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        基于信息化的高校檔案服務(wù)策略探討

        2017-04-13 10:59:53郭登權(quán)
        關(guān)鍵詞:師生檔案管理信息化

        郭登權(quán)

        (四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院,四川 遂寧 629000)

        基于信息化的高校檔案服務(wù)策略探討

        郭登權(quán)

        (四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院,四川 遂寧 629000)

        隨著我國科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步,高校檔案的服務(wù)環(huán)境發(fā)生了巨大的變化,傳統(tǒng)模式的檔案服務(wù)方式已經(jīng)無法滿足各種群體對檔案的需求。高校對檔案管理的方式進(jìn)行一定的轉(zhuǎn)變,加快高校檔案管理的信息化建設(shè),提高整體的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率,滿足高校內(nèi)部師生對檔案管理的需求。文章通過對高校內(nèi)部信息化檔案服務(wù)的現(xiàn)狀和方法進(jìn)行了分析,并提出了相對的措施,以期實(shí)現(xiàn)提高高校的信息化檔案服務(wù)的目的。

        信息化;高校檔案;策略

        信息化發(fā)展是科技經(jīng)濟(jì)時代的必然趨勢,也是檔案管理工作與時俱進(jìn)的需要。隨著信息化時代的飛速發(fā)展,高校的師生對檔案服務(wù)的需求不斷增長,同時師生們對檔案服務(wù)的要求也變得更加多樣化,這就需要對高校檔案服務(wù)進(jìn)行一定的管理,實(shí)現(xiàn)對信息化高校檔案服務(wù)的提升,以便為各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)科研工作服務(wù)、為廣大的師生和社會各界提供更加便利的服務(wù)。

        1 高校信息化高校檔案服務(wù)的現(xiàn)狀

        目前,各大高校逐漸認(rèn)識到高校檔案服務(wù)的重要性,也因此正在尋找合適的措施來實(shí)現(xiàn)對信息化時代下的高校檔案服務(wù)的提升。首先需要明確目前各大高校的信息化高校檔案服務(wù)中主要存在的問題,再針對這些問題進(jìn)行改進(jìn)和分析,以此實(shí)現(xiàn)對高校檔案服務(wù)的提升。

        1.1 高校檔案服務(wù)的形式較為單一

        高校檔案服務(wù)的形式較為單一,途徑缺乏新意,嚴(yán)重地影響了高校檔案服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展,隨著高校檔案管理工作在高校的發(fā)展工作中的作用不斷增加,其無法提供足夠的服務(wù),從事相關(guān)工作的人員也逐漸感受到了力不從心。高校檔案服務(wù)在發(fā)展的過程中往往會受到多種因素的影響,無法及時跟上時代的需求,其中較為顯著的表現(xiàn)就是其始終采用單一的形式進(jìn)行服務(wù)。隨著我國科技的發(fā)展和進(jìn)步,我國的科技水平得到了顯著地提升,計算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已經(jīng)融入到人們生活的各個階段,但高校的檔案管理服務(wù)沒能夠及時跟進(jìn),采用的服務(wù)方式仍然是面對面的服務(wù),無法建立一個有效的網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)機(jī)制。這也就使得高校檔案管理工作人員在面對師生的服務(wù)需求日漸多樣化和個性化而明顯力不從心,無法提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。由于缺乏數(shù)據(jù)的互通這也就使得各大高校的檔案服務(wù)職能局限在本校以內(nèi),有著極為明顯的局限性,服務(wù)范圍較小。由于服務(wù)范圍的限制,阻礙了高校內(nèi)部的檔案管理服務(wù)的進(jìn)一步提升和發(fā)展,缺乏經(jīng)驗的交流和溝通的同時,也缺乏數(shù)據(jù)的互通,這也就使得資源更為有限。而高校檔案的服務(wù)形式極為單一,多數(shù)的高校檔案服務(wù)工作的表現(xiàn)形式依舊是檔案復(fù)印檔案查閱以及相關(guān)的證明開具等工作。其中在這些工作中,檔案復(fù)印的服務(wù)站的比例尤其之多。隨著廣大的高校師生對檔案的咨詢服務(wù)以及檔案的目錄等信息的需求不斷增加,而受到目前服務(wù)形式的限制,并不能夠很好地提供相應(yīng)的服務(wù),嚴(yán)重影響了高校檔案的服務(wù)的作用。

        1.2 高校的檔案服務(wù)工作人員的專業(yè)素質(zhì)有限

        由于檔案管理工作的專業(yè)性人員較少,這也就導(dǎo)致了各大高校的檔案服務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊。這些工作人員中很多是從之前的工作中延續(xù)下來的,在傳統(tǒng)的管理模式下進(jìn)行長期的工作。然而隨著目前的需求和發(fā)展,信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為了高校檔案管理服務(wù)的必然發(fā)展趨勢,因此對各大高校的檔案管理的工作人員的素質(zhì)就有了更高的要求。這需要檔案管理的工作人員具有熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力的同時,能夠熟練掌握各大辦公軟件和信息軟件,這主要在于檔案管理的工作人員的工作在信息化的背景下,不僅需要簡單地對檔案資料進(jìn)行復(fù)印和對資料進(jìn)行查閱等,更需要長期對計算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用。正是由于這些需求,各大高校的檔案管理的工作人員需要具備足夠?qū)I(yè)技能的同時,還需要掌握足夠的計算機(jī)能力,具有足夠的職業(yè)素養(yǎng)。然而,我國各大高校的檔案管理工作人員缺乏專業(yè)知識和技能,欠缺計算機(jī)技術(shù)等問題,很難滿足時代的需求和發(fā)展的需要,不能夠真正地勝任這些工作。

        1.3 高校的檔案管理服務(wù)普遍存在缺乏足夠有效完整的信息服務(wù)評價體系

        隨著高校檔案管理工作在高校的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用,高校廣大師生對檔案服務(wù)的質(zhì)量要求也就因此不斷提高。在這種形勢下,檔案管理的工作人員就要提高檔案管理信息的服務(wù)質(zhì)量,高校應(yīng)及時建立一套更加完善的信息服務(wù)體系。目前來看,高校的檔案服務(wù)管理缺乏足夠完善的信息服務(wù)評價體系,這其中主要在于一些高校不能夠及時地意識到檔案服務(wù)評價管理體系的重要性,也就因此沒有及時建立一個完整的檔案信息服務(wù)評價體系。當(dāng)然也有一部分高校意識到其重要性和意義,但是由于經(jīng)驗的限制和與此相關(guān)的服務(wù)體系的指標(biāo)并不完備,這就導(dǎo)致了信息服務(wù)評價體系形同虛設(shè),無法發(fā)揮其作用和效果,難以達(dá)到最終的目的。還有一部分原因在于,雖然有部分高校對信息服務(wù)評價體系的設(shè)立較為完善,但是由于重視度不足,難以在真正的運(yùn)行過程中落實(shí),執(zhí)行力度不足,導(dǎo)致信息服務(wù)評價體系難以發(fā)揮作用。

        2 基于信息化的高校檔案服務(wù)的策略研究

        為了提高高校信息化檔案服務(wù)的質(zhì)量和效果,需要在對目前存在的問題進(jìn)行研究的同時,針對出現(xiàn)的問題進(jìn)行改進(jìn),以此實(shí)現(xiàn)對質(zhì)量的整體上的提升,其主要的措施包括:

        2.1 需要強(qiáng)化服務(wù)形式,拒絕單一的服務(wù)形式

        應(yīng)改變傳統(tǒng)模式下的服務(wù)意識,努力豐富服務(wù)形式。在這個過程中首先需要加強(qiáng)員工對于主動服務(wù)的意識。這就需要改變以往的認(rèn)知,這是由于以往的認(rèn)知導(dǎo)致多數(shù)的高校檔案管理的服務(wù)人員缺乏主動服務(wù)的工作意識,工作過程中充滿了被動性,嚴(yán)重限制了檔案管理工作的功能,也使得檔案信息的完整性不容易得到最好的保證。因此,需要調(diào)動員工的積極性,提高服務(wù)意識,提高認(rèn)知,變被動為主動,給各大高校的師生提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        工作人員的工作積極性對于整個高校檔案服務(wù)質(zhì)量具有著決定性的作用,為了保證高校檔案服務(wù)質(zhì)量能夠有質(zhì)的飛躍和提升,需要首先提高工作人員的工作積極性,積極為廣大師生提供服務(wù)和幫助,實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量和水平的提升。隨后需要加強(qiáng)雙向服務(wù)的建設(shè),高校檔案管理部門的主要工作就是為高校內(nèi)科研教育以及后勤等工作提供足夠的重要資料支撐,以此提供最為便利周全的服務(wù),這也是高校檔案服務(wù)的主要工作和職責(zé)。然而事實(shí)上,高校檔案服務(wù)不能僅滿足提供這些服務(wù),不能局限于這些,還需要主動拓展自身的服務(wù)功能,給學(xué)校師生提供更為便利的工作。這就需要在制度的建設(shè)基礎(chǔ)上打開業(yè)務(wù)空間,將整個工作流程不斷細(xì)化,建立檔案的工作橫向服務(wù)體系。這樣,高校檔案管理在進(jìn)一步與高校財務(wù)教育等發(fā)展的同時,還可以不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和空間。在這個過程中,要嚴(yán)格立足于便利快捷的原則,全面性的提升檔案服務(wù)以及開發(fā)建設(shè)工作。在這個過程中不僅僅可以為高校師生提供服務(wù),還可以將服務(wù)目標(biāo)擴(kuò)展到社會之中,向社會開放適當(dāng)?shù)母咝n案,為社會提供檔案信息服務(wù),有效地推動了高校檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和良性運(yùn)轉(zhuǎn),脫離學(xué)校的局限性。這樣不僅僅實(shí)現(xiàn)了作用的發(fā)揮,也實(shí)現(xiàn)了對學(xué)校的宣傳的目的,大大推動了高校檔案服務(wù)的發(fā)展和運(yùn)作。當(dāng)然還可以大力發(fā)展現(xiàn)代化的服務(wù)性手段,也就是積極地融合計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)信息等技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息化的發(fā)展,使得高校檔案服務(wù)工作更為快捷便利。當(dāng)高校檔案服務(wù)工作采用計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠有效地提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率的同時,也給用戶帶來更為舒適的體驗。各大高校檔案管理工作人員可以加強(qiáng)服務(wù)的創(chuàng)新,加強(qiáng)對新技術(shù)的采用和融合。改進(jìn)并創(chuàng)新服務(wù)方案,實(shí)現(xiàn)推動高校檔案服務(wù)的質(zhì)量的目的。

        2.2 提高高校檔案管理服務(wù)工作人員的專業(yè)性

        在這個過程中需要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作,隨著信息時代的到來,信息的更迭速度之快,使得信息化的重要性越來越為顯著,這就需要相關(guān)的工作人員具有足夠的專業(yè)技能。對于高校的檔案管理工作人員來說,足夠的專業(yè)技能和經(jīng)驗是勝任工作的前提,需要相關(guān)的管理人員加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn),強(qiáng)化工作人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能的掌握,同時還需要加強(qiáng)對計算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn),保證工作人員能夠較為熟練地掌握工作中需要使用的計算機(jī)技能。與此同時需要強(qiáng)化人員配備的結(jié)構(gòu),為檔案管理服務(wù)人員的隊伍中注入新的能量,整個隊伍實(shí)現(xiàn)最為合理的配備,既有經(jīng)驗豐富的老一輩的工作人員,還需要具備有活力有干勁的年輕人,保證團(tuán)隊的協(xié)調(diào)性和完整性。

        在這個過程中,不僅需要對此進(jìn)行改進(jìn),還可以對這些員工進(jìn)行針對性的培訓(xùn),包括針對工作經(jīng)驗較為豐富,已經(jīng)具備了一定的檔案專業(yè)的技能和知識理論以及基本操作的老員工,對其進(jìn)行一些新技術(shù)和新方法的補(bǔ)充。與此同時,加強(qiáng)對這些員工的教育,提高專業(yè)素質(zhì),培養(yǎng)積極性。只有提高服務(wù)人員的專業(yè)技能和服務(wù)團(tuán)隊的水平和實(shí)力,才能夠從真正意義上的最大程度地發(fā)揮整個高校檔案服務(wù)的作用,最大程度為高校的廣大師生提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和環(huán)境。

        2.3 建立一個較為完善的檔案信息服務(wù)評價體系

        對于高校的建設(shè)來說,建立一個完善的檔案信息服務(wù)評價體系有著極為重要的作用,這是由于其能夠有效地提高高校檔案服務(wù)的工作質(zhì)量和水平。就目前來看,我國各大高校中都有著一定的教學(xué)以及科研工作等各個方面的成績,這些優(yōu)異的成績構(gòu)建了一套較為完善的檔案管理服務(wù)體系。也就是在建立一個完善的檔案信息服務(wù)評價體系的過程中,首先應(yīng)提升高校師生以及工作人員的認(rèn)知,也就是讓所有人都能夠充分地意識到檔案信息服務(wù)評價體系的重要意義,并都能夠積極地為構(gòu)建完善的檔案信息服務(wù)評價體系貢獻(xiàn)自己的一份力量。隨后,需要對檔案信息服務(wù)評價體系進(jìn)行完善和補(bǔ)充,確定相應(yīng)的評價指標(biāo),這些指標(biāo)需要包括服務(wù)指標(biāo)以及服務(wù)的流程,也包括對服務(wù)信息的采集和服務(wù)制度的保障以及采用的服務(wù)方式,師生對服務(wù)的滿意度的評價和服務(wù)的有效性等,這些信息能夠有效地反饋出服務(wù)的有效性和真實(shí)性,更能夠反映出服務(wù)的狀態(tài)和服務(wù)需求。通過對信息的采集能夠有效地分析出服務(wù)中存在的問題以及服務(wù)的有效性,并積極的獎懲分明,對評價度高的服務(wù)人員給予適當(dāng)?shù)莫剟钜源思罘?wù)人員的積極性。最后需要針對構(gòu)建的完整的檔案信息服務(wù)評價體系進(jìn)行專業(yè)性質(zhì)的審核,通過相關(guān)部門的嚴(yán)格審核,保障信息服務(wù)評價體系能夠真正的落到實(shí)處。簡而言之就是需要高校建立一個健全完整的高校檔案信息服務(wù)評價體系,在這個過程中需要針對高校本身的特點(diǎn)并借鑒其他高校的實(shí)際經(jīng)驗,積極響應(yīng)工作,將工作落到實(shí)處,最大程度的發(fā)揮高校檔案信息服務(wù)評價體系的作用和意義,給廣大的師生提供最為便利的服務(wù)。

        總之,在當(dāng)前的信息化發(fā)展的背景下,高校檔案管理工作發(fā)展的方向已經(jīng)不斷的趨向于信息化,網(wǎng)絡(luò)化,在這個過程中更加重視資源的共享化和高效性。高校檔案服務(wù)作為高校中極為重要的一環(huán),有著至關(guān)重要的意義和作用。在當(dāng)前的信息化時代背景下,針對檔案服務(wù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)母牧?,尋找更為有效的措施促進(jìn)高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量的措施。這就需要強(qiáng)化工作人員的配置,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念,加強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量,豐富服務(wù)形式,相關(guān)的工作人員應(yīng)積極配合,找出最為有效的方案,提升整體的工作水平和能力。

        [1]藍(lán)皚珠.信息化背景下的高校檔案服務(wù)策略分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2014(35).

        [2]譚春霞.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略探究[J].黑龍江史志,2015(3).

        [3]楊鳳蓮.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(3).

        責(zé)任編輯:鄧榮華

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        A

        1672-2094(2017)02-0166-03

        2017-01-20

        郭登權(quán)(1970-),男,四川遂寧人,四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員。研究方向:高校檔案管理。

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