劉丹丹

摘 要：檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理人員的敬業(yè)精神和工作態(tài)度、檔案管理制度和流程、檔案管理的信息化水平是檔案管理工作的難點(diǎn)。要解決這些問(wèn)題，需要提高人員素質(zhì)，完善制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位 檔案管理 難點(diǎn) 解決對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1、引言

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案的價(jià)值變得越來(lái)越大，用途越來(lái)越多，檔案管理工作變得愈發(fā)重要。然而，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中還存在一些不可忽視的問(wèn)題。

2 、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)

2.1 對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

個(gè)別機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不重視，沒(méi)有安排專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。有的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，忽視檔案管理工作的重要性，態(tài)度不端正，工作不用心，有的檔案該存檔的不存檔，該保密的不保密，檔案沒(méi)有及時(shí)整理、歸檔、移交，造成了單位檔案缺失、不完整的嚴(yán)重后果。

2.2 缺乏規(guī)范化的檔案管理體系

現(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理混亂，缺乏規(guī)范的管理體系和管理制度，檔案管理工作雜亂散漫，沒(méi)有制定工作標(biāo)準(zhǔn)，甚至沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的存檔制度。檔案管理制度的不完善，使得很多優(yōu)質(zhì)資料和數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息管理和檔案管理存在嚴(yán)重的脫節(jié)問(wèn)題，失去了檔案和信息的統(tǒng)一性，更影響了檔案的完整性，進(jìn)而阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位跟隨時(shí)代發(fā)展的需要。

2.3 管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位不重視檔案管理人員素質(zhì)的提升，有的單位甚至運(yùn)用一些年紀(jì)大的、快退休的老同志進(jìn)行檔案管理，認(rèn)為檔案管理是一份無(wú)關(guān)緊要的工作，還有的單位沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員，檔案管理工作往往由其他科室的工作人員兼職或代勞，或者有的單位頻繁地更換檔案管理人員，使得檔案管理工作得不到專(zhuān)業(yè)的、科學(xué)的管理，造成了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的混亂癱瘓或者丟失文件等事件發(fā)生。

2.4 檔案信息化管理程度不高

據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)目前已存在信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)大約四千余個(gè)，其管理也十分成功，但不足之處是內(nèi)容不夠豐富，重復(fù)的情況較多，也就是說(shuō)信息化資源的質(zhì)量還有待提高。而且，開(kāi)放性的綜合檔案資料還不到總量的25%，數(shù)量極少。因此，信息化檔案管理質(zhì)量還較低，還有很多空間和資源可以開(kāi)發(fā)。同時(shí)，信息化檔案管理主要依存計(jì)算機(jī)技術(shù)，檢索的效率、速度和精準(zhǔn)率都依賴(lài)于計(jì)算機(jī)的檢索技術(shù)?？墒?，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然引進(jìn)了檔案管理的信息化，可工作人員依舊運(yùn)用手工檢索式的管理模式，不熟悉或不習(xí)慣使用信息技術(shù)，導(dǎo)致無(wú)法運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)來(lái)提升檢索效率和準(zhǔn)確性。

3、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的解決對(duì)策

3.1 提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知度

在檔案管理的過(guò)程中，必須認(rèn)清其職責(zé)，提高檔案管理的重視程度，建立健全檔案管理機(jī)制。檔案管理人員不僅要更新檔案管理知識(shí)和技能，還要提高檔案管理意識(shí)，認(rèn)真履行職責(zé)，不斷學(xué)習(xí)，增強(qiáng)工作技能和工作效率。單位還應(yīng)通過(guò)相關(guān)管理部門(mén)制定相關(guān)的管理規(guī)定，有針對(duì)性地培訓(xùn)檔案管理人員，增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和了解，使他們明白自己的職責(zé)。

3.2 完善檔案管理體制

從實(shí)踐來(lái)看，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，任何一項(xiàng)工作形成制度后，效率都會(huì)有很大提高，檔案管理工作也應(yīng)該形成相應(yīng)的規(guī)章制度。單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度，并堅(jiān)持落實(shí)制度，切實(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量?？梢韵胂?，機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有建立健全檔案管理制度，才能把實(shí)際工作的方針政策落實(shí)到實(shí)踐中，才能從根本上改變混亂局面，使檔案管理質(zhì)量得到提高。

3.3 加大檔案管理資金投入

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際，投入資金建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案室，以保證室存檔案的安全性，方便檔案的存放和查找使用。由于檔案管理人員的工作任務(wù)較重，工作人員不僅要對(duì)檔案系統(tǒng)的進(jìn)行管理，還要對(duì)大量的檔案信息進(jìn)行分類(lèi)和存儲(chǔ)。所以，單位應(yīng)購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，做這些工作會(huì)變得容易得多。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該投入資金開(kāi)發(fā)一個(gè)文件管理軟件，通過(guò)使用這種專(zhuān)門(mén)的軟件，提高檔案的使用效率，把檔案的作用發(fā)揮到極致。

3.4 提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能

現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的最大困難就是工作人員的素質(zhì)較低，檔案管理工作得不到單位重視，檔案管理部門(mén)不注重新鮮血液的引進(jìn)，缺少一定的專(zhuān)業(yè)性人才。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該注重檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升工作效率，與時(shí)俱進(jìn)。提高其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高其對(duì)本職工作的重視和熱愛(ài)，提升計(jì)算機(jī)技術(shù)管理能力以及檔案管理工作中的突發(fā)事件處理能力，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

3.5 提高檔案管理信息化水平

隨著科技的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被人們運(yùn)用到生活的各個(gè)領(lǐng)域中，信息化的使用使人們的工作生活更加便捷，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也不例外。需要注意的是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，要結(jié)合自身的工作特點(diǎn)，科學(xué)地實(shí)施信息化檔案管理工作，以數(shù)字化的管理方式促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的高效率。檔案管理人員首先要掌握過(guò)硬的技術(shù)，處理好網(wǎng)站的管理工作，單位相關(guān)部門(mén)也要做好設(shè)備的維護(hù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高檔案管理的成效。

4、結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理觀念和制度也急需更新。檔案管理過(guò)程中，工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作態(tài)度，檔案管理工作的制度和流程，以及檔案管理的信息化水平都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)所在。針對(duì)以上問(wèn)題，需要從提高人員素養(yǎng)、完善制度規(guī)定以及加強(qiáng)信息化建設(shè)等方面來(lái)完善。

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