張利萍

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，世界逐漸步入“互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)”時(shí)代，信息技術(shù)成為人們生活必不可少的要素之一。面對(duì)信息化浪潮強(qiáng)勢(shì)席卷全球，檔案管理作為經(jīng)典地信息儲(chǔ)存與信息記錄手段，其勢(shì)必要緊跟時(shí)代步伐，加快信息化發(fā)展。現(xiàn)如今，由于記錄檔案的方式變得越來(lái)越多樣化，檔案管理的工作模式與工作內(nèi)容都明顯得到了改善，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率是國(guó)家未來(lái)的重點(diǎn)扶持研究對(duì)象。但是，在檔案管理模式進(jìn)入信息化的過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期的發(fā)展需求，并且我國(guó)在檔案管理制約與安全方面的發(fā)展情況始終不盡如人意。因此，本文立足于信息化的時(shí)代背景，仔細(xì)闡述了檔案管理工作面臨的問(wèn)題，指出導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生的原因，最后提出幾點(diǎn)建設(shè)性意見，期望能構(gòu)建一種適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理模式，建立有序高效的檔案管理體系。

關(guān)鍵詞：檔案管理；新時(shí)期；模式創(chuàng)新；傳統(tǒng)管理；改進(jìn)方式

在這個(gè)以“信息技術(shù)”為主題的新時(shí)代背景下，大量的互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)管理技術(shù)迅速融入人們的生活，改變了人們傳統(tǒng)的生活方式與思維模式，各行各業(yè)的不斷轉(zhuǎn)型與變革已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。此時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理工作卻難以適應(yīng)社會(huì)上每天產(chǎn)生的對(duì)大量檔案原始數(shù)據(jù)的搜集和檢索，其發(fā)展?fàn)顩r不容樂(lè)觀，進(jìn)入了瓶頸階段。如果新時(shí)期的檔案管理部門仍然采取以往的職業(yè)模式，那么這一職業(yè)很有可能會(huì)面臨被新的職業(yè)替代從而退出歷史舞臺(tái)的危險(xiǎn)。因此，從時(shí)代發(fā)展的角度來(lái)看，促進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程、將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合是未來(lái)不可避免的發(fā)展趨勢(shì)。只有看清檔案職業(yè)所面臨的困境，并且認(rèn)真審視和思考應(yīng)該如何在新時(shí)代背景下探索檔案職業(yè)的改革方法和與生存方向，才能為檔案管理行業(yè)開辟新的舞臺(tái)和發(fā)展空間。

1 新時(shí)期下檔案管理面臨的問(wèn)題

隨著信息社會(huì)的深入發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)”與“大數(shù)據(jù)”這兩個(gè)詞已經(jīng)成為現(xiàn)代行業(yè)改革的主要方向與熱點(diǎn)話題。最初，檔案行業(yè)是由于人們對(duì)“信息記錄”的發(fā)展需求而產(chǎn)生的，并且一直是采取“文件記錄”的方式，完全反應(yīng)了每個(gè)人的個(gè)人履歷、個(gè)人學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、思想品德等方方面面。這樣所記錄的檔案不僅是社會(huì)衡量一個(gè)人的人生價(jià)值的標(biāo)尺，同時(shí)也是其進(jìn)入社會(huì)、在社會(huì)中歷練的主要評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，是關(guān)乎單位發(fā)展、國(guó)家人才輸出的重要資源。因此，在以往的社會(huì)環(huán)境中，檔案行業(yè)的發(fā)展十分迅速。在資源不斷累積、工作規(guī)模不斷擴(kuò)大的過(guò)程中，也創(chuàng)造出了專業(yè)化的技能和穩(wěn)定的發(fā)展環(huán)境，穩(wěn)固了其獨(dú)立的社會(huì)職業(yè)的地位。然而眼觀當(dāng)下，因?yàn)闄n案行業(yè)與信息變動(dòng)的深度關(guān)聯(lián)，所以在整個(gè)世界信息化的過(guò)程中，不免面臨了一些難以解決的困境和痛點(diǎn)。從近幾年來(lái)看，我國(guó)在檔案行業(yè)信息化變革方向的發(fā)展還是十分有限的，其現(xiàn)有模式下存在的問(wèn)題大致可以分為以下幾點(diǎn)：

第一，檔案管理工作存在紕漏，可能出現(xiàn)檔案?jìng)卧臁n案不完整等情況。本文通過(guò)調(diào)查得知，造成這種問(wèn)題的原因主要有兩點(diǎn)：一、檔案監(jiān)管手段缺失，法律稀疏，一些單位甚至沒(méi)有檔案管理體系；二、群眾對(duì)檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，不按規(guī)定配合檔案管理工作。這兩個(gè)原因造成了在人員流動(dòng)的檔案交接過(guò)程中出現(xiàn)的“棄檔”、“無(wú)頭檔案”、“多頭檔案”等工作紕漏現(xiàn)象。除此之外，由于沒(méi)有完整的法律規(guī)定，部分人會(huì)利用不法手段篡改檔案中的信息，增加一些對(duì)自己有利的部分以牟取私利。

第二，檔案管理缺乏現(xiàn)代化技術(shù)，傳統(tǒng)的管理技術(shù)已經(jīng)難以滿足社會(huì)日新月異的需求。即使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)非常發(fā)達(dá)，但是在檔案行業(yè)卻沒(méi)有得到很好的應(yīng)用。目前，大多數(shù)單位雖然已經(jīng)成立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但卻僅限于錄入和檢索功能，并沒(méi)有真正地實(shí)行檔案信息統(tǒng)一和共享，真正使用的時(shí)候大多數(shù)還是去檔案庫(kù)查閱。然而，以往的查閱技術(shù)太耗費(fèi)時(shí)間和人力成本，逐漸不再適用于新時(shí)代。因此，尋求檔案行業(yè)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)和采用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)迫在眉睫。

第三，缺乏檔案管理人才，難以推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。人才一直是行業(yè)革新中的中堅(jiān)力量，是新時(shí)代背景下變革成功的關(guān)鍵資源。目前的檔案行業(yè)缺少懂得信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)觀念的新型人才，而以前的檔案管理工作人員也有很多并非科班出身，缺少足夠的檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)。

2 新時(shí)期下對(duì)檔案管理工作的建議

針對(duì)上文對(duì)檔案管理工作問(wèn)題點(diǎn)的分析，本文提出如下解決對(duì)策，期望能夠促使檔案管理工作在新時(shí)代背景下得到更好的發(fā)展。

（一）迎合時(shí)代發(fā)展，更新檔案管理理念

在傳統(tǒng)的檔案職業(yè)中，檔案管理的目標(biāo)主要是規(guī)范檔案收集、保存、檢索、查閱等過(guò)程，使得檔案信息得到有效的監(jiān)管和保護(hù)，信息資源的利用是實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值所在。如今，在互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)構(gòu)成的新時(shí)代下，人們更傾向利用數(shù)據(jù)從而客觀地解釋時(shí)代變遷的原因與趨勢(shì)，信息的核心價(jià)值得到了轉(zhuǎn)變。因此，現(xiàn)在的檔案管理人員應(yīng)該努力適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，將檔案管理活動(dòng)的目標(biāo)設(shè)定為對(duì)數(shù)據(jù)資源的有效利用，擴(kuò)展檔案職業(yè)的社會(huì)職能，從簡(jiǎn)單的“文件記錄保存功能”加深到“檔案社區(qū)構(gòu)建功能”等等。

（二）加強(qiáng)檔案監(jiān)管工作，對(duì)每一份檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。

針對(duì)一些檔案管理工作頻繁出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象，本文認(rèn)為應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案部門的監(jiān)管工作，制定統(tǒng)一的檔案管理體系和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并安排相關(guān)部門進(jìn)行抽查，以避免一些單位疏忽檔案管理工作的情況。除此之外，在建成完善的檔案流程制度和監(jiān)管制度之后，還需要及時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)。很多單位因?yàn)椴恢匾暀n案管理工作，所以聘請(qǐng)的檔案管理員都是沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，他們本身就對(duì)這個(gè)行業(yè)不太了解，難以抓住工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，并且可能對(duì)一些工作認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)。因此，各部門都需要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行考核，并且利用完善的監(jiān)管體系促使他們不敢馬馬虎虎地對(duì)待自己的工作，能夠真正做到規(guī)范地整理每一份檔案。

（三）利用迅速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加快檔案管理信息化進(jìn)程

網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展使得所有的行業(yè)都在往信息化方向轉(zhuǎn)型，檔案行業(yè)的信息化管理成為未來(lái)發(fā)展不可避免的趨勢(shì)。就目前來(lái)看，檔案管理信息化進(jìn)程的瓶頸分為三點(diǎn)：難以迅速搭建合適的數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全難以得到保障、管理人員缺乏運(yùn)用檔案管理軟件的能力。因此，首先需要在原有的檔案文件的基礎(chǔ)上，利用科學(xué)的檢索體系，加大人力資源投入，建立完整的目錄索引檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)檔案資源的有效利用率；其次，需要增強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，配備齊全的防泄漏、防篡改軟硬件設(shè)施；最后，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，需要對(duì)其進(jìn)行一些軟件知識(shí)方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)檢索的能力。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，這些措施不僅能夠提高檔案資源的利用率，還可以有效節(jié)省人力成本，加快檔案行業(yè)的轉(zhuǎn)型與變革。

3 結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)”與“大數(shù)據(jù)”這樣信息化新時(shí)代的來(lái)臨，不僅是檔案行業(yè)變革過(guò)程中的挑戰(zhàn)，同時(shí)也是調(diào)整行業(yè)模式、促進(jìn)行業(yè)創(chuàng)新的機(jī)遇。除去提高和完善檔案管理的核心技術(shù)之外，還需要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)發(fā)展動(dòng)向，準(zhǔn)備面臨新的挑戰(zhàn)。即使現(xiàn)在國(guó)家、政府和多數(shù)人事部門已經(jīng)有了自己的一套完整檔案管理工作流程，但是這些完備的檔案管理措施可能明天就無(wú)法滿足工作需求。因此，對(duì)于每一名檔案工作者來(lái)說(shuō)，都必須以最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，時(shí)刻調(diào)整檔案管理工作方向，學(xué)習(xí)和迎合時(shí)代變化，勇于探索和創(chuàng)新，敢于將以往檔案工作封閉的狀態(tài)變成直面全球信息化浪潮，這樣才能讓檔案工作在新時(shí)期獲得巨大突破，真正地與國(guó)際接軌。

參考文獻(xiàn)

[1]孫長(zhǎng)美.新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理改進(jìn)方法探討[J].城建檔案，2016，09：81-82.

[2]代琳琳.淺談新時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展之路[J].電子制作，2013，19：287.

[3]林艷鳳.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策[D].山東大學(xué)，2008

[4]楊安蓮.數(shù)字時(shí)代的檔案工作與檔案工作者一一美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)2007年年會(huì)的啟示[J]檔案與建設(shè)，2008（4）：25-27.