袁海濤

（遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院公共管理系，遼寧沈陽110122）

二元工作流模式在協(xié)同管理應(yīng)用領(lǐng)域的研究①

袁海濤

（遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院公共管理系，遼寧沈陽110122）

工作流是協(xié)同管理軟件的核心，二元工作流融合了管理制度的剛性流程和人性的柔性流程，通過流程震蕩、流程變更、流程自由功能，采用智能表單、流程管控、多維呈現(xiàn)等工具，能夠較好地實現(xiàn)協(xié)同管理目標(biāo)。

工作流；二元工作流；協(xié)同管理；模式與功能；局限性

一、工作流理論

工作流（workflow）不僅是協(xié)同管理軟件的核心，也是協(xié)同軟件管理思想中的主要理論模型。

（一）工作流的時間特性

工作流理論將業(yè)務(wù)看作所有構(gòu)成管理要素的集合，在這個集合中，它涉及的所有的各個要素都將會根據(jù)不同業(yè)務(wù)的發(fā)展需要被進(jìn)行重新整合，整合之后從而演化出各種不同類型的功能。其內(nèi)在的含義是告訴我們，在管理的組織形態(tài)中，即使其他所有的要素都在不斷地變化著，但是時間還是絕對的。

（二）工作流的制度特性

由于工作流的主導(dǎo)思想來自制度管理學(xué)派，因此它對制度存在一定的依賴性。在中國的協(xié)同發(fā)展過程中，有關(guān)方面先期在制度的發(fā)展與建設(shè)上投入大量的人力與物力，現(xiàn)在看來已經(jīng)取得了一些有效的成果。協(xié)同軟件與傳統(tǒng)紙質(zhì)流程之間互相轉(zhuǎn)換圖所展示的轉(zhuǎn)換過程是在協(xié)同管理領(lǐng)域中人們所認(rèn)同的一個思維工具，很好地展現(xiàn)了將傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程轉(zhuǎn)化為協(xié)同軟件的操作規(guī)律（如右圖所示）。筆者總結(jié)為：協(xié)同規(guī)則由權(quán)限、流程和表單構(gòu)成。同時，這一公式也充分揭示了在進(jìn)行協(xié)同管理中所應(yīng)用到的核心工具：權(quán)限、流程、表單。

協(xié)同軟件與紙質(zhì)流程之間的互換圖

二、二元工作流的探索

二元工作流中所提出的“二元”充分融合了管理中所熟悉的管理的剛、柔兩方面，筆者把協(xié)同管理中的由自循環(huán)系統(tǒng)所達(dá)成的組織級的協(xié)同工作稱之為“一元”，即剛性流程。此外，筆者把具有中國特色的人性化管理，稱之為二元工作流的另“一元”，即自由協(xié)同。

（一）二元工作流的管理思想模式

1.剛?cè)嵯酀?jì)

在協(xié)同管理中，剛性流程能夠做到與柔性流程相輔相成，共同作用保障管理工作流的順利運(yùn)行。在其中，剛性制度、流程、權(quán)限等都被固化下來，人們在日常工作中必須按照這個進(jìn)行，不能隨便處理。

但同時，中國式的人性化管理系統(tǒng)也支持對功能用戶進(jìn)行自定義的改動，而不必修改代碼，而往往這么做所體現(xiàn)出來的柔性化的改動會更加適應(yīng)實際情況，致使傳統(tǒng)管理中的剛性流程不再那么僵化死板，這樣在全新的協(xié)同管理中能夠使剛、柔兩種力量同時存在，相輔相成。

2.剛?cè)岵⑴e

二元工作流管理思想模式中的剛性和柔性流程不僅可以同時存在，還獨立發(fā)揮著作用。在二元工作流中，針對同一個事情，在應(yīng)用剛性流程的同時，還應(yīng)使用柔性流程，用這兩種流程各自的作用來疊加來提升管理效率。

3.以柔克剛

二元工作流的特點是在處理那些難以建立剛性流程的行為中凸顯與眾不同。在實施過程中，應(yīng)用的協(xié)同軟件會為構(gòu)建一個異于常規(guī)的工作流提供支持，并保證其能夠正常平穩(wěn)的運(yùn)行，以報銷流程為例：

假如企業(yè)由于某種特殊原因，發(fā)生了一張數(shù)額巨大的接待費用發(fā)票，由于審批權(quán)限的原因，它顯然超出了主管級別領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限，而此時假若按照剛性報銷流程進(jìn)行的話，顯然是“越權(quán)犯上”，那么只能先以非常規(guī)措施，將事情向主管乃至總經(jīng)理進(jìn)行匯報，在獲得他們的理解和同意后，再找一個制度允許的方式來走剛性報銷流程，這樣才能將事情辦妥。

4.外柔內(nèi)剛

在這個過程中，主要以剛性流程為主，而在某些特別環(huán)節(jié)可以表現(xiàn)的得柔性一些，目的是提高本流程被接受和認(rèn)可的可能性。在組織中，很多時候需要堅持原則，按照規(guī)章制度辦事，但是在具體處理中可以講究方式方法，把某些環(huán)節(jié)處理得更人性化一些，讓原則不被人所抵制。二元工作流中，要允許將剛性工作流轉(zhuǎn)化為柔性方式來處理。

比如在某些重大報銷流程中，協(xié)同軟件應(yīng)該允許將流轉(zhuǎn)制轉(zhuǎn)化為協(xié)商制，即全部環(huán)節(jié)都由人與人的直接協(xié)商往前推進(jìn)，其中可能有反復(fù)、協(xié)調(diào)和商量，與報銷模板的流程會大相徑庭，但總的原則卻還是遵照報銷制度來進(jìn)行的。

由此可見，二元工作流的思想模型是多種多樣的，它并非絕對的“二元對立”，也不是中庸的“二元混用”，而是實際問題實際分析，為問題的解決提供各種可能性，并以技術(shù)手段來保證所有可能性的實現(xiàn)。

（二）二元工作流的典型功能

二元工作流的特別功能主要包括流程震蕩、流程變更和流程自由三種類型。

1.流程震蕩

流程震蕩屬于“動態(tài)改變”，在整個流程中它更多強(qiáng)調(diào)流程的往復(fù)性，最終以實現(xiàn)協(xié)同過程中的信息反饋、閉環(huán)控制的需求。處于震蕩形態(tài)中的工作流可以自始至終地處于運(yùn)動狀態(tài)，以致最終達(dá)成終極結(jié)果，在運(yùn)行中它始終處于動態(tài)平衡狀態(tài)，更好地展現(xiàn)了“外柔內(nèi)剛”的主要思想。

通過二元工作流中的流程震蕩，可以清楚地看到剛?cè)嶂g的靈動配合關(guān)系。它的運(yùn)行將“柔”這個性質(zhì)發(fā)揮到極點，但又能讓它轉(zhuǎn)化為實際流程的操作和運(yùn)行。

2.流程變更

流程變更是指對剛性流程進(jìn)行的改造與完善，主要目的是為了讓它能夠適應(yīng)特殊的或新的協(xié)同需求。在組織中的剛性流程，由于它們的來源原因，以至于它們往往并不能很好地符合組織的實際工作需求特性，就更不要說適應(yīng)不同的管理者風(fēng)格的問題了。

而協(xié)同軟件的流程變更這一功能為剛性流程的改善提供了可能。經(jīng)過改造后的變更流程，有可能是一次性的，也有可能被重新定義為剛性模板，這樣就能為后續(xù)相似協(xié)同活動所復(fù)用。而在這一過程中通過對流程變更所進(jìn)行的監(jiān)測、總結(jié)與分析，就可以很容易地發(fā)現(xiàn)流程在實際運(yùn)行方面的規(guī)律和特性，這樣就可以對原有的剛性流程進(jìn)行系統(tǒng)升級改造。協(xié)同軟件正是因為有了這一功能，才能將“二元工作流”從思想變?yōu)榭蓪嶋H操作的功能。

3.流程自由

流程自由是指在協(xié)同軟件的二元工作流中，可以不使用現(xiàn)有的任何流程，從無到有創(chuàng)建一個流程，并可以按照自己的意愿推動該流程運(yùn)行發(fā)展，直至最終達(dá)成完整的協(xié)同。從理論上講，這種協(xié)同可以沒有制度性、時間性和流向性，它可以自由運(yùn)行，由任何力量推動，向任何方向發(fā)展，帶來意料之外的結(jié)果。這種狀況，可以叫作自由協(xié)同。

（三）二元工作流的實現(xiàn)工具

在協(xié)同軟件中有一系列具體技術(shù)和工具，這里筆者主要分析其中最重要的三種：智能表單、流程管控、多維呈現(xiàn)。

1.智能表單

智能表單將管理中的制度流程與要素很好地結(jié)合起來，讓兩者生成一張具有某種規(guī)律性的表格，然后在參與者手中流轉(zhuǎn)、審批。通過它，協(xié)同軟件可以在人員、制度、流程之間自由轉(zhuǎn)換，這樣不僅確保了管理制度的剛性，同時又實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的柔性。

2.流程管控

流程管控是指協(xié)同軟件為每一個參與者所提供的各種檢查、監(jiān)控及督促流程進(jìn)展的方法和手段。

流程管控是協(xié)同軟件應(yīng)用中的重要功能，它雖然在運(yùn)行過程中與工作流沒有交集，但在實際管理應(yīng)用中確是與工作流所涉及的各個環(huán)節(jié)密不可分，并在特定的時候發(fā)揮作用。

3.多維呈現(xiàn)

二元工作流的信息在兩個層面呈現(xiàn)多樣性。在系統(tǒng)的協(xié)同管理應(yīng)用中由于所涉及的信息在溝通環(huán)節(jié)上反復(fù)的比較多，因此很難做逐一展示。

三、二元工作流的局限性

（一）工作流并非徹底的協(xié)同理論

在工作流理論中，“協(xié)同”是一種以信息為中心、非結(jié)構(gòu)化的行為，這一方面揭示了工作流理論對協(xié)同行為的誤解，另一方面也從反面說明了協(xié)同軟件與工作流的確存在本質(zhì)差異。從中國的協(xié)同管理思想史上來看，筆者所提倡和貫徹的協(xié)同理論架構(gòu)與工作流理論中的以流程為核心、結(jié)構(gòu)化等特征完全是兩碼事。

（二）二元未能突破協(xié)同難點

管理學(xué)理論的發(fā)展早就說明了人不僅是“經(jīng)濟(jì)人”，還是“社會人”。組織中的人除了是員工，還是一個社會人，他的行為方式，絕非簡單的工作流程可以設(shè)定、限制和規(guī)約的。所以說，二元工作流的應(yīng)用發(fā)展也有自己無法解決的難點：

1.人的主觀能動性

筆者所希望的是參與協(xié)同中的每一個人都能夠自愿參與協(xié)同，并通過良好協(xié)同運(yùn)行以最終達(dá)到自身價值的追求，而不是處于“被協(xié)同”的狀態(tài)。

2.信息的自由傳遞

在整個協(xié)同中需要依靠大量的信息，而信息的傳遞是依靠一種傳遞自由的機(jī)制，而不是在后臺就預(yù)先設(shè)定好的規(guī)則。

3.組織的不確定性

二元工作流的運(yùn)行程度還是受制于組織的正規(guī)化程度。如果組織是處于高度制度化、流程化的，那么二元工作流就能很好發(fā)揮作用；但是，如果組織是處于非常規(guī)狀態(tài)，則它將失去架構(gòu)的基礎(chǔ)條件。

四、解決二元工作流協(xié)同管理局限性的建議

筆者對二元工作流在協(xié)同管理中的應(yīng)用做了一個較為系統(tǒng)的闡述，由此可見它不僅有理論源流，還有完善的思維模式、功能設(shè)計及工具實現(xiàn)。以二元工作流為特征的協(xié)同軟件，觸及到了協(xié)同管理本質(zhì)，做了“從大處下手，從小處上手”。

解決二元工作流協(xié)同管理的局限性，建議從發(fā)揮人的主觀能動性，促進(jìn)信息的自由傳遞，提高組織的制度化、流程化程度等方面著手，當(dāng)然，人們對二元工作流的苛求，是源于對協(xié)同管理未來發(fā)展的期待。協(xié)同軟件迄今為止在中國也只不過走過了十幾年的時間，按照“低頭插秧”的態(tài)度，現(xiàn)在只不過剛把秧苗插上，把協(xié)同管理這塊土地播上種，未來還需要研究者和實踐者為中國協(xié)同管理發(fā)展不斷努力。

〔1〕王力，趙渤.管理學(xué)流派思想評注圖鑒〔M〕.北京：社會科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2011：109.

〔2〕〔美〕約翰·奈斯比特.梅艷，譯.大趨勢——改變我們生活的十個新方向〔M〕.北京：中國社會科學(xué)出版社，1984：38.

〔3〕〔美〕曼紐爾·卡斯特.網(wǎng)絡(luò)社會的崛起〔M〕.北京：社會科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2006：64-70.

〔4〕范玉順.工作流管理技術(shù)基礎(chǔ)〔M〕.北京：清華大學(xué)出版社，2001.

〔5〕Wil vander Aalst.工作流管理——模型、方法和系統(tǒng)〔M〕.北京：清華大學(xué)出版社，2004.

〔6〕許艷.基于數(shù)據(jù)庫的工作流管理的研究〔J〕.科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2008，（13）：248.

〔7〕徐屹.基于工作流技術(shù)的管理信息系統(tǒng)的研究與開發(fā)〔J〕.科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2009，（10）：1248.

（責(zé)任編輯 煜旸）

C93-03

A

1672-5646（2017）02-0017-03

①本文系遼寧省社科聯(lián)2016年度課題“‘二元工作流’模式在協(xié)同管理應(yīng)用領(lǐng)域的研究——以教育協(xié)同辦公軟件為例”的階段性成果，負(fù)責(zé)人：袁海濤，編號：lslgslhl-073。

袁海濤（1976-），男（回族），遼寧丹東人，主要從事信息科學(xué)管理研究。