的信息共享平臺(tái)，使我國(guó)的檔案信息能被充分利用，發(fā)揮出更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）積極做好線上服務(wù)工作

在當(dāng)今的社會(huì)里，由于人們的工作和生活都變得越來(lái)越豐富多彩，所以人們對(duì)信息的需求量也在不斷增加，對(duì)各種類(lèi)型的信息都有可能產(chǎn)生需求，同時(shí)人們對(duì)獲取信息的速度也在提升。傳統(tǒng)的信息管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需要，社會(huì)公眾和檔案館等相關(guān)部門(mén)應(yīng)該構(gòu)積極建檔案管理信息化，做好網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)布以供人們便捷地獲取，使檔案管理能更好地為人民服務(wù)。

（二）做好信息共享工作

檔案管理部門(mén)要建立起自己的信息網(wǎng)站，在合法合規(guī)的前提下及時(shí)正確地將各類(lèi)檔案的公開(kāi)信息發(fā)布出去，并通過(guò)鏈接的方式將各類(lèi)混亂的信息整合在一起，建立一個(gè)一站式的信息檢索平臺(tái)，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息共享，給人們的工作和生活帶來(lái)更大方面。同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)檔案管理各部門(mén)之間的信息共享，有效提高部門(mén)之間的信息傳遞和溝通，降低檔案管理成本，提高效率。此外還可以促進(jìn)檔案信息化的不斷完善，提高檔案信息的使用價(jià)值。

（三）做好檔案信息的細(xì)分工作

如今的網(wǎng)絡(luò)上充斥著各種各樣類(lèi)型的信息，有價(jià)值和無(wú)價(jià)值的都在網(wǎng)上流動(dòng)著，如果檔案管理部門(mén)對(duì)信息的定位不夠準(zhǔn)確，就會(huì)造成人們查詢的不便。所以檔案管理部門(mén)不僅要將信息的采集和保管工作做好，還要對(duì)其進(jìn)行精細(xì)化的分類(lèi)整理，將各類(lèi)信息垂直劃分為層次不同的類(lèi)型，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中安排好存放位置。讓用戶可以通過(guò)接口對(duì)所需要的信息進(jìn)行快速準(zhǔn)確的定位，還可以選擇是否要進(jìn)一步的查詢，以此來(lái)減少用戶的檢索時(shí)間，提高的效率。

（四）做好用戶信息反饋工作

檔案管理部門(mén)可以在自己的網(wǎng)站上建立一個(gè)用戶反饋專(zhuān)欄，收集用戶對(duì)網(wǎng)站的設(shè)計(jì)、信息服務(wù)等活動(dòng)的滿意度，通過(guò)反饋，檔案部門(mén)可以清晰地了解檔案信息所具備的社會(huì)價(jià)值以及自己的工作所存在的問(wèn)題，為改進(jìn)工作提供明確的方向，同時(shí)對(duì)相關(guān)人員的工作也可以起到一個(gè)監(jiān)督作用，讓他們?cè)诠ぷ鲘徫簧夏軌驀?yán)格要求自己的行為規(guī)范，促進(jìn)他們服務(wù)意識(shí)、責(zé)任感和職業(yè)道德的提升。檔案部門(mén)收集用戶的反饋后，還須做出一些后續(xù)的努力，如對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

三、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作的安全防護(hù)措施

（一）建立完整的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)

在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代中，各種檔案信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)媒介而組成一個(gè)龐大的體系，當(dāng)把檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，檔案信息就會(huì)根據(jù)某種邏輯傳遞到某個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)和各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間以及運(yùn)行程序和數(shù)據(jù)字段之間，經(jīng)過(guò)進(jìn)行重組后成為檔案管理網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)序，這一復(fù)雜的過(guò)程對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)檔案管理的信息信息數(shù)據(jù)庫(kù)完整性具有極其重要的作用。所以這對(duì)檔案管理信息化的工作人員的能做技能提出了更高的要求，他們不但要掌握各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的特殊邏輯關(guān)系，還要對(duì)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的關(guān)于完整性的問(wèn)題及時(shí)地修改和維護(hù)，做大限度地降低對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)造成的有意或無(wú)意的傷害。

（二）保證電子檔案的正常查閱

如今檔案管理信息系統(tǒng)更新?lián)Q代快，比如辦公軟件版本的更新?lián)Q代，低級(jí)版本的軟件是無(wú)法打開(kāi)高級(jí)版本的文件的。所以為了確保電子檔案可以隨時(shí)正常使用和查閱，必須保證所有的檔案信息文件都保存為與系統(tǒng)相一致的或與系統(tǒng)之間可以互相兼容的版本和格式。遇到操作系統(tǒng)需要更新的情況，還需要對(duì)系統(tǒng)的配套軟件進(jìn)行同步更新，確保操作系統(tǒng)和配套軟件處于一個(gè)動(dòng)態(tài)的、互相的兼容的狀態(tài)中，方便檔案信息的隨時(shí)讀取，同時(shí)也為網(wǎng)絡(luò)檔案信息的有效性和完整性提供有力的保障。

（三）保證網(wǎng)絡(luò)檔案管理的安全性

相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式，網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息面臨的安全性更加復(fù)雜多變，也更難以把控。網(wǎng)絡(luò)檔案管理的系統(tǒng)安全指的是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件系統(tǒng)的合理設(shè)計(jì)，使檔案信息能夠正常地運(yùn)行，并長(zhǎng)期保持著良好的狀態(tài)，使其的功能可以充分地發(fā)揮出來(lái)，為查閱的洪湖提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理的安全性，必須在利用、保護(hù)和管理過(guò)程中，保證各項(xiàng)信息資源的傳輸安全和有效管理。例如，在進(jìn)行檔案管理的實(shí)際工作中，要建立和完善有效的內(nèi)部管理體制，對(duì)訪問(wèn)權(quán)限和查詢進(jìn)行嚴(yán)格控制，還要采取各項(xiàng)有效措施對(duì)病毒進(jìn)行預(yù)防和查殺等。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作對(duì)社會(huì)生活的影響重大，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新形式下，我國(guó)的檔案管理工作正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的需求，所以檔案管理部門(mén)應(yīng)該進(jìn)行工作方法和工作內(nèi)容的創(chuàng)新，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率的提高，更好地為社會(huì)公眾和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。同時(shí)還要重視網(wǎng)絡(luò)檔案管理的安全防護(hù)問(wèn)題，保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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