摘 要：目前人事檔案仍停留在實體的收集、整理、鑒定、保管與使用階段，與時代的發(fā)展不相適應(yīng)。為改變這一不利局面，必須對人事檔案實施信息化管理，在人事檔案信息資源整合利用中不斷完善體制、法規(guī)、人才、利用等方面的建設(shè)工作，從而積累經(jīng)驗為全民信息大數(shù)據(jù)化數(shù)字化的推進工作而服務(wù)，人們持安全和便捷的“一卡通”得到廣泛應(yīng)用，最終建立公正公開廉潔和高度誠信服務(wù)的社會秩序與體系。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息；管理；利用；數(shù)據(jù)化

什么是人事檔案？是指組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記錄反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)，一個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄?！?】人事檔案，是職場人員的“第二張”身份證。在建設(shè)大數(shù)據(jù)時代的今天，隨著檔案信息化的工作不斷發(fā)展，人事檔案實施信息化管理成為可能?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”，計算機、網(wǎng)絡(luò)、存儲容量等技術(shù)的發(fā)展，用最小的載體承載最大的信息為人事檔案實施信息化提供了技術(shù)支撐，大數(shù)據(jù)的建設(shè)為人事檔案信息化管理的利用提供了最佳時機，在現(xiàn)階段實施人事檔案信息化管理與利用是非常有必要的，下面就人事檔案信息化建設(shè)提出思考建議：

1 規(guī)劃人事檔案信息化工作，布局和逐步推進人事檔案信息工作開展

目前，許多單位包括政府部門的人事檔案仍停留在實體的收集、整理、鑒定、保管與使用階段，與時代的發(fā)展不相適應(yīng)。因此，人事檔案作為檔案信息化工作的一個部分，應(yīng)統(tǒng)籌納入檔案信息化規(guī)劃建設(shè)范圍，在《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)基礎(chǔ)上，提出人事檔案實施信息化周期建設(shè)規(guī)劃，內(nèi)容要從體制完善、法律建設(shè)、人才培養(yǎng)、管理利用等方面提出具體構(gòu)思與設(shè)想，要有指導(dǎo)性的操作程序與建議，否則人事檔案信息化工作開展沒有法理依據(jù)和實施條件。

人事檔案信息化的規(guī)劃要圍繞人事檔案信息的采集、管理、利用三個功能展開，規(guī)劃須要有可操作性和前瞻性，要為今后的信息技術(shù)高速發(fā)展預(yù)留空間。

人事檔案電子信息劃分應(yīng)以人事檔案分類的十類材料【2】分別建立履歷、自傳、學(xué)歷學(xué)位等獨立模塊，在獨立模塊下又分設(shè)單元模塊，單元模塊由細小科目組成，如履歷模塊中就需有家庭人員信息、個人信息兩塊單元模塊，單元模塊下設(shè)父母兄弟姐妹科目——姓名、性別、出生地點、出生日期、身份證號、國籍、職業(yè)等；個人信息下設(shè)出生醫(yī)院、指紋、血型、DNA、骨髓、脊髓、皮膚、病史、工作變遷等科目；簡而言之，科目設(shè)置應(yīng)遵循：規(guī)范、細化、保密、利用的原則。

人事檔案信息化工作是一個系統(tǒng)的復(fù)雜工程，必須動員全社會的力量參與，需要的不僅僅是資金，還有法律制度、信息技術(shù)（軟件系統(tǒng)）方面等諸多部門配合與支持，因此必須從國家層面來考慮布局與選點試行。

在當(dāng)前，可選擇東部沿海經(jīng)濟發(fā)達的省份人口較少的縣市或行業(yè)規(guī)模較大的企業(yè)進行試點，當(dāng)然國家要從政策方面予以支持。前期組織相關(guān)檔案管理信息人員進行理論政策法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，對涉及人事檔案信息實施過程涉及法律法規(guī)不能解釋的問題予以探討，提出合法的建議。后期進行業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的培訓(xùn)，進入試運行階段后要有跟蹤有記錄，對法律缺項遺漏條文要逐一登記說明情況。一個縣或一個行業(yè)人事檔案信息化管理實施成功了，就有了借鑒模式，人事檔案實施信息化就由點到面逐步逐級推進開展。

2 人事檔案信息化工作重點是在信息采集、核對、輸錄與存儲等工作

在法律允許范圍內(nèi)確立信息采集途徑，一是個人自愿登記，二是在不涉及國家安全的前提下，相關(guān)單位之間實行信息共享制。在中國境內(nèi)的企事業(yè)、機關(guān)人民團體居委會等都是人事檔案信息采集的責(zé)任主體，各級地方人力資資源保障部門或企業(yè)人資資源部門是管理機構(gòu)，只有這樣才能做到“橫到邊，縱到底，不遺漏、全覆蓋”的信息采集。對于現(xiàn)階段無法采集到信息數(shù)據(jù)欄，實行封存制度避免造假。采集信息，如人工上門采集，必須注明用仿宋體規(guī)范書寫和被采集人確認信息方式進行，否則將為后面核對與輸錄工作帶來不必要的時間及人工成本，同時也為信息錯誤從源頭開始堵漏。

面對采集匯總龐大繁雜人事檔案信息，核對工作進入關(guān)鍵時期，要確保核對信息準(zhǔn)確無誤，必須采取“一?！薄ⅰ岸恕?、“三審”、“四確認”的工作流程與方法?！耙恍！狈謮K校正填寫文字、數(shù)字、圖片等信息；“二核”對分塊信息中異疑部分再次核對工作，如派出所核實姓名、性別、出生、籍貫、身份證號等，金融機構(gòu)核實資產(chǎn)信用；“三審”對分塊信息分塊審查審核報批；“四確認”對分塊審查審核報批信息進行分塊確認，為輸錄信息工作做好數(shù)據(jù)庫源提供準(zhǔn)確真實的原始數(shù)據(jù)。

信息輸錄工作，看似簡單其實不然，信息輸錄實行保密分人分塊進行，一人操作輸錄一人審核信息，兩人共同確認痕跡留存，最好五人制交叉循環(huán)輸錄。信息補錄修改添加工作，是信息輸錄工作的一個重要組成部分，隨著時間推移信息量增加，信息需要不斷補錄修改添加，針對不同信息單元模塊，在資料佐證的前提下，為確保信息準(zhǔn)確安全，啟動三人補錄工作系統(tǒng)程序。

信息存儲管理，要達到“一利用”、“二留存”、“三備份”、“四更新”的管理存儲模式要求。在信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的今天，人事檔案信息從采集、核對、輸錄與存儲等工作流程，處處留痕跡，環(huán)環(huán)監(jiān)督，可以杜絕人為造假人事檔案信息現(xiàn)象的發(fā)生。

3 人事檔案信息的利用與保密，有利于全面推進全民信息管理數(shù)據(jù)化建設(shè)工作

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們生活、學(xué)習(xí)及工作等領(lǐng)域使用個人的信息資料將越來越頻繁，信息需求會越來越詳細，人事檔案信息的利用就為需求建立資源共享的渠道，避免信息不對稱導(dǎo)致管理出現(xiàn)“死角”。

人事檔案信息化包括家庭信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職場招聘、保險購買、信用貸款、病史記錄等，建立后為利用提供條件，一查一目了然，銀行有不良記錄不予貸款、有造假違法等記錄不予以晉升，做到快捷方便，做到節(jié)約時間和減少紙張的使用浪費，同時提醒人們時刻不忘約束自己的不良行為，不要為自己的信息留下污點案底記錄，人人為建立誠信服務(wù)而努力修養(yǎng)自身品行。

在網(wǎng)絡(luò)無處不在的時代，做好保密與利用工作確實有相當(dāng)大的難度，因為個人信息涉及利益太多誘惑太多，可以說掌握一定量的信息就掌握一定量的客源就掌握了商機，同時也為一些不法之徒提供了可乘之機，要處理好保密利用二者之間的關(guān)系，需建立一個可控的利用環(huán)節(jié)機制和管理制度，否則就不利于推進全民信息管理數(shù)據(jù)化建設(shè)工作。

在《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)的前提下，建議人事檔案信息利用設(shè)置1-5級查閱利用管理制度，任何單位（或個人）都可以查閱1-2級信息， 3級以上啟動定點實名制與確認申請程序，批準(zhǔn)后執(zhí)行授權(quán)加密查閱利用流程。授權(quán)加密細分五人授權(quán)和七人授權(quán)加密方式，五人授權(quán)加密驗證啟動獨立分塊一人查閱監(jiān)控流程，如公安司法系統(tǒng)查閱家庭信息，金融系統(tǒng)查閱資產(chǎn)信用，同時自動留存查閱人痕跡模式；如需全面查閱個人信息資源，實行七人授權(quán)加密驗證啟動一人查閱系統(tǒng)。信息查閱與利用各個環(huán)節(jié)的操作鏈接，同時實現(xiàn)閉環(huán)和交集的管理需求。只有這樣做，才能最小限度規(guī)避信息泄露風(fēng)險，同時人事檔案信息查閱利用實行有價收費服務(wù)，為人事檔案信息后續(xù)維護提供部分資金保障。

人事檔案信息的實施利用中，保密的作用不可低估，因此人員的選拔與任用尤為重要，用制度來選拔政治立場、工作能力、保密意識及堅持原則的優(yōu)秀人員來從事人事檔案信息的管理與利用工作，是一條必須堅持的原則，是人事檔案信息不被隨意泄露的最后屏障。

加快人事檔案信息化的橫縱向建設(shè)，讓不誠信者付出“一次不誠信，處處受限”的代價。人事檔案實施信息化管理與利用過程中，總結(jié)規(guī)律與經(jīng)驗，才能為推進全民信息化建設(shè)提供借鑒依據(jù)，大數(shù)據(jù)數(shù)字化信息建設(shè)工作才能穩(wěn)步推進和最終的成功，人們手持安全和便捷的“一卡通”與大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)相結(jié)合而廣泛應(yīng)用，將真正建立起公正公開廉潔和高度誠信服務(wù)的社會秩序與體系。

參考文獻

[1]陳智為、鄧紹興、劉越男編著《檔案管理學(xué)》.-3版

[2]干部人事檔案工作指導(dǎo)手冊

作者簡介

龔維洪（1971-），男，漢族，貴州省務(wù)川縣人，息烽開磷山林服務(wù)有限責(zé)任公司，助理觀員。