胡靜

[提要] 目前，云計算、大數(shù)據(jù)和移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的迅猛發(fā)展不僅改變著人們的生活，更影響著集團(tuán)企業(yè)的管理方式。集團(tuán)公司在過去常常采用“分散式”的財務(wù)管理模式，集團(tuán)公司和各子公司、分公司常常會存在財務(wù)信息傳達(dá)不暢通、不及時等缺點(diǎn)，造成決策不匹配、錯失良機(jī)的遺憾。未來的財務(wù)系統(tǒng)不僅僅是計算和核算的部門，更要全面、準(zhǔn)確地履行更深層的職能作用，提升集團(tuán)整體經(jīng)營管理水平。集團(tuán)公司的財務(wù)集中管控系統(tǒng)信息化建設(shè)不僅可以彌補(bǔ)這些缺憾，還可以產(chǎn)生例如協(xié)調(diào)財務(wù)管理制度和核算口徑、提升集團(tuán)公司決策正確性、提高財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等很多優(yōu)勢。財務(wù)信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理的必然要求。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)公司；財務(wù)信息化

中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2017年3月6日

一、集團(tuán)公司財務(wù)信息化基本理念

財務(wù)信息化是將信息技術(shù)引入傳統(tǒng)財務(wù)管理模式，推動傳統(tǒng)財務(wù)管理不斷深化和拓展的過程。財務(wù)信息化是公司管理提升的重要舉措。公司技術(shù)中心和財務(wù)中心聯(lián)合推進(jìn)財務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)，能夠進(jìn)一步提高公司財務(wù)工作的精細(xì)化管理水平。

財務(wù)信息化要整體規(guī)劃，分步實(shí)施，逐步建立規(guī)范、及時、透明、共享的集團(tuán)財務(wù)信息化體系。一般包括如下歷程：第一階段會計電算化，用電腦代替手工記賬；第二階段采用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件，將集團(tuán)發(fā)展過程中由各責(zé)任部門負(fù)責(zé)實(shí)施的信息化環(huán)節(jié)集中聯(lián)通，即：將分散在各環(huán)節(jié)的財務(wù)模塊、存貨模塊、固定資產(chǎn)模塊、采購模塊、銷售模塊等各個系統(tǒng)進(jìn)行集成；第三階段是企業(yè)內(nèi)外流程一體化應(yīng)用階段，實(shí)現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與計劃、生產(chǎn)、供應(yīng)鏈等系統(tǒng)的信息集成和數(shù)據(jù)共享，使企業(yè)內(nèi)部決策的基礎(chǔ)信息流傳遞更加及時、準(zhǔn)確、通暢，為企業(yè)決策和外部相關(guān)方提供決策支持服務(wù)。

二、集團(tuán)公司財務(wù)信息化的必要性和重要性

（一）集團(tuán)公司財務(wù)信息化有利于深化監(jiān)管，提高企業(yè)財務(wù)管理水平，提升企業(yè)市場競爭力。通過財務(wù)信息化建設(shè)和升級，有利于規(guī)范會計核算行為，提高企業(yè)財務(wù)管理水平；有利于強(qiáng)化集團(tuán)財務(wù)監(jiān)督作用，防范集團(tuán)財務(wù)風(fēng)險；有利于整合集團(tuán)財務(wù)信息化資源，實(shí)現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范、及時、透明、共享。

通過財務(wù)共享中心的建設(shè)，有利于提升財務(wù)管控力度，有效實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、流程化，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制手段的信息化，通過信息化手段，減少人為干預(yù)，極大地提高了集中管控和監(jiān)督能力，實(shí)現(xiàn)事前管控，而不是事后控制。信息化過程中也可以優(yōu)化各種流程，縮短企業(yè)決策鏈條，恰當(dāng)而及時地應(yīng)對市場變化，提升市場競爭力。

（二）集團(tuán)公司財務(wù)信息化有利于實(shí)現(xiàn)集團(tuán)業(yè)務(wù)與財務(wù)一體化，提高財務(wù)工作效率。信息化可以降低數(shù)據(jù)收集、整理、分析和使用的成本，提供更加準(zhǔn)確和權(quán)威的數(shù)據(jù)，為管理決策提供科學(xué)依據(jù)。財務(wù)共享中心把傳統(tǒng)的會計記賬變成“會計工廠”的流水線作業(yè)，可以一鍵式輸入自動生成憑證，甚至實(shí)時出具報表，為工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)分析提供統(tǒng)一平臺；通過集約化把復(fù)雜的工作變得更加簡單、標(biāo)準(zhǔn)，合并報表、數(shù)據(jù)分析等工作效率將得到極大提升，將分散的活動和資源有效整合，工作效率和工作質(zhì)量將進(jìn)一步提高，打通業(yè)務(wù)與財務(wù)的最后結(jié)點(diǎn)，最大限度地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整合。

（三）集團(tuán)公司財務(wù)信息化有利于成本控制，降低整體運(yùn)營成本，提升財務(wù)人員素質(zhì)。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程操作，可以減少重復(fù)崗位，使每個崗位、每個環(huán)節(jié)的成本可控，從計劃、生產(chǎn)、供應(yīng)鏈、銷售等與財務(wù)實(shí)時互通，可以使運(yùn)營成本大幅降低。同時，財務(wù)信息化促進(jìn)財務(wù)轉(zhuǎn)型，把財務(wù)人員傳統(tǒng)80%以上時間用于核算轉(zhuǎn)換為主要工作時間用于財務(wù)分析，促使財務(wù)人員不斷更新知識、加深對行業(yè)和業(yè)務(wù)的理解，提升財務(wù)人員的整體素質(zhì)水平。

三、集團(tuán)公司財務(wù)信息化方式及步驟

集團(tuán)財務(wù)信息化建設(shè)既要立足集團(tuán)當(dāng)前產(chǎn)業(yè)發(fā)展現(xiàn)實(shí)需求，又要著眼集團(tuán)的長遠(yuǎn)發(fā)展；既要保證集團(tuán)層面的監(jiān)管需要，又要符合企業(yè)的經(jīng)營需求。推進(jìn)集團(tuán)財務(wù)信息化系統(tǒng)升級工作必須遵循四個原則：整體計劃、分步實(shí)施；全面覆蓋、不留死角；合理合法、規(guī)范運(yùn)行；統(tǒng)籌規(guī)劃、上下聯(lián)動。

從系統(tǒng)規(guī)劃角度，集團(tuán)的信息化方式是：以預(yù)算為核心，以預(yù)算執(zhí)行為基礎(chǔ)，以資金集中統(tǒng)一管理為原則，建立公司整體預(yù)算管理和財務(wù)監(jiān)控信息系統(tǒng)。財務(wù)信息化建設(shè)除了系統(tǒng)之外，還涉及到業(yè)務(wù)的變革，所以財務(wù)實(shí)現(xiàn)電算化之后，在實(shí)施財務(wù)信息化過程中，一般將業(yè)務(wù)模塊也在系統(tǒng)中上線運(yùn)行，提高工作效率，再結(jié)合管理提升需要進(jìn)一步進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程模塊。以財務(wù)管理為中心進(jìn)行信息系統(tǒng)規(guī)劃，建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程模塊，是管理的一次提升。通過對日常工作的篩選，將可重復(fù)、可大批量操作、具有共享屬性和服務(wù)屬性的工作匯總起來，放在任務(wù)池內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行批量處理，從而有效提升工作效率，也節(jié)省大量的人工成本。這一過程包含了財務(wù)集中的思想和理念。財務(wù)集中的下一步驟就是財務(wù)共享，即財務(wù)轉(zhuǎn)型是向共享方向擴(kuò)展。財務(wù)共享將引發(fā)組織變革、制度變革，將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)抽離出來以專業(yè)化共享中心的效率，控制流程，提高服務(wù)業(yè)務(wù)。

整個公司只有管理員知道各個項(xiàng)目/業(yè)務(wù)的進(jìn)度，并且在流程設(shè)計上可以自動將任務(wù)量由任務(wù)多的團(tuán)隊/人員向任務(wù)少的團(tuán)隊/人員轉(zhuǎn)移。這種調(diào)配和轉(zhuǎn)移的前提是：標(biāo)準(zhǔn)化和可衡量，并且共享團(tuán)隊的指標(biāo)也可量化，例如：兩個人管理應(yīng)付賬款，那么每個人每周審批多少筆應(yīng)付賬款合適，就要通過實(shí)際操作一段時間后的大數(shù)據(jù)分析，從而將共享團(tuán)隊的指標(biāo)予以量化。

建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程模塊，還可以實(shí)現(xiàn)理順工作思路的作用。通過模塊，對于各個板塊負(fù)責(zé)的工作展示在工作臺上，財務(wù)工作以任務(wù)推送的方式展現(xiàn)到服務(wù)前端，所有工作計劃和待完成清單一目了然。

（二）建立共享中心，實(shí)現(xiàn)信息集成，建立財務(wù)一體化信息流程。財務(wù)共享必須從有財務(wù)屬性開始就進(jìn)行規(guī)范化、流程化、共享化。例如：從采購申請時就有財務(wù)屬性在里面，那么從采購申請開始就進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化流程一定要抽取出來，不能還是多樣化，否則就無法進(jìn)行。

對財務(wù)共享工作要進(jìn)行培訓(xùn)，要轉(zhuǎn)變觀念。不是只有財務(wù)部的人員才可以提供財務(wù)共享，公司各部門的人都可以協(xié)作共享。例如：銷售發(fā)票由銷售人員處理并且上傳至財務(wù)共享中。財務(wù)系統(tǒng)根據(jù)財務(wù)共享中的銷售發(fā)票和自動轉(zhuǎn)賬分錄模板自動生成會計憑證，并將結(jié)果放在財務(wù)共享中。

財務(wù)共享不僅僅是打通各個部門，而且將工作流程合理審批，將工作任務(wù)合理規(guī)劃。集團(tuán)公司管控目標(biāo)：戰(zhàn)略業(yè)務(wù)協(xié)同、戰(zhàn)略資源共享。管控重點(diǎn)：預(yù)算、資金管理，財務(wù)集中與共享，人力資源集中與共享，采購集中與共享。財務(wù)共享是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司管控目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)。要做到全面共享、智能共享、精益共享，要注意以下環(huán)節(jié)：（1）擴(kuò)大現(xiàn)有財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)范圍：覆蓋更廣的區(qū)域（境外）、更多的業(yè)務(wù)線；（2）尋求財務(wù)共享流程的擴(kuò)展，端到端（延伸到業(yè)務(wù)前端）；（3）關(guān)注業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)需求，在數(shù)據(jù)積累過程中發(fā)展為大數(shù)據(jù)中心，為業(yè)務(wù)決策提供增值服務(wù)；（4）關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)化，不斷把標(biāo)準(zhǔn)化的事項(xiàng)自動化，進(jìn)而智能化。規(guī)則化、標(biāo)準(zhǔn)化是智能響應(yīng)的前提。

（三）培養(yǎng)財務(wù)信息化建設(shè)高端人才。財務(wù)信息化建設(shè)過程中，重視對財務(wù)人員和IT人員的培訓(xùn)，注重讓IT人員中對接財務(wù)系統(tǒng)的員工多了解財務(wù)基礎(chǔ)知識，熟悉公司財務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)則和邏輯；對財務(wù)人員的培訓(xùn)，不僅會涉及到企業(yè)現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)的規(guī)則和操作，也須注重對其流程和系統(tǒng)設(shè)計的培訓(xùn)和意識的引導(dǎo)，并從中選拔一些流程和系統(tǒng)設(shè)計思維較好的員工進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，讓他們參與并牽頭信息化項(xiàng)目，形成財務(wù)一側(cè)復(fù)合型人才的中堅力量。通過財務(wù)人員參與信息化項(xiàng)目、IT人員參與財務(wù)實(shí)務(wù)，培養(yǎng)精通財務(wù)管理與信息系統(tǒng)的復(fù)合型人才。在企業(yè)財務(wù)信息化項(xiàng)目的運(yùn)作過程中，財務(wù)人員和IT人員充分溝通，密切合作，業(yè)務(wù)和財務(wù)系統(tǒng)良好融合，也培養(yǎng)出優(yōu)秀的復(fù)合型人才。

（四）集團(tuán)公司和子公司、分公司間的資源實(shí)現(xiàn)同時共享。對于集團(tuán)公司財務(wù)管理來說，各個子公司、分公司的財務(wù)資料是渙散不集中的，要想把這些有用的資料都收集起來，相對于人手有限的集團(tuán)公司財務(wù)機(jī)構(gòu)來說是困難重重的。因此，必須重視采用敏捷的工作流程，在日常工作中使用包括像看板、迭代計劃會、評審會、回顧會等敏捷實(shí)踐，在快速支持財務(wù)系統(tǒng)相關(guān)開發(fā)的同時，也不失系統(tǒng)化的管理，高效靈活與規(guī)范并重。

軟件供應(yīng)商協(xié)助牽頭部門建立知識庫和運(yùn)維庫，通過知識庫來分享知識、通過運(yùn)維庫來跟蹤問題處理時效，方便使用。軟件供應(yīng)商在知識庫中，提供系統(tǒng)操作手冊，并且隨系統(tǒng)升級及時更新，確保版本最新；提供常見問題及處理方法庫，而且很容易檢索出共通的問題，從而幫助使用者快速解決問題；設(shè)置系統(tǒng)管理員角色，及時處理公司提交的應(yīng)用問題，并且軟件供應(yīng)商在接到任務(wù)后對問題進(jìn)行分類并承諾解決時間，并由牽頭部門監(jiān)督軟件供應(yīng)商的工作時效。

四、集團(tuán)公司財務(wù)信息化需要注意的問題

（一）高層重視，解決現(xiàn)在的問題，著眼于未來長期應(yīng)用。集團(tuán)公司的財務(wù)信息化目標(biāo)需要由集團(tuán)董事會或類似權(quán)力機(jī)構(gòu)予以確定，并責(zé)成牽頭部門（例如：信息部或財務(wù)部）主導(dǎo)開展工作，各個部門及分子公司密切配合。集團(tuán)公司的高速發(fā)展，源于整個集團(tuán)的核心文化理念和高層對企業(yè)管控與信息化的高度重視，集團(tuán)公司與軟件供應(yīng)商應(yīng)全力以赴推動財務(wù)信息化的建設(shè)，快速上線、應(yīng)用和推廣。

（二）落實(shí)責(zé)任，過程把關(guān)，確保如期實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息化系統(tǒng)升級任務(wù)目標(biāo)。要建立財務(wù)信息化系統(tǒng)升級工作領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目管理小組，為項(xiàng)目的順利實(shí)施提供組織保障。建立責(zé)任到人和過程把關(guān)機(jī)制，為項(xiàng)目的有效實(shí)施提供過程保障。

避免集團(tuán)公司和下屬的子公司、分公司間財務(wù)信息溝通不暢，打破組織分工邊界，合作的過程中堅持和倡導(dǎo)集中辦公，通過及時高效的溝通，快速解決、快速響應(yīng)。

（三）注重創(chuàng)新，營造跨部門溝通文化。創(chuàng)新是發(fā)展的不竭動力，財務(wù)人員也必須具備創(chuàng)新精神，以積極的態(tài)度學(xué)習(xí)新工具，掌握新方法，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。財務(wù)管理要以公司整體為單位進(jìn)行思考和提升，積極與各部門、各個公司、子公司協(xié)作，努力營造跨部門溝通的企業(yè)文化。財務(wù)部門的構(gòu)成可以是橫向職能部門的財務(wù)組合，也可以是縱向的職能部門的財務(wù)小團(tuán)體組合，并得到其他各部門之間的協(xié)作。

五、結(jié)束語

財務(wù)信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又艱巨的、只有起點(diǎn)沒有終點(diǎn)的工程，需要相互合作，取長補(bǔ)短。產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時代，商業(yè)模式層出不窮，有管理模式支撐的商業(yè)模式才是持久的。企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+”轉(zhuǎn)型五部曲包括：（1）具有連接云端的業(yè)務(wù)系統(tǒng)；（2）具有內(nèi)部連接能力，連接員工、激發(fā)創(chuàng)新能力，移動工作、分享協(xié)作型組織；（3）外部連接能力，連接企業(yè)與用戶、上下游伙伴的連接能力；（4）企業(yè)自己的大數(shù)據(jù)平臺，增強(qiáng)分析、預(yù)測與決策能力；（5）新的商業(yè)模式，不斷探索創(chuàng)新的商業(yè)模式。

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