張圣

【摘要】近年隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)由外貿(mào)轉(zhuǎn)向內(nèi)需的結(jié)構(gòu)調(diào)整，商貿(mào)行業(yè)的營(yíng)銷模式日益豐富，這種趨勢(shì)對(duì)相關(guān)企業(yè)信息化管理程度提出了更高要求。SAP軟件能夠較好滿足企業(yè)信息化管理的各項(xiàng)需求，可SAP軟件在提高企業(yè)效率的同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生問題與風(fēng)險(xiǎn)，這是企業(yè)在實(shí)施SAP應(yīng)用過(guò)程中必須突破的瓶頸。

【關(guān)鍵詞】管理狀態(tài) SAP項(xiàng)目組 內(nèi)部控制 基本需求

一、財(cái)務(wù)管理的發(fā)展階段與SAP軟件的實(shí)際價(jià)值

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展必須依賴信息技術(shù)的支持，財(cái)務(wù)管理同樣經(jīng)歷了不同階段的變革。第一階段：財(cái)務(wù)操作自動(dòng)化——提高效率和控制的力度；第二階段：財(cái)務(wù)信息的完善——評(píng)價(jià)分析數(shù)據(jù)的能力；第三階段：財(cái)務(wù)管理目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略的結(jié)合——?jiǎng)?chuàng)造價(jià)值。三個(gè)階段的變革是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，財(cái)務(wù)管理的基本目標(biāo)是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力與加強(qiáng)企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，此類變革在未來(lái)仍將繼續(xù)。社會(huì)對(duì)SAP軟件的評(píng)判具有兩面性，一面是SAP在全世界的斐然成績(jī)是值得肯定的，SAP實(shí)時(shí)集成的財(cái)務(wù)信息涵蓋全方位的管理流程，健全的組織結(jié)構(gòu)反映各時(shí)段的關(guān)鍵數(shù)據(jù)并量化不同期間的利得或損失，畢竟歐美企業(yè)公認(rèn)最佳的ERP系統(tǒng)經(jīng)過(guò)實(shí)踐認(rèn)證；但另一面是世界500強(qiáng)企業(yè)均屬于發(fā)展到一定階段后才實(shí)施SAP項(xiàng)目，而我國(guó)多數(shù)企業(yè)的管理狀態(tài)良莠不齊，即便某些大型央企的管理制度與管理狀態(tài)也存在脫節(jié)現(xiàn)象，因?yàn)槠髽I(yè)沒有認(rèn)識(shí)現(xiàn)存的根本問題就匆匆上馬SAP項(xiàng)目，其實(shí)施結(jié)果可想而知，所以這類企業(yè)對(duì)SAP的評(píng)價(jià)就缺乏好感。

二、SAP項(xiàng)目組需要考慮的問題與實(shí)施建議

（一）重視內(nèi)部控制，有效安排工作

企業(yè)對(duì)SAP軟件的應(yīng)用目標(biāo)需要合理預(yù)期，先進(jìn)的ERP軟件只是企業(yè)管理的工具，脫離了管理它就毫無(wú)價(jià)值。首先企業(yè)要了解目前管理狀態(tài)，參照內(nèi)審部門評(píng)價(jià)報(bào)告中列舉的各項(xiàng)內(nèi)部控制缺陷展開查證核實(shí)工作，按影響程度分類整理并及時(shí)反饋處理意見；然后聘請(qǐng)具備資質(zhì)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)鑒證，鑒證報(bào)告中披露的管理薄弱環(huán)節(jié)需要重點(diǎn)把握，后續(xù)的整改結(jié)果至關(guān)重要；最后企業(yè)需要完善內(nèi)部控制信息系統(tǒng)并健全管理流程。資深經(jīng)理人是SAP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的寶貴資源，如果資深經(jīng)理人脫離SAP項(xiàng)目組工作，后期的實(shí)施過(guò)程將面臨諸多困難，這必然加大失敗的風(fēng)險(xiǎn)，因此企業(yè)管理者需要全力支持資深經(jīng)理人充分投入SAP項(xiàng)目組的工作。

（二）規(guī)劃設(shè)計(jì)目標(biāo)，突出核算重點(diǎn)

作者以連鎖商超為例對(duì)SAP項(xiàng)目組工作加以說(shuō)明：大型連鎖商超通常由運(yùn)營(yíng)總部、配送中心、門店三部分組成，銷售、倉(cāng)儲(chǔ)、采購(gòu)等經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)均使用計(jì)算機(jī)軟件控制。

銷售分為四類：代銷、自主經(jīng)銷、聯(lián)營(yíng)與租賃柜臺(tái)，銷售過(guò)程中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)利用程度較高。主要收入有兩種：一種是向供貨方提供場(chǎng)地或勞務(wù)的固定收費(fèi)，如進(jìn)場(chǎng)費(fèi)、垛頭費(fèi)、廣告促銷費(fèi)、上架費(fèi)等；另一種是商品銷售量或銷售額掛鉤的浮動(dòng)收費(fèi)。浮動(dòng)收費(fèi)分為兩類：一是保底扣點(diǎn)，先確定固定收費(fèi)，再以月銷售量或銷售額取值的浮動(dòng)收費(fèi)與固定收費(fèi)孰高確定；二是單純扣點(diǎn)，即每月按代銷商品的銷售差額收費(fèi)。SAP項(xiàng)目組根據(jù)銷售崗位設(shè)置操作內(nèi)容，設(shè)定操作員權(quán)限與各層級(jí)審核步驟，這方面應(yīng)積極聽取銷售人員意見，充分考慮操作難點(diǎn)與權(quán)限層級(jí)，確保不同層級(jí)間參數(shù)設(shè)置的完整與準(zhǔn)確。

倉(cāng)儲(chǔ)過(guò)程中采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)識(shí)別商品信息，商超行業(yè)廣泛使用的是銷售時(shí)點(diǎn)系統(tǒng)（POS系統(tǒng)），商品進(jìn)銷信息由前臺(tái)POS系統(tǒng)和后臺(tái)MIS系統(tǒng)兩個(gè)基本模塊構(gòu)成，掃描儀通過(guò)讀取商品條形碼反饋實(shí)時(shí)銷售信息并傳輸至后臺(tái)計(jì)算機(jī)（MIS系統(tǒng)）做進(jìn)一步處理，前臺(tái)POS與后臺(tái)MIS是密切相關(guān)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，兩者缺一不可。商品盤點(diǎn)是加強(qiáng)存貨管理的必要手段，商品損耗在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中難以避免，如散裝大米的配送與倉(cāng)儲(chǔ)都會(huì)發(fā)生損耗，只能通過(guò)盤點(diǎn)查證商品實(shí)時(shí)狀況。信息集成是SAP軟件的一大優(yōu)勢(shì)，將POS與MIS的數(shù)據(jù)完美集成是SAP項(xiàng)目組必須完成的任務(wù)，前期以POS與MIS的導(dǎo)出數(shù)據(jù)來(lái)校對(duì)結(jié)果，后期則要運(yùn)用SAP軟件的數(shù)據(jù)銜接功能。盤點(diǎn)商品的差異金額需要實(shí)時(shí)記錄，分析其原因?qū)儆诹績(jī)r(jià)關(guān)系還是非正常損耗。

采購(gòu)核算一般采用進(jìn)價(jià)數(shù)量金額，由運(yùn)營(yíng)總部進(jìn)行統(tǒng)一的核算管理，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)核算軟件，對(duì)供貨商的結(jié)算方式主要有現(xiàn)結(jié)、賬期、滾結(jié)、代銷四種。商品進(jìn)銷分為進(jìn)貨、商品調(diào)撥、售貨三部分，進(jìn)貨根據(jù)采購(gòu)訂單和供貨商送貨清單記賬，核實(shí)相符后通知供貨商開票；商品調(diào)撥由業(yè)務(wù)部開出“商品調(diào)撥單”手工聯(lián)，經(jīng)業(yè)務(wù)部、出貨站和門店負(fù)責(zé)人點(diǎn)收確認(rèn)并簽字后，手工聯(lián)隨同計(jì)算機(jī)生成的“商品調(diào)撥單”傳遞到財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理；售貨以前臺(tái)POS銷售商品后，收銀部每天下午將前一天的所有貨款的“進(jìn)賬單”與收取的現(xiàn)金、銀行存款核對(duì)相符后交至財(cái)務(wù)部記賬員，而財(cái)務(wù)部記賬員與當(dāng)日的銷售日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)核實(shí)相符后確認(rèn)收入并賬務(wù)處理。

SAP項(xiàng)目組處理上述業(yè)務(wù)事項(xiàng)之前應(yīng)建立統(tǒng)一的商品目錄，完善商品目錄的信息參數(shù)，尤其是價(jià)稅分離的采購(gòu)訂單格式，調(diào)整其與不同供應(yīng)商的送貨清單或銷售發(fā)票的數(shù)量單價(jià)等信息格式保持一致；目錄對(duì)采購(gòu)商品分類管控，進(jìn)入目錄的商品必須具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、價(jià)格優(yōu)勢(shì)及質(zhì)量保證；操作員可以通過(guò)SAP軟件對(duì)每種商品的進(jìn)銷存周期進(jìn)行系統(tǒng)分析，形成以計(jì)算機(jī)決策為主、人工修正為輔的進(jìn)貨決策模式；商品調(diào)撥以大倉(cāng)通存方式處理，針對(duì)每個(gè)店面的商品調(diào)撥差異設(shè)立預(yù)警指標(biāo)，若調(diào)撥差異超過(guò)預(yù)警指標(biāo)，經(jīng)特殊授權(quán)才能生成調(diào)撥單，事前控制商品損失率；售貨以商品目錄編碼和條形碼為載體，銷售后檢查POS生成的日?qǐng)?bào)表與SAP銷售清單的差異，分析差異原因，探索兩者數(shù)據(jù)校對(duì)相符的辦法，SAP商品目錄的維護(hù)員和調(diào)撥單的審批員必須作為關(guān)鍵用戶進(jìn)行系統(tǒng)操作。

目前大多數(shù)連鎖商超采取通用財(cái)務(wù)軟件記賬，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)平時(shí)存貯于計(jì)算機(jī)中，按期打印紙質(zhì)報(bào)表或賬簿。財(cái)務(wù)軟件設(shè)有數(shù)據(jù)接口，只需定義財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)輸入、輸出的接口模式，商品管理軟件的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可傳輸至財(cái)務(wù)軟件，自動(dòng)生成憑證賬簿與報(bào)表。財(cái)務(wù)管理并不局限于賬務(wù)處理流程的控制，更多的內(nèi)容是把財(cái)務(wù)管理的概念傳遞給SAP軟件的操作員，使他們清楚信息流程會(huì)影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，SAP軟件在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化信息處理的同時(shí)提高了對(duì)操作員崗位素質(zhì)的要求。

（三）強(qiáng)化SAP操作培訓(xùn)，實(shí)行SAP上崗考核

實(shí)施SAP不是單純的ERP系統(tǒng)升級(jí)，而是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變革，它的成功依賴最終用戶的實(shí)際操作水平。因此SAP項(xiàng)目組切勿剛愎自用或急躁冒進(jìn)，應(yīng)當(dāng)作為教練員和輔導(dǎo)員，耐心細(xì)致幫助SAP操作員扎實(shí)掌握軟件的模塊功能，企業(yè)人資部門應(yīng)擬定SAP上崗考核制度，分階段培訓(xùn)和考試，SAP操作員通過(guò)上崗考核后才能正式操作系統(tǒng)。SAP對(duì)使用人員實(shí)際操作水平要求極高，培訓(xùn)時(shí)僅泛泛演示系統(tǒng)功能操作流程并不能達(dá)到最終用戶實(shí)操演練狀態(tài)。SAP項(xiàng)目組需要根據(jù)培訓(xùn)進(jìn)度與測(cè)試內(nèi)容匯編整理操作手冊(cè)，其中包含各項(xiàng)實(shí)際操作步驟，有專門的注解來(lái)講述核心概念與案例分析；手冊(cè)按照操作員掌握SAP的熟練程度匯編成冊(cè)，編號(hào)靠前的手冊(cè)講述基本概念與操作，編號(hào)靠后的手冊(cè)逐步體現(xiàn)崗位專業(yè)性與復(fù)雜性，操作員可以按崗位級(jí)次對(duì)應(yīng)手冊(cè)編號(hào)安排培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)過(guò)程中必須建立通暢的溝通機(jī)制，使所有SAP操作員能夠及時(shí)反映問題，SAP項(xiàng)目組應(yīng)當(dāng)安排專人對(duì)問題分類整理并跟進(jìn)處理，解決問題的最終目的是SAP的使用越來(lái)越貼近企業(yè)的實(shí)際工作需求。

三、企業(yè)的信息化環(huán)境與信息化內(nèi)部控制

SAP項(xiàng)目在實(shí)施前應(yīng)當(dāng)評(píng)估當(dāng)前企業(yè)信息化環(huán)境，這里主要指財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的信息化環(huán)境，具體包括業(yè)務(wù)流程信息化程度、應(yīng)用軟件使用范圍、自動(dòng)生成的交易類型、非日常核算數(shù)據(jù)、系統(tǒng)生成報(bào)告的依賴程度等內(nèi)容。

信息系統(tǒng)指企業(yè)利用計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)，對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行集成、轉(zhuǎn)化和提升所形成的信息化管理平臺(tái)，其中需要關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)主要有信息系統(tǒng)缺失或規(guī)劃不合理、系統(tǒng)開發(fā)不符合內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)或授權(quán)管理不當(dāng)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和安全措施缺位；這幾類風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)需要避免的注意事項(xiàng)。

四、企業(yè)實(shí)施SAP項(xiàng)目的基本需求

企業(yè)實(shí)施SAP項(xiàng)目必須提出的基本需求包括：①實(shí)現(xiàn)手工環(huán)境下難以實(shí)現(xiàn)的控制功能；②控制用戶的操作權(quán)限，避免將不相容職務(wù)的處理權(quán)限集中于同一用戶；③系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢查與校驗(yàn)，降低或消除以前信息軟件的差異或失誤狀態(tài)；④操作的可糾正性，對(duì)異常或違反內(nèi)部控制的交易或數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)由系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)告并跟蹤處理機(jī)制的功能；⑤系統(tǒng)流程能夠切實(shí)提高企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)決算工作質(zhì)量，減少或避免手工環(huán)境下財(cái)務(wù)預(yù)決算的弊端和問題。

SAP項(xiàng)目的成功實(shí)施可以使企業(yè)在業(yè)務(wù)流程改造、內(nèi)控制度建設(shè)、資源優(yōu)化配置等方面取得長(zhǎng)足進(jìn)步，而基本需求是企業(yè)認(rèn)識(shí)SAP項(xiàng)目核心價(jià)值的啟蒙思想。

參考文獻(xiàn)

[1]侯佳奇.《企業(yè)實(shí)施SAP項(xiàng)目的得與失》.財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì).2009年8月刊.中國(guó)財(cái)政雜志社.

[2]馬方，盧俊.《mySAP ERP財(cái)務(wù)管理與應(yīng)用（修訂版）》.2008年10月.東方出版社.