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摘要：隨著人們對(duì)檔案管理工作的要求越來(lái)越嚴(yán)格，提升檔案管理工作效率的意義日漸凸顯。毋容置疑，只有檔案管理水平適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)需要，檔案管理工作才能與時(shí)俱進(jìn)，從而取得預(yù)期的效果。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展與進(jìn)步，給檔案管理工作帶來(lái)新的機(jī)遇同時(shí)，也面臨著新的困境。因此要想做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，必須加快資源發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，積極應(yīng)對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)，才能為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。文章主要從信息時(shí)代檔案管理工作的重要性出發(fā)，對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)對(duì)策進(jìn)行了分析，希望能為檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理工作；面臨的問(wèn)題；應(yīng)對(duì)對(duì)策

國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展推動(dòng)了信息技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息管理與信息公開(kāi)的應(yīng)用已經(jīng)成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平與科技水平提升的重要體現(xiàn)。檔案信息化管理工作作為一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)性工程項(xiàng)目，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理有效應(yīng)用，能夠提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。然而在實(shí)際管理工作中，受各種因素影響，使得檔案管理工作面臨諸多問(wèn)題，只有找出存在問(wèn)題，并采取有效應(yīng)對(duì)對(duì)策，才能促進(jìn)信息時(shí)代檔案管理工作有序進(jìn)行。

一、信息時(shí)代檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理大部分以紙質(zhì)形式為主，檔案管理方式滯后，管理工作量較大。并且在檔案日常管理和保存過(guò)程中，為了避免紙質(zhì)檔案受到火災(zāi)、受潮和蟲(chóng)害的影響，確保檔案資料的安全使用，需要投入相應(yīng)的人力和財(cái)力，采取相應(yīng)應(yīng)對(duì)措施予以處理，以免紙質(zhì)檔案損毀。此外，傳統(tǒng)檔案資料的查閱難度大，不能進(jìn)行備份，隨著信息時(shí)代到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容與管理模式逐漸向電子化方向轉(zhuǎn)變。信息化檔案管理的出現(xiàn)，不僅能夠有效解決檔案資料的存放問(wèn)題，提升檔案使用的安全性，還可提高檔案資料的檢索效率，充分發(fā)揮檔案資料作用。可見(jiàn)在信息時(shí)代下，做好檔案管理工作對(duì)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理具有重要意義。

二、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）管理軟件缺少通用性

傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，各式各樣的檔案管理軟件得到進(jìn)一步推廣與使用。但從檔案管理工作角度而言，雖然新型的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息化與數(shù)據(jù)化，但是仍存在諸多不足之處，降低了檔案管理工作效率與質(zhì)量。例如在實(shí)際使用過(guò)程中，檔案管理軟件缺少通用性，各個(gè)企業(yè)單位使用的計(jì)算機(jī)規(guī)格與型號(hào)不同，軟件之間不能兼容，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作有序開(kāi)展帶來(lái)不利影響。

（二）檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

檔案信息化管理本身具有信息化屬性與實(shí)際效用，只有實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一規(guī)范的管理，才能提升檔案資料使用的安全性與真實(shí)性。然而從當(dāng)前檔案管理工作來(lái)看，檔案管理工作缺乏規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上仍存在顯著性差距，給檔案信息化管理在開(kāi)發(fā)、共享、服務(wù)及規(guī)范上的發(fā)揮與發(fā)展帶來(lái)影響。此外，受各種因素限制，檔案管理部門(mén)沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范檔案編制，檔案編制細(xì)則的兼容性較低，導(dǎo)致部分系統(tǒng)軟件的可移植性下降。并且我國(guó)當(dāng)前沒(méi)有形成建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，給信息時(shí)代檔案管理工作開(kāi)展造成嚴(yán)重了阻礙。

（三）檔案管理的保密性與安全性有待提升

電子檔案管理系統(tǒng)通常是利用驗(yàn)證登錄名和密碼雙重保護(hù)記性安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，直接威脅到檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。并且電子檔案信息管理本身具有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲(chǔ)存信息各式各樣的特點(diǎn)，如果計(jì)算機(jī)遇到系統(tǒng)癱瘓和病毒入侵問(wèn)題，電子檔案極易受到不法分子的惡意破壞與損毀，給企業(yè)帶來(lái)巨大經(jīng)濟(jì)損失。

（四）相關(guān)法規(guī)體制不完善

雖然我國(guó)頒布了與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)，但是已有的法律法規(guī)大部分針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理要求法律法規(guī)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，定期頒布與檔案信息化管理有關(guān)的法律法規(guī)，為檔案信息化管理工作提供法律依據(jù)。然而，在實(shí)際管理工作中，檔案信息化管理還未形成一整套完善的法律法規(guī)體制，有待進(jìn)一步完善。

三、信息時(shí)代檔案管理工作問(wèn)題的應(yīng)對(duì)對(duì)策

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)軟件兼容

加強(qiáng)信息化建設(shè)作為解決信息時(shí)代檔案管理工作不可缺少一部分，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目的是共享檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源在企業(yè)中的價(jià)值。因此為了實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，檔案管理部門(mén)必須引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，從而提升檔案信息的檢索效率。例如在進(jìn)行檔案資料分類(lèi)存儲(chǔ)時(shí)，檔案管理部門(mén)可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等對(duì)管理軟件進(jìn)行編程，通過(guò)計(jì)算機(jī)與多媒體技術(shù)將對(duì)文字類(lèi)檔案和圖像類(lèi)檔案進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并儲(chǔ)存到相應(yīng)檔案信息庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)軟件之間的兼容。然后在利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)傳輸檔案資料，實(shí)現(xiàn)信息資源遠(yuǎn)距離、無(wú)障礙的共享，這樣不僅能夠存儲(chǔ)海量檔案資源，還可避免出現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資料管理的老化和損毀等問(wèn)題。

（二）統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)、建立與檔案有關(guān)的管理規(guī)章制度，對(duì)檔案管理具有重要意義。隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理手段日漸更新與管理水平的提升，必須建立完善與檔案管理有關(guān)的工作體系，統(tǒng)一編制檔案管理細(xì)則，并落實(shí)到位，從而提升系統(tǒng)軟件的可移植性，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化。此外，還需明確各個(gè)工作崗位的責(zé)任內(nèi)容，將各個(gè)門(mén)類(lèi)和載體的檔案集中起來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓檔案管理和企業(yè)工作實(shí)現(xiàn)同步考核、同步發(fā)展。

（三）提高檔案管理使用的保密性與安全性

我國(guó)信息資源豐富多樣，檔案資源作為信息資源中重要構(gòu)成部分，無(wú)論是在我國(guó)政治建設(shè)中，還是在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展中都起到重要作用。因此在信息時(shí)代檔案管理工作中，要想提升檔案管理使用的保密性與安全性，必須建立完善檔案信息安全保障體制，做好相應(yīng)管理工作。具體可從以下幾方面進(jìn)行分析：信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于信息而言具有兩面性，雖然客觀上帶動(dòng)了信息競(jìng)爭(zhēng)，但是對(duì)于檔案資料使用的安全性而言，仍存在安全隱患。因此要想提升檔案信管理使用的安全性與保密性，必須更新傳統(tǒng)管理觀念，提升網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，采取有效措施方法不法分子的侵入，以免不法分子篡改、竊取檔案信息。同時(shí)管理部門(mén)還需通過(guò)用戶(hù)身份驗(yàn)證方式，加強(qiáng)檔案信息管理，適時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保檔案信息的保密性與安全性。例如在檔案管理工作中，會(huì)面臨計(jì)算病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案信息丟失和泄漏，不能查看檔案內(nèi)容。為此為了確保檔案信息化管理的安全，檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)檔案管理，防范不法分子侵入系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)用戶(hù)登錄名與密鑰的驗(yàn)證，借助密鑰管理方式，提升系統(tǒng)使用的安全性。同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控力度，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝最新版本的殺毒軟件，盡量隔離計(jì)算機(jī)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)。并定期做好數(shù)據(jù)庫(kù)的備份工作，以保證檔案信息使用的安全性與保密性。

（四）建立完善有關(guān)的法律法規(guī)

建立完善有關(guān)的法律法規(guī)是檔案信息化管理的安全與合理利用的保障，因此在信息時(shí)代下，相關(guān)部門(mén)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，建立完善有關(guān)的法律法規(guī)，為檔案信息化管理提供法律依據(jù)，真正做到有法可依，有章可循，以滿(mǎn)足檔案管理未來(lái)發(fā)展的需要。同時(shí)加強(qiáng)資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，安排人員定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行進(jìn)行維護(hù)管理，為數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息的使用提供安全性與完整性保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是檔案管理部門(mén)日常管理的主要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。因此在信息時(shí)代下，檔案管理部門(mén)必須從解放思想，創(chuàng)新管理理念著手，加強(qiáng)信息化建設(shè)，統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，建立并完善相關(guān)法律法規(guī)。只有這樣才能滿(mǎn)足未來(lái)發(fā)展需要，最終做到節(jié)省開(kāi)發(fā)資源，提高檔案管理使用的保密性與安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化與規(guī)范化，從而充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用。

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（作者單位：張?jiān)诳?，濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院；王豐霞，濰坊市中心血站）