魏雙躍

摘要：以往的檔案管理工作主要依靠人力來完成，不僅管理效率低下，而且很容易造成珍貴檔案資料的丟失或損壞。近年來，借助于計算機網(wǎng)絡(luò)和電子信息技術(shù)，檔案管理也引入了信息化系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)了檔案管理的自動化和智能化，而且減輕了管理人員的工作壓力。但是在實際工作中發(fā)現(xiàn)，部分檔案管理人員對現(xiàn)代化設(shè)備的操作不熟練，或是過分依賴信息化設(shè)備，養(yǎng)成了自由散漫的工作作風。因此，必須要針對當前的檔案管理現(xiàn)狀，探究優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理 人員素質(zhì) 現(xiàn)狀分析 改善建議

在工作中存在一些具有使用價值的材料，在失去時效性后相關(guān)人員進行分類整理，作為檔案資料保存起來。這些檔案具有極高的經(jīng)驗參考價值，確保檔案資料的安全性和完整性是檔案管理的根本原則。要想完成上述工作任務(wù)，就必須對檔案管理人員的整體素質(zhì)提出嚴格要求，發(fā)現(xiàn)并改正日常管理工作中的不足和問題，進而結(jié)合以往工作經(jīng)驗，提出有針對性的完善措施。

一、檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)技術(shù)培訓，設(shè)備操作不夠熟練

目前，以計算機和電子信息工程為代表的信息化系統(tǒng)在檔案管理部門得到了廣泛的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案資料的電子化和檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，不僅極大的提高管理效率，而且能夠通過資料備份、文件加密等方式，保證針對檔案資料的安全性。但是我們也應(yīng)當看到，在檔案管理部門引入信息化系統(tǒng)后，對于檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓卻并沒有及時跟進，這就導致很多檔案管理人員不能在短期內(nèi)掌握信息化設(shè)備的操作和使用方法。這樣一來，一方面是信息化設(shè)備的應(yīng)用優(yōu)勢得不到完全的發(fā)揮和體現(xiàn)，與預期的應(yīng)用效果之間差距較大；另一方面，許多檔案管理人員還容易出現(xiàn)設(shè)備誤操作，導致檔案的分類混亂、查找困難，反而給檔案管理工作帶來了負面影響。

（二）員工責任意識不強，過分依賴信息設(shè)備

檔案管理工作較為繁瑣，重復性的內(nèi)容較多，在使用信息化管理系統(tǒng)后，可以將簡單的、重復的工作交給計算機來完成，無形之中減輕了工作人員的壓力。但是在實際的工作中，部分檔案管理人員自身的責任意識淡薄，過分依賴信息化設(shè)備，個人的工作積極性降低，甚至產(chǎn)生了消極怠工的不良工作作風。不可否認的是，信息化系統(tǒng)的確能夠完成某些簡單的檔案管理任務(wù)，但是信息化系統(tǒng)只能執(zhí)行計算機內(nèi)部的程序指令，因此很難根據(jù)檔案管理的實際需要做出相應(yīng)的變動，給檔案管理工作質(zhì)量造成了潛在的影響。

二、檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

（一）個人修養(yǎng)與責任意識

檔案資料具有一定的保密性，尤其是設(shè)計到單位機密或是核心利益的資料，更加需要檔案管理人員做好應(yīng)有的防范措施。因此，檔案管理人員應(yīng)當具備較高的個人修養(yǎng)和責任意識，在工作期間，堅決按照部門規(guī)章制度進行檔案管理工作，在確保全面提高檔案管理工作的同時降低安全隱患。

（二）服務(wù)意識和大局觀念

從崗位屬性上來看，檔案管理工作屬于服務(wù)性職業(yè)。除了必須要做好日常的檔案收集、分類、整理和保存等基礎(chǔ)性工作外，檔案管理人員還必須要樹立服務(wù)意識，對于前來借閱、查找檔案的人員，要始終秉持“細心、耐心、熱心”的工作態(tài)度，切實為檔案管理工作的發(fā)展提供動力支持。

（三）職業(yè)技能和溝通能力

在檔案管理工作中，工作人員不可避免的要與他人進行溝通和交流。一名優(yōu)秀的檔案管理人員，應(yīng)當利用自身的專業(yè)技能，積極與他人展開溝通，了解人們的需求，從而確保檔案管理工作的順利完成。檔案管理工作具有較強的技術(shù)性，尤其是在信息化技術(shù)日新月異的環(huán)境下，檔案管理人員必須要利用多種途徑，不斷提高自身的職業(yè)技能，滿足檔案管理信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

三、提高檔案管理人員整體素質(zhì)的可行性措施

（一）抓住發(fā)展機遇，應(yīng)對工作困難

檔案管理主要包括：檔案信息管理、科技檔案信息管理、后勤保障信息管理等各類型的文獻、文件、記錄等，管理好這些文件要有相當高的警惕性，檔案部門對領(lǐng)導決策具有一定的作用，也是部門基礎(chǔ)建設(shè)的信息保障，所以作為一個合格的檔案管理人員，必須能夠具有應(yīng)對挑戰(zhàn)的能力，而且也能夠抓住機遇。在現(xiàn)如今的信息化時代，檔案管理的特點也有所改變，最顯著的特點就是變成網(wǎng)絡(luò)化、自動化的管理，檔案也可以海量的存儲、快捷的增刪改查，給更多的工作人員帶來便利。

（二）提高檔案工作人員的個人素質(zhì)

檔案管理部門需要一支專業(yè)素質(zhì)高、責任意識強的工作團隊，因此，加強檔案工作人員的個人素質(zhì)建設(shè)，顯得尤為關(guān)鍵。檔案管理部門的領(lǐng)導必須要樹立正確的人力資源管理理念，并以實際行動為基層工作人員創(chuàng)造良好的學習環(huán)境，例如可以定期開展工作交流總結(jié)大會、聘請行業(yè)專家開展知識講座等，通過多種途徑的工作，來實現(xiàn)檔案工作人員整體素質(zhì)水平的提升。檔案工作人員也要積極主動的形態(tài)接受部門教育，切實提高工作能力。此外，相關(guān)檔案管理人員要提升個人職業(yè)技能與素養(yǎng)，要刻苦鉆研自己的專業(yè)知識，提升自己的專業(yè)技能，掌握各個方面的專業(yè)技能，了解國內(nèi)外的發(fā)展動向及各項發(fā)展方針，提高自己的實踐能力。

（三）提高檔案工作人員的政治素養(yǎng)

檔案工作的政治性特別強，所以檔案工作人員必須能夠了解政治動向，也必須要講究政治，管理檔案的人員都是一些政治人員，直接關(guān)系著黨、國家、單位的發(fā)展，如果沒有足夠的政治素養(yǎng)是不能夠勝任這份工作的。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，機密更容易泄露出去，這將會給國家、社會、單位帶來不可估量的損失，所以，作為檔案工作人員必須有足夠高的政治意識。

四、結(jié)語

檔案管理工作在保證檔案資料的安全、完整，發(fā)揮檔案資料的使用價值等方面發(fā)揮這重要作用，在信息化高速發(fā)展的今天，檔案管理人員也必須要通過自我學習或參加培訓等方式，提高個人的專業(yè)技術(shù)水平和職業(yè)道德素養(yǎng)，滿足檔案管理工作的需要，發(fā)揮檔案資料的最大價值。

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（作者單位：黑龍江省社會捐贈管理中心）