尹燕

摘 要：電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步引發(fā)了我國(guó)各行各業(yè)以及各部門(mén)改革熱潮的興起。對(duì)于司法機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，改革也是勢(shì)在必行。本文以司法行政工作中的檔案管理為例，通過(guò)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵、司法行政工作中進(jìn)行電子檔案管理的意義及其電子檔案的應(yīng)用與管理措施三個(gè)方面，對(duì)司法行政工作中檔案管理數(shù)字化方面的內(nèi)容進(jìn)行了論述，旨在對(duì)我國(guó)司法機(jī)關(guān)的檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：司法行政工作 電力檔案 應(yīng)用 管理

司法行政部門(mén)是保證我國(guó)社會(huì)穩(wěn)定、國(guó)泰民安的重要力量。由于司法行政工作本身具有嚴(yán)肅性、復(fù)雜性、機(jī)密性以及多樣性特征，導(dǎo)致司法行政部門(mén)的檔案文件也呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣的特質(zhì)。因此，在司法行政工作中的檔案管理方面，管理方式既要具備化復(fù)雜為簡(jiǎn)單的能力，又要在保密性方面達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還必須針對(duì)檔案的多樣性，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理。在這種情況下，檔案管理數(shù)字化也就是電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。

一、檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵

司法行政工作中的檔案，從宏觀層面來(lái)說(shuō)，即為對(duì)國(guó)家發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步、和諧有重要意義的文字、圖片、表格、聲音、影像等文件數(shù)據(jù)及資料；從微觀層面來(lái)說(shuō)，則是那些能夠?qū)λ痉ㄐ姓ぷ髡Ｕ归_(kāi)具有促進(jìn)作用的司法文書(shū)、政務(wù)資料等等。由于檔案資源覆蓋了司法行政工作的方方面面，因此對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效的收集、保存、維護(hù)以及利用是非常必要而且重要的。

傳統(tǒng)的檔案文件主要是紙質(zhì)資料，在保存以及維護(hù)方面所要花費(fèi)的資源較多，而且容易出錯(cuò)，出錯(cuò)之后進(jìn)行修改及保存又會(huì)造成對(duì)資源的再次耗費(fèi)。電子信息技術(shù)興起之后，電子檔案也隨之產(chǎn)生。電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化。具體來(lái)說(shuō)，電子檔案通過(guò)錄入、掃描等方式將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子版，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中。電子檔案在在查詢(xún)、保存、糾錯(cuò)以及備份等方面都具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。

二、使用電子檔案進(jìn)行管理對(duì)司法行政工作的重要意義

1、提高了司法行政機(jī)關(guān)檔案管理的質(zhì)量和效率

使用電子檔案能夠有效提高司法行政機(jī)關(guān)進(jìn)行檔案管理的質(zhì)量和效率。具體來(lái)說(shuō)，主要體現(xiàn)在：第一，查詢(xún)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在查詢(xún)時(shí)能夠節(jié)省大量的人力和時(shí)間，不再需要慢慢翻閱，只需在計(jì)算機(jī)上的相應(yīng)位置輸入關(guān)鍵字，然后在結(jié)果中進(jìn)行查閱即可。第二，糾錯(cuò)。與紙質(zhì)檔案修改后原件面目全非的現(xiàn)象相比，電子檔案在修改方面具有天然優(yōu)勢(shì)。電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)資料的快捷修改，并能根據(jù)實(shí)際要求進(jìn)行標(biāo)注或刪除等，而且電子檔案有足夠的空間來(lái)進(jìn)行修改。第三，保存。計(jì)算機(jī)的大容量決定了它能夠存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)，而不必浪費(fèi)資金采購(gòu)相應(yīng)的文件柜、文件袋等等。尤其是對(duì)于年代較為久遠(yuǎn)的檔案資料來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)在保存方面的優(yōu)勢(shì)更加明顯。第四，備份。計(jì)算機(jī)的備份功能在檔案資料管理中的作用是顯而易見(jiàn)的。例如發(fā)生失火、雨水浸泡等現(xiàn)象時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會(huì)被付之一炬，完全失去參考和使用價(jià)值。計(jì)算機(jī)的備份功能使得檔案能夠被完好無(wú)損的保存，且不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制。第五，保密性。司法行政工作中存在很多絕密檔案，這些資料對(duì)查閱人員的身份有較高要求。計(jì)算機(jī)中能夠在檔案管理系統(tǒng)以及文件夾等環(huán)節(jié)設(shè)置密碼的功能能有效防止重要資料被偷窺，保證了文件的機(jī)密性。

2、從整體上提高了司法行政機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和效率

檔案管理是司法行政工作的重要組成部分，二者息息相關(guān)，相互影響，缺一不可。檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化能夠從整體上提高司法行政機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和效率。一方面，只有檔案資料實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效的管理，司法行政機(jī)關(guān)在展開(kāi)工作時(shí)才能有據(jù)可查，而且能保證所需資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而避免冤假錯(cuò)案的發(fā)生，最終提高工作質(zhì)量。另一方面，電子檔案調(diào)取資料的便捷性，也能縮短司法行政機(jī)關(guān)在檔案查閱方面所耗費(fèi)的時(shí)間，從而節(jié)約整個(gè)處理事務(wù)的時(shí)間，最終提高工作效率。同時(shí)，電子檔案管理的成本較低，所節(jié)省的資金能夠用于司法行政機(jī)關(guān)的其他事務(wù)，從側(cè)面對(duì)提高工作質(zhì)量和效率起到促進(jìn)作用。

三、司法行政工作中電子檔案的具體應(yīng)用及管理措施

1、建立與電子檔案管理特征相對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度

與紙質(zhì)檔案管理相同，電子檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，建立有針對(duì)性的進(jìn)行檔案管理的規(guī)章制度。只有如此才能對(duì)整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行約束和規(guī)范，保證檔案管理的科學(xué)性和高效性。從大體上來(lái)說(shuō)，司法行政工作中進(jìn)行電子檔案管理所需要建立的規(guī)章制度應(yīng)主要從四個(gè)方面進(jìn)行：第一，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔的規(guī)章制度。也就是將紙質(zhì)檔案錄入、掃描至計(jì)算機(jī)當(dāng)中的規(guī)章制度。其中應(yīng)該對(duì)規(guī)范的錄入方式、掃描方式進(jìn)行明確規(guī)定，還應(yīng)該針對(duì)諸如別字、遺漏以及錄入錯(cuò)誤等情況制定相應(yīng)的懲罰措施；第二，對(duì)檔案管理人員的規(guī)章制度。對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平、職業(yè)態(tài)度、行為舉止等進(jìn)行規(guī)范，尤其是對(duì)牽涉到機(jī)密文件的問(wèn)題時(shí)，要對(duì)管理人員的行為進(jìn)行明確規(guī)定；第三，對(duì)檔案查閱方面的規(guī)章制度。例如查閱時(shí)需要出示的證件、查閱人員的身份確認(rèn)、查閱時(shí)長(zhǎng)及次數(shù)、查閱時(shí)的禁忌等等，這主要是為了預(yù)防機(jī)密的檔案文件被泄露。第四，針對(duì)電子檔案管理的具體特點(diǎn)制定其他的制度，例如數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全制度等等。總之，所有的制度都是為了提高檔案管理的安全性、科學(xué)性、高效性以及便捷性。

2、不斷提高和完善電子檔案管理所需的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備

進(jìn)行電子檔案管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)。因此要提高電子檔案管理的有效性和科學(xué)性，就必須對(duì)相應(yīng)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備進(jìn)行更新和完善。從硬件方面來(lái)說(shuō)，主要包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備以及數(shù)碼相機(jī)等等。要盡量使用內(nèi)存較大的計(jì)算機(jī)；掃描儀也選擇正規(guī)廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品，保證資料的清晰度；數(shù)碼相機(jī)使用COMS尺寸較大的類(lèi)型，這樣成像質(zhì)量才會(huì)有保證，檔案資料的辨識(shí)度才會(huì)更高。從軟件方面來(lái)說(shuō)，主要是依據(jù)司法行政檔案管理的具體特點(diǎn)所采用的進(jìn)行檔案管理的軟件。首先，用于司法行政檔案管理的軟件必須在基本的電腦系統(tǒng)中能夠穩(wěn)定運(yùn)行，例如win7、win8以及win10系統(tǒng)，并且最好包括單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版，這樣才能適應(yīng)各司法行政機(jī)關(guān)的使用要求；其次，功能要齊全。司法行政工作中的電子檔案管理系統(tǒng)要涵蓋政法務(wù)工作檔案管理的各個(gè)方面，包括收發(fā)文、查詢(xún)、合同、用戶(hù)管理以及操作幫助等等；再次，要支持多種格式的文件保存，例如doc、doc、TX、excel、JP、Peg等等；最后，在其他方面具有智能化優(yōu)勢(shì)。例如根據(jù)錄入資料的類(lèi)型自定義檔案模板，根據(jù)以往錄入的內(nèi)容自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集等等。此外，在安全性方面，根據(jù)具體的工作分工，為不同用戶(hù)設(shè)置不同的權(quán)限，每人的權(quán)限都控制在一定范圍之內(nèi)，以此來(lái)保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。

結(jié)束語(yǔ)：

檔案管理在司法行政工作中占據(jù)著重要地位，為司法行政工作的正常開(kāi)展提供了大量的準(zhǔn)確信息，從而使司法行政部門(mén)更好的為人民服務(wù)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，司法行政工作檔案管理電子化也是大勢(shì)所趨。因此司法行政機(jī)關(guān)也要與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，并將其與本機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作相結(jié)合，從而促進(jìn)自身整體工作效率的提升。

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