李靜丹

摘 要：當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時代的深入發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)逐步開始加強自身數(shù)字化建設(shè)。尤其是從文書檔案管理來說，數(shù)字化建設(shè)為儲備部門檔案管理開辟了新道路，使儲備部門檔案管理從傳統(tǒng)繁瑣式檔案管理模式中解脫出來，向規(guī)范化、科學(xué)化、信息化和數(shù)字化管理模式邁進。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；意義；路徑

各級儲備部門屬于國家戰(zhàn)略物資儲備管理機構(gòu)，是保障國家軍事安全和經(jīng)濟安全后備力量，優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理對提高儲備部門管理效益來說至關(guān)重要。檔案管理主要是通過文字、圖表、音像等方式將具有重要價值的信息資料保存下來，以便于能夠結(jié)合以往資料信息作出正確的戰(zhàn)略性分析和決策。從當(dāng)前科技發(fā)展現(xiàn)狀來看，儲備部門檔案管理加強數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢在必行。本文在此指出儲備部門實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要意義，并提出幾點加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要路徑。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義

（一）確保檔案管理規(guī)范進行

檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統(tǒng)的手動式管理模式容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)雜亂、失真、缺失等問題，難以實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的管理目標[1]。而檔案管理數(shù)字化建設(shè)則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)軟件對檔案各項內(nèi)容實現(xiàn)規(guī)范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實現(xiàn)信息資源為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供更好地服務(wù)的目的。另外，通過加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實性和全面性，這對檔案管理的規(guī)范化進行也具有重要意義。

（二）提升檔案管理工作效率

由于儲備部門檔案涉及內(nèi)容繁多，在檔案管理上很容易出現(xiàn)錯誤，并且許多檔案內(nèi)容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進行，而數(shù)字化建設(shè)后的檔案管理則可以利用信息技術(shù)準確呈現(xiàn)出當(dāng)前檔案信息。通過加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結(jié)等流程效率，大大縮減工作時間，確保檔案能夠及時歸檔，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣的管理步驟中解脫出來，提升儲備物資管理局檔案管理工作效率。

（三）提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用

以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個文件的查找利用，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲于計算機硬盤上，電子文件經(jīng)立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現(xiàn)所需要信息的所有相關(guān)聯(lián)的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關(guān)于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用效果。

2 儲備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)實施路徑

（一）增強數(shù)字化檔案管理建設(shè)理念

儲備部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者應(yīng)增強數(shù)字化檔案管理建設(shè)觀念，加強對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認識，了解數(shù)字化建設(shè)必要性和緊迫性，并在系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)展開宣傳，提高職員對數(shù)字化建設(shè)理解，從而促使系統(tǒng)內(nèi)所有職工積極投身于檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中。同時，儲備部門還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，由以往靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)管理，結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)管理實際情況樹立正確數(shù)字化管理觀念。最另外，儲備部門還應(yīng)從宏觀上將檔案管理數(shù)字化化建設(shè)納入自身發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，在實踐中及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，準確把握問題產(chǎn)生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還可能產(chǎn)生的弊端，盡早制定針對性解決措施。

（二）加大檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)高效進行的前提[2]。對此，儲備部門應(yīng)首先提高財政支持，確保數(shù)字化建設(shè)資金到位，為具備檔案管理工作配備計算機刻錄設(shè)備，針對重要文件、數(shù)據(jù)、信息等進行刻錄儲存，且要注意刻錄格式的通用性。購入必要軟件設(shè)備，保證管理軟件能夠正常運行，防火墻、防病毒軟件應(yīng)進行自動升級，借助軟件設(shè)備保障儲備部門檔案上傳、下載等環(huán)節(jié)安全。若資金允許，儲備部門還可以適當(dāng)多購入硬件設(shè)備，包括路由器、存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及圖文影響掃描設(shè)備等。除此之外，還要重視硬件設(shè)備管理，創(chuàng)設(shè)良好設(shè)備保管環(huán)境，確保設(shè)備處于溫度、濕度、光線適宜環(huán)境，避免磁場或腐蝕性物質(zhì)對硬件設(shè)備造成損壞。

（三）完善內(nèi)部數(shù)字化檔案管理體系

制度體系是確保一切項目高效、有序?qū)嵤┑闹匾獥l件，因此檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也應(yīng)制定出相應(yīng)的管理體系來確保建設(shè)的順利進行。數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對此儲備部門應(yīng)制定完善的數(shù)字化檔案管理體系，實現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務(wù)群眾、服務(wù)社會。完善、有效的管理體系能夠確保儲備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程得到監(jiān)督和制約，確保在其建設(shè)過程滿足國家相關(guān)法律法規(guī)及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動性和創(chuàng)新性，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程。儲備物質(zhì)管理局應(yīng)充分利用內(nèi)部管理體系加強數(shù)字化建設(shè)的監(jiān)督，及時準確地發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題或潛在隱患，及時解決或解決，確保高效、安全檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)。

（四）制定檔案管理安全化保障制度

數(shù)字化建設(shè)雖說對檔案管理有諸多積極意義，但隨著數(shù)字化建設(shè)進程的加快，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來的信息安全性問題也越來越明顯。數(shù)字化檔案管理存在使用權(quán)限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監(jiān)視，安全問題難以得到保障[3]。因此，儲備部門在進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)嚴格依照國家及儲備部門相關(guān)法律法規(guī)及章程制度來進行，制定保障制度來提高管理人員安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現(xiàn)。另外還利用電子身份認證系統(tǒng)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、殺毒軟件等防護技術(shù)保障檔案信息安全。

（五）注重數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)

儲備部門內(nèi)部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對較高。再加上檔案管理人員數(shù)字化信息技術(shù)欠缺，也是阻礙檔案管理數(shù)字化建設(shè)一個重要問題。因此還需加強檔案管理人員自身專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，努力培養(yǎng)與之相符的現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理人才。一方面，儲備部門應(yīng)重視對系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)知識的培訓(xùn)，鼓勵其加強繼續(xù)教育，定期對其展開培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的數(shù)字化針對性，結(jié)合管理人員自身實際情況制定培訓(xùn)計劃。另一方面，儲備部門還可以引入具有數(shù)字化技術(shù)知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲備部門不僅要重視提高管理人員數(shù)字信息專業(yè)技術(shù)水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。

3 結(jié)語

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展時代下，信息高速公路進一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將成為檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。儲備部門也應(yīng)順應(yīng)時代形勢，全面認識檔案管理數(shù)字化建設(shè)對系統(tǒng)內(nèi)各項事物工作開展的積極促進意義，深入探索研究出與儲備部門實際情況相符的檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑，逐步推動儲備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)腳步，為保障局內(nèi)各項工作的高效開展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]田爽.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].科技傳播，2016，（02）：52-53.

[2]杜文軍.檔案管理數(shù)字化中的信息安全風(fēng)險及其控制[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（09）：33+35.

[3]朱建興.試論檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的若干問題[J].管理觀察，2015，（22）：61-62+65.