季紅星

摘 要 檔案包括文字、圖表和其他各種形式和載體的歷史記錄，但這些內(nèi)容必須是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的且具有保存價(jià)值的。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息爆炸式增加，可以說，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人類的數(shù)據(jù)駕馭能力和管理儲(chǔ)存能力提出了挑戰(zhàn)。本文從檔案管理信息化的背景著手，以檔案管理信息化的優(yōu)勢、意義為目標(biāo)，通過分析大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來的各項(xiàng)挑戰(zhàn)，在檔案管理人員素質(zhì)和管理設(shè)備等方面切入，為更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建言獻(xiàn)策，這有利于加強(qiáng)檔案管理的職能建設(shè)，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，保護(hù)各類檔案文化資源深入挖掘檔案增值信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案管理 大數(shù)據(jù) 信息化

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）03-000-02

一、檔案管理信息化的背景——大數(shù)據(jù)時(shí)代

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展迅猛，科技日新月異，信息流也更加密集、通暢，信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了爆炸式增長，我們迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來沖擊著整個(gè)世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對(duì)檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的沖擊和影響，是對(duì)檔案管理人員的管理能力和水平的全新考驗(yàn)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)首先是數(shù)據(jù)量大：大數(shù)據(jù)的起始計(jì)量單位至少是P（1000個(gè)T）、E（100萬個(gè)T）或Z（10億個(gè)T）；此外還有多種多樣的特點(diǎn)：除了文字這種常見的數(shù)據(jù)形式之外，視頻和圖片以及音頻甚至地理位置等等都是數(shù)據(jù)的形式，多種多樣的數(shù)據(jù)形式對(duì)檔案管理人員的能力帶來了挑戰(zhàn)；此外大數(shù)據(jù)時(shí)代下與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)最大的不同與特點(diǎn)是數(shù)據(jù)價(jià)值密度低，速度快、時(shí)效高。

檔案是信息與載體的統(tǒng)一體，是一種信息資源。文件與檔案不僅有著社會(huì)歷史記憶大廈、社會(huì)活動(dòng)核心工具和原生信息首要來源等幾方面的功效和價(jià)值，同時(shí)有著無可代替性和獨(dú)特的重要作用。

既有的檔案管理的技術(shù)架構(gòu)和路線，已經(jīng)無法高效處理、管理如此海量的數(shù)據(jù)，而對(duì)于檔案管理相關(guān)部門來說，如果投入巨大采集的信息無法通過及時(shí)處理反饋有效能力提出了新的挑戰(zhàn)。

大數(shù)據(jù)時(shí)信息，那將是爆炸式增長的?？梢哉f，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人類的數(shù)據(jù)駕馭能力和管理儲(chǔ)存能力提出了挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理的新發(fā)展和趨勢進(jìn)行研究，有利于保護(hù)各類檔案文化資源，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，挖掘檔案增值信息，更好地進(jìn)行檔案管理的職能建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)長足發(fā)展的目標(biāo)。

二、檔案管理信息化的意義

（一）檔案管理信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣化，檔案內(nèi)容分散交叉等顯著特征要求我們必須采用符合時(shí)代潮流和要求的現(xiàn)代化的檔案管理方式和方法。

（二）檔案管理信息化提高檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)水平

1.檔案管理省時(shí)省力。檔案管理的信息化使得檔案可以一次錄入多次利用，檔案管理和利用的效率極大提高，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)時(shí)化和自動(dòng)化讓我們的檔案管理工作省時(shí)省力。

2.檔案利用更便捷。檔案管理的信息化的一個(gè)重要內(nèi)容就是檔案的網(wǎng)絡(luò)化，有檔案使用需要的人可以隨時(shí)隨地的查閱和使用網(wǎng)絡(luò)上共享的檔案資料，在一定程度可以幫助加快檔案使用者的工作進(jìn)度；同時(shí)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使得檔案管理人員對(duì)檔案資料的管理和挖掘更便捷和有效。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

就目前來看，如何建立起一個(gè)既能進(jìn)行館藏?cái)?shù)字化加工又能實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)于檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)十分重要，然而，如何在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立和使用的同時(shí)更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，可能檔案管理人員的素質(zhì)是重中之重。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理人員不僅需要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，業(yè)務(wù)需要和發(fā)展方向不斷地了解和學(xué)習(xí)新出現(xiàn)的檔案管理信息技術(shù)，同時(shí)更要將新的科學(xué)技術(shù)和新思路運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中。

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)的重視。盡管很多大學(xué)都設(shè)立了檔案管理專業(yè)，然而，不論是配備的師資力量還是專業(yè)招收人數(shù)都與需求量有所差別。為此，教育部門和各高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理專業(yè)的重要性，擴(kuò)大招生規(guī)模，配備完善的師資力量和硬件，軟件設(shè)施；同時(shí)相關(guān)部門也應(yīng)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管里人員的崗前培訓(xùn)，在崗培訓(xùn)與激勵(lì)。

為盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行定時(shí)定點(diǎn)的系統(tǒng)培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)等一系列培訓(xùn)活動(dòng)；同時(shí)，培訓(xùn)的知識(shí)技能應(yīng)該包括IT技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等多方面、多層次的內(nèi)容；此外，為了使檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)跟上檔案管理的信息化、現(xiàn)代化的節(jié)奏，甚至站在行業(yè)的前列，相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造有利于讓檔案管理人員了解、學(xué)習(xí)檔案管理新科技、新理念和新發(fā)展的必要條件。

2.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理心態(tài)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門的檔案利用服務(wù)工作，轉(zhuǎn)而先以用戶需求為出發(fā)點(diǎn)，在明確檔案服務(wù)的首要目的完成基礎(chǔ)之上，同時(shí)還要善于把握用戶的深層次需求，向用戶傳遞相關(guān)知識(shí)，“授人魚更授人以漁”，達(dá)到檔案信息資源的利用服務(wù)和知識(shí)服務(wù)雙贏的目的。

3.建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的迅猛前進(jìn)和檔案業(yè)務(wù)的多方面延伸，使得檔案管理信息化的工作與傳統(tǒng)相比無論是專業(yè)性還是復(fù)雜性都提升了很多。檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的主流工作模式會(huì)由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)椴捎庙?xiàng)目管理思想，建立動(dòng)態(tài)聯(lián)盟組織，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行合作。

檔案管理信息化涉及網(wǎng)絡(luò)、信息、計(jì)算機(jī)、管理和檔案等不同學(xué)科知識(shí)的的融合應(yīng)用。開展檔案信息化工作，需要掌握多種學(xué)科知識(shí)的人員齊心合作。

在這種背景下，為了提高檔案管理人員信息化工作技能，保證和提高檔案管理的質(zhì)量和效率，從事檔案管理工作的人員應(yīng)該在做好自身工作的基礎(chǔ)上，積極參加相關(guān)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)。為了保障檔案信息的完整與信息的安全，檔案管理人員不僅要了解電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案的全程規(guī)范管理，更要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)。

（二）運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備

1.配備統(tǒng)一的管理設(shè)備。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，紙質(zhì)檔案資料難以保管、數(shù)量龐大難以整理、存放，檔案管理人員任務(wù)愈發(fā)繁重等難題逐漸顯現(xiàn)，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體——計(jì)算機(jī)。

計(jì)算機(jī)因其具有檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理、檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷等強(qiáng)大的功能成為了我們進(jìn)行檔案管理必不可少的工具。為了發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的強(qiáng)大作用得到充分發(fā)揮，我們需要在同一個(gè)部門甚至是不同部門之間使用相同規(guī)格、相同型號(hào)的計(jì)算機(jī)統(tǒng)一型號(hào)，為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。

2.建立規(guī)范的管理機(jī)制。立足檔案管理的實(shí)際情況，建立規(guī)范的管理機(jī)制，可以更好地劃分職責(zé)任務(wù)、確保檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)。這個(gè)管理機(jī)制主要包括統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理制度。

首先，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是衡量工作效率高低的尺度，是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

如果相關(guān)檔案部門開展檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各自為營，自成一系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)；如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作就難以開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化更是難以實(shí)現(xiàn)。

此外，創(chuàng)新檔案管理制度。創(chuàng)新檔案管理制度必須以《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》為依據(jù)，首先要做的是規(guī)范檔案管理流程，統(tǒng)一檔案管理技術(shù)規(guī)范，電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行細(xì)化，第二便是為了確保電子檔案的安全性與完整性，制定必要的尤其是針對(duì)電子檔案資料的安全措施。

參考文獻(xiàn)：

[1] 虞亞梅.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案信息資源的管理與利用[J].檔案學(xué)通訊，2002（01）.

[2] 陳輝.論檔案信息資源開發(fā)的層次性[J].黑龍江檔案，1999（04）.

[3] 陳智為.檔案行政管理概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1991.

[4] 賀凱.論新中國檔案行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與改革[D].中國特色社會(huì)主義行政管理體制研討會(huì)暨中國行政管理學(xué)會(huì)第 20 屆年會(huì)論文集[A].2010-2-2.

[5] 陳明潔.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案現(xiàn)代化影響和要求[J].檔案管理，2013（6）：48-49.

[6] 高茂科.對(duì)檔案大數(shù)據(jù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的認(rèn)識(shí)[J].中國檔案，2013（10）：72-73.

[7] 蘭祝剛，惠英，李剛.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作[J].中國檔案，2013（9）：74-75.