羅竹意

摘 要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)在飛速發(fā)展，科技水平在不斷提高，科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用為人們的生活帶來了許多便利，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展，影響到了人的生活的方方面面，在檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)揮了重要的作用，電子檔案被人們普遍運(yùn)用，但在人們運(yùn)用電子檔案的過程中也不可避免的出現(xiàn)了一些問題，比如電子檔案的不安全問題。本文對(duì)計(jì)算機(jī)電子檔案應(yīng)用的重要性和在運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子檔案的過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行具體分析，并給出合理化的改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；電子檔案；應(yīng)用研究

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展并逐漸應(yīng)用到人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案的作用是促使了電子檔案的出現(xiàn)，而且促進(jìn)了電子檔案的發(fā)展，檔案對(duì)于各種機(jī)構(gòu)、企業(yè)的發(fā)展有重要的作用，檔案可以記錄各種機(jī)構(gòu)、企業(yè)的重要信息并為機(jī)構(gòu)、企業(yè)的工作提供依據(jù)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)出現(xiàn)之前，檔案多為紙質(zhì)版，在管理的過程中容易發(fā)生丟失，計(jì)算機(jī)電子檔案很好的解決了這個(gè)問題，為檔案管理工作帶來了方便，提高了管理效率，適應(yīng)了時(shí)代的要求。

1 計(jì)算機(jī)電子檔案重要性

1.1 便于管理檔案

檔案數(shù)量比較多，對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不利于進(jìn)行管理，管理紙質(zhì)檔案的時(shí)候需要花費(fèi)時(shí)間和精力，而且紙質(zhì)檔案還比較容易丟失、損壞。計(jì)算機(jī)電子檔案的運(yùn)用方便了工作人員的管理，有效改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，提高了工作人員的工作效率。運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子檔案，可以設(shè)置查看檔案的人員權(quán)限，規(guī)定特定人員可以查看檔案；可以通過多種形式呈現(xiàn)檔案；可以讓檔案自動(dòng)排序。提升管理檔案的效率。

1.2 減少管理檔案成本

在檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子檔案，可以減少成本，計(jì)算機(jī)電子檔案處理信息的效率極高，計(jì)算機(jī)電子檔案在存儲(chǔ)方面有優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)占用的空間比較大，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案，可以將檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫，節(jié)省現(xiàn)實(shí)空間，計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫擁有很大的空間，非常便于檔案存儲(chǔ)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子檔案有利于進(jìn)行查詢，節(jié)省查詢成本，傳統(tǒng)檔案管理中如果要想查詢檔案信息的話，需要投入大量的人力成本，花費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)，如果沒有電子檔案的運(yùn)用，是很難實(shí)現(xiàn)減少成本的目標(biāo)的，通過運(yùn)用電子檔案，可以輸入自己想要查找的信息，在很短的時(shí)間內(nèi)就可以知道結(jié)果，計(jì)算機(jī)自己進(jìn)行查找而且結(jié)果非常具有準(zhǔn)確性，極大的提高了職工的工作效率，節(jié)省了時(shí)間。

1.3 利于傳播信息

如今已經(jīng)進(jìn)入信息化社會(huì)，人們通過使用計(jì)算機(jī)可以很方便的獲取自己想要的信息，增強(qiáng)了信息的共享性，對(duì)于計(jì)算機(jī)電子檔案來說，克服了傳統(tǒng)檔案的空間局限性，也克服了時(shí)間上的缺點(diǎn)，使檔案信息可以讓需要的人快速獲得，促進(jìn)信息共享可能性的實(shí)現(xiàn)。

2 計(jì)算機(jī)電子檔案現(xiàn)狀

2.1 電子檔案機(jī)構(gòu)合作力度不夠

根據(jù)我國(guó)管理檔案機(jī)構(gòu)的現(xiàn)實(shí)情況來看，檔案機(jī)構(gòu)大多采取封閉化的管理方式，對(duì)外部實(shí)行開放策略的占很少的比例，而且檔案機(jī)構(gòu)之間也沒有進(jìn)行有效的合作，機(jī)構(gòu)之間也沒有進(jìn)行很好的交流溝通，在沒有進(jìn)行溝通的情況下，就很難對(duì)自己的檔案機(jī)構(gòu)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，不利于檔案機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)自己在管理檔案的過程中存在的問題，也不利于針對(duì)問題采取措施進(jìn)行有效地改善，促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)在檔案管理方面的提高。而且基本上每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的情況都差不多，沒有對(duì)檔案管理進(jìn)行各方面的優(yōu)化，極容易造成人力、物力上的浪費(fèi)，也不能對(duì)資金進(jìn)行優(yōu)化配置。隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的加快，檔案管理往信息化的方向發(fā)展是必然的，而以上敘述的問題必將對(duì)電子檔案的發(fā)展有不利影響。

2.2 工作人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程逐漸加快，隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于人的要求也越來越高，需要很多優(yōu)秀的人才來努力工作，在電子檔案管理方面，對(duì)工作人員的要求也有了明顯的提高，對(duì)于檔案管理的工作人員，需要有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，有比較豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，比如掌握與管理檔案相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。就現(xiàn)今的電子檔案管理的實(shí)際情況來看，管理檔案的工作人員素質(zhì)不高，對(duì)于檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)也掌握的不牢固，大多數(shù)工作人員缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)在電子檔案的管理工作中，缺乏長(zhǎng)期的鍛煉，對(duì)工作情況沒有進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)，不能得到有效的反饋，對(duì)于工作經(jīng)驗(yàn)的積累是不利的。還有就是一些工作人員沒有掌握最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理上的運(yùn)用也沒有了解清楚，那么通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理就很難達(dá)到運(yùn)用自如的狀態(tài)，也就導(dǎo)致工作效率沒有辦法提高，不利于電子檔案管理工作的開展。

2.3 計(jì)算機(jī)電子檔案安全性不高

雖然現(xiàn)在信息技術(shù)高速發(fā)展，但同時(shí)也帶來了一系列問題，網(wǎng)絡(luò)安全問題就是急切需要解決的問題。同樣，計(jì)算機(jī)電子檔案也出現(xiàn)了安全問題，檔案信息有可能遭到泄露，信息技術(shù)發(fā)展的同時(shí)也帶來了黑客這一群體和計(jì)算機(jī)病毒的發(fā)展，這對(duì)于電子檔案的管理造成了極大的風(fēng)險(xiǎn)，檔案庫如果遭到黑客的侵入，就會(huì)很容易泄露檔案信息，檔案信息一旦遭到泄露，就會(huì)造成很嚴(yán)重的后果，不法人員通過偷盜檔案信息來獲取利益，還有計(jì)算機(jī)病毒的傳播，都為電子檔案帶來不利影響，阻礙了計(jì)算機(jī)電子檔案的發(fā)展。

3 計(jì)算機(jī)電子檔案管理策略

3.1 加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)合作

檔案機(jī)構(gòu)間要增強(qiáng)合作，要多與檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通交流，通過與其他檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，來尋找自己檔案管理中的不足，并積極采取措施進(jìn)行改進(jìn)，吸收其他檔案機(jī)構(gòu)管理檔案的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，對(duì)自己的檔案管理進(jìn)行參考，并進(jìn)行有效性的借鑒。與其他檔案管理機(jī)構(gòu)可以采取多種形式進(jìn)行合作，可以建立檔案管理工作人員的交流會(huì)，可以舉辦檔案管理研討會(huì)等，通過與其他檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作交流，實(shí)現(xiàn)檔案在管理方面的信息共享，提高計(jì)算機(jī)電子檔案機(jī)構(gòu)的工作效率，提高電子檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益，為檔案管理工作節(jié)約人力、物力成本，減少財(cái)政資源的浪費(fèi)，促進(jìn)計(jì)算機(jī)電子檔案的發(fā)展。

3.2 提高工作人員綜合素質(zhì)

在計(jì)算機(jī)電子檔案管理工作中，要努力提高計(jì)算機(jī)電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)管理人員發(fā)展，有利于電子檔案的管理工作的進(jìn)行，也有利于電子檔案工作的完善。對(duì)于提高工作人員的素質(zhì)方面，可以從幾個(gè)方面進(jìn)行努力，我們來進(jìn)行具體討論。對(duì)于工作人員來說，要加強(qiáng)他們的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，讓他們多學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)他們的能力進(jìn)行提高，鼓勵(lì)他們對(duì)工作情況進(jìn)行及時(shí)的反饋，促進(jìn)工作效率的提高。對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)來說，要對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)他們能力進(jìn)步，增強(qiáng)他們的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和工作技能，提高工作人員對(duì)工作的主動(dòng)性。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的安全性

對(duì)于檔案管理工作中的安全問題，我們要進(jìn)行努力改善，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)電子檔案的安全管理。檔案管理機(jī)構(gòu)可以完善電子檔案管理制度，對(duì)于電子檔案管理制度的保密性方面進(jìn)行完善，還要規(guī)定查找檔案的人員的權(quán)限，通過限制權(quán)限來增強(qiáng)電子檔案的安全性。檔案機(jī)構(gòu)可以進(jìn)行必要的財(cái)政投入，為機(jī)構(gòu)聘請(qǐng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫的維護(hù)人員，增加防火墻的設(shè)計(jì)，對(duì)不法人員的非正常侵入形成抵制作用，增強(qiáng)安全性。

4 結(jié)語

對(duì)于計(jì)算機(jī)電子檔案我們要堅(jiān)持發(fā)展它的優(yōu)越性，克服它的缺點(diǎn)，跟上時(shí)代的腳步，推動(dòng)我國(guó)電子檔案的信息化發(fā)展，要解決在發(fā)展過程中遇到的問題，積極采取措施來迎接發(fā)展中的挑戰(zhàn)。促進(jìn)我國(guó)計(jì)算機(jī)電子檔案的不斷完善，為我國(guó)檔案管理的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

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