(湖南省送變電工程有限公司 湖南 長沙 410015)

企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化特點研究

陳俐芝

(湖南省送變電工程有限公司湖南長沙410015)

針對企業(yè)實行現(xiàn)代化檔案管理的重要性，本文深入分析了現(xiàn)代化檔案管理特征與實行前提條件及方法，得出現(xiàn)代化檔案管理具有以計算機為核心，全面提高檔案管理工作效率，保證檔案文件準確性、真實性，對檔案管理人員提出更高要求等特點的結(jié)論。

企業(yè)檔案管理；現(xiàn)代化檔案管理；電子文件

如今，信息技術(shù)與計算機技術(shù)在各企業(yè)當中廣泛滲透，使企業(yè)傳統(tǒng)工作模式發(fā)生巨大變化，尤其是檔案管理工作，從以往復雜、單一的模式發(fā)展為現(xiàn)代化的檔案管理。

一、保證工作程序及方法的標準化與規(guī)范化

根據(jù)科學理論和專業(yè)經(jīng)驗，保證工作程序及方法的標準化與規(guī)范化是切實提高工作水平的重要手段，尤其是企業(yè)的檔案管理工作，要求從檔案收集到鑒定保管的所有環(huán)節(jié)，均嚴格按照規(guī)范程序，采用合理方式進行。

(一)檔案整理與保存。檔案整理不僅是檔案管理基本內(nèi)容，還是實現(xiàn)標準化與規(guī)范化目標的基礎(chǔ)。這是因為，企業(yè)若未對檔案進行階段性清查，或者是在檔案移交過程中保管期限的劃分不夠準確，則會由很多重份出現(xiàn)，因此要先對這些文件進行剔除，然后按照要求定期整理和保存檔案，只有這樣才可以避免檔案重復，提高工作效率[1]。

(二)案卷規(guī)范化。案卷規(guī)范化的前提是進行案卷充足，其目的在于組合那些存在一定聯(lián)系的檔案，對象是那些內(nèi)容繁雜和數(shù)量較大的案卷。重組中還需對標題模糊、目錄不全和頁碼錯誤的案卷實施二次加工與修整，從而確保案卷完整性。通過重組，除了能對檔案管理進行有效優(yōu)化，實現(xiàn)科學保管，還能為后續(xù)計算機管理提供良好的條件，建立完善的檔案檢索平臺。

(三)著錄規(guī)范化。著錄不僅是檔案管理基本工作，還是計算機管理必然要求，著錄工作完成質(zhì)量對相關(guān)數(shù)據(jù)信息真實性有直接影響。然而，因工作條件有一定差異，加之計算機管理對技術(shù)有很高要求，所以在實際工作中，除了要充分考慮現(xiàn)行規(guī)則，還要結(jié)合企業(yè)經(jīng)營及發(fā)展狀況，從而編制適應(yīng)企業(yè)需求的細則，提出并實施可行的方法。

二、做好數(shù)據(jù)準備工作，加快現(xiàn)代化管理進程

檔案管理工作中，數(shù)據(jù)準備具有重要作用。對著錄工作而言，不僅數(shù)量巨大，而且內(nèi)容復雜，若未能得到標準化與規(guī)范化方法的支持，則很容易使計算機由于數(shù)據(jù)準備不充分而無法發(fā)揮預期效用，甚至不能使用，拖慢了現(xiàn)代化管理進程。因此，應(yīng)對數(shù)據(jù)準備給予足夠重視，從以下幾個方面入手，提高數(shù)據(jù)準備的水平。

(一)分別對待，正確排序。企業(yè)實行檔案管理的目標在于使各類檔案更好的為企業(yè)經(jīng)營及發(fā)展所用，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。而開展計算機管理則是有效提高工作效率的重要手段。在這一過程中，應(yīng)將檔案重要性、利用價值等作為依據(jù)，正確排序，優(yōu)先處理那些利用率相對較高的文件檔案，以此為計算機管理奠定良好的基礎(chǔ)[2]。

(二)優(yōu)化著錄，保證錄入效率。根據(jù)經(jīng)驗，在實際的著錄工作中，可先將檔案分成三個不同層次：第一，對于反映問題有局限性或者是利用價值一般的檔案，實施案卷級著錄；第二，對于一份案卷中多個文件涉及相同內(nèi)容，同時又排列在一起的檔案，實施文件組合級著錄；第三，對于核心檔案及反映問題充分的檔案，實施文件級著錄。通過這樣的處理，除了能揭露檔案文件核心內(nèi)容及特征，還能減少一定錄入條目，從而在節(jié)省人力物力的同時，切實保證錄入效率。

(三)利用好檔案基礎(chǔ)，實行分類保存。如果案卷有良好基礎(chǔ)，且目錄充分，可在著錄工作中以案卷目錄為基礎(chǔ)進行分類標引，同時對某些形式較為特殊的案卷，可利用相應(yīng)的計算機軟件進行錄入，最后給出案卷分類編號。通過這樣的處理，能在最大限度上利用案卷的目錄，從而精簡檔案著錄環(huán)節(jié)，實現(xiàn)分類保存，加快著錄的速度。

(四)總結(jié)關(guān)鍵用語，縮短檢索查找時間?？偨Y(jié)關(guān)鍵用語對檔案的檢索利用十分有利。對主題詞而言，盡管它有一定功效，但實際操作過于繁瑣，工作效率低。而利用關(guān)鍵用語來取代傳統(tǒng)的主題詞，不僅能解決這一難題，還能達到趨利避害的效果。關(guān)鍵用語是指從文件內(nèi)容主題當中總結(jié)出能歸納主題的所有詞匯，即完成關(guān)鍵用語的標識，然后輸入到計算機中，借助其批量處理軟件開始有目的性的處理。以“鐵路線路基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”為例，對于它的關(guān)鍵用語，不同人可能有截然不同的看法，如“鐵路基建”、“線路建設(shè)”等，在利用計算機處理后可統(tǒng)一確定為“基建”。除此之外，還能借助計算機其它功能，實現(xiàn)詞語合并。合理采用這種做法除了能加快標引的速度，克服自動標引準確性不高的弊端，還能有效解決詞義含量與分屬關(guān)系等問題[3]。

三、現(xiàn)代化檔案管理必須適應(yīng)電子化與信息化發(fā)展需要

就目前來看，仍有一部分企業(yè)還未能脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式，電子公文的產(chǎn)生是企業(yè)檔案管理實現(xiàn)計算機管理的主要挑戰(zhàn)之一，在實際工作當中，只有切實做好傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子公文之間的銜接，才可以真正實現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標?；诖耍枰獜囊韵聨讉€方面著手：

(1)企業(yè)檔案管理人員的知識技能培訓已經(jīng)是迫在眉睫。如今，隨著辦公自動化等的出現(xiàn)和應(yīng)用，企業(yè)檔案生成方式較以前有了很大的變化，比如文件編寫、簽發(fā)和歸檔都可以利用計算機完成，不設(shè)計紙質(zhì)文件的傳遞過程，這就要求檔案的前身應(yīng)以電子格式形態(tài)存在，這與傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案文件相比，在利用方式上存在很大的不同。在這種變化的影響下，檔案管理人員必然要面對越來越多的以磁盤為載體的新式檔案。不同檔案所包含的信息及內(nèi)容均不相同，對這些繁雜的信息進行整合和提供是檔案管理人員基本任務(wù)。不失時機的提供有利用價值的信息，要經(jīng)歷去粗留精和去偽留真的過程，以此確保檔案的真實性與可利用性。而實現(xiàn)以上目標的關(guān)鍵就在于加強全體檔案管理人員的專業(yè)知識與技能。在實際工作中，企業(yè)可通過定期開展培訓活動來增強人員知識水平，并在實踐中予以引導，使他們盡快適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需要[4]。

(2)減小或避免電子文件對企業(yè)檔案管理造成的影響。在過去，檔案管理主要將紙質(zhì)文件作為核心工作對象，當計算機出現(xiàn)和應(yīng)用后，電子文件很快取代了紙質(zhì)文件，操作者可以直接利用辦公軟件擬稿、修改，并保存到本地，提供給企業(yè)的各部門人員，這樣一來，很多普通文件都沒有了以往的界限。對于紙質(zhì)檔案管理，已經(jīng)經(jīng)過了長時間的實踐總結(jié)，有一套良好的工作流程與方法。以立卷歸檔制為例，它是檔案管理的起點，同時也是檔案與文書兩項工作的主要結(jié)合點，在文件形成之后，文書部門對立卷進行收集，再交至檔案部門負責管理，通常一年進行一次歸檔。而在應(yīng)用電子文件后，可隨時對其進行修改，保存在計算機當中。由此可見，電子文件完全依賴于計算機。在需要進行歸檔時，應(yīng)以光盤等形式進行移交，而且歸檔的范圍也不再是具有利用及保存價值的文件，還應(yīng)有相應(yīng)的讀取軟件或者是操作系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代化檔案管理是企業(yè)發(fā)展必然趨勢，它具有以計算機為核心，全面提高檔案管理工作效率，保證檔案文件準確性、真實性，對檔案管理人員提出更高要求等特點。在實際工作中，企業(yè)可參考借鑒以上方法，以加快向現(xiàn)代化檔案管理方向的轉(zhuǎn)型。

[1]周桂芳.抓好企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(15):199.

[2]趙秀麗，田欣.加快檔案信息化建設(shè)步伐促進企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進程[J].科技資訊，2014(22):244-245.

[3]劉建華.淺談企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對策[J].經(jīng)營管理者，2014(17):185.

[4]單光明.對企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的探討與思考[J].山東化工，2014(10):40-42.

陳俐芝(1974.10-)，女，助理館員，本科，主要從事檔案管理、資質(zhì)管理等工作。