張文華

(山東廣播電視大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014)

高校畢業(yè)生檔案管理淺析

張文華

(山東廣播電視大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014)

在目前就業(yè)形勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。因此，做好高校畢業(yè)生檔案管理工作意義重大。

高校畢業(yè)生； 檔案管理

高校畢業(yè)生檔案是學(xué)校工作檔案的一個(gè)分支，高校在重視教學(xué)工作檔案和其它管理工作檔案的同時(shí)，對(duì)畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作的重要性應(yīng)認(rèn)識(shí)到位，要制定關(guān)于學(xué)生檔案材料的收集、保存、整理、交接、轉(zhuǎn)寄等相關(guān)的制度建設(shè)，使高校學(xué)生檔案的管理工作得到重視，管理體制進(jìn)一步完善，進(jìn)而有效的保護(hù)和利用學(xué)生檔案，充分發(fā)揮其在學(xué)校各項(xiàng)工作特別是在畢業(yè)生就業(yè)工作中的重要作用。

一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容

畢業(yè)生離校前，要形成完整的學(xué)生檔案。畢業(yè)生檔案整理工作的相關(guān)內(nèi)容主要包括：高校招生考生檔案，此項(xiàng)為學(xué)生入學(xué)時(shí)上交的高考檔案，把原有的檔案開(kāi)封，取出內(nèi)容，查看具體份數(shù)、頁(yè)數(shù)，重新整理歸入檔案；高等學(xué)校畢業(yè)生登記表，此表必須由學(xué)生本人填寫(xiě)，字跡要清楚，用藍(lán)黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫(xiě)各項(xiàng)內(nèi)容；“畢業(yè)生鑒定”是畢業(yè)生在校期間德、智、體綜合素質(zhì)的評(píng)價(jià)，輔導(dǎo)員需認(rèn)真填寫(xiě)，報(bào)學(xué)生管理部門(mén)審核加蓋公章；全國(guó)普通高等學(xué)校本、?？飘厴I(yè)生《就業(yè)通知書(shū)》，除升本、升研、出國(guó)深造的畢業(yè)生外，其他畢業(yè)生《就業(yè)通知書(shū)》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據(jù)；學(xué)籍卡，由校學(xué)籍管理部門(mén)審核批準(zhǔn)的本科或?qū)？茖W(xué)籍證明；高校歷年成績(jī)單，由教務(wù)部門(mén)核準(zhǔn)的學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績(jī)單，加蓋教務(wù)處公章；高校學(xué)生體檢表；組織關(guān)系，正式黨員的入黨申請(qǐng)書(shū)、黨校學(xué)員材料、積極分子材料等歸入檔案；預(yù)備黨員的黨組織關(guān)系材料單獨(dú)封存，單獨(dú)轉(zhuǎn)寄，待轉(zhuǎn)正后歸入檔案統(tǒng)一管理。團(tuán)員關(guān)系須將入團(tuán)申請(qǐng)表歸入檔案；獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料，在校期間獲得各種競(jìng)賽獎(jiǎng)勵(lì)、獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金等材料，在校期間因違紀(jì)行為而受到的處分；其他材料。如有其他形式的材料，可根據(jù)具體情況歸入檔案并標(biāo)注。以上檔案材料要如實(shí)裝入高校學(xué)生檔案專用信封，并嚴(yán)格按照封面編號(hào)順序排放，檔案材料的件數(shù)和頁(yè)數(shù)一定要與封面標(biāo)注相符。完整的畢業(yè)學(xué)生檔案材料裝入高校學(xué)生檔案專用信封后要嚴(yán)格密封，信封封面畢業(yè)生基本信息內(nèi)容統(tǒng)一用黑色簽字筆認(rèn)真填寫(xiě)，書(shū)寫(xiě)公正，封面整潔，不得亂寫(xiě)亂畫(huà)等。信封封底要粘貼畢業(yè)生派遣的詳細(xì)信息，打印出“畢業(yè)生檔案袋封底貼條”的統(tǒng)一樣式，貼在高校學(xué)生檔案專用信封的封底。在收集、整理學(xué)生紙質(zhì)檔案材料的同時(shí)，還要建立學(xué)生電子檔案轉(zhuǎn)遞統(tǒng)計(jì)表，提前發(fā)電子郵件到學(xué)生工作部門(mén)的學(xué)生檔案工作專用郵箱，電子檔案轉(zhuǎn)遞統(tǒng)計(jì)表與紙質(zhì)材料檔案的分類和順序要一致，以便各地人力資源和社會(huì)保障局等有關(guān)單位備案。

二、高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作旨在對(duì)大學(xué)生在校期間,以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供畢業(yè)生檔案的檢查、借閱及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題:

(一)高校畢業(yè)生檔案不受重視，管理體制不完善。目前，除《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》外，教育部當(dāng)前還沒(méi)有一部針對(duì)高校學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)性、具體性、可操作性的制度，更沒(méi)有明確規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，大多數(shù)高校畢業(yè)生檔案管理工作沒(méi)有按照“分級(jí)管理、分級(jí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，造成了畢業(yè)學(xué)生檔案管理部門(mén)職責(zé)不清，管理混亂的局面。

(二)學(xué)生檔案的收集整理不嚴(yán)格、不規(guī)范。高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生在校成長(zhǎng)軌跡的真實(shí)記載，其管理、保存和轉(zhuǎn)寄都是非常嚴(yán)肅的事情。當(dāng)前大學(xué)畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)寄一般由高校學(xué)生工作部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)寄，學(xué)生畢業(yè)前檔案的整理、保存由各院系來(lái)完成，由于各學(xué)院系不能嚴(yán)格按照要求保存學(xué)生的檔案材料，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案在收集整理過(guò)程不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，難免會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的錯(cuò)誤，如檔案袋封面書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、學(xué)年度輔導(dǎo)員鑒定千篇一律、材料缺失等等。

(三)畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)寄、管理等工作不盡完善。高校學(xué)生工作部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向、生源地及上級(jí)對(duì)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的要求，統(tǒng)一轉(zhuǎn)寄畢業(yè)生檔案。轉(zhuǎn)寄畢業(yè)生學(xué)生檔案，應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要通信途徑、郵政EMS 標(biāo)準(zhǔn)快遞或派專人呈送，任何個(gè)人或單位不得擅自扣留畢業(yè)生檔案。由于某些高校沒(méi)有為畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)寄提供必要的工作條件，特別是沒(méi)有明確專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，加上轉(zhuǎn)寄等環(huán)節(jié)不統(tǒng)一等，導(dǎo)致一些畢業(yè)生檔案丟失；另外有些高校沒(méi)有做好當(dāng)年遺留畢業(yè)學(xué)生的檔案交接工作，待學(xué)生查詢檔案時(shí)出現(xiàn)了問(wèn)題，給畢業(yè)生的就業(yè)工作帶來(lái)了不良的影響。

三、做好高校畢業(yè)生檔案管理的建議

(一)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化畢業(yè)生檔案意識(shí)，自覺(jué)支持和做好畢業(yè)生檔案管理工作。高校應(yīng)明確畢業(yè)生檔案管理主體部門(mén)，按照管理到人、責(zé)任到人的原則，把畢業(yè)生檔案建設(shè)作為全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時(shí)各高校院系都要建立畢業(yè)生管理工作檔案，要明確輔導(dǎo)員是畢業(yè)生檔案收集、保存、整理、移交的具體責(zé)任人，真正解決目前高校畢業(yè)生檔案管理中存在的責(zé)任分散、管理分散等問(wèn)題，才能進(jìn)一步提高高校畢業(yè)生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

(二)加強(qiáng)畢業(yè)生檔案材料的管理、保存工作。新生入學(xué)一個(gè)月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門(mén)直接移交至輔導(dǎo)員；個(gè)別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導(dǎo)員，期間不允許學(xué)生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無(wú)損；大學(xué)期間，在校學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員直接管理，并負(fù)責(zé)將大學(xué)期間的各種獎(jiǎng)懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學(xué)籍變動(dòng)時(shí)，學(xué)生檔案直接在輔導(dǎo)員之間進(jìn)行轉(zhuǎn)交；學(xué)生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)按學(xué)生檔案內(nèi)容的要求進(jìn)行組檔，檢查完整無(wú)誤后統(tǒng)一移交學(xué)生工作部門(mén)。由學(xué)生工作部門(mén)根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向統(tǒng)一轉(zhuǎn)寄，或者根據(jù)畢業(yè)生申請(qǐng)實(shí)施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個(gè)人長(zhǎng)期保存檔案；畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導(dǎo)員統(tǒng)一移交檔案，由學(xué)生工作部門(mén)負(fù)責(zé)按期轉(zhuǎn)至用人單位人事檔案管理部門(mén)。為保證轉(zhuǎn)寄按時(shí)到達(dá)，畢業(yè)生本人要負(fù)責(zé)填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)寄的地址和接收單位，輔導(dǎo)員和學(xué)生工作部門(mén)負(fù)責(zé)核查；畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請(qǐng)檔案轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門(mén)，也可向?qū)W校申請(qǐng)檔案留校代管。學(xué)校檔案代管時(shí)限最多2年，期滿轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門(mén)。

(三)規(guī)范畢業(yè)生檔案交接、轉(zhuǎn)寄過(guò)程。畢業(yè)學(xué)生檔案是大學(xué)生成長(zhǎng)軌跡的真實(shí)記載，其管理和轉(zhuǎn)接是非常嚴(yán)肅的事情。學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)各院系輔導(dǎo)員要把整理好的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交給學(xué)生工作部門(mén)，轉(zhuǎn)交時(shí)學(xué)生工作部門(mén)和各院系之間要統(tǒng)一辦理畢業(yè)學(xué)生檔案交接手續(xù)。另外，各院系畢業(yè)學(xué)生檔案整理完畢后要提前與學(xué)生工作部門(mén)聯(lián)系，約定時(shí)間，現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)，雙方審核無(wú)誤后簽訂檔案交接單。畢業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)寄必須由學(xué)生工作部門(mén)登記備案，規(guī)范密封，并以機(jī)要通信方式、郵政EMS 標(biāo)準(zhǔn)快遞轉(zhuǎn)出，或派專人呈送，其它部門(mén)或個(gè)人不得擅自處置。同時(shí)，各院系還要切實(shí)做好遺留生檔案交接工作，交接雙方審核無(wú)誤后簽訂檔案交接單。

[1]羅春葉.高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].百色學(xué)院學(xué)報(bào),2008，(04).

[2]龍曉鳳.試論高校學(xué)生檔案管理[J].廣東白云學(xué)院學(xué)報(bào),2007,S1.

2016-12-15

張文華，女，山東廣播電視大學(xué)檔案館員。

G27

A

1008—3340(2017)02—0083—02