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        高校后勤辦公室管理效能提升中信息流監(jiān)控研究

        2017-05-05 22:42:44陳海順
        企業(yè)文化·中旬刊 2016年12期
        關(guān)鍵詞:高校后勤

        陳海順

        摘要:本文以高校后勤行政辦公室為研究對象,關(guān)注其辦公室管理中的效能提升問題。在分析我國高校后勤辦公室管理中普遍出現(xiàn)的實際問題的基礎(chǔ)上,提出了構(gòu)建雙重信息監(jiān)控體系,并建議高校后勤辦公室建立合理有效的效能考評機制,以此來提升我國高校后勤辦公室管理的效率。

        關(guān)鍵詞:高校后勤;辦公室效能;信息監(jiān)控

        現(xiàn)代后勤高校辦公室管理中,由于缺乏有效的信息監(jiān)控和管理方法,未建立其科學(xué)合理的信息監(jiān)控平臺,導(dǎo)致高校辦公室管理過程中出現(xiàn)了諸多問題。

        一、高校后勤辦公室管理中信息流監(jiān)控問題

        信息溝通與辦公室內(nèi)部結(jié)構(gòu)相關(guān)聯(lián)。內(nèi)部結(jié)構(gòu)主要包括:辦公室崗位設(shè)置、辦公室層級設(shè)置、平級崗位設(shè)置、人員匹配等。不同層級、不同崗位和不同人員都會成為溝通信息的關(guān)鍵節(jié)點,都將導(dǎo)致信息傳遞的失真,導(dǎo)致溝通的失誤。

        (一)信息源功能性缺失問題

        在目前高校信息源功能發(fā)揮中,其有效性并未得到真正的體現(xiàn)。作為后勤辦公室中的最高職位的信息源只關(guān)心對自身有利的信息,而并未關(guān)注這些信息是否能真正整合辦公室內(nèi)部資源合力以發(fā)揮辦公室內(nèi)部的組織效能。其次未能對辦公室管理信息進(jìn)行有效的監(jiān)控和反饋,這些職能的缺失導(dǎo)致辦公室信息管理狀態(tài)無序,嚴(yán)重影響了辦公室效能的發(fā)揮和人員工作有效性的提升。

        (二)選擇性溝通導(dǎo)致信息傳遞失真

        辦公室內(nèi)部信息傳遞需要經(jīng)過幾個環(huán)節(jié),首先是信息發(fā)布:一般有信息源產(chǎn)生信息或者從外界接收信息;其次是信息層級傳遞:信息在不同崗位之間的流通;再次是信息的內(nèi)化和反饋:這直接影響了人員工作行為的發(fā)生。后勤辦公室管理的信息傳遞失真都可能發(fā)生在這三個環(huán)節(jié)中,例如信息源信息發(fā)布錯誤、崗位之間信息傾向性傳遞、信息內(nèi)化反饋選擇性接收等。在高校后勤管理中,由于人員配備的知識結(jié)構(gòu)問題,層級劃分不清等問題,導(dǎo)致信息傳遞失真時常發(fā)生,尤其是選擇性接收和傳遞。個人的偏好和性格特征成為阻礙其信息有效傳遞的關(guān)鍵因素。

        (三)反饋監(jiān)控平臺構(gòu)建缺失問題

        高校后勤辦公室管理與其他辦公室管理一樣都具有一般管理學(xué)意義上的PDCA循環(huán)模式。信息的監(jiān)控和反饋機制是后勤辦公室管理效能提升的重要保障。通過對高校后勤辦公室管理機制的實地了解過程中發(fā)現(xiàn),更多反饋是基于信息的口頭傳遞,并未建立其合理科學(xué)的反饋渠道和監(jiān)控體系。公開的信息流通渠道往往被選擇性偏離,而潛在的信息流通渠道被無限制的使用,尤其是通過非正式組織的信息傳遞,嚴(yán)重影響這反饋監(jiān)控平臺的構(gòu)建,阻礙了監(jiān)控機制的形成。

        二、后勤辦公室信息監(jiān)控問題的因素分析

        后勤辦公室由于其在高校行政管理中所承擔(dān)的職能不同,其內(nèi)部管理也有其特殊性。例如人員配備的結(jié)構(gòu)特殊、管理范圍特殊性,層級分層特殊性等。因此其影響辦公室管理效能的信息監(jiān)控成因也具有一定的特殊性。

        (一)后勤辦公室信息編碼和解碼缺乏有效性

        信息的編碼和解碼直接影響著后勤辦公室信息的有效接收和有效內(nèi)化。從高校行政管理層級出來的正式的管理信息,一般以文件等形式發(fā)放到后勤辦公室,這些文件的信息編碼較為復(fù)雜,使用了較多的專業(yè)性語句,當(dāng)其傳遞到后勤基層時,不一定能被有效的解碼內(nèi)化并形成相應(yīng)的管理行為。因此作為后勤的信息源,需要對這部分文件進(jìn)行重新的編碼,以適應(yīng)后勤管理的實際需要。尤其是根據(jù)后勤人員的知識結(jié)構(gòu)特征和管理水平實際,將信息轉(zhuǎn)化為其能有效認(rèn)知和合理專業(yè)的信息編碼。

        (二)后勤辦公室不同層級的選擇性傳遞

        后勤辦公室管理效能的發(fā)揮與信息傳遞是否真正到位直接相關(guān)。在實際管理中,由于后勤辦公室共同價值愿景較難建立,不同員工在對后勤辦公室的目標(biāo)往往容易形成自身目標(biāo)體系。這些目標(biāo)體系并未能有效的進(jìn)行整合,也就是說個人目標(biāo)與核心目標(biāo)并不一定相吻合。這就容易導(dǎo)致不同層級的員工對核心信息傳遞進(jìn)行選擇性傳遞和選擇性執(zhí)行,嚴(yán)重影響了后勤辦公室管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

        (三)后勤辦公室信息傳遞雙重監(jiān)控模式缺失

        后勤辦公室存在著雙重信息傳遞渠道:1、正式的文件傳遞;2、非正式的人際傳遞。正式的文件傳遞,信息發(fā)布都有信息源做出,通過層層傳遞各自通過自身的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行信息解碼,獲取相應(yīng)的信息內(nèi)容。失真通常發(fā)生在信息解碼過程中,我們可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)控以避免類似問題發(fā)生。但是對于非正式組織而言,對非正式傳遞可控難度較大。傾向性選擇往往被人為控制,發(fā)生行為失真的威脅更大。其關(guān)鍵問題在于后勤辦公室管理過程中,未建立其具有正式和非正式特征對雙重信息監(jiān)控體系,也未對有傾向性對信息選擇行為進(jìn)行合理干預(yù)。其次,后勤辦公室中對信息反饋功能未得到有效充分發(fā)揮。

        三、后勤辦公室雙重信息監(jiān)控體系構(gòu)建

        提升高校后勤辦公室的管理效能關(guān)鍵需要解決后勤辦公室對信息監(jiān)控問題,合理發(fā)布解讀反饋管理信息,以此來科學(xué)規(guī)范后勤辦公室人員的管理行為。

        (一)正式信息發(fā)布渠道構(gòu)建

        后勤辦公室信息傳遞首先需要完善信息的正式溝通渠道。正式溝通渠道是后勤辦公室管理效能提升的關(guān)鍵。首先是信息的科學(xué)編碼,作為管理者首先需要考慮下屬員工的實際情況,進(jìn)行科學(xué)編碼,適當(dāng)適度進(jìn)行解釋,讓員工真正了解管理的目標(biāo)和管理的核心價值。其次,需要構(gòu)建分層級的信息監(jiān)控體系。定期對不同層級的員工進(jìn)行信息校對檢驗,以確保信息真正傳遞到位。再次,需要對正式發(fā)布渠道構(gòu)建循環(huán)的反饋機制。

        (二)非正式溝通渠道的構(gòu)建

        非正式信息溝通主要存在于非正式組織中。非正式組織有其優(yōu)點,也有其缺點。作為后勤辦公室的管理者需要發(fā)揮非正式組織的優(yōu)點,避免其缺點。優(yōu)點在于:信息傳遞速度快、有較強的共同價值、有自身的權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)等,缺點在于當(dāng)共同目標(biāo)與組織核心目標(biāo)不一致時,容易進(jìn)行選擇性執(zhí)行。因此,需要建立相應(yīng)的監(jiān)控機制。

        (三)后勤辦公室效能考評機制構(gòu)建

        后勤辦公室對效能評價需要建立合理的考評機制。首先根據(jù)不同的崗位設(shè)置不同的考評指標(biāo)體系。例如根據(jù)計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等四個職能設(shè)置不同的對應(yīng)評價指標(biāo)和指標(biāo)權(quán)重來衡量其管理效能。其次可以實施360度全方位的效能考核方式,讓更多的人參與到辦公室人員的考評過程中來,以此來避免因為非正式組織溝通問題導(dǎo)致的效能低下問題。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 吳琳琦.事業(yè)單位辦公室后勤保障管理存在的問題探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(8).

        [2] 袁紅.淺談如何提高辦公室工作人員的工作效率[J].福建質(zhì)量管理,2016(5).

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